檔案管理電子文件歸檔與管理(完整版)
【正文】 息的非人工識讀性離開計算機的操作系統(tǒng)及應用軟件，我們就無法對電子文件進行讀寫和管理，這就決定了電子文件與其相應計算機系統(tǒng)軟硬件及其相關(guān)設(shè)備的依賴性。 指使用數(shù)字設(shè)備采集或制作的畫面，如用掃描儀掃描的各種原件畫面，用數(shù)碼相機拍攝的照片等。二、電子文件的分類? 一是文本文件（ 這一定義按照電子文件形成、管理、利用的順序?qū)﹄娮游募髁私缍?，它形成于?shù)字設(shè)備（如計算機、掃描機），并有相關(guān)環(huán)境（如操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫）支持；以數(shù)碼形式（數(shù)字、圖形、音頻、視頻）存儲在外存儲器上；閱讀及處理需設(shè)備；借助網(wǎng)絡傳輸。數(shù)據(jù)庫、記錄、字段是其三個層次。? 七是命令文件，即計算機程序。? 三是電子檔案要按一定方法整理，不是雜亂無章的，而且要求集中統(tǒng)一管理。不受時空限制 電子文件的查詢速度快、可復用性好，這些特點會在檔案利用中發(fā)揮作用。4．沒有保存價值的機讀文件不歸檔。第三節(jié)電子文件的收集一、 收集積累要求 （ 1）在通用的軟硬件環(huán)境 TXTJPEGMPEGWAV保證電子文件真實性的主要措施是：一是從電子文件生成時就開始對其嚴密監(jiān)管，建立對各項操作的 主要指通過網(wǎng)絡傳輸、面交或郵寄收到的各種磁盤、光盤、磁帶等電子文件材料。④ 制發(fā)文由僅歸公文變?yōu)榱須w元數(shù)據(jù)。歸檔的電子公文必須借助設(shè)備儀器進行真實性、完整性、有效性檢測。22—2023）及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（ GB/T電子公文按規(guī)定須歸檔三套，一套歸檔保存，一套提供利用，一套異地保存。無論采用哪種方式收集，收集的電子文件應集中保管，不得由個人分散保存。進行審核。3而電子文件在歸檔前除進行是否歸檔、確定密級、劃分保管期限等鑒定外 紙質(zhì)文件的載體是紙，強調(diào)其原始性；歸檔時僅歸紙質(zhì)文件即可，可實行歸檔的單一載體?！〖堎|(zhì)文件材料整理后需裝盒、排架；歸檔時間一般在歲末年初或某階段結(jié)束后；歸檔份數(shù)一般為一份；整理時及剛歸檔后利用不太方便。電子文件應以盤、件為單位分別登記，格式及項目見《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（ ——— 一是 一般情況下就按簽發(fā)年度歸類，如 2023年簽發(fā)的《中共鹽城市委關(guān)于學習黨的十六大會議精神的通知》應歸入 2023年。 ③ “ 形成年度 ” 在以專門年度安排工作的單位或部門，主要業(yè)務文件應歸入的年度指的是專門年度。歸入２００ 7年?！啊磁帕许樞蚓幮×魉?。 對特別重要的電子檔案，可制作紙質(zhì)或縮微品的備份件。機讀檔案借助計算機實現(xiàn)了檢索自動化，代替了人工檢索繁重的勞動。此外，計算機便于進行分類、統(tǒng)計、匯總、打印、復制，可提高檔案利用率。?6．軟件不兼容限制了外借利用。而目前大量機讀文件，尤其是數(shù)據(jù)庫文件多是以字符方式輸入的。電子檔案利用的安全與保密，比紙質(zhì)檔案更加難以控制。（ 15℃ － 25℃ 使用、移動軟磁盤時，不要用手觸及磁盤裸露部分，不要擠壓、彎曲盤片，要保持磁盤清潔。盤帶應定期檢查，定期清潔和定期復制。40％－ 60％ 避免擦、劃、觸摸記錄涂層。 1）利用方法應視用戶的情況而定，不能無原則地向所有用戶提供全部的利用方法。 ?檔案通過計算機可以多次重復在屏幕上顯示或在紙上打印，以供人們閱讀，而其原始文件仍保存在磁盤（或磁帶）上，不受磨損和破壞。? 確保電子檔案可存取 第五節(jié)電子檔案的管理一、 電子檔案管理過程中對設(shè)備的要求 ——”④ 對這些按教學年度、兵役年度、會計年度等安排工作形成的主要業(yè)務文件，應按其專門年度歸類，其他文件則按一般年度歸入相應年度 . 如： —— 三、電子文件的鑒定 18894 進行審核。（ 部檔案。③ 歸檔公文的載體類型由單軌制變?yōu)殡p軌制。 ⑶ 實行電子公文歸檔后的變化 2）按文件內(nèi)容分的歸檔范圍（電子文件歸檔的變化） 保證電子文件有效性的主要措施是：保證電子文件完整性的主要措施是：一是建立電子文件的收集、積累制度。二是建立真實性的認定方法和手續(xù)。MP3AVITIFFWORD；在特殊軟硬件環(huán)境下形成的電子文件，對軟硬件及相關(guān)參數(shù)要進行收集。為了保證電子文件不被非正常改動，除應及時收集外，還要有嚴格的安全措施，尤其是無紙辦公系統(tǒng)所形成的電子文件應嚴格控制。用計算機起草、打印，但不通過網(wǎng)絡流轉(zhuǎn)的電子文件，應收集其最后稿本，最好能收集其過程文件，同時應記錄其背景信息。 ? 3．與數(shù)據(jù)文件配套的計算機軟件、程序和技術(shù)文檔（紙質(zhì)文件）。但考慮到電子文件的特性，應注意下述文件的收集和歸檔。電子文件通過計算機顯示或打印機打印到紙上使我們看到的由文字、圖形等是電子文件的一種輸出形式。紙質(zhì)文件可以直接閱讀，電子文件不能直接閱讀。DBASE等設(shè)計的管理軟件。三、電子檔案
教學課件相關(guān)推薦
鄂ICP備17016276號-1