【正文】 員審核。 第二章 印章的領(lǐng)取和保管 第三條 公司各類印章由各級(jí)和各崗位專人依職權(quán)領(lǐng)取并保管。 第三十三條 調(diào)閱檔案權(quán)限為借閱人經(jīng)辦業(yè)務(wù)，非借閱人經(jīng)辦業(yè)務(wù)，需10 檔案主管部門負(fù)責(zé)人同意。 第七章 存檔借閱 第三十條 發(fā)文公司應(yīng)定期送檔案室存檔，有領(lǐng)導(dǎo)批示的，應(yīng)隨附領(lǐng)導(dǎo)批示原件。以職能部門名義對(duì)外（不含控股公司）行文，由分管副總經(jīng)理審批。文件保密級(jí)數(shù)，由發(fā)文部門的主管副總經(jīng)理根據(jù)文件內(nèi)容確定。 第四章 密級(jí) 第二十二條 全部文書歸公司所有并存檔，任何個(gè)人不得私自占有。 8 第十九條 主題詞 —— 反映公文主要內(nèi)容的規(guī)范化名詞或名詞性詞組。 第十五條 附件 —— 是正文的附屬部分，是補(bǔ)充公文正文內(nèi)容的其他公文或材料（包括 圖表）。緊急程度分為：特急、急件。 第九條 主體 —— 置于間隔線以下，包括標(biāo)題、主送公司、正文、附件、7 成文時(shí)間、印章、附注。 7． 函：適用于不相隸屬公司之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。 3． 通知：適用于轉(zhuǎn)批下級(jí)公司的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)公司和不相隸屬公司的公 文，傳達(dá)要求下級(jí)公司辦理和需要有關(guān)公司周知或執(zhí)行的事項(xiàng)。 第五條 文件所有權(quán)為公司所有，文件內(nèi)容為公司機(jī)密，所涉部門嚴(yán)格執(zhí)行保密紀(jì)律。 5 第一章 總則 第一條 為提高公司文書質(zhì)量及效率，行文規(guī)范嚴(yán)肅，制訂本辦 法。 (4) 每年的第一季度內(nèi)，辦理前一年度的文件歸檔，按保管期限及歸檔要求整理歸檔。 歸檔 (1) 來文應(yīng)根據(jù)輕重緩急抓緊時(shí)間處理，原則上應(yīng)在收到文件后兩星期內(nèi)辦結(jié)。 (3) 公司經(jīng)營、管理活動(dòng)中反映主要工作職能活動(dòng)和基本情況，今后需要4 參考或執(zhí)行的文件。 文件的審批簽發(fā) 文件進(jìn)行會(huì)審、會(huì)簽后，應(yīng)及時(shí)遞交給公司領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)。 (2) 已歸檔的文件，經(jīng)本部、室負(fù)責(zé)任批準(zhǔn)后，在檔案室辦理借閱手續(xù)；對(duì)有關(guān)文件或文件的部分需復(fù)印的經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員復(fù)印，并辦理有關(guān)手續(xù)。避免承辦拖沓、文件積壓。 承辦 辦公室行政秘書應(yīng)根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)批辦的要求，應(yīng)及時(shí)不拖拉、不推諉、不馬虎地將文件交相關(guān)部門或人員進(jìn)行承辦。 (4) 應(yīng)保持原信封的完好，以備處理時(shí)需要。 3 收文處理程序 收文 (1) 收文由辦公室行政秘書負(fù)責(zé)，對(duì)文件進(jìn)行檢查驗(yàn)收。 2 范圍 收進(jìn)文件，指由外公司發(fā)來的文件。 外發(fā)文件，指由公司發(fā)出的文件。 (2) 應(yīng)嚴(yán)格遵守拆封權(quán)限，所有公司收文均由辦公室負(fù)責(zé)人或行政秘書開拆，其他人不得開拆。 （ 5）工作文件收到第一時(shí)間及時(shí)通知收件人，按其意見處理 文件名稱 文件收發(fā)管理辦法 部 門 發(fā)布日期 文件編號(hào) 版本號(hào) 0 次 1 編制 : 審核 : 批準(zhǔn)： 共 4 頁 2 （ 6） 按文件密封等級(jí)要求，做好保密工作。 傳閱 對(duì)非承辦的傳閱文件，辦公室行政秘書應(yīng)根據(jù)文件的輕重緩急組織進(jìn)行。 辦復(fù) 對(duì)承辦文件辦理完畢后，承辦部門或人員應(yīng)將辦理結(jié)果及時(shí)報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以使負(fù)責(zé)批辦的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其處理結(jié)果做到心中有數(shù)。 4 發(fā)文處理程序 文件的起草與修改 由擬稿人按要求起草文件，必要時(shí)按要求進(jìn)行修改。 文件的打印、發(fā)行 文件經(jīng)擬制會(huì)審、審批簽發(fā)后，由行政秘書打印，擬搞人校對(duì)無誤，辦公室加蓋公章后按要求發(fā)送。 (4) 公司內(nèi)部文件。若要長期留部、室使用的，經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，本部、室留復(fù)印件，原件應(yīng)在一星期內(nèi)退辦公室歸檔。 (5) 文件在交相關(guān)部、室閱辦時(shí)，應(yīng)辦理簽收手續(xù)，退回文件時(shí)應(yīng)當(dāng)場注銷，以明確責(zé)任者。 第二條 本辦法所稱行文管理，指公司與外界（含控股公司）來往的文書及公司職能部門間來往文書 (包含簽呈 )的規(guī)范管理。 第二章 類別 第六條 行文類別指業(yè)務(wù)工作上往來的公文、會(huì)議紀(jì)要、信息簡報(bào)、規(guī)章制度、大事記等。 4． 報(bào)告：適用于向上級(jí)公司匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)上級(jí)公司詢問。 (二 ) 會(huì)議紀(jì)要：適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)； (三 ) 信息簡報(bào)：適用于公司對(duì)內(nèi)、外的工作交流，反映公司各項(xiàng)工作進(jìn)展情況、開展的各項(xiàng)活動(dòng)； (四 ) 規(guī)章制度：公司和所屬職能部門等所制定的、必須遵照?qǐng)?zhí)行的規(guī)章制度； (五 ) 大事記：適用于記載公司有關(guān)重要事項(xiàng)。 第十條 版記 —— 包括主題詞、抄送、抄報(bào)部門、打印日期、印刷份數(shù)等，位于主體之后、公文的最后一頁（亦稱封底），并保證版記的最后一行文字置于頁面的最下一行。 第十三條 主送公司 —— 向上級(jí)公司請(qǐng)示只寫一個(gè)主送公司，受雙重領(lǐng)導(dǎo)的要同時(shí)抄送另一上級(jí)公司；向下級(jí)公司行文，如果發(fā)送公司在 3 個(gè)以內(nèi)，可將發(fā)送公司名稱全部寫上，發(fā)送公司多，可采用“各有關(guān)部門和公司”等概括。 第十六條 成文時(shí)間 —— 以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的時(shí)間為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)時(shí)間為準(zhǔn)。主題詞先標(biāo)反映公文內(nèi)容的詞，后標(biāo)反映公文文種的詞。 第二十三條 公文保密等級(jí)分為：絕密、機(jī)密、秘密。 第五章 文號(hào) 第二十四條 行文編號(hào)由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理，由總經(jīng)理辦公室發(fā)放、登記、備案。 (三 ) 以職能部門名義對(duì)內(nèi)（含控股公司）行文，由主管副總經(jīng)理審批。經(jīng)辦部門視實(shí)際需要留存復(fù)印本。 第一章 總則 第一條 印章是公司經(jīng)營管理活動(dòng)中行使職權(quán)的重要憑證和工具，本辦法中的印章包括（不限于） 印鑒、 職章、 部門章、 職銜簽字章等。 第四 條 印章必須由各保管人妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人。 第八條 經(jīng)有關(guān)人員審核，并最終由具有該印章使用決定權(quán)的人員批準(zhǔn)后方可交印章保管人蓋章。 第十二條 涉及法律等重要事項(xiàng)需使用印章的，須依有關(guān)規(guī)定經(jīng)法律顧問審核簽字。 第十六條 公章的使用決定權(quán)歸公司總經(jīng)理，其他各印章的使用決定權(quán)由公司總經(jīng)理根據(jù)實(shí)際工作需要進(jìn)行授權(quán)。 12 第一章 目的 第一條 為規(guī)范公司檔案業(yè)務(wù)工作，進(jìn)一步提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、流程化的管理水平，開發(fā)檔案信息化，更好地為公司提高經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)，根據(jù)國家及省、市檔案管理規(guī)范、細(xì)則，結(jié)合公司具體情況，特制定本制度。 第五條 音像檔案是指記錄聲音或影像的檔案，包括照片、影像、錄音帶、錄像帶等。 第九條 歸檔是指辦理完畢且具有保存價(jià)值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理、遞交綜合檔案室保存的過程。 第十二條 各部門 負(fù)責(zé)本部門文件材料的形成、積累和保管工作，并按照本細(xì)則的要求及時(shí)移交辦公室綜合檔案室存檔。 14 (三 ) 接收、移出和銷毀檔案要嚴(yán)格履 行審批手續(xù)，認(rèn)真造冊(cè)登記。 公司在安全生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)、安全管理、設(shè)備等技術(shù)管理中形成的文件資料應(yīng)加以整理歸檔。 (三 ) 按照案卷質(zhì)量要求整理立卷。 15 (二 ) 歸檔的底圖要建立臺(tái)帳，按照底圖的保管要求形式存放在底圖柜內(nèi)，妥善保管不得丟失。 (二 ) 需要定期更改的圖紙，應(yīng)由有關(guān)部門每隔一段時(shí)間將原底圖復(fù)查一次，若有變動(dòng)及時(shí)更改。 (六 ) 修改內(nèi)容影響原圖使用時(shí)，應(yīng)另出新圖代替，原來圖紙作廢，新圖列入原圖紙目錄，并且注明所代替的原圖圖號(hào)，作廢的圖紙應(yīng)注明新圖的編號(hào)，根據(jù)需要另行保管。 會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)整理立卷，暫在本部門保管一年，期滿后向檔案室移交。 所有工程及設(shè)備招標(biāo)工作中任何人不能將與招標(biāo)有關(guān)的文件私自帶走，主辦部門必須將所有與招標(biāo)有關(guān) 的需存檔的資料收集后交檔案室存檔，檔案室按照主辦部門所列清單進(jìn)行登記和辦理資料移交手續(xù)。 凡是向檔案室移交的文件材料，應(yīng)編制依據(jù)目錄一式兩份，移交時(shí)雙方應(yīng)在移交目錄上簽字，各存一份。 (四 ) 嚴(yán)格執(zhí)行機(jī)密檔案的借閱審批手續(xù)和借閱手續(xù)，在指定地點(diǎn)閱覽，不得隨意抄錄。 第二十條 檔案庫房管理 (一 ) 檔案庫房是公司機(jī)要部門，一切人員未經(jīng)許可，不得擅自進(jìn)入庫房。 (二 ) 對(duì)到期的檔案，要分析其內(nèi)容、來源、時(shí)間、完整程度，做到逐件、逐張的審查，便于統(tǒng)一認(rèn)識(shí)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，保證質(zhì)量、提高效益，防止錯(cuò)誤銷毀檔案。 (二 ) 利用范圍 公司保管檔案均為現(xiàn)行檔案，主要供公司和上級(jí)公司使用，不屬于開放范圍，一般不對(duì)外提供利用。 (四 ) 利用 手續(xù) 凡利用檔案者都應(yīng)規(guī)定填寫《檔案借閱登記簿》，利用檔案解決重大問題或取得較大經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益的事例，應(yīng)及時(shí)向檔案部門反饋，19 填寫《檔案利用效果登記表》，交檔案部門存查。 檔案室因工作需要需收回者。 利用者可根據(jù)工作需要摘抄或復(fù)制檔案內(nèi)容。 20 外公司利用檔案，一般不得借出或復(fù)制檔案，且只能在檔案室查閱檔案。 第二十四條 技 術(shù)資料管理 (一 ) 為保證技術(shù)資料信息的共享，公司所有技術(shù)資料由檔案室統(tǒng)一保存和管理。 (三 ) 凡借閱資料均須填寫資料借閱登記簿。 第二條 證照管理遵循“統(tǒng)一建檔、規(guī)范使用、分級(jí)保管、專人負(fù)責(zé)”的原則。 （二）辦公室負(fù)責(zé)人為證照管理第一責(zé)任人，分管證照工作的 專管員 是管理直接責(zé)任人。 （四）其他類：企業(yè)所獲的各類榮譽(yù)證、牌、匾；由社會(huì)團(tuán)體頒發(fā)的相關(guān)證照如會(huì)員證、理事證等。 （二） 二類證的辦理 辦公室負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng) → 公司（部門）分管領(lǐng)導(dǎo)審核 → 主要負(fù)責(zé)人審批 → 指定經(jīng)辦人員按照政府有關(guān)部門要求辦理。 稅務(wù)登記證的辦理：公司財(cái)務(wù)部門提出 → 公司主要負(fù)責(zé)人審核 → 財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批 → 公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)辦理。 第九條 管理要求 （一）專管員建檔登記項(xiàng)目包括證照名稱、頒發(fā)部門、數(shù)量、登記日期、啟用時(shí)間、有效期限、年審年檢情況等。交接時(shí)公司由辦公室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。 （二）使用貸款卡時(shí)，按照資金貸款審批程序一并審核、審批。 （二）使用證照復(fù)印件時(shí)，證照專管員須加蓋附有“與原件一致”、“使用用途”和“有效期限”等內(nèi)容的藍(lán)色印章。 第七章 變更和注銷 第十三條 工作流程 公司專業(yè)部門提出，填寫申請(qǐng)表（附表一）→公司分管領(lǐng)導(dǎo)和第一負(fù)責(zé)人審核→報(bào)上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批后 辦理相關(guān)證照的注銷手續(xù) → 注銷完畢需要報(bào)公司總裁辦備案。 第三條 與會(huì)人員應(yīng)對(duì)會(huì)議的各自的表決意見及有關(guān)保密內(nèi)容嚴(yán)格保密，并嚴(yán)格遵守執(zhí)行會(huì)議的各項(xiàng)決定。 第七條 專題會(huì)議指公司生產(chǎn)管理、經(jīng)營管理、安全管理、工程管理、文件名稱 會(huì)議管理制度 部 門 發(fā)布日期 文件編號(hào) 版本號(hào) 0 次 1 編制 : 審核 : 批準(zhǔn)： 共 10 頁 27 合同評(píng)審等會(huì)議。特殊情況可臨時(shí)召開。 第二節(jié) 中層干部會(huì)議 第十二條 中層干部會(huì)議是公司圍繞戰(zhàn)略發(fā)展、重大決策和重大事項(xiàng)等工作而適時(shí)召開的會(huì)議。激發(fā)中層干部的工作積極性，提高凝聚力、戰(zhàn)斗力和工作效率。會(huì)議聽取各部門有關(guān)上月工作匯報(bào)和總結(jié)，由會(huì)議主持人對(duì)此作出明確的評(píng)價(jià)，針對(duì)存在的問題分析原因，指出計(jì)劃完成較差或執(zhí)行不力的責(zé)任部門或人員，提出解決辦法，分析、研究和落實(shí)改進(jìn)方案，明確提出并責(zé)成相關(guān)部門按照會(huì)議要求保質(zhì)保量完成規(guī)定的任務(wù)。 第四節(jié) 生產(chǎn)經(jīng)營分析會(huì)議 第十九條 生產(chǎn)經(jīng)營分析會(huì)是公司逐項(xiàng)檢查本期制定的各項(xiàng)計(jì)劃完成情況和制度執(zhí)行情況；分析生產(chǎn)各項(xiàng)指標(biāo)、技術(shù)改造、市場動(dòng)態(tài)、產(chǎn)品價(jià)格、客戶管理情況以及存在問題，通過分析比較，找出差距，落實(shí)整改，不斷提升公司管理水平和經(jīng)濟(jì)效益；研究解決公司生產(chǎn)經(jīng)營過程中存在的29 問題，協(xié)調(diào)各部門之間的工作關(guān)系；對(duì)總經(jīng)理辦公會(huì)、經(jīng)營分析會(huì)各項(xiàng)決議進(jìn)行貫徹落實(shí)的會(huì)議。 第六節(jié) 專題會(huì)議 第二十三條 公司專題會(huì)議是分析、研究近期成本管理、經(jīng)營管理、預(yù)算管理、合同評(píng)審等方面存在的突出問題，提出解決辦法，明確并責(zé)成相關(guān)部門按照會(huì)議要求保質(zhì)保量完成規(guī)定的任務(wù)的會(huì)議。 第二十七條 專題會(huì)議結(jié)束后 1個(gè)工作日內(nèi)，由承辦部門將此方面的《專題會(huì)議紀(jì)要》經(jīng)會(huì)議主持人審核簽發(fā)后執(zhí)行，同時(shí)報(bào)送上級(jí)組織備案。 第三十條 部門日常管理例會(huì)原則上每周召開一次，由部門負(fù)責(zé)人主持，必要時(shí)邀請(qǐng)分管領(lǐng)導(dǎo)參加。 第三十四條 對(duì)外接待會(huì)議屬公司層面的由公司辦公室負(fù)責(zé)聯(lián)系和組織；屬于業(yè)務(wù)對(duì)接和專題內(nèi)容的由公司對(duì)接部門負(fù)責(zé)聯(lián)系和組織，公司辦公室可協(xié)調(diào)會(huì)議室安排接待等工作。 第三十七條 涉及公司多個(gè)部門共同召開并有公司領(lǐng)導(dǎo)參加的會(huì)議，由會(huì)議主要牽頭部門與辦公室聯(lián)系，備案會(huì)議情況；需辦公室協(xié)調(diào)安排的，由辦公室統(tǒng)一安排。 第四十條 會(huì)議的準(zhǔn)備 32 （一）做好會(huì)議通知。 （三）做好參會(huì)人員的引導(dǎo)和組織。 第四十三條 會(huì)議室要做到會(huì)議召開前 30 分鐘各項(xiàng)工作準(zhǔn)備結(jié)束，會(huì)后 30 分鐘會(huì)場清潔工作結(jié)束，特殊情況根據(jù)實(shí)際情況另行安排。其他日常及業(yè)務(wù)會(huì)議由會(huì)議組織部門安排服務(wù)。 （三）其他各類會(huì)議可視情況整