【正文】 ..................................................................................................................................14 一、準備 ........................................................................................................................................................................ 14 二、材料 ........................................................................................................................................................................ 14 三、食宿 ........................................................................................................................................................................ 15 四、交通 ........................................................................................................................................................................ 15 五、場地 ........................................................................................................................................................................ 16 六、其他 ........................................................................................................................................................................ 19 七、會務工作中一些注意事項 ................................................................................................................................ 20 2 第一章 接待 工作 接待工作是展示 ****風貌、顯示管理水平的主要工作之一，也是完成各項 業(yè)務 工作的重要組成部 分。 Who（人員） 人員 是指 來賓 的 基本 組成情況，包括人數 、姓名、身份（職務 、級別等）、性別、民族 等，尤其應了解 來訪客人中最高領導的情況。另外，就近原則也是要考慮的因素，使會談、住宿、就餐的地點相對靠近或順路，可以節(jié)約時間和精力。 （二）補充相關信息 由來賓方面提供的信息非常有限，不足以支持接待工作圓滿完成。在掌握有關信息后，主要依據來訪人員情況、時間與目的，及時向主管領導匯報，確定我方接待 規(guī)格及參與人員，并制定接待計劃。制定計劃可通過填寫《接待事務安排表》使計劃完整和詳細，其中的關鍵內容包括以下三方面： 物質準備，包括：住宿安排、用餐安排、會談地點 、參觀點、接待用車和有關文字材料等。 在保證車輛交通安全基礎上，兼顧 乘車者舒適度 和臨 時 增加 人 員乘車 空位 等問題 。 8 如 重要貴賓，接待人員可以提前聯(lián)系機場，申請 貴賓 通道 并 提前到達 貴賓廳，交費辦理接機手續(xù) 等 。 當日 ，接待人員應 提 前致電來訪方的聯(lián)系人，詢問對方 位置，再次確認 下車地點并表明自己將在那里等候。 保證會場整齊干凈，有足夠的座椅，有工作人員倒茶。如有需要，盡快整理完成會議紀要，及時傳遞給與會人員。 六、住宿 來賓如需住宿，應盡早為其預定住宿房間。 11 （一）確定宴請規(guī)格和形式 宴請的規(guī)格，以宴請目的和主要賓客的身份地位而定。其具體工作內容有：在餐廳門口設立歡迎指示牌 ， 調試燈光音響等設備，如 重要宴請 ，應布置領導致辭 稿 ； 席位的分配和擺放；領導桌座位 排位。 工作人員坐在餐桌最靠外的位上，并在自己身旁略騰出空間以方便上菜。自助餐具有如下幾條明顯的長處。 13 依照慣例，自助餐大都被安排在各種正式的公務活動之后，作為其附屬的環(huán)節(jié)，是招待來賓的項目之一， 極少獨立出來， 因此自助餐的 具體時間要受到正式 公務活動的限制。 會務總負責人應召集各方面負責人員召開 預備會，確定會議的程序和各自負責事務。 （三）餐飲工作對酒店要求較高，食品衛(wèi)生為第一位；宴會場地規(guī)模應符合與會人數實際，過大過小都不可取；食品應照顧到大多數與會人員的口味。因此，一定要提前做好統(tǒng)籌部署，制定縝密而又靈活的接待方案。每輛車都要預留一定的空位，以免晚點的賓客打亂整體乘車計劃。對于級別較高的會議，應在領導席兩側及 前后預留警衛(wèi)人員席位。如主持人在主席臺就座，應在其面前擺放專用話筒。簽約臺后只擺放兩張椅子，見證嘉賓一般安排站立在簽約人背后；臺上應事先放好將簽署的協(xié)議和簽字筆，并安排禮儀工作人員為雙方簽約代表翻開協(xié)議書和交換協(xié)議。隨后對參加合影的人員名單進行確認和排序，一般采取在前排座椅的椅背上貼姓名牌的方法來為主要領導排位。 也應注意 以下工作。 （二）外樹形象、內強 素質 作為逗