【正文】 北京奧力泰格科技有限公司 第 九 章共 二十 章 編號： LAXZSK20200701 第 27 頁共 60 頁 版本號 A 檔案管理制度 第 0 次修改 一、 目的： 為規(guī)范本公司 檔案資料的管理，增強檔案的實用性和有效性，為公司各項制度的完善提供補充，特制訂本制度。 檔案利用規(guī)定 檔案的利用主要包括兩部分：查閱、外借。 文件列冊歸檔范圍： 重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結，領導人講話，典型發(fā)言，會議簡報，會議記錄等。 北京奧力泰格科技有限公司 第十章共二十章 編號： LAXZSK20200701 第 32 頁共 60 頁 版本號 A 列冊與圖書管理制度 第 0 次修改 收文列冊：收到的其他職能 部門 文件， 可統(tǒng)一列冊，分不同 部門 管理。 1 年保存：結案后無長期保存必要者。 借閱書籍、雜志要保持整潔、完整、按時歸還，不得損壞、涂改、和遺失如有此類情 況公司將追究借閱人責任，按原價予以賠償。 采購人員必須憑合法、真實、有效的發(fā)票、由采購人員在發(fā)票右上角簽字認可并填寫《費用報銷單 》，經逐級審批后報銷。 公司物資借用 凡借用公司辦公器材，需填寫物資借用單，并由 行政主管 簽字認可 。 財產綜合核算管理的分工負責制 財產主管部門：行政部負責監(jiān)督管理公司所有固定資產。 固定 資產的購置與建 立 程序 申 請購建：請購部門于申請增添固定資產時，應填寫《請購單》，經部門經理審核，并注明請購日期、請購單位、用途說明、品名、規(guī)格、數(shù)量、需要日期、建議廠商等資料。 建 設安裝：由行政部和采購、使用部門共同負責監(jiān)督施工單位施工，按合同或工程進度付款； 驗收入庫：固定資產送達時，在行政部監(jiān)督下，由請購部門、使用部門、采購人員和相關技術人員會同點收數(shù)量、檢查品質及規(guī)格是否與，《請購單》相符，填寫固定資產驗收單。填寫《報廢申請單》； 交由公司行政部、財務部審核； 由負責處理部門列出處理方案及可能的處理價格； 依據(jù)權限審批表，報相應審批人審批； 北京奧力泰格科技有限公司 第十二章共二十章 編號： LAXZSK20200701 第 40 頁共 60 頁 版本號 A 固定資產管理規(guī)定 第 0 次修改 報財務部審核后做帳務處理。會議由總經理根據(jù)公司不同階段的經營發(fā)展需要，臨時決定開會時間。 （ 4）會議記錄由行政部負責整理歸檔。 項目 會： 會議時間： 每 周五下午 13： 00 召開 ， 匯報人員次序依次順延排序。 項目組 例會： 每周三下午 13： 30 各 項目組 例會由各 項目組負責人主持，會議時間根據(jù)工作的實際需要，臨時決定。 嚴格按標準篩選參會人員。 大事記可分為 ：企業(yè)大事記和領導大事記。 規(guī)定 由總經理辦公室制定，報總經理批準后由總經理辦公室執(zhí)行。 企業(yè)產品的榮譽獲得情況 企業(yè)重大的經濟糾紛 其他重要事項 領導大事記內容 個人的簡歷 北京奧力泰格科技 有限公司 第十四章共二十章 編號： LAXZSK20200701 第 46 頁共 60 頁 版本號 A 公司大記事管理規(guī)定 第 0 次修改 個人的工作成績 個人的工作、生活、學習過程中的重要事件 個人重要的外事及社會活動 個人的重大榮譽和過失 個人職務的變動 個人的其他重要事件 大事記的編寫 大事記的編寫由公司行政部 負責， 行政主管 領導，由行政 助理 主編，各職能部門負責人必須積極配合，及時提供素材。 無論何種會議，都必須盡量簡短，提高會議效率。 會議期間應保持安靜，不得隨意走動，并關閉手機。 （ 4） 指出項目負責人在實驗工作中存在的問題及在 下步實驗中的設想 。 （ 3）布置本周各部門的重點工作。 （ 4）財務預決算、工資福利待遇調整等。 X* h7 v8 三、內容 會務管理要求 ： 行政部 按照領導的要求安排每周會議日程表。 結算付款：根據(jù)審批后的固定資產請購單（購建報告），采購單、驗收單、采購（工程）合同、完工交接單、竣工決算、發(fā)票收據(jù)等憑證單據(jù)，到財務部辦理付款結算手續(xù)。 將相關內容填列《請購單》上，經過招標的應該附帶標書主要部分。在每年末由各部門負責將下一年需要增加的 北京奧力泰格科技有限公司 第十二章共二十章 編號： LAXZSK20200701 第 38 頁共 60 頁 版本號 A 固定資產管理 規(guī)定 第 0 次修改 固定資產報財務部。 二、 適用 范 圍 固定 資產范圍：指單位價值在人民幣 2,000 元以上，且使用期限超 過一年的車輛、設備、房屋及建筑物等。 公司各職能中心辦公用品實行預算管理，根據(jù)各中心的工作性質、人員編制及對辦公用品需要量，制定辦公用品定額，實行超額停發(fā)，計劃領用（特殊情況或專案需求時另行呈報）。 二、 適用 范圍 本制度適用于本公司 所有部門和全體員工 。 圖書管理 北京奧力泰格科技有限公司 第十章共二十章 編號： LAXZSK20200701 第 33 頁共 60 頁 版本號 A 列冊與圖書管理制度 第 0 次修改 公司閱讀時間：早上 9： 00 前；中午： 11： 3012： 30；下午 17： 00 后。 保存期限。 反映主要職能活動的報告，總結。 檔案的銷毀規(guī)定 公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料； 檔案銷毀期為自員工離職之日起兩年； 編號： LAXZSK20200701 第 29 頁共 60 頁 版本號 A 檔案管理制度 第 0 次修改 北京奧力泰格科技有限公司 第九章共二十章 編號： LAXZSK20200701 第 30 頁共 60 頁 版本號 A 檔案管理制度 第 0 次修改 當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理人員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經理 助理 、審核并經總經理、董事長批準后執(zhí)行； 經批準銷毀的公司檔案，檔案管理人員必須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做 好登記并歸檔； 在銷毀公司檔案資料時，必須由董長、總經理、總經理 助理指定專人監(jiān)督銷毀。 檔案材料的歸檔 對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔要求； 按照材料屬性、內容，確定其歸檔的具體位置； 在目錄上登記材料名稱及有關內容； 將檔案里面的具體內容輸入 檔案管理系統(tǒng) ，并將材料放入檔案。以便備查。并在文件原稿和發(fā)文簿上注明發(fā)出日期。 需要會辦會簽的公文，會辦會簽前，主辦部門必須與有關部門 交換意見，取得一致意見后，由主辦部門負責迅速擬稿，并辦理會簽 。 分文、批辦、簽注意見時，一定要寫清楚主辦、協(xié)辦部門、 北京奧力泰格科技有限公司 第八章共二十章 編號： LAXZSK20200701 第 24 頁共 60 頁 版本號 A 行文管理制度 第 0 次修改 閱知部門；哪些領導、部門負責人閱知、閱批?？梢暻闆r進行登記。一般公文的處理以不超過一周為限， 緊急公文隨到隨辦。 內部行文可以用 各部門的 名義行文， 各部門 不得聯(lián)合行文，各 部門之間不要用發(fā)文形式解決一般性問題。 例如： 2020 年 7 月 10 日發(fā)布的《 宿舍規(guī)定 》，編號為“ LAXZSK202002 公司行政類表格單據(jù)類碼：表格－部門名稱－表格名 例如：財務管理中心的《借款單》，編碼為： “ 表格－財務部－借款 單 ” 只有公司職能中心有權簽發(fā) A、 B 類文件，簽發(fā)人必須為公司負責人或職能中心負責人，核發(fā)人必須為公司負責人或 行政部 。 B：文件類別碼， A 類文件的類別碼即為 “A” 。 通報：表揚好人好事，批評錯誤，傳達重要情況以及需要所屬單位知道的事項， 用 “ 通報 ” 。 軟件必須經過電腦管理部門的同意方可進行。 北京奧力泰格科技有限公司 第七章共二十章 編號： LAXZSK20200701 第 19 頁共 60 頁 版本號 A 辦公自動化管理制度 第 0 次修改 電腦如在操作過程中發(fā)現(xiàn)異常情況， 須立即報本部門負責人，仍不能解決，由辦公室作相應處理。各部門、各地區(qū)分部必須按本規(guī)定落實電腦及網(wǎng)絡管理實施細則，并嚴格執(zhí)行。 傳真不清晰時，必須及時要求重傳，直至清晰為止，對于重要數(shù)字要進行核定。 工作程序 《印鑒管理流程圖》 相關記錄表格 《用印審批表》 《公章用印登記表》 《 章用印登記表》 《合同專用章用印登記表》 北京奧力泰格科技有限公司 第 七 章共 二十 章 編號： LAXZSK20200701 第 17 頁共 60 頁 版本號 A 辦公自動化管理制度 第 0 次修改 一、目的 電話和傳真已經成為現(xiàn)代 信息溝通的主要工具，本制度所指電話傳真管理是從接收到最后處理的全部環(huán)節(jié)的完整程序化管理。 財務專用章及法人章必須根據(jù)已經由公司各級領導審核批準的財務憑證用印。 印鑒為公司的貴重物品，各印章保管人須妥善保管好公司印章，不得私自用章，并把好用印關。 三、內容 印章的種類： 印鑒：指公司向政府主管機關登記的公司印章或指定業(yè)務專用的公司印章。 在外與公司同仁相遇應點頭行禮表示致意。 辦公室員工必須注意日常辦公禮儀，養(yǎng)成文明辦公的職業(yè)習慣。 非因公務，不得私自動用公款、公物。 下級應尊重上級，如果上級布置的任務和自己的想法相左，如沒有嚴重的失誤，應按布置的去做，意見可事后交流。 營造和睦、團結、互助的工作氛圍，提倡精神文明的建設。 愛護公物，各類辦公用品、設備須按操作方法使用；公用辦公設備， 如傳真機、復印機、打印機等由辦公室安排專人管理、使用。 定人 ?? 將工作責任到人，實施 “ 個人責任制度 ” ，在每一個環(huán)節(jié)流程中， 無論是表格、資料、文件等，都必須落實到個人負責范圍，以便執(zhí)行查核、推動及督導。授權時要把要求下級做什么，達到什么效果 ，賦予下級什么權力，必須清楚，同時應當把這種授權通知相關人員。上級可越級檢查不可以越級指揮，下級可以越級申訴不可以越級請示。 績優(yōu)關鍵事件 ? 不良關鍵事件 ? 服務不佳，有具體事實的投訴 承擔責任： 全部 工作權限 人事權限：無 2. 財務權限：無 3. 業(yè)務權限 ； 對公司車輛管理具有建議權 任職者素質要求 技能 汽車駕駛 汽車保養(yǎng)、維修、維護專業(yè)知識 經驗及相關培訓 三年以上汽車駕駛經驗。 績優(yōu)關鍵事件 ? 文件上傳、下達準確及時，得到客戶表揚 ? 不良關鍵事件 ? 受到投訴，所負責事項工作內容和帳目不清晰 承擔責任：全部 工作權限 1. 人事權限：無 2. 財務權限：無 任職者素質要求 1. 知識技能 公關文秘、心理學相關知識； 具 有較強的協(xié)調溝通能力以及語言表達能力。 職位名稱 前臺 秘書 所屬部門 行政部 直接主管 行政主管 直接下屬 無 編寫日期 2020年 8月 編寫部門 行政部 工作目的 保證公司電話的正常轉接及往來信件的收發(fā)，樹立公司良好形象，保證公司前臺工作的有序開展。 ? 任務 2：定期與酒店、票務點對帳，正確結算各項費用。 主要 職 責 負責公司后勤管理工作，制定相關規(guī)定、并付諸實施； 負責公司固定資產及辦公用品的購置、管理； 負責公司車輛的年檢、審驗、日常保養(yǎng)、辦理各項手續(xù)及車輛日常調度； 負責公司對外接待及內、外部客戶訂票、訂房工作； 負責公司公共環(huán)境衛(wèi)生清潔、安全； 為各部門提供車輛服務，保證及時、安全、快捷； 兼管職責 無 任職者素質要求 1 知識技能 較強的社會交際能力、書寫能力； 豐富的組織管理能力。 ? 任務 1：根據(jù)各部門辦公需求，擬購辦公用品名目，報部門主管審批后購置； ? 任務 2：建立臺帳，做好新購物品和上期結 存物品的登記。 承擔責任： 未知 工作權限 1. 人事權限：無 2. 財務權限：無 3. 業(yè)務權限