【正文】 管理的要求。 （2）成本控制階段。 （2）檢索功能要匹配合理。,?,企業(yè)編制檔案保管期限表應注意以下幾點： （1）編制企業(yè)檔案保管期限表要以國家和上級已頒發(fā)的有關檔案保管期限規(guī)定為依據，結合企業(yè)的職能特性和專業(yè)特點，將其細化為本企業(yè)的規(guī)章制度。 （6）區(qū)分電子文件歸檔中哪些文件要同時保存一份紙質檔案。 磁性載體文件的保管： （1）防磁。 全宗卷主要內容包括： 檔案收集：檔案交接文據、移交目錄、接收、征集記錄，檔案來源和價值說明等。檔案應指代單一，具有唯一性。會計類檔案可以按大類分屬類分年度排列；大中型企業(yè)的干部職工檔案可以按大類以姓氏筆劃順序排列。 3）要保持企業(yè)檔案分類方案的相對穩(wěn)定性。 1）企業(yè)衣接收所屬單位因產權變動后屬本企業(yè)所有的檔案。即按企業(yè)歸檔制度的要求接收企業(yè)內各部門 形成的文件材料； 二是對外收集。,?,(5)歸檔文件的份數(shù)。,?,文件歸檔要求 七個方面的要求： (1)應實行部門立卷。 邏輯歸檔指在計算機網絡上進行，不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)的將電子文件的管理權限向檔案部門移交的過程。臨時歸檔、即時歸檔等方式都屬于隨時歸檔，這是 收集企業(yè)文件材料的補充形式，也是確保企業(yè)文件材料完整、準確、 系統(tǒng)的有效方式，產品更新、項目改擴建、設備開箱等材料的收集 歸檔適用此種方式。 3）附錄A增強了可操作性。 另一種是以“件”為單位進行整理。 兩方面的要求： 文件記錄載體和記錄方式的要求；要求文件形成時應根據文件的類型，特別是對那些重要的、需要永久保存的文件要使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式。 附錄A《企業(yè)文件歸檔基本范圍與保管期限參考表》，列出了產品生產型企業(yè)通常應歸檔的文件材料基本范圍和保管期限參照； 附錄B《表格式樣》是標準第2章《規(guī)范性引用文件》中所列出的引用文件中沒有涉及到的檔案管理業(yè)務應用表格。,?,二、企業(yè)檔案業(yè)務工作 （一）企業(yè)檔案工作與業(yè)務活動 這里有幾層意思需要說明一下： 完整的檔案管理包含三個階段： （1）文件（即未來的檔案）形成階段 （2）檔案室保存階段 （3）檔案館保存階段 在企業(yè)檔案管理中需要明確的概念： （1）企業(yè)文件形成及管理是企業(yè)科技和生產等管理部門本職工作的組成部分。 文件內容的要求。就是按照文件材料形成和 處理的基本單位進行整理。 4）附錄A首次給出了企業(yè)檔案保管期限的建議。,?,（1）經營管理工作、生產技術管理工作 、行政管理工作、黨群工作中形成的文件一般應在辦理完畢后的第二年一季度歸檔?？蓪崟r或定時進行，權限移交檔案部門后，檔案部門要做如下幾件工作： 對照文件歸檔范圍對電子文件進行界定； 按照有關規(guī)定對查詢歸檔電子文件進行授權； 對接收的電子文件及時進行著錄標識； 對接收的電子檔案進行備份安全保護。企業(yè)各職能部門、項目承辦部門在履行相關職責或完成某項工作的同時，應注意履行有關檔案工作職責。原則上，材料歸檔要求是一式一份，特殊情況下，可適當增加份數(shù)，以確保歸檔文件材料不因頻繁借用等原因而導致?lián)p毀。即企業(yè)根據國家有關政策和規(guī)定，對外單位 保存的有關檔案材料進行征集、購買或接收。 2）應根據資產管理權限接收無法人資格的所屬單位檔案。,?,（3）企業(yè)檔案分類基本方法 1）按職能分類 2）按年度分類 3）按保管期限分類 4）按組織機構分類 5）按問題分類 6）按專業(yè)分類 7）按型號分類 8）按項目分類 9）按特征分類 10）按載體分類,?,類別號采用方法 類別號可采用阿拉伯數(shù)字、英文字母、拼音字母中的一種或兩種混合方法設定。 （2）科技類檔案的排列。 企業(yè)管理類檔號基本結構： 全宗號——類別號——件號 企業(yè)科技類檔案基本結構： 全宗號——類別號——案卷號 設立互見號 應注明在案卷或檔案盒內備考表固定的位置紙質檔案應與對應的非紙質載體檔案設立互見號。 檔案整理：整理工作方案、分類方案、案卷目錄說明、整理工作小結等。 （2）磁帶要平放。,?,《規(guī)范》對鑒定工作提出六條要求： （1）企業(yè)應成立鑒定組織； （2）根據文件內容價值確定企業(yè)檔案的保管期限； （3）對企業(yè)檔案保管期限的劃分； （4）對永久檔案的界定； （5）對定期檔案的界定； （6）對到期檔案的鑒定。 （2）國有企業(yè)檔案保管期限表應當經過批準，報有關部門備案。 （3）檢索功能要適合庫藏特點和特定的利用需要。 （3）利潤中心階段。,?,（二）電子文件的歸檔要求 電子文件歸檔要求及功能應嵌入文件生成系統(tǒng)。 《電子文件歸檔與管理規(guī)范》規(guī)定：文字型電子文件以XML、RTF、TXT為通用格式；掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式；視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式；音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式。 4）文件形成部門應負責確保歸檔電子文件具備真實性、可靠性、完整性和可用性。 文本文件按文件及表格文件、軟件說明等屬類進行整理。 6）對歸檔電子文件進行著錄。 紙質檔案數(shù)字化基本要求： （1）基本原則。 2009年11月國家檔案局發(fā)布《縮微膠片檔案數(shù)字化技術規(guī)范》（DA/T 43—2009）， （P101103）,?,照片檔案和聲像檔案數(shù)字化文件格式見DA/T 32的附錄B。,?,（四）電子檔案的保管 電子檔案應參照紙質檔案分類方案進行整理。,?,脫機存儲電子檔案的載體或裝具上應貼有注明載體序號、電子檔案號、密級、保管期限、存入日期等內容的標簽，電子檔案載體應設置成禁止寫操作狀態(tài)。 涉密檔案管理系統(tǒng)應與互聯(lián)網物理斷開，非涉密檔案管理系統(tǒng)可與互聯(lián)網邏輯隔離。 各信息系統(tǒng)應有生成電子文件歸檔功能的模塊或接口。 用戶權限管理應包括系統(tǒng)各部分的操作權限管理和數(shù)據操作的權限管理。,?,系統(tǒng)安全保密監(jiān)控，必須能對系統(tǒng)中各種操作實現(xiàn)嚴格的監(jiān)控并加以記錄。,?,（六）檔案管理系統(tǒng)軟件要求 檔案管理系統(tǒng)應具備收集整編、數(shù)據管理、檢索瀏覽、借閱管理、統(tǒng)計匯總、權限設置、安全保密、系統(tǒng)維護等基本功能，并能輔助實體檔案管理及根據需求增擴其他相應功能。 檔案管理服務器應采取可靠的備份、恢復措施。 超過保管期限的電子檔案的鑒定和銷毀，按照紙質檔案的有關規(guī)定執(zhí)行，其刪除和銷毀應符合《電子文件歸檔與管理規(guī)范》有關規(guī)定。 電子檔案應存儲到脫機載體上。 DA/T 32 附錄B《公務電子郵件存儲格式》規(guī)定了文本文件、圖像照片、音頻、視頻、等各種類型數(shù)據保存的推薦數(shù)據格式、可參考的數(shù)據格式、存儲格式及傳輸格式。 （2）數(shù)字化對象的確定原則。,?,（3）電子文件的鑒定工作，應包括對電子文件的真實性、完整性