電子郵件使用技巧ppt課件(完整版)
【正文】 如此，只須輕描淡寫地表達(dá)即可，無須重復(fù)大家已覺厭煩的意見。對于這樣的處理要非常謹(jǐn)慎，以避免中計而造成連鎖反應(yīng)的污蔑行為。因為發(fā)信人通常會焦慮地等待回信，甚或懷疑信件是否到達(dá)了該去的地方？如果收信者能從信件內(nèi)容看出正確的收信者，應(yīng)迅速轉(zhuǎn)送出去。這不僅會使網(wǎng)絡(luò)超載而降低傳輸速率，同時占用他人的信箱容積。%^$amp。切勿在不給予響應(yīng)或申辯機會的情況下批評或污蔑他人。 若要表達(dá)對某一事情的看法，可先簡要地描述事情緣起，再陳述自己的意見；若是想引發(fā)行動，則應(yīng)針對事情可能的發(fā)展提出看法與建議。此外，郵件標(biāo)題應(yīng)盡量寫得具有描述性，或是與內(nèi)容相關(guān)的主旨大意，讓人一望即知，以便對方快速了解與記憶。 “群發(fā)”功能是電子郵件系統(tǒng)最具威力的功能之一。如果你的客戶電話常常是忙音或留言錄音，你不妨發(fā)一個電子郵件給對方 ； ? 你的客戶是否難以接近。 電子郵件的特點 電子郵件使用技巧 5 選擇使用電子郵件時需要考慮的問題 ? 你的溝通是不是有時間性。若需要收信對象回復(fù)時一定要用發(fā)送 (To)功能，若僅要將信函復(fù)本同時轉(zhuǎn)送相關(guān)人員以供參考時，可使用抄送 (Cc)功能。實際上寫電子郵件和你寫一封信是完全一樣的，只是差別在傳遞的方式不同罷了。為確保對方能讀到自己發(fā)出的信息，撰寫郵件時應(yīng)特別注意傳送對象，考慮其是否有系統(tǒng)與硬件的限制。無論所開的玩笑是多么明顯，最好加注以提醒收信者真正的意思。有許多人將自己的身分設(shè)計成一個附著檔案，每當(dāng)發(fā)信出去時，此檔案也將自動地貼附該信息后面。 電子郵件使用技巧 16 養(yǎng)成良好傳送習(xí)慣二 勿任意或無心地浪費網(wǎng)絡(luò)帶寬 傳送冗長文字與大型圖片均會占用大量的網(wǎng)絡(luò)帶寬，造成網(wǎng)絡(luò)堵塞。但種種原因會導(dǎo)致回復(fù)的延遲。有很多的字句在日?？谡Z溝通時并不會冒犯他人，例如有人以「三字經(jīng)」作為見面時打招呼的口頭禪，但若將其寫入郵件傳送給不明究理的人，恐怕將引起不可預(yù)期的紛爭。因此，回復(fù)他人建議與意見時，必須扣緊主題，并提出相關(guān)的實證予以說明，盡量避免非相關(guān)主題的言論涉入回復(fù)信函的內(nèi)容中。見面三分情，即使是使用電話，狀況也會完全不一樣的。 電子郵件使用技巧 21 三思回復(fù)內(nèi)容四 確認(rèn)將要回復(fù)的對象是誰 將同一主題的所有后續(xù)意見閱讀完畢，再回復(fù)自己的意見 在回復(fù)某一特定信函之前，請先閱讀所有已回復(fù)該信的內(nèi)容，也許你原定的回復(fù)內(nèi)容已有十個
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