【正文】 ..........................................................34 權(quán)限管理 ..................................................................................................................................34 IP和 MAC地址綁定 .................................................................................................................37 數(shù)據(jù)存儲和備份 ................................................................................................................................38 數(shù)據(jù)存儲 ..................................................................................................................................38 數(shù)據(jù)備份 ................................................................................................................................40 電子文件的安全利用 .......................................................................................................................41 全面的日志管理 ......................................................................................................................41 與 OA 系統(tǒng)的接口設(shè)計 ...................................................................................................................42 OA系統(tǒng)收發(fā)文與檔案系統(tǒng)的接口 .....................................................................................43 OA系統(tǒng)與檔案用戶信息的同步和一致 .............................................................................44 特色技術(shù) .........................................................................................................................................44 全文檢索系統(tǒng)的集成 ...........................................................................................................44 功能介紹 ................................................................................................................................45 合肥紫軟計算機(jī)科技有限公司 項 目 建 議 書 1 １．公司情況介紹 概述 隨著計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的大量應(yīng)用，大量電子文件的產(chǎn)生和管理已經(jīng)是各單位急需解決的問題，而知識資源管理是未來企、事業(yè)單位信息管理的重要組成部分，也是單位信息管理的基礎(chǔ)，是未來的發(fā)展趨勢和發(fā)展方向。 公司多年從事檔案管理系統(tǒng)的 工作 ，在 省 內(nèi)擁有大量的成功用戶，業(yè)績卓著，客戶遍及 各個行業(yè)， 具備了完成 銅陵有色金屬 (集團(tuán) )公司 檔案信息管理系統(tǒng) 的能力，希望能夠承擔(dān)本項目。 為什么檔案應(yīng)采用信息化網(wǎng)絡(luò)化管理 1)現(xiàn)行檔案管理存在如下不足 : （ 1）占用極大的存儲空間 基本上每個企、事業(yè)單位都有自己單獨的檔案室，各種檔案信息浩如煙海，甚至于有的大型單位還要專門出資存放自己的檔案實體，投資巨大。 （ 7）辦公自動化系統(tǒng)里的檔案管理功能很少或沒有，從文、檔一體化方案來看，專業(yè)的檔合肥紫軟計算機(jī)科技有限公司 項 目 建 議 書 3 案管理系統(tǒng)是對整體辦公系統(tǒng)的必需補(bǔ)充。 網(wǎng)絡(luò)查詢： 網(wǎng)絡(luò)上的賦權(quán)用戶可以直接通過微軟公司的 IE 瀏覽器登錄服務(wù) 器訪問自已有權(quán)限觀看的文件目錄和檔案原文，有權(quán)限的用戶還可以下載打印。 電子化、網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境下檔案室內(nèi)部管理 檔案人員的工作職能隨著檔案管理方式的變化也發(fā)生了很大變化，檔案人員可以借助先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)對檔案信息進(jìn)行綜合管理 ，為下一步提供局域網(wǎng)所有用戶利用檔案信息資源打下良好的基礎(chǔ)，包括：綜合檔案信息著錄、掃描電子化、打印規(guī)范報表、進(jìn)行檔案統(tǒng)計、檔案保管以及輔助進(jìn)行庫房實體設(shè)備管理等。 軟件接口部分實現(xiàn)了清華紫光電子檔案管理系統(tǒng)和 OA及案件管理系統(tǒng)的接口，從而很好地完成了文檔的一體化管理。同時未歸檔也可以進(jìn)行檢索查詢和利用。檔案 網(wǎng)站還解決了各種格式檔案的瀏覽問題（包括多媒體檔案），同時受到各種權(quán)限的控制，能充分保證檔案的安全性。 合肥紫軟計算機(jī)科技有限公司 項 目 建 議 書 10 18. 自動、批處理功能 ? 自動立卷 ? 主題詞自動標(biāo)引 ? 電子文件批量掛接 ? 檔號的自動生成 ? 掃描圖象的自動上載 注： 為符合 銅陵有色金屬 (集團(tuán) )公司 對檔案信息管理的要求，我們將 根據(jù) 實際 需求 在現(xiàn)有清華紫光電子檔案管理系統(tǒng)基礎(chǔ)上進(jìn)行修改和開發(fā) 。通過統(tǒng)計報表設(shè)計的各種目錄和表格都可以在上述系統(tǒng)中實現(xiàn)隨時的打印輸出。 ? 通用的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換技術(shù)，不僅可以將過去系統(tǒng)中的檔案信息轉(zhuǎn)換進(jìn)來，還可以將外部標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)有選擇地轉(zhuǎn)換入庫（已歸檔、未歸檔） ，方便實用，通用性強(qiáng)。兼容新 老立卷方式。 ? 收集整編時能夠根據(jù)用戶的需要自動生成各種排列序號并支持序號自動校驗，可以進(jìn)行序號的修改和重新 排序操作。 ? 定義數(shù)據(jù)庫字段間的對應(yīng)關(guān)系 用戶通過該功能可以自動讀出老數(shù)據(jù)庫中的字段結(jié)構(gòu)，讓用戶自己選擇老字段對應(yīng)新庫中的那一個字段，從而一一建立其字段間的對應(yīng)關(guān)系。 下面我們將分別介紹各子系統(tǒng)的功能。 ? 催還管理 由于用戶借閱和歸還都進(jìn)行了登記和管理，所以系統(tǒng)可以通過催還管理對過期未還的檔案或已借出若干天的檔案進(jìn)行統(tǒng)計和打印催還單。 ? 檢索統(tǒng)計 用于統(tǒng)計和監(jiān)控用戶通過網(wǎng)絡(luò)對電子檔案的訪問和利用情況。 ? 鑒定處理 檔案管理員根據(jù)收到的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字審批后的鑒定申請單，可以根據(jù)上面的批示進(jìn)行鑒定處理（更改密級、保管期限、銷毀或還原），銷毀的檔案將放入回收站。 ? 提供給用戶充分的自定義空間，能夠根據(jù)用戶的需要進(jìn)行各種形式的自定義統(tǒng)計并生成相應(yīng)的統(tǒng)計報表打印輸出。 定義檢索條件： 用于定義統(tǒng)計報表所打印的記錄范圍。 5) 可以定義報表中任意位置的字體。 ? 可支持 200 多種圖形圖象的瀏覽顯示。 制作的光盤檔案可以用于檔案的移交和其它數(shù)據(jù)交換。系統(tǒng)可以瀏覽 200 多種文件格式（象常見的文本、表格、各類圖形圖象和數(shù)據(jù)庫文件），并可外掛瀏覽器以適應(yīng)不斷出現(xiàn)的新文件格式，同時支持多媒體檔案的在線播放。 能夠方便地對查詢結(jié)果進(jìn)行顯示、排序、轉(zhuǎn)存、打印或選擇輸出等技術(shù)處理?？梢宰鳛楸締挝粰n案信息的發(fā)布、查詢和下載利用的平臺，既可獨立使用，也可嵌入用戶單位主頁或其它應(yīng)用系統(tǒng)（ OA、 ERP），為用戶的檢索查詢提供了極大 方便。 ? 可將檔案的編研成果、公用信息隨時在網(wǎng)頁上發(fā)布。 查詢主頁主要組成： 檔案 網(wǎng)站查詢高級查詢模糊查詢個人借閱情況查詢檔案 查詢首 頁分 類查詢網(wǎng)上借閱預(yù) 約檔案 查詢 網(wǎng)站查詢示意圖 檔案檢索：公司員工可以對公司的檔案進(jìn)行檢索查詢和瀏覽。 系統(tǒng)設(shè)置部分設(shè)計特色： ? 強(qiáng)大的定制功能，充分滿足檔案管理的發(fā)展和變化。 屬性 ：可 以更改任一檔案類型的現(xiàn)有屬性，即：是否包含項目、案卷和分類表。 ? 查看庫結(jié)構(gòu) 用來察看建立好的項目庫、案卷庫和文件庫的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu) ? 分類表管理 用戶可根據(jù)本行業(yè)的檔案分類規(guī)范建立相應(yīng)的樹型分類結(jié)構(gòu)（分類表）。 系統(tǒng) 數(shù)據(jù) 安全設(shè)計 包括檔案數(shù)據(jù)的 安全 存儲和備份；電子文件的安全利用 。 ? 可采用流技術(shù)對電子文件原文進(jìn)行瀏覽和下載，不會形 成臨時文件、最大限度地保障了數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩?。檔案管理人員可通過該模塊對網(wǎng)上的每一個用戶及其權(quán)限、以及本單位各部門或?qū)I(yè)對檔案的權(quán)限等進(jìn)行一系列靈活的設(shè)置，并可細(xì)化到某一案卷和文件的權(quán)限（如：該文件是否可瀏覽、下載和借閱等），也可以為某一用戶臨時賦權(quán)。 ? 用戶管理 本系統(tǒng)的用戶共分為 四 類，分別是： 檔案 管理員、 兼職檔案管理員、 普通用戶和賦權(quán)人。 檔案 管理員、 兼職檔案管理員、 賦權(quán)人和普通用戶根據(jù)自身權(quán)限，可以進(jìn)入不同的子系統(tǒng)。 權(quán)限管理流程常規(guī)審批臨時賦權(quán)權(quán) 限管理用戶網(wǎng)上查詢借閱瀏覽下載借閱有權(quán)通過無權(quán)通過不通過不通過 權(quán)限管理流程示意圖 上圖為用戶進(jìn)行檔案利用時的權(quán)限管理流程。 數(shù)據(jù)庫訪問密鑰 傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫訪問方式是直接在數(shù)據(jù)庫建立訪問的用戶和密碼，整個檔案系統(tǒng)的全部用戶都利用建立好的數(shù)據(jù)庫訪問用戶來調(diào)用數(shù)據(jù)庫里的數(shù)據(jù)。 如下圖所示，在電子檔案數(shù)據(jù)存儲、安全方面我們由權(quán)限管理和存儲及數(shù)據(jù)安全兩部分共五個功能模塊組成。 合肥紫軟計算機(jī)科技有限公司 項 目 建 議 書 33 對現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)的其他設(shè)置 ? 代碼表設(shè)置 代碼表就是系統(tǒng)中公用的表，如密級、專業(yè)、部門等，這些表的內(nèi)容在系統(tǒng)中多次使用，而內(nèi)容的范圍有限，特別是在進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入時，需要多次重復(fù)性輸入。如果您的系統(tǒng)中有兩種或兩種以上的檔案類型，在進(jìn)行各種功能操作之前，必須指定檔案類型，以確定后續(xù)的操作是針對哪一個檔案類型進(jìn)行的。 建立符合用戶要求的檔案管理結(jié)構(gòu) 用戶一般需建立以下檔案管理的結(jié)構(gòu)： 檔案類型 項目 分類表 案卷 文件 電子原件 上述工作可以通過系統(tǒng)設(shè)置子系統(tǒng)中：自定義檔案類型、選擇檔案 類型、自定義數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)、查看庫結(jié)構(gòu)和分類表管理五個功能模塊實現(xiàn)。 個人借閱情況查詢：公司員工可以瀏覽自己的借閱情況。 ? 可與電子檔案數(shù)據(jù)庫連接，進(jìn)行檔案信息的查詢和利用。 合肥紫軟計算機(jī)科技有限公司 項 目 建 議 書 28 檔案網(wǎng)站首頁 網(wǎng)站首頁主要組成： 檔案網(wǎng)站首頁編 研成果規(guī)章、制度 公司信息網(wǎng)站首 頁檔案 查詢登錄 網(wǎng)站首頁示意圖 規(guī)章制度： 發(fā)布公司各項規(guī)章制度，并及時更新，供全體員工瀏覽。使得用戶可以瀏覽到所有特殊格式的文件。其中項目、案卷和文件檢索都可采用條件組合檢索和卡片式檢索兩種方式。 ? 設(shè)置存儲介質(zhì) 用戶可根據(jù)自己目前所用的光盤存儲設(shè)備，選擇光盤的類型、大小和相應(yīng)的刻錄軟件。 ? 內(nèi)嵌在線 OCR 技術(shù)、使檔案的利用十分方便。 ? 報表模板管理 用戶可通過系統(tǒng)提供的添加、刪除和編輯操作將所設(shè)計的報表格式當(dāng)作模板存起來，