電子郵件禮儀-職場郵件(完整版)
【正文】 :57:05三月 211最具挑戰(zhàn)性的挑戰(zhàn)莫過于提升自我。 2023/3/21 19:57:0519:57:0521 March 20231空山新雨后，天氣晚來秋。 7:57:05 下午 7:57 下午 19:57:05三月 21沒有失敗，只有暫時停止成功！。 三月 21三月 21Sunday, March 21, 2023雨中黃葉樹，燈下白頭人。如不清楚，請示主管– 一定抄送給原發(fā)件人和自己的主管，以便跟進(jìn)? 回復(fù)錯發(fā)的郵件– 由于郵箱地址類似等原因，發(fā)件人可能會錯發(fā)郵件。 – 注意： 12:00am指 午夜 ； 12:00pm指 中午 ，– 所以不要寫：“ 會議時間： 2/6, 11:0012:00am”– 2月 6日 還是 6月 2日？– 是半夜還是上午？ (有時候與美國客戶開會，中國是晚上，對方正好是白天 )2023/3/21 2615. 語氣? 使用 “ 請求 ” 的語氣以示尊重，不要用 “ 命令 ”的語氣。如：2023/3/21 2113. 落款簽名? 讓別人知道 您 是誰 或如何找到您 – 包括 : 您的姓名、職稱 或 職務(wù)、部門、公司、 辦公室電話、傳真、 手機(jī) (緊急時 別人可 以聯(lián)系 你 )、電子郵件地址 。2023/3/21 1710. 使用正確的標(biāo)點(diǎn)符號 正確的標(biāo)點(diǎn)? 正確的標(biāo)點(diǎn)符號給人的感覺是 “ 你很專業(yè) ” 。因此，一個有錯別字的郵件可能導(dǎo)致幾百萬上千萬訂單的損失? 如果使用 outlook等寫英文郵件，則每次使用 “ 拼寫檢查 ” 。Phillip Hunsaker《 管理技能與方法 》 附錄 C2023/3/21 4為什么需要電子郵件禮儀？電子郵件 實施禮儀規(guī)則重要性的原因有如下 3個：? 專業(yè)特性：–通過使用合適的郵件語言，你可以傳達(dá)出一個專業(yè)的形象， “ 我很專業(yè)！ ” –特別是對那些我們不認(rèn)識的人，這是他們判斷我們的唯一方法。? 不要自己發(fā)送離職通知郵件。寫錯人名給人的感覺是極不尊重對方。), question mark (?), exclamation mark (!): no space before, one space after (Exception: no space after if followed by the ending parenthesis.)Parentheses– No space on either side of the text within the parentheses, one space on either side before and after. (Exception: no space after the ending parenthesis if followed by a punctuation.)2023/3/21 1911. 特別注意不要使用感嘆號? 除了 “ 您好！ ” 、 “ 謝謝！ ” 之外，都不要使用感嘆號。– 注意：電話、手機(jī)前加 86，且書寫要正確。不好附件是 XXX文件，請查收?。ǔ?“ 你好！ ”“ 謝謝！ ” 再不要用感嘆號 ）好附件是 XXX文件，請查收，謝謝！2023/3/21 2716. 字體、顏色、縮進(jìn)? 商務(wù)郵件具有其嚴(yán)肅性 – 不要采用不同的字體，除非很必要– 不要使用不同的顏色，除非你想用不同的顏色強(qiáng)調(diào)某些東西 ? 電子郵件軟件可能互不兼容，例如 Notes 和 Outlook– 例如 “ 刪除線 ” ，在另一郵件系統(tǒng)中可能不顯示 – 在郵件中不要使用 “ 縮進(jìn)式 ” 和 “ 制表符 (Tab)” ，因為用另一軟件打開它們可能導(dǎo)致文本不對齊– 發(fā)給公司外部的郵件，避免使用上述不兼容的格式2023/3/21 2817. 附件 1? 在郵件的正文中要提及所加附件的名稱 –殺毒軟件可能刪除帶病毒的附件? 在郵件的正文中要強(qiáng)調(diào)附件中的 重點(diǎn)–節(jié)省 收件人 時間? 壓縮 文 檔， 文 檔 通常不要 大于 5MB –加快 傳輸速度–附件大于 5MB時要壓縮–附件太大 (大于 10M)時，要分成多個郵件? 發(fā)送郵件前應(yīng) 打開附 件進(jìn)行檢查 –確保所加附件是 正確 的文件和版本2023/3/21 2917. 附件 2? 文件 名稱 (Filename)– 文件名要 易 于 理解 ，并且有唯一性， 例如? “ 2023WW14 艾博思 周 例會 .doc” – 不要 把相同 的 文件 名 用在不同的版本中 – 遵循 文件 命名規(guī)則 ? 文件 內(nèi)容 – 文件標(biāo)題 (Title)要清楚 – 總是顯示作者姓名及日期 (注 :不要使用自動更新日 期 ). – 如果超過 1頁， 要設(shè)置 “ 頁碼 /總頁數(shù) ”– 預(yù)覽 文 檔
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