禮儀公關(guān)-商務(wù)禮儀--現(xiàn)代企業(yè)秘書實(shí)務(wù)(完整版)
【正文】 題內(nèi)容 同類內(nèi)容的文件歸在一起 ， 建立一個(gè)易區(qū)分的主題 如建立供應(yīng)類文件和銷售類文件不同主題 ?按形成時(shí)間 文件形成時(shí)間年 、 月 、 日的先后 ，看發(fā)展變化 如將財(cái)務(wù)發(fā)票本按年 、 月分類 商務(wù)禮儀與職業(yè)形象 38 信息管理 —— 分類 ?按地區(qū)范圍 業(yè)務(wù)活動(dòng)以地區(qū)更顯重要和方便時(shí) ， 確定地區(qū)名 如西北分公司 、 東北分公司 ?按數(shù)字規(guī)律 按規(guī)律用數(shù)字給文件編號(hào)歸檔 ，便于增添和查找 如人事檔案的編號(hào) ， 病歷 ， 微機(jī)管理 商務(wù)禮儀與職業(yè)形象 39 信息管理 —— 分類 ?按檔案來(lái)源 保持文件形成的來(lái)源地的清晰 ，不隨意拆散 、 搬家 如市辦公廳文件 、 市經(jīng)貿(mào)委文件 ?按載體形式 根據(jù)檔案載體的不同而分類 如紙質(zhì)類 ， 音像類 ， 電子類 ， 縮微膠卷 ?綜合應(yīng)用各類 ，如先時(shí)間，后主題，再地區(qū) 商務(wù)禮儀與職業(yè)形象 40 七、人際交往 ?人際關(guān)系 ?氣質(zhì)類型 ?約哈里窗戶 ?與同事相處 ?與上司相處 商務(wù)禮儀與職業(yè)形象 41 人際關(guān)系 ?人際關(guān)系是指 在社會(huì)活動(dòng)中，人們相互間所結(jié)成的各種關(guān)系，也可以說是反映人與人之間心理上的距離。應(yīng)努力挖掘潛在意識(shí)，認(rèn)知自我，縮小未知區(qū)。應(yīng)從他人處獲取自己的信息，努力縮小該區(qū)。 邏輯條理清楚 ， 觀點(diǎn)鮮明 ， 不堆砌拼湊 ， 必要時(shí) 加理論說明 。 及時(shí)印發(fā) ， 作為依據(jù) ， 起到指示 、 指導(dǎo) 、 協(xié)調(diào) 、 約束作用 。 商務(wù)禮儀與職業(yè)形象 22 會(huì)議 簡(jiǎn)報(bào)寫作 ?快 搶時(shí)間 ， 不拖拉 ， 邊聽 、 邊記 、 邊分析 、 邊整理 ， 滿足時(shí)限性 。 ? 概括式 根據(jù)會(huì)議記錄分析綜合 ， 概括大會(huì) 、小組情況 ， 供閱 。 ” 商務(wù)禮儀與職業(yè)形象 4 秘書一天的工作 ? 開門前后： a、 取郵件報(bào)紙 b、 開門 ， 定格觀看辦公室 （ 有 ， 無(wú) ） c、 取傳真件 ， 翻日歷 ， 對(duì)時(shí)鐘 ， 打開電器 商務(wù)禮儀與職業(yè)形象 5 秘書一天的工作 常規(guī)工作： （ 迅速按優(yōu)先順序排列 ） A、 查閱日志 （ 準(zhǔn)備 、 提醒 ） B、 處理郵件 、 來(lái)件 （ 拆封 、 分類 、 呈送 、 發(fā)出郵件 ） C、 聆聽上司指示 （ 筆記 ） D、 接打電話 、 收發(fā)傳真 、 電子郵件 E、 制備文稿 （ 起草 、 修改 、 審批 打印 、 裝訂 ） F、 接待訪客 G、 安排會(huì)議 、 約會(huì) H、 處理辦公室事務(wù) （ 清潔 ， 安全 ， 購(gòu)水 、 用品 ， 訂票 ） 商務(wù)禮儀與職業(yè)形象 6 秘書一天的工作 日志項(xiàng)目： （ 當(dāng)日必完成 ） A、 為上司 —— 外出 ， 會(huì)議 ， 會(huì)客等 （ 準(zhǔn)備 ， 參與 結(jié)束 ） B、 為自己 —— 外出 ， 會(huì)議 ， 會(huì)客等 （ 準(zhǔn)備 ， 參與 結(jié)束 ） 新增內(nèi)容： （ 立即調(diào)整先后次序 ， 張而有序 ， 忙而不亂 ） A、 新加工作 —— B、 應(yīng)急工作 —— C、 突發(fā)事件 —— 商務(wù)禮儀與職業(yè)形象 7 秘書一天的工作 ? 關(guān)門前后： A、 查看日志 （ 提醒上司 ， 自己清晰 ） B、 回顧當(dāng)日 （ 是否結(jié)束 ， 加班否 ） C、 離前必做 （ 清理辦公桌 ， 存放信息 ， 關(guān)閉機(jī)器 ， 切斷電源 ， 保密檢查 ， 柜屜上鎖 ， 關(guān)窗關(guān)門 ） 商務(wù)禮儀與職業(yè)形象 8 秘書：化平凡為偉大 每日記錄，一周統(tǒng)計(jì)，周志顯示： 接電話 500次，打電話 380次，接訪客 70位，做文件 36份（ 5萬(wàn)字）， 出外訪 17家，參加會(huì) 14個(gè)，處理事務(wù) 68件 再加入分析、評(píng)價(jià)，送交上司 結(jié)論： 自己小結(jié)獲鼓舞，上司清楚受感動(dòng)， 加強(qiáng)溝通近感情，平凡工作有偉大 商務(wù)禮儀與職業(yè)形象 9 如何管理時(shí)間 ?明確目標(biāo) ?建立計(jì)劃 ， 寫成清單 ?設(shè)定先后順序 ， 分清輕重緩急 ?遇事馬上做 ， 現(xiàn)在就做 ?第一次就做好 ， 次次做好 ?專心致志 ， 不要有頭無(wú)尾 ? 珍惜今天 ， 當(dāng)日事當(dāng)日畢 ?養(yǎng)成整潔和有條理的習(xí)慣 ?養(yǎng)成快速的節(jié)奏感 ?設(shè)定完成期限 ?善用零碎時(shí)間 商務(wù)禮儀與職業(yè)形象 10 如何管理時(shí)間
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