【正文】 集團研究院大連造船廠……其他行業(yè)中國聯通有限公司江蘇省分公司大連萬達集團股份有限公司上海海事大學33 / 45中石油哈爾濱石化公司中國石化集團北京燕山石油化工有限公司上海寶信軟件股份有限公司青島 92267 部隊青島海爾軟件發(fā)展有限公司 34 / 45七．東軟介紹東軟是中國最大的 IT 解決方案與服務供應商。Neusoft 不但可以覆蓋現有的收、管、存、用等檔案業(yè)務模式，同時可以通過 Neusoft 的配置模塊，隨時調整系統，以適應業(yè)務的變化。Neusoft 通過多個角度對檔案業(yè)務進行了分析，并針對性的設計了相應的解決方案。支持多步審批、多人辦理、并發(fā)處理、子流程嵌套、各節(jié)點回退等，可實現圖紙28 / 45設計、施工圖修改、竣工圖形成發(fā)布等業(yè)務流程和權限申請、文件歸檔、原件上載、檔案鑒定、借閱等審批流程，并且用戶可根據實際情況增加、修改、刪除流程，自定義的流程在啟動激活后，按照流程規(guī)范進行流轉，流轉中產生的圖紙、附件、條目信息等都在 SEAS 系統中記錄保存。文件格式轉換的軟件種類很多，比如免費的通用音頻/視頻批量轉碼工具 MediaCoder。由于標準的 HTTP 服務器可發(fā)送這種形式的文件，也不26 / 45需要其他特殊協議，它經常被稱作 HTTP 流式傳輸。為了更好的滿足客戶對 OCR 識別功能的使用需求，綜合檔案管理系統中提供客戶端 OCR 識別和服務器端 OCR 識別功能。隨著檔案信息化建設的不斷深入，不同類型電子文件的累積，讓信息的運用效率低落，存在較大不足：1）從數量過多的信息中篩選指定信息，困難重重2）不記得或不知道信息保存的地址3）不知有可用信息的存在4）知道可用信息的存在，但無法隨時查找到5）不同系統中的不同格式信息，要轉換多種系統才可查找到完整的信息，浪費時間！1）全文檢索設置系統支持全文檢索功能，支持對電子文件內容的檢索，同時支持對條目信息的檢索。系統分為三種日志：操作日志、系統日志和安全日志，記錄對象、類型、目錄、用戶、時間、計算機、詳細信息。設置用戶對不同對象的功能使用權限。根據組織機構中組織、角色和人員的關系設置，可以針對某一個組織機構或角色進行授權，即可將所授權限賦予隸屬于此組織機構或角色下的人員。系統對存放電子文件的存儲介質進行統一管理，支持本地文件磁盤存儲、遠程文件存儲和數據庫存儲三種方式。21 / 45 文檔庫模板管理此功能用于維護系統初始化定義的模板。方便用戶在錄入時提取文件信息中的主題詞。3）借閱查詢20 / 45檔案負責人可以通過此功能查看借閱者要借閱的檔案，審核是否允許其進行借閱。系統主要從以下兩個方面實現：1）專題記錄記錄一些與“檔案編研”相關的文檔（如：大事記、組織沿革等） ，文檔以條目方式記錄。 選擇指定類型，根據需要構造檢索條件，可以便捷的修改和刪除條件?？梢詫⒈９芟聛淼奈募嫒牍獗P中保管或上報。對庫房庫進行監(jiān)控。除了固定方案之外，檔案管理員還可以根據實際需要設置統計條件進行統計。17 / 45對已經銷毀的記錄進行徹底清除。將鑒定后需要進行銷毀的記錄進行升級保管，不對其進行銷毀。? 按借閱頻率統計：統計某一時間段內被借閱的所有檔案各自的累計次數,這樣可以評16 / 45測檔案利用價值的高低。4）借閱設置借閱設置用于設置案卷或文件允許借閱的期限，默認為 1 個月，可以根據用戶的實際借閱期限在此進行設置。系統提供制作好的報表模板，用戶根據需要選擇對應封面、全引目錄、備考表等報表模板進行打印。3）拆卷用戶可以選擇案卷進行拆卷操作，將卷內目錄拆離開，以便進行重新組卷。兼職檔案管理員收集整理數據后，將需要移交的數據移交到預歸檔庫。系統提供文件掃描功能對文件進行掃描錄入，支持批量掃描和單頁掃描，支持單雙面掃描，并根據設置的前綴信息自動生成文件名稱。 3）信息復制系統可以根據表達式設置獲得當前記錄其他字段信息或其他庫中記錄的指定字段值。節(jié)點下可以再建立節(jié)點，沒有數量限制。3）檔案庫下的文檔庫主要用于保管正式檔案信息。接收不同來源的檔案數據：可以通過接口接收其他系統的數據；通過控件直接錄入檔案數據；通過掃描設備等直接錄入電子文件；通過導入、導出功能實現歷史數據的導入；通過移交歸檔實現臨時檔案到正式檔案的歸檔。采用接口讀取的方式可以在業(yè)務系統用戶信息發(fā)生變化時，如增加、刪除、修改用戶信息，實時的讀取到變化后的信息，確保了檔案管理系統與業(yè)務系統中的組織機構信息同步。信息安全是檔案信息利用的基礎，系統提供權限管理、離線控制、數據加密、日志審計、用戶監(jiān)控等完整的安全防護體系，確保信息資源能夠安全存儲和利用。? 功能模塊配置系統中提供了對功能模塊的配置功能，可以按照用戶的業(yè)務需要對功能模塊進行增加、刪除、更名操作。? 流水號規(guī)則設置通過修改文檔類型功能可以對流水號字段的生成規(guī)則進行設置，如檔案號、盒號、件號、案卷號、卷內順序號等常用流水號的規(guī)則均可設置。（2）綜合檔案館：各級檔案館，接收并管理所屬立檔單位的檔案。服務器硬件配置如下：CUP：雙核 CPU 主頻 以上內存：2G 以上網卡：千兆網卡硬盤：空間足夠大（結合存儲數據量考慮） 。4） 普通打印機：用于檔案目錄的打印輸出。其組成包括記錄管理、電子文件管理、存儲管理、消息管理、任務管理等。服務器：為系統提供信息處理平臺。2．實現檔案業(yè)務的全面管理：提供信息收集、整理、歸檔、統計、編研、鑒定、銷毀、檢索、借閱、庫房管理等檔案業(yè)務功能，實現對檔案信息的全過程的高效管理。面對通訊、網絡、多媒體、存儲等信息技術的快速發(fā)展，如何充分利用信息化技術，加快檔案信息化建設，更快、更好的提供服務是擺在我們面前的緊迫任務。知識資源管理是未來企、事業(yè)單位信息管理的重要組成部分，也是企業(yè)信息管理的基礎，是未來的發(fā)展趨勢和發(fā)展方向。3．實現檔案信息的共享和利用：對電子檔案信息進行有效組織，充分利用網絡優(yōu)勢，在確保信息安全的同時，使企業(yè)員工可以在局域網或互聯網上方便快捷的獲取到檔案信息資源。存儲：為系統數據提供存儲平臺。4．業(yè)務應用層：3 / 45實現所有的檔案管理業(yè)務邏輯。5） 繪圖儀：用于大幅面圖紙的打印輸出。 PC機需根據實際情況，配置若干用于檔案數據的錄入、輸出、查詢、利用的終端辦公電腦。（3）集團式管理：集團單位對分布在不同地點的下級單位進行集團化的檔案管理，結合集團的實際情況，可以采用集中式或分布式的管理方案?？梢栽O置生成的組合字段，如檔案號由年度+保管期限+流水號組成，也可以設置依賴字段如件號依賴年度形成流水，那么系統會根據不同的年度生成由 1 到 N 的流水號。對于有個性化需求和功能模塊，還可以進行配置。系統可以集成全文檢索、OCR、流媒體服務以及工作流引擎等。? 數據歸檔查詢系統中提供一套數據交互的接口，業(yè)務系統可以調用接口實現數據的歸檔和查詢。綜合檔案管理系統以文檔庫的方式存儲數據，從業(yè)務過程上分為文件庫、預歸檔庫和檔案庫三大類。此分類下包括：傳統文書、新文書、科技、基建、會計、光盤、錄音、錄像、設備、實物、照片、圖書以及用戶自定義的文檔庫。通過節(jié)點把文檔庫組織起來以目錄樹的形式友好的展示給用戶。 4）流水號提取系統根據規(guī)則自動或手動提取流水號，生成件號、檔號等。13 / 451）單個電子文件上傳在錄入記錄時，選擇電子文件直接上傳到服務器，并建立與記錄之間的對應關系。檔案管理員整理預歸檔庫中的數據記錄，不合格文件退回到文件庫，合格的數據進行保管期限劃分、組卷、編號等數據整理，將數據歸檔到正式檔案庫，形成正式檔案。、導出1）數據導入將外部數據按照規(guī)則導入到綜合檔案管理系統中。此功能提供打印預覽、打印和生成文檔三個功能。超過設置借閱期限的記錄，系統會自動將其設置為“已到期”狀態(tài)，由檔案管理員執(zhí)行催還操作。? 按操作者統計：統計某一時間段內借閱管理員共借出的檔案個數。系統自動將當前記錄的保管期限進行升級。清除后的記錄，系統中將不再保存。 庫房實體管理可以通過新建文檔庫功能，選擇“庫房”模板建立庫房庫，庫房庫用于存放檔案的實體在實際庫房庫中位置等記錄信息，被放入庫房中的檔案在此處可以查詢到。密集架是由各個列組成，即密集架中可以自由移動的部分，可以根據實際需要有管理員控制移動密集架位置。在任何終端中，使用脫機數據目錄中的瀏覽程序 可以脫機查閱相關文檔信息及電子原件內容。系統會根據當前構造的檢索條件查詢出符合條件的所有記錄，并將記錄返回給用戶。根據用戶實際需求設置編研專題，將同一專題相關的文檔歸納在此專題下，以方便用戶查閱和管理。 代碼維護用于維護有規(guī)則意義的代碼信息，由業(yè)務管理員統一定義維護，包括代碼表定義、新增代碼、修改代碼、刪除代碼、復制、剪貼、粘貼以及代碼表的導入和導出，方便業(yè)務管理員管理代碼表。 圖標管理用于維護系統中需要的圖標信息，由業(yè)務管理員統一定義維護?？梢孕陆?修改模板分類，刪除、復制、剪切、粘貼模板分類和模板。系統管理員可以根據介質保管的實際需求選擇介質存儲方式。可以整體授權和整體修改。在設置訪問的前提下，可以設置不同用戶對同一對象擁有不同的功能的權限，控制功能權限。操作日志中記錄的是用戶的操作信息；系統日志記錄系統啟動停止信息；安全日志記錄用戶登陸信息。系統支持檢索 htm、html、asp、txt、doc、pdf、ppt、xls、wps 等文件格式，可以在所有庫中進25 / 45行檢索，也可以在指定庫中進行檢索。1．提取圖片信息為了提高著錄效率，系統采用 OCR 識別技術進行信息提取。S e r v e rC l i e n t s 1 . 請求多媒體文件2 . 返回 H T T P 數據流順序流傳輸的交互圖目前 SEAS 支持的順序流式傳輸的多媒體文件格式有：序號 文件格式 需要安裝的播放器 下載同時觀看1 WMV Windows Media Player √2 ASF Windows Media Player（并安裝視頻指定解碼器，如 DivX）√3 RM Real Player √4 RMVB Real Player √5 FLV SEAS FLV 播放器 √6 AVI Windows Media Player 7 MPEG Windows Media Player 8 MP3 Windows Media Player √9 WMA Windows Media Player √實時流式傳輸是指保證媒體信號帶寬與網絡連接匹配，使媒體可被實時觀看到。隨著信息安全意識的不斷提高，越來越多用戶關注信息安全管理。系統提供圖形化的流程定義工具，可自行定義流程的節(jié)點（對應業(yè)務過程的步驟） 、傳輸線（指定步驟間的順序或流轉方向） 、相關數據、應用程序、事件、組織機構中的角色崗位人員等，流程中任意節(jié)點都可以向上返回，支持并發(fā)節(jié)點、選擇節(jié)點和子流程嵌套，可完成較復雜的流程。? 數據角度目前檔案館的檔案類型多種多樣，不但有眾多實體檔案（紙質或實物） ，還有各種各樣的電子檔案（電子文檔或音視頻文件） 。通過 Neusoft 的配置模塊的強大功能，不但可以適應檔案館的歷史檔案管理的需求變化，還可以適應現行文件管理的需求變化。1991 年，東軟創(chuàng)立于中國東北大學。產品已經銷往中國 32 個省、市、自治區(qū)，同時在美國、意大利、俄羅斯、巴西、沙特阿拉伯、巴基斯坦以及非洲等全球 60 個國家和地區(qū)實現了設備安裝，擁有客戶 5000 余家，構建了覆蓋中國、輻射全球的銷售服務網絡。1997 年，科技部、建設部、國家檔案局