【正文】 采購單據(jù)按會計期間分月記入有關賬表中。月末結賬后，該月的單據(jù)將不能修改、刪除。 排序是對設置的顯示項目任選某些項進行按字母順序和數(shù)字大小順序排列。 (如上圖 ) 利用設置功能可以根據(jù)企業(yè)實際需要設計采購入庫單明細一覽表的格式 ．用鼠標單擊 [上移 ]和 [下移 ]按鈕，來設置入庫單列表的顯示順序； ．用鼠標雙擊某“顯示項”設定該項是否顯示出來；打勾表示該項將出現(xiàn)在入庫單列表中，沒有打勾表示該項不顯示在入庫單列表中。這時，需填制一張部分數(shù)量的退貨單（負數(shù)入庫單），把這張退貨單與原入庫單、采購發(fā)票（發(fā)票上的數(shù)量 =原入庫單數(shù)量 退貨單數(shù)量）進行結算，沖抵原入庫單數(shù)據(jù)。金額不同的紅藍發(fā)票記錄也可結算，此時業(yè)務含義為實物退回，購銷雙方各自承擔一部分損失。發(fā)票記錄金額作為入庫單記錄的實際成本。 入庫數(shù)量與發(fā)票數(shù)量不符時，可錄入溢余短缺數(shù)量、金額，將兩者數(shù)量 調平。本系統(tǒng)中采購中發(fā)生運費、港雜費、關稅等 費用應該分別在存貨檔案中設置應稅勞務屬性的存貨，收到以上費用發(fā)票后，作采購運費發(fā)票，在摘要欄中注明對應的采購入庫單號和采購貨物發(fā)票號 【業(yè)務規(guī)則】 19 運費發(fā)票的表體存貨只能是在存貨檔案中設定屬性為 “應稅勞務 ”的存貨。 ? 保存單據(jù)，單據(jù)狀態(tài)為未審核。 17 3. 倉庫如果對質檢部檢驗過的存貨進行驗收入庫 ，根據(jù)檢驗單參照采購到貨單在庫存管理模塊 中生成采購 入庫單，目前管理要求采購發(fā)票和采購入庫單之間是一對多的關系，即要求入庫單開發(fā)票時不能拆單，所以采購人員有責任根據(jù)開票情況提示庫房人員是否將本次入庫的貨物拆分成幾張入庫單， 采購人員拿到采購入庫單中的一聯(lián)作回執(zhí)，庫房主管審核采購入庫單 ? 采購入庫單 參照訂單、到貨單（到貨退回單）生成。 ? 點擊〖增加〗，進入單據(jù)錄入狀態(tài)。 ? 在保存后可以按〖刪除〗，刪除當前未執(zhí)行的單據(jù)。 5. 保存單據(jù)，單據(jù)可以修改、刪除。 12 5． 5． 3采購請款（國內部分） 采購部門的部分采購要求需要預先付全部或部分款項，采購員拿審批后的采購訂單（尚沒有達成采購訂單的拿審批之后的請購單）找財務人員申請預付款，財務主管同意后，應付會計做付款單，款項類型為預付，備注欄填寫該筆請購所對應的采購訂單號，付款單打印出來后，要求領款人員簽字確認領到此筆預付款。已審核的單據(jù)為有效單據(jù)，可被其他單據(jù)、其他系統(tǒng)參照使用。 3. 已審核未關閉的采購訂單可以參照生成采購到貨單、入庫單、采購發(fā)票 【操作流程】 1. 進入單據(jù)查詢界面。 10. 打開單據(jù)：已關閉的單據(jù)可以打開。未審核的單據(jù)可以修改、刪除。 入庫單的金額可以與發(fā)票金額不等，入庫單金額可以為空，入庫成本以結算金額為準。 注意：選擇入庫單時在工具欄按〖設置〗按鈕，可以由用戶自行設置入庫單顯示項目。 5. 進入【采購結算單列表】功能，查詢 、打印本次自動結算結果。 相關概念：采購結算 自動結算 自動結算功能中有三種結算模式：入庫單和發(fā)票、紅藍入庫單、紅藍發(fā)票。 采購發(fā)票按發(fā)票類型分為： 增值稅專用發(fā)票，增值稅專用發(fā)票的單價為無稅單價。采購單據(jù)參照存貨時，只能參照存貨檔案中具有 “外購 ”屬性的存貨。用戶可以設定單據(jù)生成規(guī)則，同一類型的單據(jù)號保證唯一性。因此企業(yè)應在此事先設置好本企業(yè)可能發(fā)生的非合理損耗類型以及對應的入賬科目，以便采購結算時根據(jù)具體的業(yè)務選擇相應的非合理損耗類型，并由存貨核算系統(tǒng)根據(jù)結算時記錄的非合理損耗類型自動生成憑證 、基礎檔案： 基礎檔案填加： 供應商分類增加：原則 2222 供應商 分類編碼： 供應商 分類編碼必須唯一 。 ? 業(yè)務類型按照結算情況分為兩種進行界定 ： ? 普通采購業(yè)務：無論付款方式是賒購還是現(xiàn)結，如果采購的貨物要入倉庫，在增加銷售訂單時選擇業(yè)務類型為普通采購業(yè)務。 ，鋼板以張為主計量單位（采購、規(guī)劃、領用均以張為單位），放棄包的單位，鋼管以根為主機量單位（采購、規(guī)劃、領用均以根為單位） 系統(tǒng)流程： 總調部門 根據(jù)生產(chǎn)任務 考慮庫存量結存、安全庫存等因素進行規(guī)劃運算，規(guī)劃生成采購計劃。 及時錄入、審核采購訂單，為總調室安排生產(chǎn)提供依據(jù)。 總調室人員：內請購單錄入審核、部分采購訂單的錄入 三、采購管理模塊的作用及與其他模塊的關系 采購管理 模塊可以 對采購業(yè)務的全 部流程進行管理，提供請購、訂貨、到貨、入庫、開票、采購結算的完整采購流程 3 四、 伊諾特 采購管理系統(tǒng)業(yè)務處理流程 ： 業(yè)務編號 PU001 業(yè)務名稱 采購入庫 業(yè)務流程簡述 各有采購申請權的部門根據(jù)需要辦理請購單，計劃管理室審批請購單，國內、國外采購部門根據(jù)審批后的請購單尋找供應商，詢價、談判、訂合同，采購經(jīng)理審批采購合同，在貨物到達后，采購員和質檢部初檢，質檢部和庫房復檢，合格品由庫房填制采購入庫單辦理入庫，庫房主管審核入庫單，采購員收到供應商發(fā)票時參照采購入庫單錄入采購發(fā)票，財務部門審核采購發(fā)票，采 購部（或財務部）對采購入庫單和采購發(fā)票進行核銷處理 。 質量檢驗人員對入庫材料進行檢驗，檢驗合格后填寫質檢單；憑采購人員的到貨通知單和質檢單，庫房記賬人員在庫存系統(tǒng)根據(jù)采購到貨單生成采購入庫單進 行打印 （ 一式 5聯(lián)？ 財務 、 庫房、總調、采購 ） ，庫房管理人員點收實物后手工在采購入庫單上進行簽字，由倉庫主管在系統(tǒng)內進行采購入庫單審核。 鋼管只有根和公斤兩個計量單位，其中根是主計量單位（各個系統(tǒng)都如此），其他存貨都遵循這個原則，能用單計量單位的盡量用單計量單位，必須用多計量單位的存貨要和其他系統(tǒng)關鍵用戶協(xié)商 3. 存貨檔案維護和添加由總調度室完成，采購部門如果用到存貨檔案中沒有的存貨，要及時通知總調度室添加，并告知該存貨的相關信息。 供應商方案刪除、停用：已經(jīng)使用的檔案不能刪除，但可以停用，在供應商檔案其他頁 6 簽錄入停用日期即可，在新增單據(jù)中參照供應商檔案不再出現(xiàn)。 ? 操作說明 — 表體項目 : ? 存貨編號：錄入或參照，必填，參照的內容為存貨檔案，根據(jù)存貨檔案進行合法性校驗。如果手工錄入已停用的存貨，系統(tǒng)將提示 “此存貨已停用，請選擇其他存貨。運費發(fā)票的默認稅率為 7，可修改。例如，只要對某個供貨單位的采購業(yè)務進行結算，可以輸入該供貨單位的名稱或編號。 2. 按〖過濾〗按鈕，顯示出結算條件輸入畫面，可以根據(jù)需要輸入結算條件，系統(tǒng)將把滿足條件的入庫單和發(fā)票過濾出來，在選擇入庫單和發(fā)票時只能選擇 過濾出來的入庫單和發(fā)票。 6. 結算完成后，計算機把已結算的單據(jù)數(shù)據(jù)從屏幕上清除，您可以繼續(xù)按以上步驟進行其它采購結算。 3. 填寫完畢，發(fā)現(xiàn)單據(jù)有錯，可以直接將光標移到有關欄目進行修改。 8. 執(zhí)行：已審核的單據(jù)為有效單據(jù)，可以執(zhí)行，可以被其他單據(jù)、其他系統(tǒng)參照 使用；已執(zhí)行的單據(jù)不能棄審。 指企業(yè)根據(jù)采購需求，與供貨單位之間簽訂采購合同、購銷協(xié)議 ，采購部門根據(jù)審核后的請購單和供應商接洽成功后，在系統(tǒng)中填制采購訂單 (合同 )，如果有對應的請購單或采購計劃或銷售訂單（直運業(yè)務）應該參照以上單據(jù)生成。 6. 保存單據(jù)， 單據(jù)狀態(tài)為未審核。已關閉的單據(jù)不能執(zhí)行、棄審，但不影響根據(jù)該單據(jù)生成的下游單據(jù)的正常操作 。參見 新增單據(jù) 2. 輸入單據(jù)表頭的各項內容，輸入單據(jù)表體的各項內容。 5. 采購發(fā)票可以在《應付款管理》進行審核 。 采購到貨單（到貨退回單）不需審核，保存 單據(jù)即為有效單據(jù)，可被其他單據(jù)、其他系