vt-gc-wi015項目施工過程文檔管理操作指導(dǎo)書-文庫吧在線文庫
【正文】 情況。磁盤必須按以下格式標(biāo)明日期：YYYYMMDDYYYY 年，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字表述MM 月，以兩位阿拉伯?dāng)?shù)字表述DD 日，以兩位阿拉伯?dāng)?shù)字表述如：20220812 即表示 2022 年 8 月 12 日。有些文檔，如各個員工收到的電子郵件等，是由各個員工分別控制的。 電子郵件電子郵件在項目的信息傳遞中使用的越來越多。項目公司員工在向外發(fā)出電子郵件時，應(yīng)抄送給文檔管理員。所有項目公司成員須按本項目規(guī)定的程序、格式和編碼來提交文件。過程 H 有關(guān)各方審閱需會簽的文件，并確認是否同意會簽。過程 B 如文件外包裝或封面未注明為“私人”、“密件”或“標(biāo)書”，則進入程序D。過程 F文檔管理員按規(guī)定格式登記該來件，在首頁蓋上收文傳閱章并填寫收文日期，如何將來件交給項目工程副總。17 / 18附錄 3 文檔編號（參考）編號以“1” 字開頭的是由項目公司發(fā)出的文件編號 發(fā)文單位 收文單位1001 發(fā)達環(huán)球建筑設(shè)計咨詢有限公司1011 前進工程設(shè)計咨詢有限公司1021 精細建筑工料測量師有限公司1031 網(wǎng)景市建筑設(shè)計研究院1041 北京方正林國際工程咨詢有限公司1201 其他顧問公司1301 網(wǎng)景市第六建筑公司1601項目公司 所有從項目公司發(fā)給收文單位的的文件（包括信函、傳真、傳送單等）其他機構(gòu)或部門公司內(nèi)部文件編號以“2” 字開頭的是由與項目相關(guān)的單位發(fā)出的文件編號 公司名稱 備注2022 發(fā)達環(huán)球建筑設(shè)計咨詢有限公司2022 前進工程設(shè)計咨詢有限公司2021 精細建筑工料測量師有限公司2031 網(wǎng)景市建筑設(shè)計研究院2041 北京方正林國際工程咨詢有限公司2091 其他顧問公司該公司發(fā)出的與項目相關(guān)的所有工程文件18 / 182101 網(wǎng)景市第六建筑公司編號以“3” 字開頭的是政府部門發(fā)出的文件編號以“4” 字開頭的文件是關(guān)于該項目的報告及會議紀(jì)要編號 公司名稱 備注3001 政府審批公共設(shè)施 政府部門文件4001 報告、會議紀(jì)要以上是已制訂的文件編號目錄，可根據(jù)工作需要，由項目工程副總和文檔管理員隨與項目有關(guān)的單位的增加而添加新的編號?！稗D(zhuǎn)發(fā)”應(yīng)根據(jù)需要以傳真或信函的方式進行。過程 D文檔管理員審核來件內(nèi)容是否按規(guī)定格式提交及是否齊全。 蓋上傳閱印章文檔管理員送呈項目工程副總審閱 amp。過程 F 文件簽發(fā)人按文件內(nèi)容及重要性或其權(quán)限利判斷是否需要會簽。 文 擋 管 理 員 發(fā) 放 文件 、 將 發(fā) 出 文 件 登 記 、 并 按 編號 歸 擋文 件 是 否 合 乎 程 序 要 求文 件 簽 發(fā) 人 是 否 同 意 簽 發(fā)項 目 團 隊 成 員 草 擬 外 發(fā) 文 件文 檔 發(fā) 放 過 程 結(jié) 束通 知 該 成 員 修 正 并再 提 交通 知 該 成 員 修 正 并再 提 交NYY N過 程 A過 程 C過 程 B 過 程 D過 程 F 過 程 G過 程 E過 程 J開 始是 否 需 要 會 簽 各 方 審 閱 文 件 并 確 定 是 否同 意 會 簽YN NY過 程 H14 / 18文件發(fā)放流程圖說明過程 A本項目公司的成員如對外發(fā)放正式文件,須先草擬文稿,然后使用合適的標(biāo)準(zhǔn)文件格式,填妥文件編號, 始可提交給文檔管理員。如果對方無公司的電子郵箱，應(yīng)請對方書面確認其提供的電子郵箱是有效的、并可用于本項目的聯(lián)絡(luò)的郵箱。文檔管理員應(yīng)幫助各個員工建立其各自電腦中的文件夾系統(tǒng)。在完成發(fā)文后，有關(guān)員工應(yīng)將所發(fā)文件的電子文檔立即發(fā)給文檔管理員，由其統(tǒng)一對發(fā)文的電子文檔進行保存。如果需要將圖紙帶出閱圖室，要取得文檔管理員的同意。文檔管理員需負責(zé)將舊圖紙存檔。招標(biāo)文件、合同文件等的登記和存檔由成本部來進行。 書面文件存檔項目公司收到的所有書面文件都必須登記、存檔。? 向項目公司的提交數(shù)量必須不少于一式兩份。8 / 184. 轉(zhuǎn)發(fā)：將該文件傳真或以信函的方式“轉(zhuǎn)發(fā)”給與工程有關(guān)的外部單位。項目工程副總閱讀收文并在收文印戳處進行批注后將收文返還給文檔管理員。項目公司應(yīng)鼓勵或要求顧問方、承包商、供應(yīng)商等按照上述程序、格式來提交文7 / 18件。? 通常，在合同文件中會說明發(fā)文單位哪些人可以簽發(fā)文件給對方。需要簽名的文件，簽字人的姓名應(yīng)在文件上單獨列出，并清晰可辨。? 寫明收文人員的姓名、職位。對于不合乎規(guī)定的文件，文檔管理員有權(quán)要求函件起草人重新提交。 如果文件
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