【正文】 語言必須規(guī)范、嚴謹，使用準確，不能渲染、虛飾、比喻和夸張，應直截了當，文字平實。一是要注意敘述事實本身的邏輯性，事實的前因后果、來龍去脈要層次分明，使人看得清楚。二、《調查筆錄》《調查筆錄》是在進行案件調查時依法向案件當事人、直接負責人或者知情人調查了解有關情況時所填寫的文字筆錄。案件承辦人須有二人以上，其中應當指定一人為首席辦案員，具體負責案件調查、文書制作等工作。查封、扣押的前提是“有證據(jù)證明”，因此采取這一強制措施之前一定要調取比較充分的證據(jù)，不能盲目使用。十、《行政處罰事先告知書》1. 《行政處罰事先告知書》是在對違法行為做出行政處罰前，告知當事人行政機關調查認定的事實、處罰的理由、依據(jù)、擬作出的行政處罰決定的內容（擬處罰種及罰沒款幅度）以及當事人依法享有的陳述和申辯權利時使用的文書；陳述申辯權是當事人的一項重要權利，也是保證公正執(zhí)法的必要手段，在行政處罰過程中，未告知陳述申辯權或拒絕聽取當事人的陳述申辯，會導致行政處罰決定不能成立，必須重視，以免引起不必要的復議和訴訟；《行政處罰法》第三十一條規(guī)定：“行政機關在作出行政處罰決定之前，應當告知當事人作出行政處罰決定的事實、理由及依據(jù)，并告知當事人依法享有的權利。十三、《行政處罰審批表》1. 《行政處罰審批表》是對依法適用行政處罰的案件，由承辦人報請執(zhí)法辦案機構負責人審核，并經局領導審批的文書；《藥品監(jiān)督行政處罰程序規(guī)定》第二十九條規(guī)定：“對違法事實清楚、證據(jù)確鑿、程序合法，依據(jù)藥品、醫(yī)療器械管理法律、法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定，應當給予行政處罰的，由承辦人填寫《行政處罰審批表》，經承辦機構負責人填寫審核意見后，報藥品監(jiān)督管理部門主管領導審批。采用的媒體應為大眾常見、易接觸的，如為紙質媒體，應將刊登的公告內容粘貼在備注欄；：填寫實際送達地點，一般為本局相關科室；：兩名及以上負責送達的執(zhí)法人員應分別簽名、簽日期；：受送達人是法人或其他組織的，由法人單位的法定代表人、其他組織的主要負責人或者負責收件的人、委托授權的人簽收；受送達人是公民個人的，由其本人或同住成年家屬簽收；他人代為簽收的，由代收人在收件人一欄簽名，并在備注欄注明代收人與受送達人的關系；簽收日期即為送達日期。 十八、《沒收物品處理審批表》1. 《沒收物品處理審批表》是對沒收的違法物品（包括藥品、醫(yī)療器械以及涉案的原輔材料、包裝、制假器材等）在超過訴訟期限后，進行處理前，由承辦人報請稽查負責人審核并經局領導審批的文書；：在所選擇處理方式后面的“□”內打√；、沒收時間、沒收數(shù)量、折合金額應與《沒收物品憑證》所附的《（沒收）物品清單》一致；應逐項填寫，空項寫“無”或劃“斜杠”，余有空格注明“以下空白”或劃斜線；擬處理方式：應注明銷毀（焚燒、深埋、粉碎、毀形、無害化處理等）、移交、上交、拍賣等；（單位或個人）：要將非選擇項刪掉?！保簽閳?zhí)法辦案機構（本局食品藥品稽查大隊）；：法制人員對案卷材料進行審核，提出審核意見，包括：對具有管轄權、當事人確定、事實清楚、證據(jù)充分、定性準確、適用法律法規(guī)正確、程序合法、手續(xù)完備、文書制作規(guī)范的案件，提出同意的意見；對違法事實不清、證據(jù)不足或存在程序缺陷的案件，建議補正或重新調查；對定性不準、適用法律法規(guī)不當、處罰種類和幅度顯失公正的案件，建議改正；對違法事實不能成立的案件，建議撤案；對無管轄權的案件，建議移送有管轄權的行政機關處理；對已構成犯罪的案件，建議移送司法機關追究刑事責任；二十二、《案件審核書面記錄》《重大案件集體討論記錄》；根據(jù)實際需要，《案件審核書面記錄》可以與《重大案件集體討論記錄》合二為一；2.《重大案件集體討論記錄》是對重大、復雜、擬給予較重行政處罰的案件，記錄討論內容時使用的文書；這里的重大是指社會影響大、危害后果嚴重、涉及面廣等；復雜是指案情復雜、曲折，調查、認定困難等；較重處罰是指責令停產停業(yè)、吊銷許可證或批準證明文件、較大數(shù)額罰款等；3.《濟南市食品藥品監(jiān)督管理局行政處罰管理辦法（試行）》第三十四條：縣（市）區(qū)局做出的下列行政處罰案件，應當按程序提交縣（市）區(qū)局案審委集體討論決定。填寫“主要案情及移送理由時”，應當將擬移送的相關證據(jù)材料，有關物品等表述清楚。二十四、其他需注意的問題：，均應使用中文數(shù)字，不能用阿拉伯數(shù)字；，應當留存其許可證、營業(yè)執(zhí)照等相關資質復印件；當事人為個人的，應當留存其身份證復印件，以上復印件必須由當事人注明“此件與原件一致”字樣并簽名、簽日期后附案卷；、陳述申辯人、聽證當事人不是當事人本人或當事人（單位）的法定代表人（企業(yè)負責人）的，應當由當事人出具授權委托書，注明授權委托有關事項，并簽字或加蓋印章，是單位的，還應當加蓋單位公章；：按照即將于2012年1月1日實施的《山東省行政程序規(guī)定》（山東省人民政府令第238號）第九十三條第二款、第三款規(guī)定，“法律、法規(guī)、規(guī)章對行政執(zhí)法程序沒有規(guī)定辦理期限的，實行限時辦結制度。除以上情形外，縣（市）區(qū)局做出的其他行政處罰案件，由法制（科）室審核后，按程序由縣（市）區(qū)局局長簽批。二十、《行政處罰結案報告》1. 《行政處罰結案報告》是行政處罰決定履行或執(zhí)行后，承辦人履行結案手續(xù)時使用的文書；：不得再出現(xiàn)“涉嫌”字樣；：行政處罰決定的內容全部履行或執(zhí)行的終結日期即為案件結案日期；：應按照《行政處罰決定書》中的處罰內容如實填寫；：寫明已經執(zhí)行、部分執(zhí)行或未執(zhí)行的情況，部分執(zhí)行或未執(zhí)行的應說明理由；：在相應方式序號前打√，“其他”指不予行政處罰、撤消案件、移送司法機關追究刑事責任等；：適用一般程序、聽證程序的行政處罰案件檔案，自《行政處罰決定書》送達之日起滿三個月未發(fā)生行政復議、行政訴訟的，可自此10日內立卷歸檔；：藥品或醫(yī)療器械；：根據(jù)案件情況寫明永久、長期（15年）、短期（5年）；永久保存的案件：罰沒款在5萬元以上或構成犯罪，依法由司法機關追究刑事責任的案件；長期保存的案件：適用聽證程序的案件；短期保存的案件：適用一般程序和建議程序的案件。”僅限于警告和較小數(shù)額的罰款，沒收物品、沒收違法所得數(shù)量和金額