【正文】 過(guò)于復(fù)雜，應(yīng)事先以5W2H的原則檢查是否遺漏；（6）如果覺(jué)得僅僅以口頭報(bào)告對(duì)方，對(duì)方不易明了，或者報(bào)告項(xiàng)目很多時(shí)，可以制作“報(bào)告?zhèn)渫洝碧岢鰜?lái)。3．康橋賓館位于本市南京西路45號(hào)，是個(gè)中型賓館，有會(huì)議室、餐飲、停車場(chǎng)等，某企業(yè)準(zhǔn)備在11月15日上午9:00到12：00召開(kāi)全廠中層干部大會(huì)，討論第二年產(chǎn)品發(fā)展和銷售計(jì)劃，地點(diǎn)就在康橋賓館的12樓會(huì)議室。公司的大型會(huì)議室有很各種會(huì)議用品，室外有接待處，公司還租了汽車來(lái)接送來(lái)賓，　為圓滿結(jié)束這次會(huì)議，辦公室人員在會(huì)后應(yīng)該做些什么工作？(P134)答：（1）要替搭車回去的人安排車子；（2）在接待處暫時(shí)代為保管的衣物，不要遺失或被人錯(cuò)領(lǐng)、冒領(lǐng)；（3）有留言時(shí)，切記務(wù)必傳達(dá)；（4）檢查會(huì)場(chǎng)有無(wú)物品遺漏；（5）要為參加會(huì)議的人員送行；（6）文秘人員離去前，要檢查煙灰缸、字紙簍有無(wú)易燃的東西，如有，則必須加以熄滅。（5）對(duì)在旅行過(guò)程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員，分別去函或去電表示感謝。確定名單， 再請(qǐng)上司核定。（5）要看對(duì)方的實(shí)際情況選擇禮品，做到恰如其分，適合對(duì)方。（10）歡送來(lái)賓、接待小結(jié)?！眮?lái)電者：“你們是生產(chǎn)塑膠手套的嗎？”陳小姐：“是。這時(shí)，上司把寫有美國(guó)地址的英文名片，讓她打印一個(gè)寄往美國(guó)的信封，鄧小姐按照以往寫信的習(xí)慣，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。小王把總經(jīng)理親啟件放在總經(jīng)理辦公桌的抽屜里，又拆開(kāi)總經(jīng)理辦公室收件，一封是邀請(qǐng)總經(jīng)理參加定于3月12日下午的研討會(huì)，小王想，總經(jīng)理前幾天還談到準(zhǔn)備參加這次研討會(huì)，12日他正好回來(lái)，一定會(huì)參加的。公司明天要與法國(guó)某公司談判，古總經(jīng)理叮囑擔(dān)任翻譯的小沈和作會(huì)議記錄兼會(huì)議服務(wù)的小陳要好好準(zhǔn)備。8．波揚(yáng)公司資金積累在本市市中心召開(kāi)大型新產(chǎn)品訂貨會(huì)，參加的有本單位，外單位的人員。10點(diǎn)，只剩下4位銷售員，也談不出什么東西，會(huì)議草草結(jié)束了，經(jīng)理很不高興。小萬(wàn)沒(méi)有認(rèn)真校對(duì)材料，最后也沒(méi)能仔細(xì)審查所有會(huì)議材料，加以改正。過(guò)了幾天，李麗跟隨總經(jīng)理去白天鵝賓館與德國(guó)某貿(mào)易代表團(tuán)簽定正式合同時(shí)，超過(guò)了約定時(shí)間，還不見(jiàn)代表團(tuán)的影子。（3）文員對(duì)待媒體尤其要小心謹(jǐn)慎，不可輕易得罪；即使不能引見(jiàn)給上司，同樣應(yīng)禮貌待人。假如不一致，應(yīng)打電話詢問(wèn)正確的，再把錯(cuò)誤的劃去。辦公室管理復(fù)習(xí)提要 第一章辦公室實(shí)務(wù)概述 一、辦公室的含義 辦公室，一個(gè)常用的很普通的名詞，卻有著多種含義： 1．廣義的：泛指一切辦公場(chǎng)所，區(qū)別于用于教學(xué)的教室，用于生產(chǎn)的車間，或是醫(yī)療室、實(shí)驗(yàn)室等等。 請(qǐng)示形式：可以是口頭形式，也可能是書(shū)面形式。 、 四、辦公室環(huán)境布髓 目的：創(chuàng)造舒適而又工作效率高的環(huán)境；塑造組織形象；建立擋駕制度；有利于保密工作。會(huì)議的召開(kāi)時(shí)間是8月9日上午十點(diǎn)整，而資料放時(shí)間是十點(diǎn)十五分。（2）應(yīng)在清點(diǎn)后才能簽名。小胡回到辦公室的第一件事應(yīng)該是做什么？（2） 小胡的做法是否正確？有沒(méi)有不妥之處？（3）如果這筆生意做成，可以賺進(jìn)一百多萬(wàn)元。一些特邀代表和列席代表認(rèn)為是對(duì)他們不尊敬，紛紛離會(huì)而去，會(huì)場(chǎng)上出現(xiàn)了一陣騷亂。一直到星期三下午，經(jīng)理問(wèn)她會(huì)議通知了沒(méi)有，她才匆忙在公司的布告欄里寫了如下的通知：“茲定于星期四上午在會(huì)議室召開(kāi)銷售員會(huì)議，會(huì)議重要，請(qǐng)務(wù)必出席。小李一把拿過(guò)客人的行李，放入汽車的行李箱，接著引導(dǎo)客人到副駕駛座位上，說(shuō)：“坐在這里視野好。小趙說(shuō)總經(jīng)理不在，想請(qǐng)他們坐下來(lái)慢慢談，他們不相信，非要找總經(jīng)理不可。4．某年3月5日，新欣化工公司的總經(jīng)理出差了，這次的期限是從3月5日至3月12日，預(yù)定12日上午回來(lái)。打完電話，心不在焉地把所有的信都剪開(kāi)了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也沒(méi)有注意。五、案例分析題：1．新加坡利達(dá)公司銷售部文員劉小姐要結(jié)婚了，為了不影響公司的工作，在征得上司的同意后，她請(qǐng)自己最好的朋友陳小姐暫時(shí)代理她的工作，時(shí)間為一個(gè)月。（6）正式會(huì)談。主人方面的陪客，應(yīng)插在客人中間坐，以便同客人接觸交談。（7）建立旅行－旅館信息資料庫(kù)。（2）回到公司上班后，應(yīng)將出差過(guò)程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報(bào)。以作查證。小李應(yīng)該怎么做?(P13)答：電話放在辦公桌左邊，便于左手摘機(jī)，右手做記錄；電腦放在右邊；新文件夾放需要翻譯的資料，在文件夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)識(shí)條；各種筆、膠水、剪刀、印盒等文具分門別類放在文具用品盒內(nèi)；參考書(shū)應(yīng)該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里；公司印章放入辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)；墨水放置在儲(chǔ)物架底層，復(fù)印紙放在下面幾層。有時(shí)因上司太忙，不妨預(yù)先約好時(shí)間。拆封時(shí)，不要損壞郵票、郵戳和其他書(shū)寫內(nèi)容的地方。（7）用印。（9）主題詞；（10）抄送單位、印發(fā)說(shuō)明。（4）要具體了解對(duì)方的立場(chǎng)和意向，先注意聆聽(tīng)對(duì)方所說(shuō)的話，切勿以自己主觀的方式進(jìn)行談話。（ ）57．凡是單位撤消，原公章應(yīng)立即停用，不用通知有關(guān)單位。（ ∨ ）43．文員坐下時(shí)，腳尖在膝蓋垂直線以內(nèi)，也可稍向左側(cè)后右側(cè)，膝蓋與大腳可分開(kāi)。（ ）28．假如上司不準(zhǔn)備參加某個(gè)會(huì)議，應(yīng)立即將會(huì)議通知丟掉，以免干擾其他事情。（ ∨ ）12．文員對(duì)報(bào)紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報(bào)紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報(bào)刊架上供大家閱讀。A．下級(jí)單位報(bào)送的報(bào)告，統(tǒng)計(jì)報(bào)表等67．以本單位與外單位就某些問(wèn)題的往來(lái)文書(shū)為標(biāo)準(zhǔn)立卷。D．應(yīng)酬需要更換衣服，這是上司個(gè)人的需要，不必給予協(xié)助49．以下關(guān)于名片的使用方式，哪項(xiàng)是錯(cuò)誤的？（ D ）。C．處理信件按照“分級(jí)負(fù)責(zé)、歸口辦理”原則，進(jìn)行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦33．在會(huì)議開(kāi)始前和進(jìn)行過(guò)程中，文員的以下哪項(xiàng)活動(dòng)是不恰當(dāng)?shù)?？? C ）。 C．標(biāo)準(zhǔn)的零用現(xiàn)金單據(jù)有一個(gè)簽名17．文員傳達(dá)上司的指示時(shí)，哪一項(xiàng)做法是不適宜的？（ A ）。 D．可以按照文員自己的習(xí)慣進(jìn)行工作14．文員必須管理好自己的時(shí)間，以下利用時(shí)間的行為中哪一項(xiàng)是不適宜的？（ C ）。 D．感謝信30．以下關(guān)于握手的禮節(jié)，不正確的是（ C ）。 B．代替上司制定約會(huì)計(jì)劃 46．以下關(guān)于預(yù)訂工作的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（ D ）。 A．有共同利益的話題 64．將同文多頁(yè)沿邊取齊后均勻錯(cuò)開(kāi)，從首頁(yè)到末頁(yè)，在頁(yè)邊加蓋一完整公章，可以證明文件各頁(yè)確實(shí)是同時(shí)形成，以杜絕日后篡改之嫌疑，這是（ A ）。（ ）10．文員代替上司傳達(dá)不利消息時(shí)，因?yàn)楫?dāng)這個(gè)信差很困難，所以要拖到最后一刻行動(dòng)。（ ∨ ）25．同時(shí)介紹很多人時(shí)，可從右至左，按順序介紹。（ ∨ ）40．當(dāng)上司要求文員協(xié)助私人事務(wù)時(shí)，就把它當(dāng)作是上司利用文員下屬同事的關(guān)系來(lái)協(xié)助他解決私人的事務(wù)。如果上司不加采用，應(yīng)說(shuō)服上司。 辦公室人員為了說(shuō)服對(duì)方接受自己的看法應(yīng)該怎么做，要領(lǐng)有哪些？答：（1）清楚地知道在所說(shuō)服的事項(xiàng)中，最想說(shuō)什么，以邏輯分析自己的意向，并對(duì)目的、效果、重要性、關(guān)聯(lián)性等，抓住重點(diǎn)。答：（1）版頭、發(fā)文字號(hào)、印刷順序號(hào)。對(duì)已經(jīng)簽發(fā)的文件定稿進(jìn)行謄清、復(fù)印或排版印制。（3）按作者特征立卷；（4）按文種特征立卷；（5）按時(shí)間特征立卷；（6）按地區(qū)特征立卷；（7）按通訊者特征立卷；（8）在運(yùn)用六個(gè)特征立卷時(shí)，需要運(yùn)用兩個(gè)或兩個(gè)以上的特征組合每一個(gè)案卷。課誦信可采取收信人復(fù)信，或承辦人復(fù)信兩種方式進(jìn)行。18．安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國(guó)內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。在會(huì)議上可分配工作任務(wù)，認(rèn)真傾聽(tīng)其他人意見(jiàn)，不要當(dāng)眾批評(píng)某個(gè)人。（600247。通過(guò)航空公司出版的旅行計(jì)劃手冊(cè)或旅行社代辦人信息。請(qǐng)柬一般要提前一至二周發(fā)出；（6）席次的排列。（3）預(yù)訂食宿。，在利達(dá)公司召開(kāi)的新產(chǎn)品推介會(huì)結(jié)束了。(2)該記的沒(méi)有記錄(對(duì)方的姓名、公司、電話號(hào)碼)；（3）該說(shuō)的沒(méi)有說(shuō)（沒(méi)有及時(shí)向上匯報(bào)）；（4）不該說(shuō)的卻說(shuō)了（價(jià)格上的自作主張，不向上司請(qǐng)示）；（5）不懂得保護(hù)自己（即使自己自作主張拒絕了對(duì)方，犯了錯(cuò)誤，也沒(méi)必要告訴上司，使自己陷入被解雇的境地）；（6）電話禮儀方面，鈴響了沒(méi)有自報(bào)家門；（7）不等對(duì)方說(shuō)完，就“啪”掛上電話。遵照領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)分工、單向請(qǐng)示的原則，既然向主管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示了，就應(yīng)按孫的意見(jiàn)辦，不應(yīng)多頭請(qǐng)示。小趙一邊聽(tīng)，一邊看報(bào)表。古總經(jīng)理與客商爭(zhēng)執(zhí)，她應(yīng)采取補(bǔ)救措施，可以將上司借故引開(kāi)，并示意上司忍耐些，使談判繼續(xù)，而不是指責(zé)客商；（6）小沈受到上司批評(píng)，即使是過(guò)頭話，也應(yīng)保持冷靜，不反駁，應(yīng)理解上司的難處。眼看著各地方來(lái)賓已陸續(xù)進(jìn)場(chǎng)，劉小姐心急如焚……突然外面一陣喧嘩，有人在大聲嚷嚷：“怎么這個(gè)地方連停車場(chǎng)也沒(méi)有……”問(wèn)題：（1）假如你是劉小姐，對(duì)接下去可能發(fā)生的各種情況，應(yīng)該如何處理？（2）假如放映機(jī)在十點(diǎn)十分還未送到，你還應(yīng)該做些什么？（3）從這件事中你得到了什么教訓(xùn)？答：（1）請(qǐng)租賃公司告知送貨員的聯(lián)系方法，想辦法聯(lián)系送貨員；（2）如果聯(lián)系不上送貨員，向總經(jīng)理匯報(bào)，請(qǐng)求該如何辦；（3）馬上向總經(jīng)理報(bào)告，不得擅自決定調(diào)整會(huì)議議程；（4）得到總經(jīng)理指示，可否把資料放映的時(shí)間往后推移半個(gè)小時(shí)或一小時(shí)？（5）聯(lián)系新的租賃公司加急送一臺(tái)放映機(jī)（或原租賃公司再送一臺(tái)）；（6）召開(kāi)大型會(huì)議，各種準(zhǔn)備工作，包括音響、電子類裝置應(yīng)至少提前一天安排；（7）租借會(huì)議廳應(yīng)全面考慮內(nèi)外部環(huán)境和設(shè)施，包括噪音、停車場(chǎng)等問(wèn)題；（8）不能僅憑電話聯(lián)系，應(yīng)實(shí)地查看；（9）重要設(shè)備應(yīng)考慮備用（或兩套方案）9．公司經(jīng)理在星期一早上告訴文員小劉，星期四上午9：00到1l：00召開(kāi)銷售員會(huì)議，要求小劉通知有關(guān)人員。這時(shí)卻出現(xiàn)了麻煩，不少代表，特別是特邀代表和列席代表不知道參加到哪一組討論。在一次閑聊時(shí)，陳珍妮說(shuō)最近的心情不太好，因?yàn)楣旧庖恢辈患?，總?jīng)理急得茶飯不思，并且常常把氣出在她的身上。但小胡一查經(jīng)理的日程安排，卻并沒(méi)有發(fā)現(xiàn)有約會(huì)。這時(shí)上司把寫有美國(guó)地址的英文名片，讓她打印一個(gè)寄往美國(guó)的信封，鄧小姐按照以往寫信的習(xí)慣，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。而公司沒(méi)有放映機(jī)。 1．我國(guó)文秘工作：主要包括：文書(shū)撰寫；文書(shū)制作；文書(shū)處理；檔案管理；會(huì)議組織；調(diào)查研究；信息資料；信訪工作；接待工作；協(xié)調(diào)工作；督查工作；日程安排；日常事務(wù)；辦公事鈴刪；其他臨時(shí)交辦的事項(xiàng)。緊急的事，文員可先作口頭請(qǐng)示，及時(shí)辦理，事后再補(bǔ)寫書(shū)面請(qǐng)示，留檔備查。 3，特指的：黨和政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位內(nèi)的綜合辦事機(jī)構(gòu)。（8） 打印寄往美國(guó)的信封，收件人地址、姓名打印在信封的右下角，把公司的地址打印在左上角。，上司讓她處理公司的郵件。令她百思不得其解的：羅浪斯公司是怎樣獲取德國(guó)代表團(tuán)的情報(bào)的？他們是如何搶走生意的？問(wèn)題：（1）羅浪斯公司是怎樣獲得德國(guó)代表團(tuán)的購(gòu)貨合同的？（2）秘書(shū)與親朋好友談話或閑聊時(shí)，是否可以不分場(chǎng)合、不分對(duì)象暢所欲言？（3）企業(yè)的機(jī)密有哪些？（4）秘書(shū)在日常工作中應(yīng)該怎樣做好保密正作？答：（1）李麗在談話中無(wú)意透露出的信息，給羅浪斯公司的陳珍妮抓住了機(jī)會(huì)，得到了這筆生意。此辦法是其中的一種。請(qǐng)問(wèn)，小劉究竟錯(cuò)在哪些地方？正確的做法應(yīng)該是怎樣的？答：（1）應(yīng)該搞清銷售員的人數(shù)和姓名，準(zhǔn)備這份名單；（2）打印好書(shū)面通知(3)在三天內(nèi)，當(dāng)面發(fā)放通知或電話通知到名單上的每個(gè)人；（4）通知不能寫在布告欄里，可能不被人注意；（5）通知上應(yīng)寫清會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)；（6）應(yīng)詳細(xì)寫清會(huì)議內(nèi)容，應(yīng)做好哪些準(zhǔn)備；（7）應(yīng)提前到會(huì)議室做好準(zhǔn)備，做好簽到工作；10．為迎接兄弟單位和上級(jí)部門的衛(wèi)生檢查，某局要召開(kāi)迎接衛(wèi)生檢查動(dòng)員大會(huì)，局長(zhǎng)要秘書(shū)小萬(wàn)寫一份通知。預(yù)定會(huì)議廳和租借黎明大廈的會(huì)議廳。古總經(jīng)理與法國(guó)客商在接待室內(nèi)寒暄時(shí)，小陳拿來(lái)了托盤準(zhǔn)備茶水，只見(jiàn)她花枝招展，一對(duì)大耳環(huán)晃來(lái)晃去，五顏六色的手鐲碰桌有聲，高跟鞋叮叮作響。小王拆開(kāi)郵包，發(fā)現(xiàn)是產(chǎn)品研發(fā)中心為了開(kāi)發(fā)新產(chǎn)品，在前幾天訂購(gòu)的新型材料，一共有五個(gè)品種，小王憑印象覺(jué)得訂購(gòu)的是三種，多了兩種。如不一致，應(yīng)打電話詢問(wèn)正確的，再把錯(cuò)誤的劃去?！闭f(shuō)完，“啪”掛上了電話。加蓋單位公章，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并審核簽名；并要將蓋用文件名稱、編號(hào)、日期、簽發(fā)人、領(lǐng)用人、蓋章人等詳細(xì)登記。（8）文秘人員應(yīng)準(zhǔn)備一張節(jié)日名單，上司可以在上面作一些增減，表示是否同意你提的建議或提出一些其他的意見(jiàn)、以及標(biāo)明價(jià)格范圍。（3）會(huì)場(chǎng)的選擇。（2）制定約會(huì)計(jì)劃。參加會(huì)議人員月平均工資為2400元，其他收入600元，假設(shè)一個(gè)月工作30天、一天工作8小時(shí)。他應(yīng)該考慮哪些問(wèn)題？(P123)答:他應(yīng)考慮L1)會(huì)議名稱。（9）凡以單位名義發(fā)出的公文、信函等都必須加蓋單位章方能有效。（4）逐項(xiàng)登記。 文員進(jìn)言是指什么？進(jìn)言具有什么作用？方法和要求是什么？答：（1）進(jìn)言是指文員主動(dòng)對(duì)上司提出意見(jiàn)、建議、批評(píng)或規(guī)勸；（2）參謀作用；（3）補(bǔ)缺作用；（4）增進(jìn)關(guān)系作用；（5）適事。指擬稿人員的上級(jí)負(fù)責(zé)人對(duì)初稿的審查和核實(shí)。要做到：備好記錄本，記錄下批示要點(diǎn)。（ ∨ ）64．注辦是指文秘人員在《文件處理單》上或文尾的下角注明公文辦理的結(jié)果。（ ）50．宴請(qǐng)的請(qǐng)柬一般要提前一至二周發(fā)出，以便客人及早安排，已經(jīng)口頭約定的就不要補(bǔ)發(fā)請(qǐng)柬了。（ ）35．上司自己安排的約會(huì)忘了事先告訴你，出現(xiàn)約會(huì)沖突，解決方法是讓上司先見(jiàn)他自己安排的那一位。（ ）19．如果會(huì)客室的門是拉開(kāi)的，文員進(jìn)入會(huì)客室后，才能讓客人進(jìn)入。（ ）4．沒(méi)有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但像核對(duì)文員的日志與上司的日志的事項(xiàng)是否一致則是典型的工作。 D．吃西餐時(shí)用左手把湯盤靠近自己一邊方向稍稍提起，再用湯匙輕輕由里向外舀去57．以下餐巾的使用方法是正確的（ C ）。 A．審查功能 40．有時(shí)應(yīng)上司要求，文員參與會(huì)見(jiàn)或會(huì)談，以下哪項(xiàng)內(nèi)容不是文員的任務(wù)？（ B ）。C．按私人公務(wù)標(biāo)準(zhǔn)分揀