【正文】 1999 年 12 月，由國家檔案局發(fā)布正式成為國家標(biāo)準(zhǔn)——《GB/T 176781999 CAD 電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》 ，此標(biāo)準(zhǔn)包括兩個(gè)部分：《GB/T 第一部分：電子文件歸檔與檔案管理》《GB/T 第二部分：光盤信息組織結(jié)構(gòu)》 。在服務(wù)領(lǐng)域，東軟提供包括 IT 咨詢服務(wù)、應(yīng)用開發(fā)和維護(hù)、第三方 ERP 咨詢與實(shí)施、專業(yè)測試及性能工程服務(wù)、與本地化服務(wù)、IT 基礎(chǔ)設(shè)施服務(wù)、業(yè)務(wù)流程外包（BPO）IT 教育與培訓(xùn)等服務(wù)業(yè)務(wù)。目前，公司擁有員工 17000 余名，在中國建立了6 個(gè)軟件研發(fā)基地，8 個(gè)區(qū)域總部，在 40 多個(gè)城市建立營銷與服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，在大連、南海、成都和沈陽分別建立 3 所東軟信息學(xué)院和 1 所生物醫(yī)學(xué)與信息工程學(xué)院；在美國、日本、歐洲、中東設(shè)有子公司。通過 Neusoft 可以實(shí)現(xiàn)檔案及現(xiàn)行文件的在線采集；通過 Neusoft 可以實(shí)現(xiàn)收集、征集業(yè)務(wù)的在線監(jiān)控；通過 Neusoft 可以實(shí)現(xiàn)檔案的全生命周期的管理；通過 Neusoft 可以實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)化管理；通過 Neusoft 可以實(shí)現(xiàn)檔案的多網(wǎng)應(yīng)用；通過 Neusoft 可以擴(kuò)大檔案的利用范圍；30 / 45……? 安全角度系統(tǒng)可以通過身份識(shí)別、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)加密、數(shù)據(jù)傳輸、日志管理、在線監(jiān)控、離線安全策略等模塊對(duì)系統(tǒng)中的檔案進(jìn)行嚴(yán)密的安全控制，保證檔案數(shù)據(jù)的安全性。Neusoft 可以針對(duì)不同類型的檔案進(jìn)行有效管理。系統(tǒng)提供所見即所得的圖形化的表單編輯器，提供豐富的控件，支持復(fù)雜格式的表格編輯和多頁面表單，可以快捷的設(shè)計(jì)出工作聯(lián)系單、審核、審批等界面，且可隨時(shí)修改調(diào)整。綜合檔案管理系統(tǒng)提供安全策略管理功能實(shí)現(xiàn)電子文件的安全保管，在脫機(jī)的情況下系統(tǒng)仍能夠?qū)ξ臋n進(jìn)行有效的跟蹤和控制，即使通過網(wǎng)絡(luò)非法手段獲取電子檔案文件，由于無法解密，仍然無法打開瀏覽、使用。實(shí)時(shí)流與HTTP 流式傳輸不同，他需要專用的流媒體服務(wù)器與傳輸協(xié)議。根據(jù)固定模板，對(duì)文件進(jìn)行識(shí)別，將識(shí)別的內(nèi)容顯示在錄入界面中對(duì)應(yīng)的字段上，用戶核對(duì)后即可進(jìn)行提交。建立全文檢索引擎，并支持增量索引。并提供統(tǒng)計(jì)功能，可以根據(jù)實(shí)際需要統(tǒng)計(jì)出哪些用戶在一定時(shí)間段內(nèi)做了哪些操作等，為安全控制提供可靠依據(jù)?？梢愿鶕?jù)訪問用戶的不同，設(shè)定能否永久訪問，如果臨時(shí)訪問，還可以設(shè)置訪問的有效時(shí)間，過期系統(tǒng)自動(dòng)取消權(quán)限。也可以單獨(dú)給某一個(gè)用戶授權(quán)。每個(gè)文檔庫可以設(shè)置各自的存儲(chǔ)介質(zhì)保存電子文件。此處維護(hù)的模板來源有兩個(gè)，一個(gè)是系統(tǒng)自帶的數(shù)據(jù)庫模板，一個(gè)是用戶通過定制、修改文檔庫后發(fā)布的模板。業(yè)務(wù)管理員可以上傳、修改需要的圖標(biāo)。代碼表可以定義一級(jí)代碼和多級(jí)代碼表兩種。2）文件匯編將用戶所需要的資料打印或下載下來以便用戶使用。支持跨庫高級(jí)檢索。 檢索選擇指定類型，輸入想要檢索的字符，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)在當(dāng)前指定類型的所有字段查詢出符合條件的所有記錄，并將記錄返回給用戶。 （需與硬件進(jìn)行接口集成）系統(tǒng)管理員可以根據(jù)需要定制統(tǒng)計(jì)條件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并打印統(tǒng)計(jì)結(jié)果，下載統(tǒng)計(jì)圖表（圖表18 / 45支持 2d、3d 的柱圖、餅圖、曲線圖等） 。庫房庫中可以根據(jù)實(shí)際需要建立庫房、區(qū)域、列、節(jié)和層。檔案管理員到銷毀庫中檢索到需要進(jìn)行清除的記錄，將其清除。檔案管理員根據(jù)鑒定結(jié)果打印升級(jí)保管清單，領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，將鑒定出的記錄進(jìn)行升級(jí)保管。除了固定方案之外，檔案管理員還可以根據(jù)實(shí)際需要設(shè)置統(tǒng)計(jì)條件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。5）借閱統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)提供多種統(tǒng)計(jì)方案，系統(tǒng)管理員可以根據(jù)需要進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并打印統(tǒng)計(jì)結(jié)果，下載統(tǒng)計(jì)圖表（圖表支持 2d、3d 的柱圖、餅圖、曲線圖等） 。打印預(yù)覽可以預(yù)覽打印結(jié)果。導(dǎo)入功能支持導(dǎo)入xml、txt、mdb、xls、dbf、ods 等多種文件格式。用戶可以根據(jù)權(quán)限查看檔案記錄。2）批量上載掛接系統(tǒng)提供批量上載掛接功能，將多個(gè)電子文件上傳到服務(wù)器生成記錄，并根據(jù)文件命名規(guī)則，建立與父記錄的掛接關(guān)系。 5）信息自動(dòng)提取系統(tǒng)根據(jù)規(guī)則生成主題詞、檔號(hào)、創(chuàng)建時(shí)間、頁數(shù)等字段對(duì)應(yīng)的信息。用戶使用此功能進(jìn)行案卷、卷內(nèi)、文件等信息條目的錄入工作。由于數(shù)據(jù)信息來源不同，數(shù)據(jù)的多元化以及客戶的特殊需求，使得文檔庫結(jié)構(gòu)需要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行靈活多樣的變化。11 / 451）文件庫下的文檔庫主要用于收集和管理數(shù)據(jù)文件，包括上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的文件、單位發(fā)出的文件以及從 OA 系統(tǒng)中收集到的數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)交互的格式采用 XML 描述，內(nèi)容可以包括描述信息、正文、附件及處理單，以及其它需要?dú)w檔的信息。通過集成系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案內(nèi)容的高效檢索、掃描文件信息的自動(dòng)提取、以及音視頻檔案的網(wǎng)絡(luò)點(diǎn)播和流程管理等功能。? 報(bào)表模板管理系統(tǒng)內(nèi)置大量規(guī)范的檔案報(bào)表模板，報(bào)表模板利用 EXCEL 進(jìn)行制作，用戶可以對(duì)模板中的字體、打印內(nèi)容、排序方式等進(jìn)行調(diào)整。在新增記錄時(shí)可以自動(dòng)提取流水號(hào)，或者7 / 45使用編號(hào)功能統(tǒng)一生成流水號(hào)。6 / 45（4）行業(yè)應(yīng)用:根據(jù)行業(yè)的特點(diǎn)和標(biāo)準(zhǔn)，利用東軟綜合檔案管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)對(duì)行業(yè)檔案的管理，如:? 結(jié)合制造業(yè)的特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)對(duì)產(chǎn)品圖紙的檔案管理。建議硬件配置如下：CUP：P4 主頻 以上內(nèi)存：1G 以上5 / 451） 服務(wù)器端：操作系統(tǒng)：Windows 2022/2022 Server；Linux數(shù)據(jù)庫：Microsoft Sql Server2022 /2022；Oracle 9i/10G中間件：Tomcat ；Weblogic 9/102） 客戶端： 操作系統(tǒng)：Windows XP/2022/7瀏覽器：Inter Explorer 東軟綜合檔案管理系統(tǒng)為用戶提供了一個(gè)安全、靈活、高效的“檔案管理平臺(tái)”。6） 光盤刻錄機(jī)：用于電子檔案的刻錄、存儲(chǔ)及備份。包括了檔案的所有業(yè)務(wù)功能，包含信息的收集、整理、歸檔、管理、保管、利用等。系統(tǒng)軟件：為硬件設(shè)備和應(yīng)用系統(tǒng)提供軟件支持。4．實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理：與企、事業(yè)單位中已建立的辦公自動(dòng)化（OA）、管理信息系統(tǒng)（MIS）、企業(yè)資源計(jì)劃（ERP）等業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行無縫的銜接。檔案是一個(gè)單位知識(shí)資源的核心部分，也是知識(shí)資源管理中最基礎(chǔ)部分。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和企、事業(yè)單位信息化建設(shè)的逐步深入，給檔案管理帶來了巨大的挑戰(zhàn)。電子檔案管理系統(tǒng)要能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)實(shí)體檔案和電子檔案的有效管理，同時(shí)應(yīng)根據(jù)用戶單位的特點(diǎn)，結(jié)合電子文件管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和理論，積極探索對(duì)電子文件的長期保存及完整性、真實(shí)性方面的研究。網(wǎng)絡(luò)：為系統(tǒng)提供信息傳輸平臺(tái)。3．基礎(chǔ)應(yīng)用層：提供系統(tǒng)基礎(chǔ)的應(yīng)用功能，為業(yè)務(wù)應(yīng)用提供支撐。3） 數(shù)碼相機(jī)：用于實(shí)體檔案拍照、數(shù)碼照片的錄入。建議將 WEB 應(yīng)用服務(wù)、流媒體服務(wù)和數(shù)據(jù)庫使用獨(dú)立的服務(wù)器部署。系統(tǒng)適用于：（1）綜合檔案室：對(duì)企、事業(yè)、各級(jí)政府本單位的綜合檔案進(jìn)行管理。同時(shí)可以對(duì)建立后的文檔庫可以通過修改文檔類型進(jìn)行增加、刪除、修改字段名稱、字段長度、字段類型等屬性。用戶可以結(jié)合業(yè)務(wù)需要進(jìn)行自由調(diào)整，利用分類導(dǎo)航可以方便、快捷的查找到某一類數(shù)據(jù)。? 電子文件瀏覽系統(tǒng)內(nèi)置的瀏覽器支持文本文件、圖像文件、HTML 文件、Office 文件、CAD 文件等各8 / 45種格式的電子文件 200 多種，并支持放大、縮小、翻頁、旋轉(zhuǎn)等各種操作；同時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)下載到計(jì)算機(jī)上的臨時(shí)文件進(jìn)行安全保護(hù)，防止用戶非法復(fù)制和打印。通過組織機(jī)構(gòu)接口不僅能夠完成用戶身份認(rèn)證，還可以利用這套接口構(gòu)建組織機(jī)構(gòu)樹，并在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行授權(quán)。下面從檔案管理的業(yè)務(wù)角度進(jìn)行信息收集、管理、保存、信息利用、業(yè)務(wù)維護(hù)、系統(tǒng)設(shè)置和安全設(shè)置進(jìn)行介紹： 信息收集信息收集圖信息收集部分包含建立文檔庫、接口錄入、數(shù)據(jù)錄入、導(dǎo)入導(dǎo)出、移交歸檔等功能。此分類下包括：傳統(tǒng)文書、新文書、科技、基建、會(huì)計(jì)、光盤、錄音、錄像、設(shè)備、實(shí)物、照片、圖書以及用戶自定義的文檔庫。節(jié)點(diǎn)用于對(duì)文檔庫進(jìn)行分類，可以根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行建立，將屬于同一類型的文檔庫建立在一個(gè)節(jié)點(diǎn)下。 2）代碼選擇系統(tǒng)將有規(guī)律的字段信息形成代碼列表和代碼樹（例如：保管期限） ，在錄入頁面中，此類字段會(huì)自動(dòng)產(chǎn)生下拉列表和下列樹，供用戶選擇錄入。7）批量修改系統(tǒng)可對(duì)用戶選擇的一批數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一修改，即用戶根據(jù)自己實(shí)際需要使用批量修改功能統(tǒng)一自動(dòng)修改條目內(nèi)容（包括加前綴、后綴、替換中間內(nèi)容等） 。移交歸檔是檔案管理重要的操作流程。2）自動(dòng)組卷系統(tǒng)提供自動(dòng)組卷功能，根據(jù)用戶設(shè)置的組卷?xiàng)l件，將文件記錄自動(dòng)添加到案卷下，形成卷內(nèi)目錄。數(shù)據(jù)導(dǎo)出時(shí)，支持覆蓋導(dǎo)出。3）借閱催還檔案管理員可以對(duì)“已到期”的借閱記錄進(jìn)行催還，催還方式分為郵件、手機(jī)短信、系統(tǒng)消息和打印催還單四種，可以同時(shí)選擇多種催還方式通知借閱者歸還借閱的案卷或文件。? 按借閱目的統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)某一時(shí)間段內(nèi)被借閱的所有檔案各自對(duì)應(yīng)不同目的的累計(jì)次數(shù),這樣可以統(tǒng)計(jì)出檔案的用途，測評(píng)檔案的實(shí)際應(yīng)用利用率。檔案管理員根據(jù)鑒定結(jié)果打印銷毀單，領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，將鑒定出的記錄進(jìn)行銷毀。檔案管理員到銷毀庫中檢索到需要進(jìn)行還原的記錄，將其還原，系統(tǒng)還原此記錄對(duì)應(yīng)的原始記錄并記錄還原狀態(tài)，檔案庫中可以看到此記錄。? 按時(shí)間統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)在某一時(shí)間段內(nèi)被銷毀的所有檔案次數(shù)?？梢圆榭磶旆?、區(qū)域、列、節(jié)、層上的分類情況，使用情況和環(huán)境情況。用戶選擇指定磁盤，將檔案記錄下載到指定磁盤上。檢索后系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)記錄檢索條件，方便用戶進(jìn)行第二次檢索。 （詳見選配模塊中全文檢索組件說明）檔案編研方便用戶對(duì)文獻(xiàn)原文進(jìn)行整理。2）借閱審批檔案負(fù)責(zé)人審批借閱申請，如果同意申請，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)給予申請人其申請的權(quán)限。可以新建、導(dǎo)入、修改主題詞。 安全策略管理（參見選配功能）參見選配功能中安全策略管理說明。用戶信息可以直接從系統(tǒng)錄入，也可以通過接口方式讀取其他系統(tǒng)中的組織人員信息。權(quán)限控制可以從人員、對(duì)象、功能和有效期限四個(gè)方面進(jìn)行控制，達(dá)到安全控制目的。另外，系統(tǒng)還支持字段代碼授權(quán)，可以實(shí)現(xiàn)特定數(shù)據(jù)的訪問，例如：同一機(jī)構(gòu)下的用戶只能訪問對(duì)應(yīng)機(jī)構(gòu)的檔案記錄，不能訪問其他機(jī)構(gòu)檔案記錄的功能。用戶可以在回收站里還原刪除的數(shù)據(jù)或經(jīng)檢驗(yàn)后徹底刪除數(shù)據(jù)。24 / 45四．選配功能綜合檔案管理系統(tǒng)提供一些選配功能，提高系統(tǒng)的收集、利用的效率，并確保系統(tǒng)安全性，選配功能可以和綜合檔案管理系統(tǒng)結(jié)合成統(tǒng)一的整體。綜合檔案管理系統(tǒng)采用 OCR 技術(shù)直接獲得圖片上的文字信息。流媒體的傳輸方式又分為兩種：順序流式傳輸和實(shí)時(shí)流式傳輸，下面簡單介紹一下兩種流媒體的傳輸方式：順序流式傳輸是順序下載，在下載文件的同時(shí)用戶可觀看在線媒體，在給定時(shí)刻，用戶只能觀看已下載的那部分，而不能跳到還未下載的前頭部分，順序流式傳輸不像實(shí)時(shí)流式傳輸在傳輸期間根據(jù)用戶連接的速度做調(diào)整。因此，當(dāng)用戶需要管理更多種類多媒體文件時(shí)，由多媒體檔案管理員事先將多媒體文件進(jìn)行轉(zhuǎn)換，形成系統(tǒng)支持的幾種主流的文件格式即可。SEAS 系統(tǒng)集成工作流引擎，支持業(yè)務(wù)流程審批，針對(duì)業(yè)務(wù)處理過程中的各個(gè)辦理步驟、步驟的執(zhí)行順序、子任務(wù)的嵌套、任務(wù)的辦理人員、執(zhí)行任務(wù)所調(diào)用的應(yīng)用程序等相關(guān)信息進(jìn)行管理描述。Neusoft 解決方案是目前檔案領(lǐng)域最全面的解決方案之一，符合國家級(jí)、省級(jí)、市級(jí)、區(qū)/鎮(zhèn)級(jí)等檔案管和各類專業(yè)檔案館的數(shù)字化檔案管理的要求?！? 業(yè)務(wù)角度隨著經(jīng)濟(jì)、技術(shù)的發(fā)展各類檔案館的業(yè)務(wù)也在不斷的隨著變化。Neusoft 可以對(duì)企業(yè)的重要檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行身份識(shí)別、權(quán)限控制、數(shù)據(jù)加密等安全控制，以及高密數(shù)據(jù)、低密數(shù)據(jù)的針對(duì)性解決方案設(shè)計(jì)。我們的客戶遍布世界各地。35 / 45東軟致力于成為最受社會(huì)、客戶、股東和員工尊敬的公司，并通過組織與過程的持