【正文】 ，予以履行同供應(yīng)商進行市場詢價、報價、談判及草擬合同條款，最后確定采購價格及合同條款，委任采購人員進行其它后續(xù)工作。 十三 物業(yè) 1． 行政管理部負(fù)責(zé)公司辦公室的各項物業(yè)管理 2． 負(fù)責(zé)與物業(yè)管理公司協(xié)調(diào)水、電、信函及安全事宜 3． 負(fù)責(zé)辦公室內(nèi)的照明、植物、家具等事務(wù)管理 4． 負(fù)責(zé)辦公室內(nèi)的清掃保潔 5． 負(fù) 責(zé)辦公室的鑰匙管理 十四 公司福利 1. 公司員工之福利事項由管理部執(zhí)掌。 其中： ? 不為公眾所知悉，系指該信息不能通過公開渠道（如：報紙、新聞、出版 物等）由外界直接獲取； ? 能為公司帶來經(jīng)濟利益、具有實用性，系指該信息具有確定的可應(yīng)用性，能為公司帶來現(xiàn)實的或者潛在的經(jīng)濟利益或競爭優(yōu)勢； ? 經(jīng)公司采取保密措施的，系指包括設(shè)置保密警示標(biāo)識、制訂保密條款、簽訂保密協(xié)議、建立保密制度及其他合理的保密措施的實施。 （六）保護措施 1． 在《公司勞動合同》中明確規(guī)定商業(yè)秘密保護條款，員工在聘用期與解聘后規(guī)定期限內(nèi)須承擔(dān)規(guī)定的義務(wù)。 （九）培訓(xùn) 行政管理部組織對公司全體員工進行相關(guān)培訓(xùn)。廣告費用是公司營運成本控制和擴展市場的重要 環(huán)節(jié)。 3. 廣告費用使用的強度、媒體或提出的責(zé)任人為公司業(yè)務(wù)部門，它的使用分配須經(jīng)過行政管理部和總經(jīng)理的審批。 1. 公司法律文件：公司章程、批準(zhǔn)證書、營業(yè)執(zhí)照、驗資報告、審計報告、企業(yè)代碼、銀行稅務(wù)登記等 2. 公司董事會文件：董事會構(gòu)成、股本構(gòu)成、董事會決議、記要等 3. 公司管理制度：公司運營、行政、財務(wù)、業(yè)務(wù)管理制度、文本、流程 4. 公司財務(wù)資料：各類總、分帳冊、報表、單據(jù)、憑賬、報告等 5. 公司人事薪資：人事結(jié)構(gòu) 、錄用考核文件、薪資結(jié)構(gòu)、薪資表、獎金計劃及 分配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄《勞動合同》等 6. 公司經(jīng)營策略規(guī)劃：客戶需求分析、市場分析、各種調(diào)查分析、營銷策略、公關(guān)網(wǎng)絡(luò)、實施計劃等 7. 公司客戶名冊：客戶名冊、服務(wù)合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶拓展、防談名冊及記錄等 8. 公司業(yè)務(wù)文件：公司各項對外服務(wù)的內(nèi)部管理制度、流程、文本及有關(guān)方法培訓(xùn)資料、報價體系等 9. 公司客戶服務(wù)文件：服務(wù)過程中與客戶溝通產(chǎn)生的往來傳真、往來函、建議書、分析底稿、調(diào)查底稿、客戶提供之資料等 10. 公司客戶檔案：已結(jié)案客戶的完整檔案，包括客戶服務(wù)資料 及公司各種服務(wù)文本、方案、策劃、設(shè)計成果等 11. 公司專業(yè)資料：公司搜集的各種業(yè)務(wù)文本、流程、制度、企劃書、顧問服務(wù)理論、方法、同業(yè)服務(wù)成果、各類行業(yè)資料、公司由政府主管部門獲取及購買的政策法規(guī)、公司各類剪報等 12. 公司圖書、雜志：公司由公開發(fā)行系統(tǒng)購買、訂購的各種圖書、雜志 13. 公司日常行政文件：日常通知、備忘、報告、批復(fù)、外來文函 14. 公司宣傳資料：公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務(wù)介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁介紹等 四 公共關(guān)系 1． 美盛通達(dá) 有限公司的對外公共關(guān)系工作包括：公司與客戶、股東、媒體及政府機構(gòu)之間的關(guān)系。 3． 行政部對電腦設(shè)定完整的文件目錄和子目錄系統(tǒng)，并根據(jù)需要設(shè)定管理密碼，由專人控管；同時公司與密碼控管人簽定保密責(zé)任協(xié)議書。 （ 3） 公司公共關(guān)系的內(nèi)容與方法； （ 4） 公司客戶名冊； （ 5） 公司經(jīng)營計劃與營銷策略； （ 6） 招投標(biāo)的規(guī)劃與 標(biāo)底； （ 7） 客戶資料； （ 8） 上述列舉以外的技術(shù)信息和經(jīng)營信息，符合本條第一款所述之定義的，認(rèn)定為公司商業(yè)秘密。 3. 行政管理部主管參與福利基金管理及各項獎金分配之討論。 采購作業(yè)流程 驗收付款流程 采購申請 GM 批示 行政專員 固定供應(yīng)商 /商店 行政專員 詢價 /比價 GM 復(fù)議 定貨合同 驗收付款流程 通報會計 責(zé)任人：行政專員 監(jiān)督人：行政主管、 GM 詢價 /比價單 采購申請單 一般采購 大宗采購 采購合同 會計支付定金 到貨 行政 /財務(wù)驗收 退貨 接 收 請款 GM 批示 財務(wù)付款入帳 行政資產(chǎn)管理 采購申請單 詢價 /比價單 驗收報告 請款單 資產(chǎn)登記表 責(zé)任人：行政主管、財務(wù) 監(jiān)督人： GM 十二 固定資產(chǎn)管理 1. 行政管理部對公司所有固定資產(chǎn)進行登記注冊 2. 固定資產(chǎn)因價值減損擬報廢或閑置而無再使用價值者 ,由使用部門或管理部填制“固定資產(chǎn)處分申請單”一式二聯(lián) ,注明申請單位、日期、財產(chǎn)編號、名稱、數(shù)量、購入日期、處分原因、處分方式及其他有關(guān)資料分別轉(zhuǎn)送財物部填入購買金額、累計折舊、殘值后 ,依核決權(quán)限送呈簽核。 公司搜集的各類行業(yè)（如建材、裝飾等）材料 2． 公司資料只可于公司內(nèi)借閱當(dāng)天歸還，不得攜出司外 3． 特殊情況需復(fù)印者，須填報復(fù)印申請批準(zhǔn) 圖書購進 文員登記 入庫 借閱 文員登記 借書人 圖書登記表 每月清點一次 圖書清點報告 圖書借閱登記表 按時回庫 責(zé)任人：文員 監(jiān)督人：行政主管 資料管理流程 （三） 客 戶檔案 1． 客戶檔案是公司文檔管理和商業(yè)秘密保護作業(yè)中的重要領(lǐng)域 2． 客戶檔案包括客戶提供的各類資料，及公司在顧問服務(wù)過程中制作的各類文件、文本 3． 客戶檔案只可于公司內(nèi)借閱，當(dāng)天歸還，不得攜出司外 4． 特殊情況需復(fù)印時，須填報復(fù)印申請報批 5． 服務(wù)結(jié)案前，由指定專案人員負(fù)責(zé)客戶資料管理，并承擔(dān)保密責(zé)任 資料整理 登記注冊 入 庫 借閱 復(fù)印 登記 申請 借閱人 復(fù)印人 登記表 保密標(biāo)識 定時清點 清點報告 當(dāng)天回庫 借閱登記 復(fù)印申請 客戶檔案管理流程 （四）辦公文檔 1． 行政管理部負(fù)責(zé)對公司全體員工的辦公文檔進行系統(tǒng)管理 2． 行政人員辦公文檔設(shè)： ? 工作計 劃與報告 ? 司內(nèi)行政 3． 業(yè)務(wù)人員辦公文檔設(shè)： ? 工作計劃與報告 專案人員管理 結(jié) 案 行政登記 入 庫 借 閱 復(fù) 印 登 記 申 請 借閱人 復(fù)印人 當(dāng)天回庫 借閱登記 復(fù)印申請 定時清點 保密標(biāo)識 登記表 清點報告 ? 司內(nèi)行政 ? 拓展資料 ? 談項目 A、 B、 C…… ? 執(zhí)行項目 A、 B、 C…… 九 訪客接待 1. 來本公司之賓客由 前臺 負(fù)責(zé)接待。 復(fù)印委托 復(fù)印裝訂 各部門 核準(zhǔn) 保密標(biāo)識 復(fù)印委托單 復(fù)印裝訂登記 收發(fā)文流程 信函收文 總臺收函 收件人簽收 個人信函 部門信函 私函自理 公函歸檔 業(yè)務(wù)部門 總經(jīng)理 主管歸檔 秘書篩選 登記歸檔 總經(jīng)理 責(zé)任人：文員、 行政 部 監(jiān)督人：行政主管 發(fā)函發(fā)文 發(fā)函打印 主 管簽字 用公司印 收函登記表 分理 復(fù)印存檔 信件 快遞 文員送郵 總臺電話 責(zé)任人：文員、總臺 監(jiān)督人：業(yè)務(wù)、行政主管 用印流程 發(fā)文登記表 傳真 保密標(biāo)識 七 用印 1. 本公司以公司名義對外之行文由管理部負(fù)責(zé)蓋印。凡對外報送的業(yè)務(wù)資料、協(xié)議等重要文件皆須復(fù)印備份存檔。 2． 打印完畢后秘書先行校核并于《文書委派單》上簽字，轉(zhuǎn)交委辦單位之行政部 通 知 安 排 記 錄 摘要備案 會議通知 經(jīng)辦人校核、簽字 3． 對外傳真、公函秘書須復(fù)印存檔（參見收發(fā)文流程） 4． 文書處理過程中，未經(jīng)同意秘書不得將受托文書傳閱他人