【正文】 是存在著兩個(gè)或兩個(gè)以上的信息溝通系統(tǒng)，彼此之間沒(méi)有信息傳遞關(guān)系，從而形成了次信息溝通系統(tǒng)。 辦公室信息輸入的途徑主要有哪些？ 答：（ 1） 上級(jí)部門(mén)下發(fā)的正式文件； （ 2） 下級(jí)部門(mén)呈送的各類(lèi)文件； （ 3） 同級(jí)部門(mén)傳遞的有關(guān)文件； （ 4） 本部門(mén)自行獲取的有關(guān)信息。 什么是溝通障礙的結(jié)構(gòu)因素？ 答：例如，地位的差別；信息傳遞鏈的狀況；組織規(guī)模是否過(guò)大等。 掌握辦公室人際關(guān)系協(xié)調(diào)的一些方法。 沖突形態(tài)。 第十二章辦公室禮儀 柬貼有哪些發(fā)送方式？ 答：（ 1）專(zhuān)送 （ 2）郵寄 （ 3）回執(zhí) （ 4）電話 柬貼切忌轉(zhuǎn)送。不能自命不凡、趾高氣揚(yáng)。握手時(shí)需要脫帽、起立，不能把另一只手放在口袋里，男士不能戴著手套和別人握手，女士可以，但不能戴著手套和女士握手。一般送價(jià)錢(qián)不貴但有紀(jì)念意義的禮物。 去美國(guó)人家中做客一般不必備厚禮，帶些小禮品如鮮花、美酒和工藝品即可。 （ 2）月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表。 協(xié)助的方法應(yīng)視實(shí)際情況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事： （ 1）特別指示事項(xiàng)的時(shí)候 —— 雖然是上司的私事，但以 為關(guān)系到上司的形象問(wèn)題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時(shí)要文秘人員代寫(xiě)致謝函，并做紀(jì)念保管。比如，莊重的場(chǎng)合，口語(yǔ)應(yīng) 規(guī)范、簡(jiǎn)明些；休息時(shí)間，口語(yǔ)可生動(dòng)些，語(yǔ)調(diào)也可輕松、愉快些。 2．不合適的話題包括： （ 1）應(yīng)當(dāng)忌諱的話題。 （ 5）夸耀自己的話題。 要注意的是，以上只是本題的答題要點(diǎn)，需要進(jìn)行說(shuō)明和闡述，不能只回答要點(diǎn)，否則會(huì)失分。回答第二個(gè)問(wèn)題時(shí)，應(yīng)舉例說(shuō)明 。 B．文員也應(yīng)具有適當(dāng)判斷情況，機(jī)智應(yīng)對(duì)的應(yīng)變能力 6．文員必須管理好金錢(qián)，學(xué)會(huì)節(jié)約開(kāi)支，以下行為中哪一項(xiàng)是不恰當(dāng)?shù)?( )。 √ 7．宴請(qǐng)的菜譜應(yīng)符合對(duì)方的飲食習(xí)慣，但必須有反映我國(guó)傳統(tǒng)風(fēng)味的土特產(chǎn)品，如茅臺(tái)等烈性酒。要注意掌握分寸。 ．答案： 1)會(huì)議成本 =23[(G+S)T]n+后勤開(kāi)支 =6(G+S)T小趙在一 邊干著急，不知道怎么辦才好 …… 你認(rèn)為小趙在這兩件事上做得怎么樣 ?他有什么失誤，他應(yīng)該怎么做才對(duì)。 古總經(jīng)理與客商爭(zhēng)執(zhí)，她應(yīng)采取補(bǔ)救措施，可以將上司借故引開(kāi)，并示意上司忍耐些，使談判繼續(xù)，而不是指責(zé)客商； (6)小沈受到上司批評(píng)，即使是過(guò)頭話，也應(yīng)保持冷靜，不反駁，應(yīng)理解上司的難處。（ ） 代表會(huì)議依法定期召開(kāi)，與會(huì)代表必須達(dá)到法定人數(shù)方為有效，因此文員應(yīng)８、文員對(duì)支票管理要謹(jǐn)慎，支票簿與印章應(yīng)該一同鎖入抽屜。他應(yīng)該考慮哪些問(wèn)題？ （ 1）會(huì)議的名稱：（ 2 分） （ 2）出席會(huì)議者的姓名或組織、部門(mén)的名稱；（ 2 分） （ 3）日期、時(shí)間（開(kāi)始到結(jié)束的預(yù)定時(shí)刻）；（ 2 分） （ 4）地點(diǎn)：（具體在幾樓幾號(hào)會(huì)議室）；（ 2 分） （ 5）議題（或者議事日程）；（ 2 分） （ 6）主辦者的聯(lián)絡(luò)處，電話號(hào)碼等；（ 1 分） （ 7）開(kāi)會(huì)所在地，建筑物名稱、幾樓、電話號(hào)碼（必要時(shí)可附上地圖）；（ 2 分） （ 8）注 意事項(xiàng)、是否備有餐點(diǎn)、有否停車(chē)場(chǎng)，或當(dāng)天應(yīng)備的資料等。預(yù)定會(huì)議廳和租借放映機(jī)的任務(wù)交給了文員劉小姐。（ 2 分） （ 2）假如放映機(jī)在十點(diǎn)十分還未送到，你還應(yīng)該做些什么？ （ 3）從這件事中你得到了什么教訓(xùn)？ 小李受上司委托在浦東機(jī)場(chǎng)接到公司的一位重要客人， “歡迎、歡迎 ”，嘴里說(shuō)著，并不主動(dòng)伸手，等客人伸手了，小李才與之相握。 C. 標(biāo)準(zhǔn)的零用現(xiàn)金單據(jù)有一個(gè)簽名 3．文員按照 “優(yōu)先順序 ”處理工作，以下哪一項(xiàng)是不適宜的 ( )。每小題 1 分，共 10 分 ) 1．文秘人員對(duì)上司主要工作的輔佐主要有提神醒腦的服務(wù)、私事方面的協(xié)助、財(cái)物管理及其他活動(dòng)。 ( ) 9．無(wú)論何種禮服都應(yīng)考慮宴會(huì)的地點(diǎn)、時(shí)間、形式。 (2分 ) (3)認(rèn)真閱讀。復(fù)信是取信于職工群眾的有效措施，增加職工群眾對(duì)組織的信任。 (1分 ) 四、設(shè)計(jì)題 (每小題 10 分，共 20 分 ) 1．文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向他人贈(zèng)送禮品，在處理這些事情應(yīng)考慮什么，怎樣做 ? 1)在贈(zèng)禮前必須搞清贈(zèng)禮目的，如是為周年慶典、生日、結(jié)婚、榮升、喬遷，或是圣誕節(jié)、中秋節(jié)等； (1 分 ) (2)還要清楚贈(zèng)禮對(duì)象身份、愛(ài)好、文化背景、性格習(xí)慣等； (2 分 ) (3)在日歷上應(yīng)該清楚地標(biāo)明節(jié)日活動(dòng)安排以引起上司的注意。 (1 分 ) 2．文秘人員在單獨(dú)或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作 ? 1)整理好旅行過(guò)程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財(cái)務(wù)部門(mén)報(bào)銷(xiāo)，或者結(jié)算預(yù)支的出差費(fèi)用。小王從收發(fā)室取回了郵件，其中上司親啟的信一封，一個(gè)郵們科長(zhǎng) ”，小李把信帶走了。 第 4題 : 辦公室中 適合的溫度應(yīng)該在 ( 2025176。 第 11題 : 打印 寄往歐美國(guó)家的信封，收信人內(nèi)容的打印順序應(yīng)該是 （ 姓名 ,部門(mén) ） 第 12題 : 董事會(huì) 、院務(wù)會(huì)等會(huì)議屬于 ( 工作會(huì) )。 第 22題 : 會(huì)場(chǎng)的整體布局 要做到莊重、美觀、舒適，一般不用考慮會(huì)議的 (時(shí)間 ) 第 23題 : 會(huì)議信息 從內(nèi)容方面劃分可分為 ( 指導(dǎo)性，宣傳性信息 )。 J 第 31題 : 舉辦會(huì)議 既要確保會(huì)議質(zhì)量，又應(yīng)遵循 ( 勤儉節(jié)約 )的原則。 R 第 39題 : “ 人是能夠制造 和使用生產(chǎn)工具的動(dòng)物。 第 47題 : 與會(huì)人員交費(fèi)的計(jì)算公式 正確的表述是 ( 預(yù)期的與會(huì)人員人數(shù) X交費(fèi)額 +預(yù)期陪同人數(shù) X交費(fèi)額一交費(fèi)折扣額 )。 第 58題 : 制定會(huì)議的議程 首先要明確 (會(huì)議的目標(biāo) )。 ... 第 51題 : 以下關(guān)于 名片 的使用方式，哪些是錯(cuò)誤的 （ 名片只能當(dāng)面遞送，寄去是不禮貌的 ） 第 52題 : 以下哪點(diǎn)不是 辦公室事 務(wù)管理的特征？（ 決策性 ）。 X 第 42 題 : 小型會(huì)場(chǎng) 內(nèi)座位的安排，常以離會(huì)議主持人或主席位置近的座位為上座，而會(huì)議的主持人或會(huì)議主席的位置應(yīng)置于 ( 遠(yuǎn)離入口處，正 A門(mén) )的位置。它主要適用于在多邊性商務(wù)交往中如何同時(shí)兼顧 ( 尊卑有序 ) 第 35題 : 禮節(jié)中 的人文道德觀念包括：講究態(tài)度、弄清關(guān)系、把握分寸 （ 大方莊重 ）。 第 27題 : 會(huì)議的主題 除了要有切實(shí)的依據(jù)之外，還要 ( 結(jié)合本單位的實(shí)際情況 )。 第 18題 : 會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)編寫(xiě)要求 “新”，指的不是 (要提出新人 )。 第 7題 : 報(bào)告會(huì) “會(huì)務(wù)要點(diǎn)”說(shuō)明有誤 的是 ( 報(bào)告會(huì)結(jié)束就算會(huì)完成了報(bào)告會(huì)所有工作 )。 (3 分 ) 2．請(qǐng)將下列文件分別組合成三至四個(gè)案卷，并擬制案卷標(biāo)題： (1)市教委關(guān)于 2021 年招生工作的通知； (2)東方學(xué)院關(guān)于招生工作院務(wù)擴(kuò)大會(huì)議紀(jì)要； (3)東方學(xué)院 2021 年招生工作計(jì)劃； (4)東方學(xué)院關(guān)于 2021 年招生工作的請(qǐng)示 (呈市教委 )； (5)市教委關(guān)于東方學(xué)院 2021 年招生工作的批復(fù)； (6)東方學(xué)院院務(wù)會(huì)議關(guān)于調(diào)整系主任的決定； (7)東方學(xué)院關(guān)于調(diào)整系主任的通知； (8)東方學(xué)院關(guān)于做好開(kāi)學(xué)工作的通知； (9)東方學(xué)院各系關(guān)于開(kāi)學(xué)準(zhǔn)備工作的報(bào)告； (10)東方學(xué)院各系關(guān)于加強(qiáng)學(xué)生思想工作的報(bào)告； (11)東方學(xué)院各系關(guān)于提高教學(xué)質(zhì)量的報(bào)告； (12)東方學(xué)院 2021 年度工作總結(jié)； 2． (題略 )答案 案卷一： (3 分 ) 1．市教委關(guān)于 2021 年招 生工作的通知； 4．東方學(xué)院關(guān)于 2021 年招生工作的請(qǐng)示 (呈市教委 )； L 市教委關(guān)于東方學(xué)院 2021 年招生工作的批復(fù)； 標(biāo)題：市教委、東方學(xué)院關(guān)于招生工作的通知、請(qǐng)示、批復(fù) (2 分 ) 案卷二： (4 分 ) 2．東方學(xué)院關(guān)于招生工作院務(wù)擴(kuò)大會(huì)議紀(jì)要； 6．東方學(xué)院院務(wù)會(huì)議關(guān)于調(diào)整系主任的決定； 7．東方學(xué) 1 憲關(guān)于調(diào)整系主任的通知； 8．東方學(xué)院關(guān)于做好開(kāi)學(xué)工作的通知； 標(biāo)題：東方學(xué)院關(guān)于招生工作、系主任調(diào)整、開(kāi)學(xué)工作的會(huì)議紀(jì)要、決定、通知 (2 分 ) 案卷三： (2 分 ) (4)把在出差時(shí)結(jié)識(shí)的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄，以便將來(lái)有用。 (1 分 ) (6)贈(zèng)送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價(jià)，并應(yīng)請(qǐng)商店用精美包裝紙重新包裝一下。有時(shí)因上司太忙，不妨預(yù)先約好時(shí)間。用鋼筆將寫(xiě)信人的姓名、職業(yè)、單位或住址、寫(xiě)信時(shí)間、收發(fā)日期、主要內(nèi)容、要求、收信單位(人 )以及承辦后的情況、結(jié)果和立卷存檔號(hào)等詳細(xì)記載，便于統(tǒng)計(jì)、查找和催辦。 (1分 ) (2)及時(shí)拆封。 ( ) 5．辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請(qǐng)示報(bào)告制度和安全、保密制度，但沒(méi)有崗位責(zé)任制度。 C. 未用完一道萊時(shí)，應(yīng)將刀叉平行排放在盤(pán)了上右側(cè)，叉尖向上，刀刃向內(nèi) 7．以下關(guān)于預(yù)訂工作的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的 ( ) D．不一定要弄到確認(rèn)旅館預(yù)訂的傳真或其他書(shū)面形式的證明 8．文員協(xié)助舉行宴會(huì)時(shí)，不用考慮 ( )。小李有點(diǎn)摸不著頭腦，心想我這么殷勤地對(duì)待他，他怎么 …… 你認(rèn)為小李的舉止是否合乎禮儀？為什么？小李應(yīng)該怎么做才是正確的？（ 1）主人和客人之間，應(yīng)該主人先伸手；（ 3 分） （ 2）在替客人拿行李前應(yīng)征求同意； “我替你拿可以嗎？ ”（ 2 分） （ 3）哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意；（ 3 分） （ 4）司機(jī)開(kāi)車(chē)，汽車(chē)的 位次禮儀是 “右為上，左為下；后為上，前為下 ”；（ 3 分） （ 5）客人應(yīng)該坐后排，小李應(yīng)該坐副駕駛座；（ 3 分） （ 6）客人公司的一些內(nèi)容情況、個(gè)人收入、福利和家庭情況等是不合適的話題；（ 3 分） （ 7）應(yīng)該與客人談一些合適的話題，如天氣、風(fēng)土人情、新聞等。 會(huì)議開(kāi)幕前，辦公室人員去黎明大廈布置會(huì)場(chǎng)，結(jié)果發(fā)現(xiàn)會(huì)議廳靠近熱鬧的馬路，噪音很大。（ 2 分） 五、案例分析題 波揚(yáng)公司準(zhǔn)備在本市市中心如開(kāi)大型的新產(chǎn)品訂貨會(huì)。（ 2 分） ２、按照 2021 院行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，國(guó)務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類(lèi)幾種？ （ 1）命令（令）；（ 1 分） （ 2）決定；（ 1 分） （ 3）公告；通告；（ 2 分） （ 4）通知；通報(bào)；（ 2 分） （ 5）議案；（ 2 分） （ 6）報(bào)告；（ 1 分） （ 7）請(qǐng)示；（ 1 分） （ 8）批復(fù)；意見(jiàn)；（ 2 分） （ 9）函；（ 1 分） （ 10）會(huì)議紀(jì)要。（ ） 文員在工作時(shí)間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)隨時(shí)隨地進(jìn)行。 正式會(huì)談這天，只見(jiàn)坐在古總經(jīng)理一旁的小沈衣著鮮艷，金耳環(huán)、大顆寶石戒指閃閃發(fā)光，這使得古總身上的那套價(jià)值千元的名牌西服也黯然失色。 (600247。 (1 分 ) 2．科達(dá)公司召開(kāi)中層干部擴(kuò)大會(huì)議，參加人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理 各職能部門(mén)的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共 46人，會(huì)議文秘人員和其他服務(wù)人員 4 人，會(huì)議時(shí)間為 5小時(shí)。 三、簡(jiǎn)答題 (每小題 10 分．共 20 分 ) 1．文員進(jìn)言是指什么 ?進(jìn)言具有什么作用 ?方法和要求是什么 ? 1．答案： (1)進(jìn)言是指文員主動(dòng)對(duì)上司提出意見(jiàn)、建議、批評(píng)或規(guī)勸； (2)參謀作用； (2 分 ) (3)補(bǔ)缺作用； (1 分 ) (4)增進(jìn)關(guān)系作用； (1 分 ) (5)適事。 ( ) 4．文書(shū)部門(mén)立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為 “歸檔 ，有歸檔范圍和要求，但沒(méi)有期限。每小題 1 分，共 10 分 ) 1．辦公室布置要注意 ( )。 五、按照文書(shū)立卷特征立卷，主要有哪幾種類(lèi)型？簡(jiǎn)要說(shuō)明按照問(wèn)題特征立卷的基本含義。 三、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？ 1．印章的使用的主要形式為： （ 1）落款章；（ 2）更正章；（ 3）證見(jiàn)章；（ 4）騎縫章；（ 5）騎邊章；（ 6）密封章；（ 7）封存章。 （ 3）過(guò)于敏感的話題。 同學(xué)們要注意，本題有兩個(gè)問(wèn)題：一是口頭語(yǔ)言的基本特征；二是敬語(yǔ)應(yīng)用的一般場(chǎng)合?？谡Z(yǔ)中，需要強(qiáng)調(diào)的成分，都是通過(guò)重音表達(dá)的。特別是稿費(fèi)、版稅、演講費(fèi)等副業(yè)收入多的時(shí)候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報(bào)所得，或直接替上司辦理申報(bào)手續(xù)。 2．各種預(yù)定表的編制請(qǐng)同學(xué)們參照教材 — ，編寫(xiě)。 一、日程安排計(jì)劃表的種 類(lèi)大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份 預(yù)定表。不要送古代仕女圖，因?yàn)榘⒗瞬辉缸屌拥男蜗笤趶d堂高懸；不要送酒，因 為多數(shù)阿拉伯國(guó)家明令禁酒。長(zhǎng)輩先伸手 。 個(gè)人區(qū)（ 45— 120 厘米）：多半是帶有密切的情感，個(gè)人關(guān)系較好的朋友。 （ 3）談判型的對(duì)象：嚴(yán)肅、堅(jiān)定、充滿信心，做好詳細(xì)的資料準(zhǔn)備和