【正文】 否加入無用的文件；⑤是否使用了不必要的扣釘和線繩。 □ 有關(guān)單據(jù)、帳冊、報表及其它文件的調(diào)查事項 (1)總問題點：①該單據(jù)、帳冊、報表是否真正需要；②是否對單據(jù)、帳冊、報表作設(shè)計，使單據(jù)、帳冊、報表特別是總帳發(fā)揮管理資料的作用；③能否與其他單據(jù)、帳冊、報表合并；④是否所復印的每一張都真正需要。 □ 有關(guān)事務工作安排手續(xù)的調(diào)查事項 (1)是否謀求加快事務處理的速度? (2)是否適當?shù)厥褂昧藱C器、儀器來處理事務工作? (3)單據(jù)、轉(zhuǎn)帳、報表種類是否齊全? (4)文件整理工作是否順利? (5)是否經(jīng)常研究事務工作手續(xù)? (6)更正錯誤工作情況是否多? (7)是否作了適當?shù)臋z查? (8)有無消除違法行為的安排? (9)是否為減少需要熟練的工作量而推行了標準化? (10)是否對工作的繁簡作了調(diào)整? (11)必要的資料、機器、儀器是否齊全? (12)環(huán)境是否良好? (13)是否經(jīng)常將工作所需成本和工作成果加以比較? (14)是否平均地使用機器、儀器? (15)各部門是否制作過多的文件和單據(jù)的副本? (16)辦公桌、備用品等的配備是否適當? (17)文件是否經(jīng)常周轉(zhuǎn)不動? (18)單據(jù)、帳冊、報表的種類是否過多? (19)除正規(guī)單據(jù)、帳冊、報表外，個人的備忘錄，筆記是否包括在事務工作中?  (20)是否一種單據(jù)、帳冊、報表兼有多種用途反而不便使用? (21)是否根據(jù)單據(jù)、帳冊、報表的傳遞順序考慮辦公桌的配置? (22)在辦事員缺勤時，其他人是否因不了解工作而感到困難? (23)是否提出了辦公標準? (24)是否有一般工作能力的人都能作事務工作? (25)對處理大量工作是否有安排? □ 改善事務工作的檢查表 (1)改善事務工作的原則，應從下述四方面檢查：①能否取消；②能否合并；③能否改變順序；④能否簡化。 (17)是否將緊急會簽呈核文件或機密會簽呈核文件與普通會簽呈核文件分開，且按特殊手續(xù)提出? (18)共同討論協(xié)議是否在特定機構(gòu)、委員會會議、會簽呈核文件審議會進行?如果有這種機構(gòu)，應調(diào)查機構(gòu)名稱。行政事務工作的性質(zhì)是，只有了解了業(yè)務功能，事務工作存在的價值才會得到承認 □ 有關(guān)內(nèi)部行政管理規(guī)定的調(diào)查事項 (1)是否有內(nèi)部管理規(guī)定?如有，應調(diào)查規(guī)定是否體系化，有哪些具體規(guī)定?  (2)部分或整體看來，規(guī)定有無重復之處? (3)部分或整體看來，有無不必要的規(guī)定? (4)部分或整體看來，有無需要更改的規(guī)定? (5)有無遺漏的規(guī)定? (6)是否完整而正確地更改了應更改的部分? (7)是否按規(guī)定執(zhí)行業(yè)務? (8)有無要求更改規(guī)定的呼聲的愿望? (9)所規(guī)定的內(nèi)容是否被充分了解了? (10)是否在必要的部門作了充分的必要規(guī)定? (11)有無無視規(guī)定擅自帶公司東西出公司或遺失的現(xiàn)象? (12)有無使業(yè)務工作效率降低的規(guī)定? (13)有無必要重作新的規(guī)定? (14)在發(fā)生組織變動、建議作出改善及其他影響規(guī)定的情況時，是否能適時修改規(guī)定? (15)廢除、修改及核準規(guī)定的權(quán)限是否明確? □ 有關(guān)文件會簽呈核制度的調(diào)查事項 (1)是否實行了文件會簽呈核制度?如已實行，應調(diào)查實行后執(zhí)行過幾次? (2)有無文件會簽呈核制度方面的規(guī)定?如有，應調(diào)查有哪些規(guī)定? (3)依據(jù)什么來規(guī)定文件會簽呈核制定的基本內(nèi)容，即文件事項和會簽呈核手續(xù)的規(guī)定是什么?應調(diào)查依據(jù)下述哪一項：①文件會簽呈核方面的獨立規(guī)定；②文件會簽呈核方面的其它規(guī)定；③慣例；④特定管理人員的指示。 (11)在起草文件前是否進行了協(xié)商? (12)怎樣起草文件?應調(diào)查是單獨起草，還是共同起草。 □ 有關(guān)職務權(quán)限的調(diào)查事項 (1)各職位的責任和權(quán)限是否明確? (2)責任和權(quán)限有無重復? (3)責任和權(quán)限有無脫節(jié)現(xiàn)象? (4)是否充分作到了權(quán)限授權(quán)? (5)上下級的命令、報告關(guān)系有無障礙? (6)平行聯(lián)系有無障礙? (7)是否每個職位都建立了職務細則職務分派表、?如果建立了，應調(diào)查每人是否充分理解并活用職務細則。 (6)存放、領(lǐng)取、周轉(zhuǎn)的研究，應從下述幾方面研究：①各部門是否保存過多的復印文件和抄本；②能否改變或取消存檔文件；③怎樣保存檔案；④有無在事務工作中開出的單據(jù)該單據(jù)是否從一開始就必要；⑤能否改變辦事處的布局；⑥能否通過設(shè)備或傳遞制度來減少周轉(zhuǎn)。 (7)辦公室內(nèi)：①柜子里的文件放得是否有條理；②在辦公桌上及抽屜中是否有應歸檔的文件；③在辦事處是否放有應調(diào)換進書庫的文件夾和文件箱；④科長用的柜子里的文件放得是否有條理；⑤是否使用了懸案文件夾，是否寫有各自的名稱，是否被收入一定的地方。 (2)是否為了與同行競爭才使用機械化? (3)是否認為只要使用機械就能合理化? (4)把機械化的目標定在哪兒?范圍有多大? (5)機械化是否恰當?shù)丶泻头稚? (6)在推進機械化處理事務時，是否也考慮到組織上的變化? (7)是否熟知機械化處理事務是有限的? (8)考慮采用哪種機械化方式處理事務?應調(diào)查是下述哪一種：①用單功能機來機械化處理事務；②用多功能機來機械化處理事務；③用組合機來機械化處理事務。 (16)是否由專門組織檢驗工作量? (17)公司內(nèi)是否具備檢驗工作量的條件? (18)是否決定了檢驗工作量的目的及對象? (19)是否得到上級的承認和保證? (20)收集了哪些檢驗資料?應調(diào)查收集了下述哪些項目：①組織圖；②配備圖；③工作方面的知識；④人員方面的知識；⑤事務方面的調(diào)查資料；⑥其它。如果尚未制定人員計劃，必須指出制定計劃的必要性，并加以倡導。在調(diào)查判斷標準后，應調(diào)查各標準采用了哪種選擇方法，所謂選擇方法是指筆試、面試、檢查、寫論文等，當判斷標準和甄選方法有不合理的地方時，應建議改善。 (5)有哪些教育訓練用設(shè)施?設(shè)施由場所和機器組成，埸所有教室、實驗室等；機器模擬機、電子計算機、實驗裝置、影印機、各種測定儀器等。 (2)是否將各工作崗位所需標準能力和標準性格列成表?應調(diào)查是否按正規(guī)的程序?qū)⒅T如推銷員至少要有什么樣的能力和性格；經(jīng)理至少要有什么樣的能力和性格等歸納成表。 □ 有關(guān)評估工作績效和能力的調(diào)查事項 (1)評價工作績效的數(shù)量標準是否完備?所謂數(shù)量標準是，例如，不訓練的推銷員一個月的銷售額是一萬日圓，新經(jīng)理一小時的開支票數(shù)目是三十張。 (8)在評價個人時，是以一種標準還是多種標準?如果是多種標準，應調(diào)查每個評價項目所占的比重參照下表： 　 (10)具體來說，由誰負責評價工作成績參照上表732。C、100% 男職員退職率：D247。 (3)是否統(tǒng)計遲到、早退記錄?如統(tǒng)計，應調(diào)查是否靈活運用。 (7)是否把福利費看作是工資的一部分? 　 □ 有關(guān)勞動紀律和償罰的調(diào)查事項 (1)有無懲罰在公司外的違法行為的規(guī)定? (2)有無限制從事副業(yè)的規(guī)定? (3)有無處罰管理過失的規(guī)定? (4)有無處罰私人挪用企業(yè)物品等違法行為的規(guī)定? (5)有無懲罰違反命令和妨礙工作行為的規(guī)定? (6)是否對保守企業(yè)秘密做出了特殊規(guī)定? (7)有無懲罰利用職權(quán)受賄的規(guī)定? (8)有無風紀、服裝方面的規(guī)定? □ 有關(guān)人事咨詢和申訴處理方面的調(diào)查事項 (1)有無人事咨詢、協(xié)商機構(gòu)?如有，必須調(diào)查負責洽談人事的是直接負責人，還是專門顧問，還是人事部門? (2)是否對人事咨詢、協(xié)商作了統(tǒng)計?人事咨詢、協(xié)商事項有：①人與人的關(guān)系；②經(jīng)濟問題；③調(diào)動工作問題；④工作項目問題；⑤男女關(guān)系；⑥家庭問題；⑦加薪晉級問題；⑧償罰問題；⑨退職或重新就業(yè)問題。 (5)有無職員入股制度?如有，應調(diào)查職員持有股票總數(shù)相當于總資本的百分比。  (10)有無勞資協(xié)議?如有，應調(diào)查主要的內(nèi)容是什么?主要的內(nèi)容可以有：①團體談判形式；②決定工資總額方式；③工作時間問題；④工作條件問題。 (4)企業(yè)過去經(jīng)歷過何種危機?主要危機有：①自然災害；②喪失了主要人物；③勞資糾紛；④財務危機；⑤技術(shù)老化；⑥外匯危機；⑦銷售額大幅度減少。所謂形式上的組織體系，就是正式公布的組織順序；所謂實質(zhì)上的組織體系，就是現(xiàn)實實行的非正式指揮系統(tǒng)。 (7)從公司內(nèi)部標準化的角度所制定的各項規(guī)定，是否基于大家的意見而民主地作決定?問題在于是按照經(jīng)營者意志制定的非民主規(guī)定，還是采納了職員的意見制定的民主規(guī)定。 四、有關(guān)信息機構(gòu)的調(diào)查事項 □ 信息機構(gòu)工作內(nèi)容 (1)有哪些信息?應調(diào)查企業(yè)目前搜集的所有信息，其中包括：①公司內(nèi)部信息；②公司外部信息；③正式信息；④非正式信息；⑤定期信息；⑥不定期信息；⑦有關(guān)信息；⑧無關(guān)信息。所謂了解企業(yè)外部發(fā)生事情的能力，是指對銷售條件的變化、購買條件的變化、勞動市場的變化等這些直接的環(huán)境變化是否敏感，對法律的變化、 　　　29 / 29。應計算出各方法所占的比率和各個途徑所占的比率。