禮儀公關-商務禮儀--現(xiàn)代企業(yè)秘書實務(完整版)
【正文】 題內容 同類內容的文件歸在一起 ， 建立一個易區(qū)分的主題 如建立供應類文件和銷售類文件不同主題 ?按形成時間 文件形成時間年 、 月 、 日的先后 ，看發(fā)展變化 如將財務發(fā)票本按年 、 月分類 商務禮儀與職業(yè)形象 38 信息管理 —— 分類 ?按地區(qū)范圍 業(yè)務活動以地區(qū)更顯重要和方便時 ， 確定地區(qū)名 如西北分公司 、 東北分公司 ?按數(shù)字規(guī)律 按規(guī)律用數(shù)字給文件編號歸檔 ，便于增添和查找 如人事檔案的編號 ， 病歷 ， 微機管理 商務禮儀與職業(yè)形象 39 信息管理 —— 分類 ?按檔案來源 保持文件形成的來源地的清晰 ，不隨意拆散 、 搬家 如市辦公廳文件 、 市經貿委文件 ?按載體形式 根據(jù)檔案載體的不同而分類 如紙質類 ， 音像類 ， 電子類 ， 縮微膠卷 ?綜合應用各類 ，如先時間，后主題，再地區(qū) 商務禮儀與職業(yè)形象 40 七、人際交往 ?人際關系 ?氣質類型 ?約哈里窗戶 ?與同事相處 ?與上司相處 商務禮儀與職業(yè)形象 41 人際關系 ?人際關系是指 在社會活動中，人們相互間所結成的各種關系，也可以說是反映人與人之間心理上的距離。應努力挖掘潛在意識，認知自我，縮小未知區(qū)。應從他人處獲取自己的信息，努力縮小該區(qū)。 邏輯條理清楚 ， 觀點鮮明 ， 不堆砌拼湊 ， 必要時 加理論說明 。 及時印發(fā) ， 作為依據(jù) ， 起到指示 、 指導 、 協(xié)調 、 約束作用 。 商務禮儀與職業(yè)形象 22 會議 簡報寫作 ?快 搶時間 ， 不拖拉 ， 邊聽 、 邊記 、 邊分析 、 邊整理 ， 滿足時限性 。 ? 概括式 根據(jù)會議記錄分析綜合 ， 概括大會 、小組情況 ， 供閱 。 ” 商務禮儀與職業(yè)形象 4 秘書一天的工作 ? 開門前后： a、 取郵件報紙 b、 開門 ， 定格觀看辦公室 （ 有 ， 無 ） c、 取傳真件 ， 翻日歷 ， 對時鐘 ， 打開電器 商務禮儀與職業(yè)形象 5 秘書一天的工作 常規(guī)工作： （ 迅速按優(yōu)先順序排列 ） A、 查閱日志 （ 準備 、 提醒 ） B、 處理郵件 、 來件 （ 拆封 、 分類 、 呈送 、 發(fā)出郵件 ） C、 聆聽上司指示 （ 筆記 ） D、 接打電話 、 收發(fā)傳真 、 電子郵件 E、 制備文稿 （ 起草 、 修改 、 審批 打印 、 裝訂 ） F、 接待訪客 G、 安排會議 、 約會 H、 處理辦公室事務 （ 清潔 ， 安全 ， 購水 、 用品 ， 訂票 ） 商務禮儀與職業(yè)形象 6 秘書一天的工作 日志項目： （ 當日必完成 ） A、 為上司 —— 外出 ， 會議 ， 會客等 （ 準備 ， 參與 結束 ） B、 為自己 —— 外出 ， 會議 ， 會客等 （ 準備 ， 參與 結束 ） 新增內容： （ 立即調整先后次序 ， 張而有序 ， 忙而不亂 ） A、 新加工作 —— B、 應急工作 —— C、 突發(fā)事件 —— 商務禮儀與職業(yè)形象 7 秘書一天的工作 ? 關門前后： A、 查看日志 （ 提醒上司 ， 自己清晰 ） B、 回顧當日 （ 是否結束 ， 加班否 ） C、 離前必做 （ 清理辦公桌 ， 存放信息 ， 關閉機器 ， 切斷電源 ， 保密檢查 ， 柜屜上鎖 ， 關窗關門 ） 商務禮儀與職業(yè)形象 8 秘書：化平凡為偉大 每日記錄，一周統(tǒng)計，周志顯示： 接電話 500次，打電話 380次，接訪客 70位，做文件 36份（ 5萬字）， 出外訪 17家，參加會 14個，處理事務 68件 再加入分析、評價，送交上司 結論： 自己小結獲鼓舞，上司清楚受感動， 加強溝通近感情，平凡工作有偉大 商務禮儀與職業(yè)形象 9 如何管理時間 ?明確目標 ?建立計劃 ， 寫成清單 ?設定先后順序 ， 分清輕重緩急 ?遇事馬上做 ， 現(xiàn)在就做 ?第一次就做好 ， 次次做好 ?專心致志 ， 不要有頭無尾 ? 珍惜今天 ， 當日事當日畢 ?養(yǎng)成整潔和有條理的習慣 ?養(yǎng)成快速的節(jié)奏感 ?設定完成期限 ?善用零碎時間 商務禮儀與職業(yè)形象 10 如何管理時間
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