【正文】 會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。 ? ，即每個(gè)案卷在目錄中的流水號(hào)。報(bào)表多時(shí)，還可以按報(bào)表名稱或其反映的地區(qū)和行業(yè)立卷。 ? 會(huì)計(jì)賬簿一般可在年終結(jié)賬、決算后整理立卷。 （三）會(huì)計(jì)文件的立卷 ? ? 會(huì)計(jì)憑證立卷時(shí)，一本憑證作為一個(gè)保管單位。 會(huì)計(jì)年度 – 形式 – （憑證、賬簿、報(bào)表） – 保管期限分類法 年度 形式 保管期限 卷號(hào) 2022年 報(bào)表 永久 1~2 賬簿 25年 3~4 憑證 15年 5~6 2022年 報(bào)表 永久 7~8 賬簿 25年 9~10 憑證 15年 11~12 –保管期限 –組織機(jī)構(gòu)分類法 ? 即首先把會(huì)計(jì)檔案按年度分開(kāi)，再把每個(gè)會(huì)計(jì)年度內(nèi)的文件按不同保管期限分開(kāi)，最后把同一保管期限內(nèi)的文件，按單位內(nèi)的組織機(jī)構(gòu)順序進(jìn)行排列。會(huì)計(jì)報(bào)表檔案盒的一般規(guī)格為長(zhǎng) 30 22 （ 35） cm，、與賬簿檔案盒類似。會(huì)計(jì)憑證保管期限較短，一般不超過(guò) 15年。期滿之后，原則上應(yīng)由財(cái)物會(huì)計(jì)部門(mén)編制清冊(cè)，移交本單位的檔案部門(mén)保管。 四、 會(huì)計(jì)檔案工作的管理體制 ? 財(cái)政部門(mén)與國(guó)家檔案局負(fù)責(zé)全國(guó)會(huì)計(jì)檔案事務(wù)。 ? ：從形成會(huì)計(jì)檔案的部門(mén)與單位來(lái)看，凡是具備單獨(dú)會(huì)計(jì)核算的單位，包括各種機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體、部隊(duì)等，都會(huì)產(chǎn)生會(huì)計(jì)檔案，涉及面極為廣泛。 會(huì)計(jì)檔案 ? 一、會(huì)計(jì)檔案的概念 ? 會(huì)計(jì)檔案是國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位、個(gè)體工商戶和其它組織在會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的原始記錄。 ? ：會(huì)計(jì)系統(tǒng)包括工業(yè)會(huì)計(jì)、農(nóng)業(yè)會(huì)計(jì)、銀行會(huì)計(jì)、行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)等。 ? 各級(jí)人民政府財(cái)政部門(mén)和檔案行政管理部門(mén)共同負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。財(cái)物會(huì)計(jì)部門(mén)和經(jīng)辦人員必須按期將應(yīng)歸檔的會(huì)計(jì)檔案，全部移交檔案部門(mén)，不得自行封包保存。盒內(nèi)檔案銷毀后，只需調(diào)換脊背上的憑證卡片就可以繼續(xù)用于存放新的檔案。封面上印有編號(hào)、密級(jí)、年度、會(huì)計(jì)報(bào)表、編報(bào)單位、單位負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管、保管期限等項(xiàng)目，脊背上印有會(huì)計(jì)報(bào)表、年度、目錄號(hào)、案卷號(hào)、保管期限等項(xiàng)目。同一組織機(jī)構(gòu)的文件還可先排報(bào)表、后排賬簿與憑證。一般應(yīng)將各種記賬憑證連同所附原始憑證一起按時(shí)間順序整理排列，并編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，每月從第 1號(hào)編起。跨年度使用的固定資產(chǎn)賬等，可在使用結(jié)束年立卷。 ? 以上各類案卷裝訂時(shí)，要去除金屬物，編制頁(yè)號(hào)。 ? ，即是記賬時(shí)按科目賦予的憑證編號(hào)。定期保管期限分為 3年、 5年、 10年、 15年、 25年 5類。然后，編造擬銷毀檔案清冊(cè)，報(bào)單位分管會(huì)計(jì)工作和檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)審批。 會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè) 案卷號(hào) 單位 類別 案卷標(biāo)題 所屬年月 會(huì)計(jì)專業(yè)編號(hào) 頁(yè)數(shù) 保管期限 鑒定日期 銷毀日期 備注 會(huì)計(jì)檔案銷毀審批報(bào)告 會(huì)計(jì)檔案銷毀審批報(bào)告 經(jīng)會(huì)計(jì)檔案鑒定小組于 年 月 日鑒定后，共清理出無(wú)保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案（ ）卷，應(yīng)予銷毀，請(qǐng)審批。 ? ? 文字說(shuō)明是對(duì)照片的事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等情況的簡(jiǎn)短介紹性文字，對(duì)于檔案管理人員和利用者解讀照片檔案的內(nèi)容具有重要的作用。 ? （ 3）本單位組織或參加的重要外事活動(dòng)的照片。底片、照片、說(shuō)明應(yīng)完整歸檔。 （四）照片檔案的整理 ? 按照 《 照片檔案管理規(guī)范 》 的要求，照片檔案的底片應(yīng)單獨(dú)整理和存放，照片和說(shuō)明文字應(yīng)一同整理和存放。 ? 照片檔案的案卷一般按照內(nèi)容進(jìn)行立卷；照片檔案數(shù)量較少的單位，一年的照片也可以組合成一卷。底片目錄登記簿包括的項(xiàng)目有：分類號(hào)、底片號(hào)、照片號(hào)、簡(jiǎn)要內(nèi)容、拍攝者、拍攝時(shí)間、拍攝地點(diǎn)、底片數(shù)量、技術(shù)狀況、底片來(lái)源、收到或發(fā)出日期、備考等。底片冊(cè)、照片冊(cè)所用封面、封底、芯頁(yè)均應(yīng)采用中性偏堿性紙質(zhì)材料制作，其 PH值應(yīng)在– ，化學(xué)性能穩(wěn)定，且不易產(chǎn)生碎屑或脫落的纖維。 ? 底片、照片應(yīng)恒溫、恒濕保存。 ? 照片檔案入庫(kù)前應(yīng)進(jìn)行檢查。若發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)查明原因，及時(shí)采取補(bǔ)救措施。這種方式既有利于保護(hù)檔案原件，又可提高照片檔案的利用率，是目前檔案部門(mén)開(kāi)展照片檔案利用服務(wù)的主要方式。錄音、錄像檔案分為紀(jì)實(shí)性和制作性兩種類型。與音像材料有關(guān)的文字材料應(yīng)與其同時(shí)歸檔。 ? 對(duì)經(jīng)驗(yàn)收并需入庫(kù)的錄音、錄像檔案，應(yīng)按收到的先后順序進(jìn)行登記；登記的主要項(xiàng)目有：編號(hào)、收到日期、錄制日期、內(nèi)容、責(zé)任者、錄制單位、錄制地點(diǎn)、技術(shù)狀況、播放時(shí)間、數(shù)量、備注等。 ? 錄音、錄像檔案應(yīng)避免平放保存，其正確存放方式為豎放，這樣可使其受力均勻，避免磁帶變形。這種方式能充分發(fā)掘錄音、錄像檔案的內(nèi)在價(jià)值和社會(huì)效用，展示錄音、錄像檔案的魅力，增進(jìn)人們對(duì)檔案盒檔案工作的理解與認(rèn)識(shí)。因此，在管理上它與傳統(tǒng)檔案有很大差別。對(duì)上述三個(gè)方面因素進(jìn)行管理和控制的艱巨性遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)了傳統(tǒng)檔案的管理方式，是信息化環(huán)境下原始記錄保管的重大課題。 （二）電子檔案的歸檔 ? ? （ 1）物理歸檔方式 ? 物理歸檔包括介質(zhì)歸檔和網(wǎng)絡(luò)歸檔兩種。 歸檔電子檔案移交、接收檢驗(yàn)登記表 檢驗(yàn)項(xiàng)目 單位名稱 移交單位： 接收單位： 載體外觀檢驗(yàn) 病毒檢驗(yàn) 真實(shí)性檢驗(yàn) 完整性檢驗(yàn) 有效性檢驗(yàn) 技術(shù)方法與相關(guān)軟件說(shuō)明登記表、軟件、說(shuō)明資料檢驗(yàn) 填表人（簽名） 年 月 日 年 月 日 審核人（簽名） 年 月 日 年 月 日 單位（印章） 年 月 日 年 月 日 歸檔電子文件登記表（首頁(yè)） 文件特征 形成部門(mén) 完成日期 載體類型 載體編號(hào) 通訊地址 電話 聯(lián)系人 設(shè)備環(huán)境特征 硬件環(huán)境（主機(jī)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器型號(hào)、制造廠商等） 軟件環(huán)境（型號(hào)、版本等） 操作系統(tǒng) 數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng) 相關(guān)軟件（文字處理工具、文字瀏覽器、壓縮或解密軟件等） 文件記錄特征 記錄結(jié)構(gòu)（物理、邏輯） 記錄類型 □ 定長(zhǎng) □可變長(zhǎng) □其他 記錄總數(shù) 總字節(jié)數(shù) 記錄字符及圖形音頻、視頻文件格式 文件載體 型號(hào)： 數(shù)量： 備份數(shù)： □ 一件一盤(pán) □多件一盤(pán) □一件多盤(pán) □多件多盤(pán) 文件交接 送交部門(mén) 通訊地址 電話 聯(lián)系人 送交人（簽名） 年 月 日 接收部門(mén) 通訊地址 電話 聯(lián)系人 接收人（簽名） 年 月 日 ? 電子檔案的歸檔時(shí)間分為實(shí)時(shí)歸檔和定期歸檔兩種的情況。重要部門(mén)或有條件的單位，最好對(duì)電子檔案實(shí)行雙套異地保存，以便于在突發(fā)災(zāi)難性事故發(fā)生是確保單位核心文件的完整與安全。 （三）電子檔案的管理 ? ? （ 1）單位內(nèi)部的文檔一體化管理模式 ? 單位內(nèi)部的電子文檔一體化管理主要是通過(guò)計(jì)算機(jī)管理軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)。 ? （ 1）電子檔案載體的保護(hù) ? 電子檔案的載體包括磁帶、硬磁盤(pán)、軟磁盤(pán)、光盤(pán)等，它們比紙質(zhì)載體檔案的壽命短，并且對(duì)保管環(huán)境的要求高。 ? （ 1）文件下載的提供利用方式 ? 文件下載的提供利用是指檔案部門(mén)向用戶提供電子檔案軟硬磁盤(pán)、光盤(pán)等版本的利用方式，一般包括： ? ①閱覽室閱覽 ? 一般情況下，不便在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上閱覽的以及具有機(jī)密性的電子檔案，應(yīng)在檔案室（館）的閱覽室中提供利用。 ? 辦公自動(dòng)化的單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)通常用于提供開(kāi)放期限未滿和暫時(shí)不宜公開(kāi)的檔案信息。 ? 互聯(lián)網(wǎng)用于開(kāi)放檔案的提供利用，其具體形式包括：提供開(kāi)放的檔案目錄，公布檔案原件，舉辦網(wǎng)上檔案展覽，介紹檔案館館藏等。 ? ② 出借 ? 出借是指在單位內(nèi)部，因工作需要將電子檔案磁盤(pán)和光盤(pán)借給有關(guān)人員在工作崗位上利用的方式。在電子檔案的整理、保管和利用過(guò)程中，禁止用手直接觸摸載體表面，更不允許使用其他物品捆綁、固定載體，以防止劃傷載體。該系統(tǒng)在運(yùn)行時(shí)，單位日常管理經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中生成的數(shù)據(jù)、文件、表格