【正文】 公司應(yīng)在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向集團行政人事部提交備份。資料時，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀檔案管理制度一、總則集團的各項檔案資料是集團行政辦公和經(jīng)營活動中不可缺少的要素?？偨?jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負責。（5）外單位借閱檔案時，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準后方可借閱，且不得帶離檔案室。（2）提供檔案復印件。第13條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起?！段募夸洝返臈l款必須簡明確切，并編上條款號。第4條 管理部門（1）企業(yè)檔案工作要實行集中與分散管理相結(jié)合的體制。（6）財務(wù)、會計及其管理方面的文件材料。（5）提高檔案管理的水平和技術(shù)，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學化。（2）對企業(yè)其他部門文件材料的歸檔工作進行指導和監(jiān)督。（4）本企業(yè)與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。（11）聲像制品資料。第三章平時歸卷第5條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。第11條 在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文件應(yīng)合一立卷。若無情況可說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時間填上以示負責。（3）借閱期限不得超過7天，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。第七章 附則第22條 本制度由行政管理部負責解釋、補充，由總經(jīng)理批準后實施。由檔案管理員負責及時歸檔。、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調(diào)閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借。一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準后方可銷毀。二、歸檔范圍凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料（公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等）均屬歸檔范圍。（2）在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開；文電應(yīng)全在一立卷。（2）凡是反映公司一般活動，在較長期時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。六、檔案的借閱各部門因工作需要，借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導批準，然后到檔案管理員處填寫檔案調(diào)閱登記簿，方可借閱。七、電腦檔案的管理所有員工使用的電腦必須指定專門的區(qū)域存放公司相關(guān)的文件、資料，在指定存放區(qū)域里設(shè)定工作人員專用文件夾，使用電腦工作人員將各類文件、資料在該文件夾中設(shè)定子文件夾分類存放。集團所有員工凡違反制度第六條第4項，泄露公司檔案秘密的，涂改、拆散或未經(jīng)辦公室主任（集團行政部經(jīng)理）批準轉(zhuǎn)借、復印或攜帶檔案外出的，視具體情況，對其部門領(lǐng)導和當事人各罰款500元～1000元，并予以通報批評；如造成惡劣后果者，視情況嚴重程度追究其法律責任。以往的相關(guān)規(guī)定與本辦法不一致的，以本制度為準。三、職責財務(wù)檔案由財務(wù)部負責保管；辦公類檔案由綜合辦負責保管；技術(shù)設(shè)備檔案由生產(chǎn)技術(shù)部保管。檔案保管員憑批準后的申請表發(fā)出檔案原件，并要求借閱（用）人出具借條，注明交還時間。第三篇：檔案管理制度農(nóng)廣校檔案管理制度為加強學校檔案工作，全面提高學校檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《檔案法實施辦法》等有關(guān)規(guī)定的精神，特制定本制度。6．學?？倓?wù)處檔案包括總務(wù)處會議記錄、校舍、校產(chǎn)檔案、財務(wù)檔案、校園建設(shè)檔案、人員考核檔案、基建檔案等。查閱檔案不得隨意借出，不得涂改、抽換和拆散，不得損壞。五、定期會同有關(guān)業(yè)務(wù)人員根據(jù)檔案保管期限表，對全部檔案進行鑒定，將通過鑒定揀出確無繼續(xù)保存價值的檔案，經(jīng)主管領(lǐng)導批準后到保密局指定地點進行銷毀。六、向檔案館歸檔的檔案，應(yīng)編有檔案目錄。認真及時地進行各類檔案的收集、整理、統(tǒng)計工作及時立卷歸檔。歸檔文件材料采用A4木漿亮白紙，格式統(tǒng)一，必須做到線條、字跡清楚，書寫端正，嚴禁使用易變色、褪色的墨水書寫?？萍紮n案中的原始資料不外借，只供在閱覽室查閱需要時可借閱復印件。凡與本單位需借閱檔案時，須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導同意并下達通知由接洽人員按規(guī)定辦理借閱手續(xù)。底片與照片和影像要相符。二、鑒定應(yīng)定期進行，原則上在本上半年一次，下半年一次。檔案管理檢查制度一、安全檢查方式定期檢查：每季度一次。三、報告與反饋對檢查出來的問題，要積極自治整改，并及時上報，保證檔案的安全保管。三、檔案庫房區(qū)域內(nèi)禁止吸煙，嚴禁動用明火，并實行嚴格地監(jiān)督、檢查。二、檔案管理機構(gòu)的設(shè)置及基本要求（一）檔案劃分及管理部門檔案是指本公司過去和現(xiàn)在，在從事經(jīng)營管理、科學技術(shù)、企業(yè)文化等活動中形成的對公司有保持價值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄。檔案文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、復寫紙。（三）分類檔案各級分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并要一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。（四）檔案編號檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制《檔案登記目錄表》，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。檔案的保管期限除政府有關(guān)法令或本公司其它規(guī)章制度特定者外，一律按下列規(guī)定辦理：永久保存：公司章程；股東名簿；股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀要；公司證照；各級批文；印鑒；公司經(jīng)營計劃和總結(jié)；財務(wù)報表；重要技術(shù)資料；不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其它債權(quán)憑證；人事資料；大型活動的圖片、音像資料；其它核定應(yīng)永久保留的文件。全部檔案組成后，要對檔案做統(tǒng)一排列并編寫檔號。財務(wù)文件、法律文書等重要文件借閱須由常務(wù)副總及總經(jīng)理批準。借閱人確因工作原因需要復印文件或摘抄文件，需借閱部門負責人書面請示，經(jīng)綜合管理部及常務(wù)副總批準。愈期仍未歸還者，將來強制其歸還檔案，并給予相應(yīng)處分。銷毀前，按照清冊清點；銷后，在清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負責人。（四）保密檔案室的任務(wù)是集中統(tǒng)一管理公司已形成的全部文件資料檔案，維護檔案的完整和安全，主動做好檔案的提供利用工作。六、附則（一）在本制度框架下，公司各部門可根據(jù)實際狀況制訂更為具體的實施細則，但不得與本制度發(fā)生沖突，經(jīng)報綜合部備案后，與本制度具有同等效力。七、檔案管理人員職責負責收集、統(tǒng)計、整理、立卷、鑒定、保管公司檔案；積極開展檔案的提供利用工作；認真學習檔案管理的相關(guān)規(guī)定、技術(shù)和業(yè)務(wù)知識，掌握歸檔的基本方法，保證檔案質(zhì)量。檔案員應(yīng)忠于職守，遵守紀律，保守秘密，樹立全心全意為公司各項工作服務(wù)的思想，主動，準確，迅速地為利用者提供檔案資料。在銷毀公司檔案資料時，必須由總經(jīng)理或常務(wù)副總經(jīng)理或綜合管理部指定專人監(jiān)督銷毀。若丟失文件者補辦不齊，處以500元至3000元的罰款。因工作需要或特殊情況下需帶出檔案室的，在填寫《檔案資料借閱登記表》和獲得審批時需按填寫要求注明相關(guān)事宜。（4）合同類：分內(nèi)部經(jīng)營管理合同和業(yè)務(wù)合同兩種。（2）因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門負責人辦理《借閱檔案申請表》并送達相關(guān)領(lǐng)導核批。五年保存：期滿或解除的合同、協(xié)議；完工后的項目方案；其它經(jīng)核定須五年保存的文件。公司檔案員負責檔案文件材料的收集、整理，按照《檔案登記目錄表》條款“對號入座”，各部門要積極配合公司檔案管理工作。公司檔案大致分為以下幾類：（1）證照類：營業(yè)執(zhí)照及各類證照，注冊資料、年檢資料、公司章程等；（2）文件類：分外來文件（政府職能部門的往來文件）和內(nèi)部文件；（3）制度類：管理制度匯編；（4）合同類：分內(nèi)部經(jīng)營管理合同和業(yè)務(wù)合同兩種。檔案必須遵循文件材料形成的規(guī)律和特點，保持文件材料之間的聯(lián)系，區(qū)分不同的價值，便于保管和利用。公司制定明確的檔案管理人員崗位職責，檔案管理人員必須嚴格履行職責。如發(fā)現(xiàn)消防器材缺少、失效時，要及時添置、調(diào)換。對檢查的問題要求積極整改而造成后果的追究其責任。節(jié)假日檢查：針對“五一”、“十一”、元旦、春節(jié)期間安全意識淡化的問題，進行強化落實安全防范措施檢查。四、經(jīng)鑒定銷毀的檔案材料，必須經(jīng)主管領(lǐng)導審定批準，并編制銷毀注冊備案。三、保管和利用