公司檔案管理培訓(xùn)xxxx年11月-文庫吧在線文庫
【正文】 部檔案文件成為一個條理化的具有一定從屬 關(guān)系和平行關(guān)系的庫藏系統(tǒng)。 27 常用分類方法 ? 職能分類 ? 時間分類 ? 作者分類 ? 專題分類 ? 項(xiàng)目分類 ? 型號分類 ? 區(qū)域分類 ? 專業(yè)分類 ? 外形或文種分類 ?職能分類方適用于一級類目的區(qū)分； ?其他分類方法則適用于二級以下類目的劃分 28 一級類目的劃分 ? 公司的檔案根據(jù)企業(yè)活動職能性質(zhì)劃分為十個大類： 黨群工 作檔案、行政管理檔案、經(jīng)營管理檔案、人事檔案、會計(jì)檔案、生產(chǎn) 管理檔案、基本建設(shè)檔案、生產(chǎn)（建設(shè)、業(yè)務(wù)）技術(shù)檔案、設(shè)備儀器檔案、科研開發(fā)檔案。 人事檔案類目設(shè)置 ? 人事檔案按照員工屬性設(shè)置為在職員工檔案、退休員工檔案、離崗員工檔案、死亡員工檔案、其他 5 個二級類目，各類中按姓名組織 案卷。一級類目使用 09 標(biāo)識，二級類目使用 標(biāo)識、三級類目使用 標(biāo)識，依此類推。 39 歸檔時間：是指應(yīng)當(dāng)歸檔的文件向檔案室移交的時間。 （ 2）專職檔案管理人員清點(diǎn)文件材料移交情況，核對之后在 《 文件移交登記表 》 簽字確認(rèn)，正式簽收。歸檔文件目錄設(shè)序號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。文件中凡有圖文的頁面均為一頁。其中，起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文的件號，中間用“ —”號連接；盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案移交進(jìn)檔案室時，由專職檔案人員按要求編制。 注：不同年度、不同保管期限的文件，不宜裝入同一檔案盒內(nèi) 裝盒 盒脊 年度 保管期限 機(jī)構(gòu)（問題） 起止件號 盒號 2023 永久 辦公室 17 1 裝盒 歸檔文件裝盒后，上架排列應(yīng)與本單位歸檔文件分類方案一致，盒脊朝外，便于實(shí)體管理。 方法：按項(xiàng)目形成階段組卷、排序 產(chǎn)品檔案一般有： ? 市場調(diào)研、立項(xiàng)； ? 設(shè)計(jì)、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)； ? 圖紙、工藝； ? 工裝、包裝； ? 鑒定、檢驗(yàn)； ? 創(chuàng)優(yōu)； ? 質(zhì)量分析。 會計(jì)檔案整理要點(diǎn) 會計(jì)檔案的歸檔范圍是會計(jì)核算材料， 即：會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告及銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單等其他材料。 特殊載體檔案保管有特殊的要求。 特殊載體檔案整理要點(diǎn) 特殊載體檔案按不同載體形式分成： ? 照片（底片） ? 錄音文件 ? 錄像帶 ? 光盤 ? 計(jì)算機(jī)電子文件。 ① 分項(xiàng)目、 組卷、排序 ② 修整編號 修整：去釘和折疊。 例如不能有熱敏紙，不能用鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙等書寫字跡等。 ② 整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。 46 檔案盒編目 將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案 盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。 ④ 題名：文件標(biāo)題。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模 糊或易退變的文件應(yīng)予以復(fù)制。 40 文件歸檔整理 檔案盒：是一組具有有機(jī)聯(lián)系的歸檔文件的最小存放單元。 ? 機(jī)構(gòu)代碼 載體類型代碼 分類號代碼 件號 年度 保管期限代碼 36 ? 檔號以“ 卷 ”為單元進(jìn)行標(biāo)識的，檔號編制的規(guī)則為六段號碼制，即： ?檔號 =機(jī)構(gòu)代碼 +年度 +分類號 +保管期限代號 +載體類型代碼 +案卷號 ? ? 機(jī)構(gòu)代碼 ? 案卷號 ? 年度 ? 保管期限代碼 ? 載體類型代碼 ? 分類號代碼 37 ? 分類表中的一級類目應(yīng)該原則遵循。 33 三級類目劃分 在各管理類檔案的二級類目之下，可以依據(jù) 文件的往來特點(diǎn)，根據(jù)實(shí)際需要設(shè)置 收文類、 發(fā)文類和內(nèi)部簽報(bào)及批復(fù)類 等三級類目。 行政管理檔案類目設(shè)置 ? 行政管理檔案按工作內(nèi)容設(shè)置行政事務(wù)、法紀(jì)監(jiān)察、審計(jì)工作、人事管理、醫(yī)療衛(wèi)生和后勤福利、外事工作、法律事務(wù)七個二級類 目。本細(xì) 則按照代碼制進(jìn)行類號標(biāo)識。 檔案的存在，對于形成者乃至利用者，都是一個重要資源的來源。由此可見，檔案在我們的工作中突顯了其必不可少的作
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