【正文】 ）一種是直接受意，另一種是間接受意。（ ）三、簡(jiǎn)答題： 文員所作的的完整的會(huì)議記錄應(yīng)該包括哪些事項(xiàng)？答：（1）會(huì)議名稱；（2）會(huì)議記錄人的姓名、蓋章；（3）時(shí)間；（4）會(huì)議地點(diǎn)；（5）議題；（6）主持人、主席；（7）出席者名單；（8）會(huì)議的經(jīng)過情形及結(jié)論；（9）相關(guān)資料；（10）下次會(huì)議預(yù)定日期。（ ）61．面對(duì)突發(fā)事件，值班人員有時(shí)在領(lǐng)導(dǎo)人未指示前就要采取臨時(shí)應(yīng)急措施。（ ）54．要發(fā)問或有意見時(shí)，應(yīng)該等上司說完話之后再發(fā)問，可以提出自己的看法。（ ∨ ）47．宴請(qǐng)的菜譜應(yīng)符合對(duì)方的飲食習(xí)慣，但必須有反映我國(guó)傳統(tǒng)風(fēng)味的土特產(chǎn)品，如茅臺(tái)等烈性酒。（ ∨ ）39．拜訪長(zhǎng)輩或地位較高人士時(shí)，可先請(qǐng)人遞上你的名片，以作通報(bào)。（ ∨ ）32．如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個(gè)人和每一次見面的情況，文員應(yīng)把有關(guān)資料輸入電腦，準(zhǔn)備交往提示文件。（ ）24．文員作介紹，若年齡、地位都相同，應(yīng)從較親近的人開始介紹。（ ∨ ）16．男女之間，男士先伸手了，女土才能與之相握。（ ）9．文員傳達(dá)上司信息時(shí)，可以把上司的話語(yǔ)加多或減少，以個(gè)人的口吻來(lái)轉(zhuǎn)達(dá)。 A．歸檔時(shí)間 二、判斷題1．辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。 D．切勿感情用事63．辦公室人員在社交活動(dòng)中應(yīng)如何選擇話題，哪些是屬于合適的話題？（ A ）。B．以右為尊53．當(dāng)文員獲知婚喪喜慶的消息后，首先應(yīng)（ D ）。 A．以電話方式?jīng)Q定面談或開會(huì)的重要預(yù)定計(jì)劃，不用再以書面形式確認(rèn)45．文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，以下哪一項(xiàng)是不適宜的？（ B ）。D．征求主持人意見，停止筆錄，關(guān)錄音機(jī)37．上司決定參加某個(gè)會(huì)議時(shí)，文員不應(yīng)該（ A ）。C．姓名、部門、地址、國(guó)名29．傳真機(jī)最好用來(lái)傳送以下哪種郵件？（ D ）。A．受到通話對(duì)方極大的責(zé)難，應(yīng)針鋒相對(duì)回?fù)?1．文員在接打電話時(shí)，正確的做法是（ B ）。 B．文員也應(yīng)具有適當(dāng)判斷情況，機(jī)智應(yīng)對(duì)的應(yīng)變能力13．文員按照“優(yōu)先順序”處理工作，以下哪一項(xiàng)是不適宜的？（ D ）。 C．較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方4．以下關(guān)于文員對(duì)辦公室布置的情況，哪一個(gè)是錯(cuò)誤的？（ B ）。BD )D．日程安排計(jì)劃筆記本如果已經(jīng)使用一年以上，可以廢棄文員打印寄往歐美國(guó)家的信封，收信人內(nèi)容的打印順序應(yīng)該是(C)C、姓名、部門、地址、國(guó)名 B ）B、決策性1．以下哪點(diǎn)不是辦公室事務(wù)管理的特征？（ B ）。 A．錄音時(shí)需將監(jiān)聽開關(guān)至于“ON”位置9．以下關(guān)于投影機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不適宜的？（ D ）。 A. 傳達(dá)可以根據(jù)上司主要意思，夾進(jìn)自己的意見18．文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項(xiàng)是不適宜的？（ B ）。 A．在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，并把信重新封好并退回去26．郵件送到單位所租的信箱，由文員開啟，取出郵件帶回辦公室，以下哪項(xiàng)事情與文員的工作要求不一致？（ D ）。 C．作會(huì)議記錄時(shí)離開會(huì)議室接聽電話34．文員進(jìn)行會(huì)議的計(jì)劃和準(zhǔn)備時(shí)，不應(yīng)該做的是（ ）。D．如果上司出差，可以在他回來(lái)的當(dāng)天安排約會(huì)42．文員制作日程安排計(jì)劃表時(shí)，以下哪一種情況應(yīng)避免？（ D ）。D．各自只能當(dāng)面遞送，寄去是不禮貌的50．文員遇到對(duì)方遞送的名片上有較罕見的字，應(yīng)（ D ）。 C. 未用完一道萊時(shí)，應(yīng)將刀叉平行排放在盤了上右側(cè)，叉尖向上，刀刃向內(nèi)60．上司參加各種應(yīng)酬和會(huì)議，有時(shí)需要更換服裝，文員應(yīng)（ A ）。如問函與復(fù)函等用（ A ）。（ ）6．善于合作指每一個(gè)文秘人員都要謙虛、謹(jǐn)慎，對(duì)同事尊重和理解，即不能違反同事的意愿。（ ∨ ）13．文員應(yīng)避免不必要的通信和郵寄，盡可能頻繁的聯(lián)系集中起來(lái)分批進(jìn)行。（ ∨ ）21．如果會(huì)客室的門是推開的，文員應(yīng)先小步走進(jìn)會(huì)客室，等客人進(jìn)入后，再輕輕關(guān)上門。 （ ）29．如果會(huì)議氣氛緊張，且對(duì)上司立場(chǎng)不利時(shí)，文員可借奉茶為名，態(tài)度和藹，輕柔緩慢地端出茶點(diǎn)，以消除緊張的氣氛?！白鲞^某項(xiàng)工作”和“完成某項(xiàng)工作”是完全相同的。（ ）44．女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅面有一個(gè)拳頭大小距離。請(qǐng)?zhí)现付ù颉昂陬I(lǐng)結(jié)”，便表示穿無(wú)尾正式禮服。（ ）58．監(jiān)印員可把印章攜帶出辦公室，去其他地方蓋章。 （ ∨ ）66．即使客觀形勢(shì)發(fā)生變化，也不應(yīng)變更檔案的密級(jí)、期限。要掌握對(duì)方不能了解的地方，努力加以說明；（5）主動(dòng)發(fā)問，了解對(duì)方的想法，對(duì)方有關(guān)信息的種類和數(shù)量，以及背景如何等等；（6）以誠(chéng)懇的態(tài)度為對(duì)方著想而發(fā)言，不要使用令對(duì)方反感的言詞。必要時(shí)可以提問，直到明了意圖為止，但不要打斷談話。 提高會(huì)議效率可以有哪些做法？答：遵循法律法規(guī)、合理確定會(huì)議目標(biāo)、確定必要的與會(huì)者、減少會(huì)議數(shù)量、縮小會(huì)議規(guī)模、簡(jiǎn)化會(huì)議程序、縮短會(huì)議時(shí)間、控制會(huì)議經(jīng)費(fèi)、分析會(huì)議成本。指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文稿的最后審定、簽字發(fā)出。指在完成的文件上加蓋機(jī)關(guān)印章?？紤]時(shí)機(jī)；（7）適地。對(duì)急信、要信、或有過激言語(yǔ)的來(lái)信，要處理及時(shí)，報(bào)告上司，還要以有效方式通告有關(guān)單位緊急處理。（5）認(rèn)真處理。（2）不要弄錯(cuò)報(bào)告對(duì)象及順序。答：（1）命令；（2）決定；（3）公告；通告；（4）通知；通報(bào)；（5）議案；（6）報(bào)告；（7）請(qǐng)示；（8）批復(fù)；意見；（9）函；（10）會(huì)議紀(jì)要。2．安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國(guó)內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。（7）開會(huì)所在地，建筑物名稱、幾樓、電話號(hào)碼（必要時(shí)可附上地圖）。5．麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，以制定合適的價(jià)格打入市場(chǎng)，決定召開專家座談會(huì)，對(duì)新產(chǎn)品進(jìn)行評(píng)估，辦公室人員應(yīng)該如何準(zhǔn)備和開好這次座談會(huì)？(P150)答：（1）座談會(huì)邀請(qǐng)對(duì)象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專家和學(xué)者，能獨(dú)立思考、有主見又敢于發(fā)表意見者；（2）座談會(huì)以小型為主，人數(shù)以七、八人為宜；（3）座談會(huì)上，文秘人員應(yīng)與主持人密切配合；（4）主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)、組織、可不做記錄；（5）詳細(xì)的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做；（6）座談會(huì)的時(shí)間不必嚴(yán)格規(guī)定，可長(zhǎng)可短；（7）會(huì)場(chǎng)應(yīng)準(zhǔn)備些飲料、茶點(diǎn)，邊吃邊談。請(qǐng)計(jì)算會(huì)議的成本。如果是上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報(bào)告，送上司過目或批準(zhǔn)，然后存檔備案。（3）為商務(wù)洽談收集資料。隨時(shí)與旅行社聯(lián)系，建立最新信息充實(shí)自己的資料庫(kù)。（4）擬訂菜單。11．文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向他人贈(zèng)送禮品，在處理這些事情應(yīng)考慮什么，怎樣做？(P223)答：在贈(zèng)禮前必須搞清贈(zèng)禮目的，如是為周年慶典、生日、結(jié)婚、榮升、喬遷，或是圣誕節(jié)、中秋節(jié)等；（2）還要清楚贈(zèng)禮對(duì)象身份、愛好、文化背景、性格習(xí)慣等；（3）在日歷上應(yīng)該清楚地標(biāo)明節(jié)日活動(dòng)安排以引起上司的注意。12．上海某企業(yè)欲與德國(guó)某企業(yè)合作，德國(guó)以品牌、技術(shù)入股，利用上海比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國(guó)內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。（7）簽訂協(xié)議書。，是個(gè)中型賓館，有會(huì)議室、餐飲、停車場(chǎng)等，某企業(yè)準(zhǔn)備在11月15日上午9：00至12：00召開全廠中層干部大會(huì)，討論第二年的產(chǎn)品發(fā)展和銷售計(jì)劃，地點(diǎn)就在康橋賓館的12樓會(huì)議室。陳小姐大專剛畢業(yè)，比較單純，劉小姐把工作交代給她，并鼓勵(lì)她努力干，準(zhǔn)備在蜜月回來(lái)后推薦陳小姐頂替自己。過了一星期，上司提起他剛談成一筆大生意。她抽出所有的信紙，放在一邊，而把所有的信封放在了另一邊。（7）把交給上司郵件分成最急件、次急件和普通件，不能混淆；（8）打印寄往美國(guó)的信封，收信人姓名、地址打印在右下角，寄信人姓名、地址打印在左上角。文員小王負(fù)責(zé)處理公司的各類郵件。小王處理郵件的做法是否正確？如果不正確，正確的做法應(yīng)該是怎樣的？答：（1）河南分公司郵件轉(zhuǎn)交銷售科處理的，應(yīng)制作簽收單，要求小李簽名，并注明時(shí)間；（2）把上司親啟信件先保存下來(lái)，并通知發(fā)信人信已收到，告訴對(duì)方何時(shí)可能得到答復(fù)；（3）12日回來(lái)就參加會(huì)議不妥當(dāng)，不宜在總經(jīng)理出差回來(lái)的當(dāng)天安排活動(dòng)。正好總經(jīng)理走了進(jìn)來(lái)，他們怒氣沖沖地推推搡搡，揪住總經(jīng)理的衣服不放?？蜕堂鎺Р粣傊炎约旱牟璞频眠h(yuǎn)遠(yuǎn)的，古總經(jīng)理也覺得尷尬?！比缓?，自己坐在汽車后排座位上。劉小姐打電話給租賃公司，要求租賃公司在9日上午九點(diǎn)四十五分必須準(zhǔn)時(shí)把放映機(jī)送到黎明大廈的會(huì)議廳?！毙瞧谒纳衔?：30左右，有2個(gè)銷售員到了會(huì)議室，但會(huì)議室里沒有人招呼，以為會(huì)議不開了，坐了一會(huì)就走了。于是他寫了如下的通知：會(huì)議通知經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)決定，茲定于4月2日上午9時(shí)在局辦公大樓會(huì)議室召開各部門負(fù)責(zé)人會(huì)議，會(huì)議重要，請(qǐng)準(zhǔn)時(shí)出席。問題二：作為大會(huì)組織者，小萬(wàn)錯(cuò)在哪里？針對(duì)這樣的緊急情況，他應(yīng)采取什么措施？答：?jiǎn)栴}一：會(huì)議通知缺少主題（議題），時(shí)間上缺少?gòu)膸c(diǎn)到幾點(diǎn)，請(qǐng)哪些人出席不明確，發(fā)放會(huì)議通知要交到會(huì)議出席手上，可進(jìn)行說明解釋。答：案卷一：利華公司2003年2月份經(jīng)理會(huì)議記錄；利華公司4月份經(jīng)理會(huì)議記錄；利華公司2003年6月份經(jīng)理會(huì)議記錄；利華公司2003年8月份經(jīng)理會(huì)議記錄；標(biāo)題：利華公司2003年經(jīng)理會(huì)議記錄案卷二：利華公司2003年銷售計(jì)劃；1利華公司2003年銷售工作總結(jié)；標(biāo)題：利華公司2003年銷售工作計(jì)劃、總結(jié)案卷三：市工商局關(guān)于年檢工作的通知；市物價(jià)局關(guān)于物價(jià)檢查的通知；1市稅務(wù)局關(guān)于稅務(wù)自查的通知；標(biāo)題：市工商局、物價(jià)局、稅務(wù)局關(guān)于年檢、物價(jià)、稅務(wù)自查的通知案卷四：利華公司致香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函；香港凱福公司關(guān)于合作事宜給利華公司的復(fù)函；利華公司與香港凱福公司會(huì)議紀(jì)要；標(biāo)題：利華公司與香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函件、會(huì)議紀(jì)要13．皇朝貿(mào)易公司總經(jīng)理辦公室的秘書是李麗，她聰明能干，在公司深受重用。我沒法告訴你詳細(xì)情況。（3）企業(yè)的機(jī)密包括公司的生產(chǎn)流程、工藝技術(shù)、組織人事、資金運(yùn)作、客戶資料、流通渠道等。小胡為什么不可直言相告李總經(jīng)理不能接待錢經(jīng)理？是否違背辦公室人員的職業(yè)道德？（4） 秘書對(duì)來(lái)到公司的每一個(gè)人都應(yīng)該視如貴客，都應(yīng)該有求必應(yīng)，引見給領(lǐng)導(dǎo)嗎？參考答案：1）小胡回到辦公室應(yīng)馬上與媽小姐聯(lián)系，遵守諾言。打完電話，心不在焉地把所有的信都剪開了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也沒注意。（3）首先應(yīng)分類，請(qǐng)示上司哪些郵件能拆封，哪些不能拆。答案：案卷一：（1）利華公司2003年2月份經(jīng)理會(huì)議記錄；（5）利華公司4月份經(jīng)理會(huì)議記錄；（8）利華公司2003年6月份經(jīng)理會(huì)議記錄；（10）利華公司2003年8月份經(jīng)理會(huì)議記錄；標(biāo)題：利華公司2003年經(jīng)理會(huì)議記錄案卷二：（2）利華公司2003年銷售計(jì)劃；（12）利華公司2003年銷售工作總結(jié)。劉小姐打電話給租憑公司，要求租千憑公司在9日上午九點(diǎn)四十五分必須準(zhǔn)時(shí)把放映機(jī)送到黎明大廈的會(huì)議廳。如：中共中央辦公廳、上海市人民政府辦公廳，中級(jí)的或基層的稱辦公室，江蘇省昆山市人民政府辦公室、三星公司辦公室等。 第二章文員實(shí)務(wù) 一、文員的工作順序 計(jì)劃的步驟、實(shí)施的步驟、檢查的步驟。文員主動(dòng)匯報(bào)情況，要區(qū)分輕重緩急，適時(shí)、適地、適度地進(jìn)行，以免干擾上司的工作。 三、文員管理時(shí)間的方法 四、文員的工作方法 1．請(qǐng)示方法與報(bào)告方法 請(qǐng)示內(nèi)容：必須是自己難以處理或無(wú)權(quán)處理的事，請(qǐng)求上司給予指示或授權(quán)辦理。如：國(guó)務(wù)院臺(tái)灣事務(wù)辦公室、上海市浦東新區(qū)征兵辦公室。（8）不能僅憑電話聯(lián)系，應(yīng)實(shí)地查看；（9）重要設(shè)備應(yīng)考慮備用（或兩套方案） 。參加的有本單位、外單位的人員。（5）檢查信封、信紙上的地址、電話是否一致。鄧小姐拿起一張信紙看了起來(lái)，只見上面寫著：“親愛的紅：……”，她意識(shí)到拆錯(cuò)了信，匆匆看完了信，她把信又用膠水粘了起來(lái)（但是外表還是有些痕跡）。接待技巧符合文員要求。上司的隱私、疾病和公司內(nèi)發(fā)生的事故、人事爭(zhēng)端、內(nèi)部失竊、經(jīng)濟(jì)糾紛等?！崩铥愐贿呎f，一邊沉浸在談判成功的喜悅之中。兩家都進(jìn)行皮革進(jìn)出口貿(mào)易。問題二：會(huì)前準(zhǔn)備工作的每個(gè)細(xì)節(jié)問題都應(yīng)認(rèn)真對(duì)待。問題一：小萬(wàn)錯(cuò)在哪里？應(yīng)該怎樣寫這份會(huì)議通知？過了幾天，局里召開傳達(dá)上級(jí)精神黨員代表大會(huì)，有數(shù)百人參加，小萬(wàn)負(fù)責(zé)會(huì)議材料工作。到了9日上午，大家正在緊張地做著最后的準(zhǔn)備工作，劉小姐一看表，呀，已經(jīng)9點(diǎn)五十分了，放映機(jī)還沒有送到。小李有點(diǎn)摸不著頭腦，心想我這么殷勤地對(duì)待他，他怎么……你認(rèn)為小李的舉止是否合乎禮儀？為什么？小李應(yīng)該怎么做才是正確的？答：主人和客人之間，應(yīng)該主人先伸手；（2）在替客人拿行李前應(yīng)征求同意：“我替你拿可以嗎？”（3）哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意；（4）司機(jī)開車，汽車的位次禮儀是“右為上，左為下；后為上，前為下”，（5）客人應(yīng)該坐后排，小李應(yīng)該坐副駕駛座；（6）客人公司的一些內(nèi)部情況、個(gè)人收入、福利和家庭情況等是不合適的話題；（7）應(yīng)該與客人談一些合適的話題，如天氣、風(fēng)土人情、新聞等?？蜕谭餍涠?。6．東華公司辦公室人員小沈能講一口漂亮的法語(yǔ)，小陳則很喜歡打扮。小趙客氣地請(qǐng)小林坐下，說：“總經(jīng)理外出了，有什么事請(qǐng)跟我說吧”。正好銷售科的小李走過辦公室，小王說：“小李，把這封信交給你們科長(zhǎng)”，小李把信帶走了。孫認(rèn)為小曹與張關(guān)系親近些，支持過張，認(rèn)為小曹有意與他作對(duì)；而張認(rèn)為此業(yè)務(wù)是他引介的，小曹應(yīng)先同他通氣。她又看了幾封信，其中有一封急件，覺得應(yīng)該由上司回信，于是，她把幾封信混在一起放在上司的辦公桌上?！鄙纤井?dāng)即臉色一變說：“你被解雇了”，陳小姐哭喪著臉說：“為什么？”上司說：“你犯了五個(gè)錯(cuò)?！眮?lái)電者：“你們經(jīng)理在嗎？”陳小姐：“不在。辦公室主任讓小付擬一個(gè)會(huì)議通知。（9）互贈(zèng)禮品。假如你是小李，你怎樣設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案？(P152)答：（1）接受任務(wù)。（4）還應(yīng)熟知