【正文】 31 系統(tǒng)設置案卷項目（ 年代）新建 檔案 類型文件電子 原件代碼表 分類表建 庫結構定 義界面系統(tǒng)設置示意圖 所以，當用戶剛開始使用本軟件時，應該首先進入該子系統(tǒng)，進行檔案管理系統(tǒng)的定制。 刪除 ：刪除已建立的檔案類型 復制 ：可以復制已有檔案類型的屬性、庫結構及數據，形成新的檔案類型。 定義錄入界面 ：用戶可分別對已建立好的項目庫、案卷庫和文件庫結構定義其錄入和查詢界面。 系統(tǒng)安全 檔案系統(tǒng)的安全主要包括三部分：與檔案系統(tǒng)訪問安全設計、 系統(tǒng) 數據 安全設計 和日志管理 。 ? 針對越權查詢的情況，提供方便的臨時賦權功能。但是眾所周知，檔案是帶有保密性質合肥紫軟計算機科技有限公司 項 目 建 議 書 35 的。 合肥紫軟計算機科技有限公司 項 目 建 議 書 36 權限管理使用模塊權 限權 限管理用戶 管理用戶維護檔案 類型權 限角色密級密碼代碼瀏覽下載借閱 權限管理示意圖 如上圖所示，權限管理子系統(tǒng)主要由用戶管理和權限管理二個模塊組成。 用戶設置包括用戶列表、添加、修改、刪除某個用戶。 如果因工作需要而需越權查詢檔案，則需進行臨時賦權，確定審批流程，由 相關領導網上賦權后進行利用。 紫光檔案軟件采用了數據庫訪問密鑰技術，對數據庫訪問生成訪問的密鑰，檔案系統(tǒng)的用戶通過密鑰訪問數據庫，保證了數據庫的訪問安全，有效地杜絕了數據 庫層的泄密。下面就分別介紹上述內容的各部分設計。系統(tǒng)提供用戶對代碼表設置的主要功能有：新建、修改、錄入、刪除和屬性設置。提供用戶的主要功能如下： 插入、添加和刪除 ：用戶可對系統(tǒng)默認的項目庫、案卷庫和文件庫字段進行任意的編輯，以滿足用戶檔案管理的需求。提供用戶自定義檔案類型的主要功能如下： 添加 ：添加檔案類型并定義其屬性。如果員工的權限合肥紫軟計算機科技有限公司 項 目 建 議 書 30 不夠還可以進行賦權申請，由管理員賦權。 ? 模糊檢索功能。 檔案編研： 大事記、檔案專題介紹、全宗指南、組織機構改革。 上述網上的檢索查詢均受到權限設置子系統(tǒng)中用戶和檔案權限的限制。 卡片檢索 方式將項目、案卷和文件的錄入界面顯示出來，用戶可將所知信息填入相應字段，即可查出滿足條件的檔案。 ? 數據導出 用戶可將所選的檔案按照國家 CAD 文件光盤存儲標準形成標準格式的光盤。其中全文檢索部分將在后面有關章節(jié)中介紹。我們?yōu)橛脩籼峁┝巳N檔案信息服務的方式：光盤制作、檢索查 詢和檔案管理網站，這三種方式代表了當今最流行的檔案信息服務模式和發(fā)展方向。 報表設計的主要特點有： 1) 可選多種表格類型，盡管可以自由設計，但系統(tǒng)仍然提供了多種常用的報表格式。 定義關聯關系： 由于可以選多個庫，所以要定義庫與庫之間的關聯關系。并打印結果。所有用戶在網上通過訪問檔案網站和使用檢索查詢系統(tǒng)借閱預約的信息都能顯示出來，由檔案管理人員進行辦理，等待用戶提取。 合肥紫軟計算機科技有限公司 項 目 建 議 書 17 按時間查詢 ：統(tǒng)計并打印在某一時間段內被借閱的所有檔案及其詳細信息。 檔案管理員記錄用戶要借閱的檔案類型、是否已歸檔、借閱案卷還是文件、借閱日期、借閱者、借閱期限和同意借閱的領導等信息，檢索到用戶所需 的檔案進行借閱登記，并打印借閱單。 合肥紫軟計算機科技有限公司 項 目 建 議 書 15 日常管理 日常管理統(tǒng)計報 表電子 檔案 庫 電子 檔案原文鑒定 和銷毀目錄、報表回收站借閱管理用戶實體管理檔案 檔案日常管理功能示意圖 如上圖所示，檔案的日常工作通過：實體管理、借閱管理、鑒定銷毀管理和統(tǒng)計報表四個子系統(tǒng)來完成。 ? 另外可以進行案卷的合并 ,拆分和移動功能、自動組卷功能、文件的批量修改功能（密級、保管期限等）。 ? 對于檔案收集過程中用戶需要掌握的檔案類型、收集時間、來源、負責人、密級、保管期限、數量、載體等目錄信息進行登記管理。同時，記錄了修改信息和舊檔案，以備用戶對檔案修改情況的跟蹤。對未歸檔庫的任何調整操作都不會影響已歸檔庫中的檔案信息，已歸檔和未歸檔庫都可以提供檢索查詢和利用。 其中信息采集部分：數據錄入、數據轉換和收集整編主要用來形成電子檔案的目錄信息，合肥紫軟計算機科技有限公司 項 目 建 議 書 11 并提供多種與原文對應掛接的手段；而“數字化工作管理”和 OA接口則通過掃描和網上歸檔的方式形成最終的電子檔案原文。對檔案可以按項目、案卷和文件進行方便地檢索。 11. 我們在檔案的數據錄入和收集整理功能中增加了批量掛接的功能，可以將整理好的檔案目錄和原文（電子文件）自動對應，電子文件可以在網絡的任何地方，但自動對應后可自動上傳到服務器統(tǒng)一管理。清華紫光電子檔案管理系統(tǒng)是一個平臺化的檔案管理軟件，完全滿足上述系統(tǒng)基本設計原則中的各項要求。 信息采集主要負責檔案信息的整理、編目與電子文件的自動 掛接，完成檔案信息的收集、錄入和數字化工作。 （ 4）高管理水平、高效率工作、高素質員工帶來的唯一結果就是提高企業(yè)的核心競爭力。 分散收集： 用戶可以以部門為單位收集需要歸檔的文件，通過網絡在不同的終端上將數據錄入到服務器里，可實現多點實時歸檔。 （ 5）檔案損壞、丟失現象時有發(fā) 生。我們的經營任務是為客戶提供最優(yōu)秀的軟件、最好的服務；為員工提供最好的發(fā)展機會；給股東帶來最大的投資回報。 銅陵有色 金屬 (集團 )公司 的每年歸檔的文件數量巨大，如果沒有一套安全可靠、功能完善、可以處理大數據量的檔案管理系統(tǒng)做為管理手段， 將會給今后的工作帶來極大麻煩。檔案管理無論從人才儲備、信息分類和組織、管理制度和方式、檢索利用手段和信息收集的模式等方面都是未來知識資源管理所必須的。 公司的經營宗旨是要成為在電子文檔管理領域及數字檔案館領域的領導廠商。 （ 4）二次利用不方便、利用率低 一般的單位形成的檔案總是要隔一年才整理完畢，但事實上本年的檔案在二次利用的要求上是最多的，這在一定程度上影響了檔案的利用效率；同時既已形成的檔案利用起來也是相當麻煩，首先要登記，然后要在浩如煙海的檔案中查找，這個過程中不可避免的要造成損壞，而且同一份檔案在同一時期只能由一個人借閱，別人只能在他借閱完畢后才能再續(xù)借。 （ 2）單位檔案管理的水平及相關辦公環(huán)節(jié)的效率將提高上來。 （ 3）綜合檔案管理系統(tǒng)必然會促使相關工作人員提高自身的素質，以適應高效的辦公。 其中信息采集、日常管理和信息服務三部分包括了用戶檔案信息管理的主要業(yè)務內容，實現了檔案信息的收集整理、日常管理和利用服務的網絡化和電子化。同時與已有的 OA 辦公系統(tǒng)提供接口。同時可以接受 OA 中的公文，進行整理歸檔工作。 14. 我們提供了條件組合檢索、卡片檢索、分類檢索等多種檢索手段，可以進行各種模糊的檢索查詢對查全率、查準率能夠提供可靠保證。圖示中“信息采集”與“數字化工作管理”和“ OA 接口”相配合，可以最終形成數字化的檔案信息。 ? 歸檔文件的存儲分為未歸檔庫和已歸檔庫，未歸檔庫存儲未整理的文件，用于文件的收集、整理，提供自動組卷、自動形成檔號等 自動化功能，整理好后再歸入已歸檔庫，已歸檔庫存儲整理好的檔案信息。 修改后重歸檔功能 可以使被修改后的電子檔案替換掉舊檔案，使用戶能夠在檢索查詢時直接瀏覽到修改后的新電子文件。各部門的檔案可以通過 OA接口或直接使用本模塊轉入或錄入未歸檔庫中匯總，檔案管理人員可以隨時監(jiān)控未歸檔庫中的待歸檔文件的錄入和整理情況，并利用系統(tǒng)提供的各種整理功能進行整理、鑒定、編目 、歸檔（歸入正式電子檔案庫中）。 ? 檔案管理員可以對未歸檔庫中的文件信息進行審查，審查合格的文件和案卷可以通過編目操作進行歸檔，歸檔后的檔案存入已歸檔庫中。 ? 定義目標字段缺省值 ? 數據轉換 選擇需轉換的記錄進行數據轉換。 ? 借閱管理 主要完成紙介質檔案的借閱登記，以便于對用戶的借閱進行管理。 按借閱人查詢 ：統(tǒng)計并打印借閱人 (檔案用戶 )在某一時間段內借閱檔案的次數及檔案詳細信息。 ? 預約管理 用于處理用戶在網上預約的檔案，為用戶辦理借閱手續(xù)。用戶可對其進行檢索和查詢。例如：黨群關系案卷庫、文件庫。該功能模塊結合了 WORD的排版功能和 EXECL的統(tǒng)計功能，可以輸出圖文并貌的統(tǒng)計報表。 合肥紫軟計算機科技有限公司 項 目 建 議 書 22 信息服務 信息服務檔案 管理網站電子 檔案 庫 電子 檔案原文檢索 查詢信息服務光盤制作光盤檔案OA系 統(tǒng)批量掛接信息服務部分功能設計 信息服務是電子檔案管理系統(tǒng)當中最主要的功能之一，能夠為用戶提供功能豐富且方便快捷的檢索手段和多樣的查詢方式，是數字檔案管理系統(tǒng)能夠成功應用的基本條件。 下面我們將對三種方式分別進行介紹。 ? 數據導入 用戶可將所選光盤上的檔案數據存入當前的電子檔案庫。 條件組合檢索 使用戶能夠根據項目、案卷和文件信息中的所有字段進行各種條件的組合，形成條件表達式進行檢索。 檔案預約可以對查到的檔案進行借閱的預約，網上通知檔案管理員辦理借閱手續(xù)，直接去檔案館提取即可。 公司通知： 隨時發(fā)布公司的各項通知，用簡便快捷的方式讓全體員工得到公司的通知。 ? 對檔案檢索查詢的權限完全受檔案管理軟件中權限設置的控制，充分保證檔案的安全性。 高級利用：對查詢到的檔案、圖書支持網上借閱、網上瀏覽或者下載。 合肥紫軟計算機科技有限公司 項 目 建 議 書 32 ? 自定義檔案類型 用戶可根據本單位檔案管理的要求，建立所需的檔案類型，例如：黨群關系、行政管理、基本建設等，并可以隨著工作的發(fā)展任意添加新的檔案類型，例如：圖書資料、聲像檔案等。 ? 自定義數據庫結構 根據用戶選定的檔案類型及其屬性建立相應的項目庫、案卷庫和文件庫。為此把它們設置為代碼表，使其內容變?yōu)榭蛇x項而不必手工錄入。其中權限管理主要完成清華紫光電子檔案管理系統(tǒng)對用戶和檔案權限的控制 功能，包括了權限管理和臨時賦權兩個功能模塊；存儲及數據安全部分主要保證電子檔案數據的長期、安全的存儲以及災難的預防和恢復，包括：數據維護、數據壓縮和數據加（解）密三個功能模塊。這就帶來了安全隱患，檔案數據有可能在數據庫里被直接拷貝。如果一個部門的用戶要查詢檔案，需先經主管領導進行常規(guī)審批，通過后再根據自身的權限，在允許的范圍內享受檔案的信息服務。用戶管理包括用戶維護、系統(tǒng)使用許可設置、檔案使用許可設置。通過對部門和具體用戶的控制、對具體檔案可那些部門瀏覽、下載和借閱的控制，充分保障電子檔案管理系統(tǒng)的數據安全。權限設置子系統(tǒng)使檔案管理人員在網上既可保證有權用戶對檔案的有效利用，又可限制用戶對檔案的使用權限，更可以保障檔案的安全與可靠。 ? 與中辦機要局的加密系統(tǒng)完美集成，充分保證了數據的存儲、權限、傳輸過程中的安全問題，并已經有成功案例。 其中：與檔案 系統(tǒng)訪問 安全設計包括檔案管理軟件中的權限管理； 數據庫訪問密鑰 ；防擴散措施（ IP