企業(yè)電子郵件溝通規(guī)范及技巧教材(完整版)
【正文】 CC人數(shù)降至最低 ， 確認(rèn)收信對象是否 需要收到這封信 ，以免造成不必要的困擾 和 「垃圾」 – 非重要的一般性的溝通，避免為了知會的需要將郵件抄送給包括直接和間接經(jīng)理 – 避免將細(xì)節(jié)性的討論意見發(fā)送給公司高級管理人員，特別是可以判斷高級管理人員不能深入了解的業(yè)務(wù)細(xì)節(jié) – 避免將同一個主題的討論內(nèi)容多次反復(fù)發(fā)給全部收件人、抄送人，用見面直接交流代替 選擇郵件發(fā)送對象的時候避免以下現(xiàn)象 – 對發(fā)件人的提出的問題不清楚、或有不同意見，應(yīng)該與發(fā)件人單獨溝通，不要當(dāng)著所有人的面，不停交互郵件與發(fā)件人討論 ? 你們討論好了再告訴大家。 正文格式 ? 郵件結(jié)構(gòu)：第一段與最后一段是重點 – 電子郵件的撰寫，應(yīng)該掌握由上而下的重點，也就是說，重點在最前面的第一段。 ? 盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查 – 這是對別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。 ? 合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述 – 對于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。 – 盡量別寫生僻字、異體字。可以通過使用虛擬語氣委婉語氣等方法迂回地表達(dá)觀點，提出要求 ? 內(nèi)容和格式要相符，避免寫太多情感的東西 ? 切記收信對象是一個「人」，而不是一臺機(jī)器 – 許多情緒激動的字眼也因此不經(jīng)意地隨手送出，而傷到對方甚至引起沖突 – 避免情緒激動的時候回信（放 12天） – 確定是否必須以郵件回復(fù)：如果對方的內(nèi)容中帶有情緒，最好面對面回應(yīng) ? 有意見要提時，請先思考，這個問題都需要哪些相關(guān)人知道，避免將事態(tài)擴(kuò)大 附件 ? 如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件 ? 附件文件應(yīng)按有意義的名字命名 ? 正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時 ? 附件數(shù)目不宜超過 4個，數(shù)目較多時應(yīng)打包壓縮成一個文件 ? 如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用 ? 如果附件過大，應(yīng)事先了解接收方信箱接收郵件大小的限制，可分割成幾個小文件分別發(fā)送 簽名 ? 每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。 3. 簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。 ? 進(jìn)行針對性回復(fù) – 當(dāng)回件答復(fù)問題的時候，最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上答案。 ?切勿在未經(jīng)同意前，將他人郵件轉(zhuǎn)送給第三者。 – 對于較為復(fù)雜的問題，多個收件人頻繁回復(fù)，發(fā)表看法，把郵件越 RE越高，這將導(dǎo)致郵件過于冗長笨拙而不可閱讀。 – 在你轉(zhuǎn)發(fā)消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。 –說話前一定要顧及他人的面子。 最后，養(yǎng)成用郵箱的習(xí)慣！ ? 早上上班的第一件事情： ? 打開電腦 → 打開企業(yè)郵箱 → 查看郵件 ? 郵箱是工作的平臺 ? 使用好郵件， 遵守 一些郵件溝通規(guī)范和技巧 ，能大大提高你的工作效率 謝 謝 ！ 謝謝觀看 /歡迎下載 BY FAITH I MEAN A VISION OF GOOD ONE CHERISHES AND THE ENTHUSIASM THAT PUSHES ONE TO SEEK ITS FULFILLMENT REGARDLESS OF OBSTACLES. BY FAITH I BY FAITH 。 ? 二忌不知道要人家做什么 – 你想找別人幫忙，首先自己得清楚需要對方做什么。 – 如果有需要，還應(yīng)對轉(zhuǎn)發(fā)郵件的內(nèi)容進(jìn)行修改和整理，以突出信息。 ? 主動控制郵件的來往 – 為避免無謂的回復(fù)，浪費資源，可在文中指定部分收件人給出回復(fù)，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無需行動”、“僅供參考，無需回復(fù)” 。電子郵件的溝通缺乏太多人類熟悉的溝通輔助（如表情、肢體語言等）。 ? 回復(fù)不得少于 10個字 – 對方給你發(fā)來一大段郵件，你確只回復(fù)“是的”、“對”、“謝謝”、“已
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