【正文】 文內(nèi)容的其他公文或材料（包括 圖表）。 第九條 主體 —— 置于間隔線以下，包括標(biāo)題、主送公司、正文、附件、7 成文時間、印章、附注。 3． 通知：適用于轉(zhuǎn)批下級公司的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級公司和不相隸屬公司的公 文，傳達(dá)要求下級公司辦理和需要有關(guān)公司周知或執(zhí)行的事項。 5 第一章 總則 第一條 為提高公司文書質(zhì)量及效率，行文規(guī)范嚴(yán)肅，制訂本辦 法。 歸檔 (1) 來文應(yīng)根據(jù)輕重緩急抓緊時間處理，原則上應(yīng)在收到文件后兩星期內(nèi)辦結(jié)。 文件的審批簽發(fā) 文件進(jìn)行會審、會簽后，應(yīng)及時遞交給公司領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)。避免承辦拖沓、文件積壓。 (4) 應(yīng)保持原信封的完好，以備處理時需要。 2 范圍 收進(jìn)文件，指由外公司發(fā)來的文件。 (2) 應(yīng)嚴(yán)格遵守拆封權(quán)限，所有公司收文均由辦公室負(fù)責(zé)人或行政秘書開拆，其他人不得開拆。 傳閱 對非承辦的傳閱文件，辦公室行政秘書應(yīng)根據(jù)文件的輕重緩急組織進(jìn)行。 4 發(fā)文處理程序 文件的起草與修改 由擬稿人按要求起草文件，必要時按要求進(jìn)行修改。 (4) 公司內(nèi)部文件。 (5) 文件在交相關(guān)部、室閱辦時，應(yīng)辦理簽收手續(xù)，退回文件時應(yīng)當(dāng)場注銷，以明確責(zé)任者。 第二章 類別 第六條 行文類別指業(yè)務(wù)工作上往來的公文、會議紀(jì)要、信息簡報、規(guī)章制度、大事記等。 (二 ) 會議紀(jì)要：適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項； (三 ) 信息簡報：適用于公司對內(nèi)、外的工作交流，反映公司各項工作進(jìn)展情況、開展的各項活動； (四 ) 規(guī)章制度：公司和所屬職能部門等所制定的、必須遵照執(zhí)行的規(guī)章制度； (五 ) 大事記：適用于記載公司有關(guān)重要事項。 第十三條 主送公司 —— 向上級公司請示只寫一個主送公司，受雙重領(lǐng)導(dǎo)的要同時抄送另一上級公司；向下級公司行文，如果發(fā)送公司在 3 個以內(nèi)，可將發(fā)送公司名稱全部寫上，發(fā)送公司多，可采用“各有關(guān)部門和公司”等概括。主題詞先標(biāo)反映公文內(nèi)容的詞，后標(biāo)反映公文文種的詞。 第五章 文號 第二十四條 行文編號由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理，由總經(jīng)理辦公室發(fā)放、登記、備案。經(jīng)辦部門視實際需要留存復(fù)印本。 第四 條 印章必須由各保管人妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人。 第十二條 涉及法律等重要事項需使用印章的，須依有關(guān)規(guī)定經(jīng)法律顧問審核簽字。 12 第一章 目的 第一條 為規(guī)范公司檔案業(yè)務(wù)工作，進(jìn)一步提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、流程化的管理水平，開發(fā)檔案信息化，更好地為公司提高經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)，根據(jù)國家及省、市檔案管理規(guī)范、細(xì)則，結(jié)合公司具體情況，特制定本制度。 第九條 歸檔是指辦理完畢且具有保存價值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理、遞交綜合檔案室保存的過程。 14 (三 ) 接收、移出和銷毀檔案要嚴(yán)格履 行審批手續(xù)，認(rèn)真造冊登記。 (三 ) 按照案卷質(zhì)量要求整理立卷。 (二 ) 需要定期更改的圖紙，應(yīng)由有關(guān)部門每隔一段時間將原底圖復(fù)查一次，若有變動及時更改。 會計檔案由財務(wù)部門負(fù)責(zé)整理立卷，暫在本部門保管一年，期滿后向檔案室移交。 凡是向檔案室移交的文件材料，應(yīng)編制依據(jù)目錄一式兩份，移交時雙方應(yīng)在移交目錄上簽字，各存一份。 第二十條 檔案庫房管理 (一 ) 檔案庫房是公司機(jī)要部門，一切人員未經(jīng)許可，不得擅自進(jìn)入庫房。 (二 ) 利用范圍 公司保管檔案均為現(xiàn)行檔案，主要供公司和上級公司使用，不屬于開放范圍，一般不對外提供利用。 檔案室因工作需要需收回者。 20 外公司利用檔案，一般不得借出或復(fù)制檔案，且只能在檔案室查閱檔案。 (三 ) 凡借閱資料均須填寫資料借閱登記簿。 （二）辦公室負(fù)責(zé)人為證照管理第一責(zé)任人，分管證照工作的 專管員 是管理直接責(zé)任人。 （二） 二類證的辦理 辦公室負(fù)責(zé)人提出申請 → 公司（部門）分管領(lǐng)導(dǎo)審核 → 主要負(fù)責(zé)人審批 → 指定經(jīng)辦人員按照政府有關(guān)部門要求辦理。 第九條 管理要求 （一）專管員建檔登記項目包括證照名稱、頒發(fā)部門、數(shù)量、登記日期、啟用時間、有效期限、年審年檢情況等。 （二）使用貸款卡時，按照資金貸款審批程序一并審核、審批。 第七章 變更和注銷 第十三條 工作流程 公司專業(yè)部門提出，填寫申請表（附表一）→公司分管領(lǐng)導(dǎo)和第一負(fù)責(zé)人審核→報上一級領(lǐng)導(dǎo)審批后 辦理相關(guān)證照的注銷手續(xù) → 注銷完畢需要報公司總裁辦備案。 第七條 專題會議指公司生產(chǎn)管理、經(jīng)營管理、安全管理、工程管理、文件名稱 會議管理制度 部 門 發(fā)布日期 文件編號 版本號 0 次 1 編制 : 審核 : 批準(zhǔn)： 共 10 頁 27 合同評審等會議。 第二節(jié) 中層干部會議 第十二條 中層干部會議是公司圍繞戰(zhàn)略發(fā)展、重大決策和重大事項等工作而適時召開的會議。會議聽取各部門有關(guān)上月工作匯報和總結(jié)，由會議主持人對此作出明確的評價，針對存在的問題分析原因，指出計劃完成較差或執(zhí)行不力的責(zé)任部門或人員，提出解決辦法，分析、研究和落實改進(jìn)方案，明確提出并責(zé)成相關(guān)部門按照會議要求保質(zhì)保量完成規(guī)定的任務(wù)。 第六節(jié) 專題會議 第二十三條 公司專題會議是分析、研究近期成本管理、經(jīng)營管理、預(yù)算管理、合同評審等方面存在的突出問題，提出解決辦法，明確并責(zé)成相關(guān)部門按照會議要求保質(zhì)保量完成規(guī)定的任務(wù)的會議。 第三十條 部門日常管理例會原則上每周召開一次，由部門負(fù)責(zé)人主持，必要時邀請分管領(lǐng)導(dǎo)參加。 第三十七條 涉及公司多個部門共同召開并有公司領(lǐng)導(dǎo)參加的會議，由會議主要牽頭部門與辦公室聯(lián)系，備案會議情況；需辦公室協(xié)調(diào)安排的，由辦公室統(tǒng)一安排。 （三）做好參會人員的引導(dǎo)和組織。其他日常及業(yè)務(wù)會議由會議組織部門安排服務(wù)。 第四十八條 會議紀(jì)要整理和印發(fā)應(yīng)在 2個工作日內(nèi)完成，特殊情況除外；若會議紀(jì)要決定、事項涉及保密內(nèi)容，應(yīng)派人直接送達(dá)簽收。 第三節(jié) 會議資料的存檔 第五十條 各類會議資料必須存檔。 35 第六章 會議紀(jì)律和要求 第五十五條 會議開始前必須由本人簽到，如不能到會應(yīng)向會議主持人履行請假手續(xù)。密級會議原則上禁止撥打手機(jī)或錄音。 第七條 辦公室根據(jù)各部門對辦公用品的實際需求量進(jìn)行月度計劃編制，于下月 5 號前報主管行政副總經(jīng)理審核后，形成采購計劃。 38 第十四條 辦公用品入庫后，辦公室需根據(jù)銷貨清單登記入帳。 第十九條 對因個人工作失誤、非正常使用而對辦公用品造成的重大異常損耗，將根據(jù)個人責(zé)任的程度，由責(zé)任人承擔(dān)所造成相應(yīng)損失部分的賠償。 第二十四條 新員工（管理人員）入職每人按標(biāo)準(zhǔn)配備：簽字筆 1 支、記事本 1 本、文件架 1 組、文件夾 2 個。 可維修品出現(xiàn)問題的應(yīng)當(dāng)提交《辦公用品維修申請單》至辦公室統(tǒng)一進(jìn)行處理。 41 第一章 總 則 第一條：適用范圍：公司名下所有車輛。 三、 辦公室 車輛負(fù)責(zé)人將車輛統(tǒng)計情況以報表形式于次月三日前通過報行政副總，如有特殊情況逾期上報的 ，必須事先報行政副總說明情況，否則一律嚴(yán)處。 二、駕駛員日常行為規(guī)范 1. 注意個人衛(wèi)生，儀容儀表整齊，態(tài)度熱情、工作認(rèn)真、服從車輛負(fù)責(zé)人調(diào)度。嚴(yán)格遵守交通安全法規(guī)，避免發(fā)生交通違章及安全事故。 44 9. 駕駛員在上班時間內(nèi)未被派出的，應(yīng)隨時在本崗待命。 12. 車輛發(fā)生人為損壞（如：缺機(jī)油、缺水、發(fā)動機(jī)、變速箱等主要部件有異常聲音，未經(jīng)同意繼續(xù)行駛），造成后果由駕駛員承擔(dān)。 5. 在經(jīng)營活動中廠家贈與的車輛各單位須及時上報公司董事長，由董事長審議是否接受贈與以及接受后的使用安排，由辦公室備案，各單位不得自行處理或私自上牌使用，否則將對負(fù)責(zé)人進(jìn)行通報和處罰。 46 2. 租賃車輛必須要證照、各項保險齊全的社會合法車輛，車輛大小要符合公司配載利益要求。 四 . 市內(nèi)交通較為方便的地方，一般不予派車。 第九條：車輛投保標(biāo)準(zhǔn) 一、選擇正規(guī)的保險公司為車輛投保，由行政副總辦理。辦公室將對檔案管理及實際管理進(jìn)行考核，以決定車輛管理人的績效考核。如有排除不了的49 故障，到另一維修廠再排除，先前的修理廠的維修工時費不予結(jié)賬。 第十三條：車輛交接制度 1. 車輛盡可能定車定員，部門車輛需要交換司機(jī)，須經(jīng) 行政副總同意 。 二、車輛維修及保養(yǎng) 1. 發(fā)動機(jī)大修： 1) 發(fā)動機(jī)第一次大修 20 萬公里左右，應(yīng)不低于 20 萬公里；第二次大修不低于 10萬公里； 2) 發(fā)動機(jī)出現(xiàn)動力不足、竄、燒機(jī)油，有冒藍(lán)煙、虧機(jī)油現(xiàn)象；伴有異響無法檢查可以申請大修，報 行政副總 批準(zhǔn)并備案。車輛維修，駕駛員必須先填寫車輛維修申請單，報辦公室車輛負(fù)責(zé)人審核，經(jīng) 行政副總 批準(zhǔn)后方可安排維修，報銷維修費用時須將維修申請單附后，審核報銷，留檔備查。 三、保險項目： ：車輛損失險、第三者責(zé)任險、不計免賠險； ：全車盜搶險、玻璃單獨破碎險、座位險。 六 . 部門工作人員去機(jī)場、長途車站、火車站一般不予派車， 3 人以上、特殊情況何以派車。 五、轎車 (含面包車 )大客車的租賃 : 1. 小車長期租賃，按照本規(guī)定第三條執(zhí)行，否則費用不予報銷。 2. 公司 車輛調(diào)配由辦公室按標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一安排。 第二章 車 輛 管 理 第六條：車輛購置、調(diào)配 一、新車購置 1. 公司購置車輛由辦公室填寫車輛購置申請表，上報董事長審批后，由辦公室安排購買。有事離開時要告知調(diào)度去向、 時間。 7. 平時經(jīng)常注意車輛的保養(yǎng)，經(jīng)常檢查車輛的主要機(jī)件。車內(nèi)客人談話時除非客人主動搭話，不要隨便插嘴。 第五條： 駕駛員日常管理 一、安全管理 1. 公司駕駛員必須遵守《中華人民共和國道路交通管理條例》及有關(guān)交通安全管理的規(guī)章規(guī)則，安全駕車。公司所有車輛的證照及稽核等事務(wù)統(tǒng)一由辦公室管理。報廢應(yīng)當(dāng)是在對可能維修的、提交過維修申請、經(jīng)過維修但無法修好的情況下，或是是對無條件維修的、經(jīng)過了辦公室的故障認(rèn)定，方可由該管理品的保管人填寫《辦公用品報廢申請單》，經(jīng)辦公室簽字確認(rèn)后報廢事項方為成立。 第二十五條 已領(lǐng)取電話、計算器、訂書機(jī)、打孔機(jī)、筆筒、剪刀等耐用辦公用品的，原則上不再發(fā)放。盤存頻率為 1 次 /月，辦公室將于每月的 25 號 31 號內(nèi)抽取時間進(jìn)行大件管理品的 盤存。 第十六條 辦公室應(yīng)劃定相應(yīng)的存放區(qū)域，對辦公用品實行封閉保存，防止辦公用品受潮、蟲柱、損壞或丟失，保證辦公用品的功用和性能。 第九條 固定資產(chǎn)（單品價值≥ 200 元）申請流程：填寫《辦公用品申請單》 →部門經(jīng)理審核→行政副總經(jīng)理批準(zhǔn)→辦公室確認(rèn)。 36 第一章 總 則 第一條 為加強(qiáng)辦公用品管理 ,規(guī)范辦公用品的申購、入庫、保管、發(fā)放、 使用、報廢、盤存、交接程序，提高利用效率，厲行節(jié)約，避免浪費，特制定本制度 。 第五十七條 會議期間應(yīng)將移動通訊工具關(guān)機(jī)或置于振動位置，如遇緊急事情應(yīng)到會場外接聽。按年度移交公司檔案室；其他會議資料由各承辦部門自行存檔。 （二） 文頭用“某某公司某某會議紀(jì)要 (可分兩行排列 )”的指定標(biāo)題，用小一號宋體套黑字，正文部分用四號仿宋體非套黑字。 33 （一）總經(jīng)理辦公會議、中層干部會議、經(jīng)濟(jì)分析會、生產(chǎn)經(jīng)營分析會議、議須整理會議紀(jì)要，會議紀(jì)要具有與公司規(guī)章制度具有同等的效力。 第二節(jié) 會議室的管理與 服務(wù) 第四十一條 公司會議室由公司辦公室負(fù)責(zé)日常管理。 第三十九條 會議通知 （一）會議需提前通知，一般會議應(yīng)提前半個工作日以電話或其他方式通知，大型會議需至少提前 2 個工作日下發(fā)正式書面通知。 第八節(jié) 對外接待會 議 第三十二條 對外接待會議主要包括政府機(jī)關(guān)和上級領(lǐng)導(dǎo)來公司檢查、指導(dǎo)工作的匯報會議。 第二十五條 專題會議由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，分管的副總經(jīng)理（董助）主持，公司各車間及職能部門的相關(guān)負(fù)責(zé)人參加。 第十七條 召開經(jīng)濟(jì)分析會議由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，分管經(jīng)營的副總經(jīng)理主持，參加人員原則上為公司各部門副職及以上人員。會議傳達(dá)、落實公司管理理念、思想、重大決策、決定。內(nèi)容包括但不限于組織實施公司董事會的決議、分解落實公司年度計劃、討論確定公司發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)和投融資計劃；對公司生產(chǎn)經(jīng)營中的 重大事項進(jìn)行分析、研究、決策；討論公司重要人事任免、機(jī)構(gòu)設(shè)置以及制度審議等。 26 第一章 總 則 第一條 為規(guī)范會議程序，提高公司總體決策管理能力和辦事效率，更好地