文書的形成、處理與歸(完整版)
【正文】 ? 一 、 行文制度 是指機(jī)關(guān)與機(jī)關(guān)之間的行文必須遵守的行文準(zhǔn)則和規(guī)定 。上級(jí)機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)行文，必要時(shí)應(yīng)當(dāng)抄送另一上級(jí)機(jī)關(guān) 五、文書處理程序的概念 ? 文書處理程序是指文件在機(jī)關(guān)內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)處理所必須經(jīng)過的一系列環(huán)節(jié)。 注辦： ? 對(duì)公文的承辦情況和結(jié)果，由經(jīng)辦人在公文處理單上所做的簡(jiǎn)要說明。 ? 人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。文稿制發(fā)的名義是否合適；是否需要提交一定的會(huì)議討論或經(jīng)過上級(jí)或有關(guān)機(jī)關(guān)的批準(zhǔn)；是否與有關(guān)部門、地區(qū)協(xié)商或會(huì)簽。 ? 經(jīng)會(huì)議通過的發(fā)文，由會(huì)議主持人或秘書長(zhǎng)簽發(fā)；機(jī)關(guān)單位內(nèi)部會(huì)議通過的，可由正職或副職領(lǐng)導(dǎo)人或辦公廳（室）主任簽發(fā)。 ? 詢問答復(fù)性文書，一來一往了事的，也可隨即歸整。時(shí)間早的排先，時(shí)間晚的排后。 ? 短期內(nèi)保管的文件可按辦理完畢后歸檔的先后順序排列 文件編號(hào)以歸檔章的形式在每件文件首頁上端注明： ? 歸檔章的必備項(xiàng)目：全宗號(hào)、年度、保管期限、室編件號(hào)、館編件號(hào) 歸檔： ? 歸檔范圍 ? 歸檔時(shí)間：文書部門或相關(guān)的業(yè)務(wù)部門，一般應(yīng)在第二年的上半年向檔案室移交全部案盒檔案。 以 “ 件 ” 為單位的整理，有四種情況： ? 一是以 “ 自然件 ” 為一件； ? 二是文件存本和定稿，正文與附件，原件與復(fù)制件為一件； ? 三是報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等為一件； ? 四是來文與復(fù)文合為一件； 二、文書整理歸檔工作的改革 《 歸檔文件整理規(guī)則 》 （ 一 ） 以 “ 件 ” 取代“ 卷 ” ? 以客觀標(biāo)準(zhǔn)取代主觀標(biāo)準(zhǔn) ? 更加符合文書整理的基本原則 ? 文書整理更簡(jiǎn)便易行和具有確定性 ? 有利于整理手段的現(xiàn)代化 （二）以 “ 案盒 ” 取代“ 案卷 ” ? 方便文書檔案的借閱和查找 ? 方便檔案的復(fù)制和保密 ? 簡(jiǎn)化了裝訂手續(xù) ? 使文書工作和檔案工作統(tǒng)一起來 三、文書整理歸檔的范圍 ? （ 一 ） 應(yīng)該整理歸檔的文件材料 上級(jí)機(jī)關(guān)來文 本機(jī)關(guān)文件 下級(jí)機(jī)關(guān)來文 同級(jí)或非隸屬機(jī)關(guān)的來文 其他文件 ? （ 二 ） 無需整理歸檔的文件材料 重份文件 未成文的草稿和一般性文件的歷次修改稿 事務(wù)性的 、 臨時(shí)性的 、 沒有查考價(jià)值的文件材料 與本機(jī)關(guān)或本部門主管業(yè)務(wù)無關(guān)的文件及非隸屬的機(jī)關(guān)送來的參考性的文件 內(nèi)容被其他文件包括了的文件材料 一般機(jī)關(guān)來往發(fā)文的信封 四、文書整理歸檔的基本原則 ? 遵循文件形成的客觀規(guī)律 ? 保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系 ? 區(qū)分文書的不同價(jià)值 ? 便于保管和查找利用 整理歸檔的文書材料的保管期限界定： ? 凡是記載和反映本機(jī)關(guān)的主要職能活動(dòng)和羈絆歷史面貌的，具有長(zhǎng)遠(yuǎn)查考價(jià)值的文件，列為永久保管。 用印的注意事項(xiàng)： ? 用印必須經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由掌管機(jī)關(guān)印章的專門人員經(jīng)手進(jìn)行 ? 用印文件的制發(fā)機(jī)關(guān)必須與印面一致，用印文件的內(nèi)容必須與簽發(fā)的定稿相符，否則不得用印 ? 用印時(shí)，印面要端正清晰，用印位置正確 ? 根據(jù)發(fā)文的印數(shù)核實(shí)用印的份數(shù)。 第四、公文格式是否符合要求。 ? 使用國(guó)家法定計(jì)量單位。 ? 需要辦理復(fù)文的文件辦完后要注明 “ 已復(fù)文 ” 并注上復(fù)文的日期和文號(hào)。 ? 是否由本機(jī)關(guān)辦理 ? 是否符合行文規(guī)則 ? 文種使用、公文格式是否規(guī)范 ? 涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項(xiàng)是否已經(jīng)協(xié)商、會(huì)簽 擬辦： ? 由文秘部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任。 二、行文關(guān)系 ? （ 一 ） 隸屬關(guān)系 ? （ 二 ） 非隸屬關(guān)系 三、行文方式 ? （ 一 ） 下行文 逐級(jí)下行文 多級(jí)下行文 直達(dá)基層組織和群眾的行文 ? （ 二 ） 上行文 逐級(jí)上行文 多級(jí)上行文 越級(jí)上行文 ? （ 三 ） 平行文 四、嚴(yán)格遵守行文規(guī)則 ? （ 一 ） 行文應(yīng)當(dāng)確有必要 ， 注
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