【正文】 勢，在確保信息安全的同時，使企業(yè)員工可以在局域網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)上方便快捷的獲取到檔案信息資源。4．實現(xiàn)文檔一體化管理：與企、事業(yè)單位中已建立的辦公自動化（OA）、管理信息系統(tǒng)（MIS）、企業(yè)資源計劃（ERP）等業(yè)務系統(tǒng)進行無縫的銜接。通過有效的技術(shù)手段，使業(yè)務系統(tǒng)中產(chǎn)生的有價值的電子文件能夠自動、完整、規(guī)范的歸檔到電子檔案管理系統(tǒng)中。充分利用企、事業(yè)單位中的信息資源，減少人工操作，提高工作效率。2 / 45二．產(chǎn)品概述 邏輯構(gòu)架1．系統(tǒng)支撐層：是系統(tǒng)運行的底層支撐平臺，它為保證系統(tǒng)正常運行提供了最佳保障。系統(tǒng)支撐層由網(wǎng)絡、服務器、存儲、系統(tǒng)軟件組成。網(wǎng)絡：為系統(tǒng)提供信息傳輸平臺。服務器：為系統(tǒng)提供信息處理平臺。存儲：為系統(tǒng)數(shù)據(jù)提供存儲平臺。系統(tǒng)軟件：為硬件設備和應用系統(tǒng)提供軟件支持。2．資源層：是整體系統(tǒng)的數(shù)據(jù)資源層，為上層提供數(shù)據(jù)源。其組成包含檔案管理系統(tǒng)的應用數(shù)據(jù)、電子文件、用戶信息以及存在于業(yè)務系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)。上層可以通過各種訪問協(xié)議（如：JDBC、FTP、LDAP）獲取存儲在數(shù)據(jù)庫或磁盤上的數(shù)據(jù)。業(yè)務系統(tǒng)（如：OA、MIS 等）可以通過系統(tǒng)提供的應用程序接口進行數(shù)據(jù)的歸檔、查詢、單點登錄及界面整合，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)和業(yè)務系統(tǒng)的集成。3．基礎應用層：提供系統(tǒng)基礎的應用功能，為業(yè)務應用提供支撐。其組成包括記錄管理、電子文件管理、存儲管理、消息管理、任務管理等。4．業(yè)務應用層：3 / 45實現(xiàn)所有的檔案管理業(yè)務邏輯。包括了檔案的所有業(yè)務功能，包含信息的收集、整理、歸檔、管理、保管、利用等。5．展示層：是系統(tǒng)展示給用戶的圖形界面，用戶使用筆記本電腦、工作站、PDA、智能手機等設備，通過瀏覽器訪問應用系統(tǒng)。 硬件部署東軟綜合檔案管理系統(tǒng)的正常運行基于一定的網(wǎng)絡和硬件環(huán)境，主要負責檔案信息的收集、存儲、備份以及輸出利用等，用戶可根據(jù)本單位的實際情況選擇配備。 輸入/輸出設備1） 高速掃描儀：用于普通幅面文件、檔案（BAA3 等幅面）的掃描錄入。4 / 452） 工程掃描儀：用于大幅面圖紙(A0 幅面) 的掃描輸入。3） 數(shù)碼相機：用于實體檔案拍照、數(shù)碼照片的錄入。4） 普通打印機：用于檔案目錄的打印輸出。5） 繪圖儀：用于大幅面圖紙的打印輸出。6） 光盤刻錄機：用于電子檔案的刻錄、存儲及備份。、備份設備1) 磁盤陣列：大容量、安全性高的專業(yè)存儲設備，可以解決大數(shù)據(jù)量的存儲問題。2) 磁帶機：用于電子檔案數(shù)據(jù)的脫機備份。提供檔案管理系統(tǒng)的 WEB 應用服務、流媒體服務、數(shù)據(jù)存儲等。這些服務既可以集中在一臺高性能服務器上也可以分別部署在獨立的服務器上，同時 WEB 應用服務器可以采用集群技術(shù)分擔到兩個或多個服務器上，以提高性能。建議將 WEB 應用服務、流媒體服務和數(shù)據(jù)庫使用獨立的服務器部署。服務器硬件配置如下：CUP：雙核 CPU 主頻 以上內(nèi)存：2G 以上網(wǎng)卡：千兆網(wǎng)卡硬盤：空間足夠大（結(jié)合存儲數(shù)據(jù)量考慮） 。 PC機需根據(jù)實際情況，配置若干用于檔案數(shù)據(jù)的錄入、輸出、查詢、利用的終端辦公電腦。建議硬件配置如下：CUP：P4 主頻 以上內(nèi)存：1G 以上5 / 451） 服務器端：操作系統(tǒng)：Windows 2022/2022 Server；Linux數(shù)據(jù)庫：Microsoft Sql Server2022 /2022；Oracle 9i/10G中間件：Tomcat ；Weblogic 9/102） 客戶端： 操作系統(tǒng)：Windows XP/2022/7瀏覽器：Inter Explorer 東軟綜合檔案管理系統(tǒng)為用戶提供了一個安全、靈活、高效的“檔案管理平臺”。系統(tǒng)提供了安全控制功能對權(quán)限、數(shù)據(jù)和用戶進行控制，以確保系統(tǒng)的“數(shù)據(jù)安全”。信息采集、檔案管理和信息利用實現(xiàn)了檔案管理過程中的所有業(yè)務功能，同時用戶通過業(yè)務管理功能可以對文檔庫結(jié)構(gòu)和功能模塊進行“靈活配置”。另外系統(tǒng)可與全文檢索、OCR、流媒體、工作流引擎等服務組件進行集成。用戶可以在東軟綜合檔案管理系統(tǒng)平臺上建立起適合本單位的電子檔案管理系統(tǒng)。系統(tǒng)適用于：（1）綜合檔案室：對企、事業(yè)、各級政府本單位的綜合檔案進行管理。（2）綜合檔案館：各級檔案館，接收并管理所屬立檔單位的檔案。（3）集團式管理：集團單位對分布在不同地點的下級單位進行集團化的檔案管理，結(jié)合集團的實際情況，可以采用集中式或分布式的管理方案。6 / 45（4）行業(yè)應用:根據(jù)行業(yè)的特點和標準，利用東軟綜合檔案管理平臺實現(xiàn)對行業(yè)檔案的管理，如:? 結(jié)合制造業(yè)的特點，實現(xiàn)對產(chǎn)品圖紙的檔案管理。? 結(jié)合電力企業(yè)的標準、規(guī)范，實現(xiàn)對項目檔案管理；? 結(jié)合學校的管理，實現(xiàn)對教學、科研檔案管理；? 結(jié)合檢察院、法院的要求，實現(xiàn)對訴訟檔案管理；? 結(jié)合房產(chǎn)局業(yè)務，實現(xiàn)對房產(chǎn)交易檔案管理； ……東軟綜合檔案管理系統(tǒng)提供了靈活的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)自定義功能，用戶可以結(jié)合實際的業(yè)務情況定義文件庫、預歸檔庫和檔案庫的結(jié)構(gòu)及功能，并且能夠在自身需求、管理模式上發(fā)生變化時隨需應變。? 庫結(jié)構(gòu)管理用戶可以根據(jù)本單位管理的文件和檔案種類，如收文、發(fā)文、文書檔案、科技檔案、基建檔案、會計檔案、光盤檔案、錄像檔案、錄音檔案、設備檔案、實物檔案、照片檔案、圖書檔案等，自由的設置文件庫、預歸檔庫和檔案庫的結(jié)構(gòu)。同時系統(tǒng)中還提供了節(jié)點管理功能，對于檔案館或集團集中管理時可以將不同立檔單位、不同下級單位的數(shù)據(jù)分別建立在不同的節(jié)點下區(qū)分管理。? 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)管理對于不同種類文件和檔案以及在移交、歸檔、借閱、保管、銷毀等業(yè)務操作中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，系統(tǒng)提供大量的文檔庫數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)模板，用戶可以利用模板方便的建立文檔庫。同時可以對建立后的文檔庫可以通過修改文檔類型進行增加、刪除、修改字段名稱、字段長度、字段類型等屬性。? 流水號規(guī)則設置通過修改文檔類型功能可以對流水號字段的生成規(guī)則進行設置，如檔案號、盒號、件號、案卷號、卷內(nèi)順序號等常用流水號的規(guī)則均可設置?？梢栽O置生成的組合字段，如檔案號由年度+保管期限+流水號組成，也可以設置依賴字段如件號依賴年度形成流水，那么系統(tǒng)會根據(jù)不同的年度生成由 1 到 N 的流水號。在新增記錄時可以自動提取流水號，或者7 / 45使用編號功能統(tǒng)一生成流水號。? 自動維護表達式系統(tǒng)中內(nèi)置了常用的表達式，利用表達式可以獲取當前時間、用戶名、所屬部門；計算起止日期、頁數(shù)、件數(shù)等。通過修改文檔類型功能可以設置字段的默認值使用表達式獲取，在數(shù)據(jù)發(fā)生變化時系統(tǒng)會自動進行表達式的維護，如當案卷內(nèi)增加了一個新文件時，系統(tǒng)會對案卷的件數(shù)字段進行自動的維護計算。? 數(shù)據(jù)分類導航設置系統(tǒng)中提供了分類導航設置功能，可以設置文檔庫中的數(shù)據(jù)按某一個或多個字段組合進行分類導航。例如對于案卷可以設置按年度、分類號兩級分類導航或者按年度、保管期限、密級三級分類導航；對于文件可以設置按年度、文件移交狀態(tài)兩級分類導航。用戶可以結(jié)合業(yè)務需要進行自由調(diào)整，利用分類導航可以方便、快捷的查找到某一類數(shù)據(jù)。? 功能模塊配置系統(tǒng)中提供了對功能模塊的配置功能，可以按照用戶的業(yè)務需要對功能模塊進行增加、刪除、更名操作。對于有個性化需求和功能模塊，還可以進行配置。? 報表模板管理系統(tǒng)內(nèi)置大量規(guī)范的檔案報表模板，報表模板利用 EXCEL 進行制作，用戶可以對模板中的字體、打印內(nèi)容、排序方式等進行調(diào)整。系統(tǒng)提供檔案的數(shù)據(jù)錄入、移交、歸檔、借閱、統(tǒng)計、編研、銷毀、脫機保管、庫房管理、報表輸出、檢索查詢的完整功能，在此可以實現(xiàn)檔案業(yè)務的高效、自動管理。? 版本管理系統(tǒng)提供版本管理功能，可以對電子文件的各個版本進行維護。支持對電子文件的檢入和檢出，并記錄檢出、檢入的原因及人員信息；可以指定檢入部門或人員，只有指定的檢入人可以進行修改；檢入后系統(tǒng)自動保留舊版本，生成新版本。系統(tǒng)提供對多種格式文件的不同版本進行比較,包括 AutoCAD 文件,BMP 文件等。? 電子文件瀏覽系統(tǒng)內(nèi)置的瀏覽器支持文本文件、圖像文件、HTML 文件、Office 文件、CAD 文件等各8 / 45種格式的電子文件 200 多種，并支持放大、縮小、翻頁、旋轉(zhuǎn)等各種操作；同時，系統(tǒng)自動對下載到計算機上的臨時文件進行安全保護，防止用戶非法復制和打印。信息安全是檔案信息利用的基礎，系統(tǒng)提供權(quán)限管理、離線控制、數(shù)據(jù)加密、日志審計、用戶監(jiān)控等完整的安全防護體系，確保信息資源能夠安全存儲和利用。系統(tǒng)可以集成全文檢索、OCR、流媒體服務以及工作流引擎等。通過集成系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案內(nèi)容的高效檢索、掃描文件信息的自動提取、以及音視頻檔案的網(wǎng)絡點播和流程管理等功能。隨著信息化建設，各單位逐漸建立起 OA、MIS、ERP 等系統(tǒng)（統(tǒng)稱業(yè)務系統(tǒng)） ，這些系統(tǒng)中產(chǎn)生的大量有價值的信息都需要歸檔。東軟綜合檔案管理系統(tǒng)提供了完善的應用程序接口，可以進行數(shù)據(jù)歸檔查詢、統(tǒng)一用戶信息實現(xiàn)與業(yè)務系統(tǒng)之間的信息交互。? 統(tǒng)一用戶信息如果用戶已在業(yè)務系統(tǒng)中建立了本單位的組織機構(gòu)和用戶帳號，或采用 LDAP（輕量級目錄訪問協(xié)議）建立了單位的目錄服務。系統(tǒng)提供了一套組織機構(gòu)接口，能夠讀取業(yè)務系統(tǒng)中的組織機構(gòu)和用戶信息。通過組織機構(gòu)接口不僅能夠完成用戶身份認證，還可以利用這套接口構(gòu)建組織機構(gòu)樹，并在檔案管理系統(tǒng)中進行授權(quán)。采用接口讀取的方式可以在業(yè)務系統(tǒng)用戶信息發(fā)生變化時，如增加、刪除、修改用戶信息，實時的讀取到變化后的信息，確保了檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)中的組織機構(gòu)信息同步。? 數(shù)據(jù)歸檔查詢系統(tǒng)中提供一套數(shù)據(jù)交互的接口，業(yè)務系統(tǒng)可以調(diào)用接口實現(xiàn)數(shù)據(jù)的歸檔和查詢。數(shù)據(jù)交互的格式采用 XML 描述，內(nèi)容可以包括描述信息、正文、附件及處理單，以及其它需要歸檔的信息。系統(tǒng)提供的接口分為 Java 開發(fā)包和 Web Services 兩種方式，對于采用Java 語言開發(fā)的系統(tǒng)可以調(diào)用 Java 開發(fā)包，對于其它語言開發(fā)的系統(tǒng)可以調(diào)用 Web Services。? 應用集成9 / 45利用系統(tǒng)中的 JavaScript 接口可以實現(xiàn)與業(yè)務系統(tǒng)的應用集成。通過應用集成后用戶既可以直接訪問檔案管理系統(tǒng)查詢數(shù)據(jù)，也可以在業(yè)務系統(tǒng)中增加查詢檔案的鏈接，結(jié)合用戶權(quán)限控制可以直接在業(yè)務系統(tǒng)中查詢檔案信息。10 / 45三．系統(tǒng)功能介紹東軟綜合檔案管理系統(tǒng)根據(jù)電子檔案的收集、管理和利用的管理流程，提供了建庫、數(shù)據(jù)錄入、原件掃描采集、移交歸檔、數(shù)據(jù)導入導出、報表打印、統(tǒng)計、檔案編研、檔案銷毀、庫房實體管理、脫機保管、實物借閱、在線借閱、監(jiān)控報警以及電子檔案瀏覽、下載、打印等完整、高效、安全、易用的檔案管理基本功能，還提供選配功能提高系統(tǒng)錄入、查詢效率并保證系統(tǒng)安全。下面從檔案管理的業(yè)務角度進行信息收集、管理、保存、信息利用、業(yè)務維護、系統(tǒng)設置和安全設置進行介紹： 信息收集信息收集圖信息收集部分包含建立文檔庫、接口錄入、數(shù)據(jù)錄入、導入導出、移交歸檔等功能。接收不同來源的檔案數(shù)據(jù)：可以通過接口接收其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)；通過控件直接錄入檔案數(shù)據(jù)；通過掃描設備等直接錄入電子文件；通過導入、導出功能實現(xiàn)歷史數(shù)據(jù)的導入；通過移交歸檔實現(xiàn)臨時檔案到正式檔案的歸檔。綜合檔案管理系統(tǒng)以文檔庫的方式存儲數(shù)據(jù)，從業(yè)務過程上分為文件庫、預歸檔庫和檔案庫三大類。11 / 451）文件庫下的文檔庫主要用于收集和管理數(shù)據(jù)文件，包括上級機關(guān)下發(fā)的文件、單位發(fā)出的文件以及從 OA 系統(tǒng)中收集到的數(shù)據(jù)。此分類下包括收文庫、發(fā)文庫、移交記錄庫等數(shù)據(jù)庫。收集到的數(shù)據(jù)文件可以移交到預歸檔庫中對應的文檔庫中進行整理，也可以不移交，保留在當前庫中。2）預歸檔庫下的文檔庫主要用于接收和管理由文件庫移