【正文】 工作日以電話或其他方式通知，大型 會議需至少提前 2 個工作日下發(fā)正式書面通知。 第二節(jié) 會議室的管理與 服務 第四十一條 公司會議室由公司辦公室負責日常管理。 33 （一）總經理辦公會議、中層干部會議、經濟分析會、生產經營分析會議、議須整理會議紀要，會議紀要具有與公司規(guī)章制度具有同等的效力。 （二）文頭用“某某公司某某會議紀要 (可分兩行排列 )”的指定標題，用小一號宋體套黑字，正文部分用四號仿宋體非套黑字。按年度移交公司檔案室；其他會議資料由各承辦部門自行存檔。 第五十七條 會議期間應將移動通訊工具關機或置于振動位置，如遇緊急事情應到會場外接聽。 36 第一章 總 則 第一條 為加強辦公用品管理 ,規(guī)范辦公用品的申購、入庫、保管、發(fā)放、 使用、報廢、盤存、交接程序，提高利用效率，厲行節(jié)約，避免浪費，特制定本制度。 第九條 固定資產（單品價值≥ 200 元）申請流程：填寫《辦公用品申請單》 →部門經理審核→行政副總經理批準→辦公室確認。 第十六條 辦公室應劃定相應的存放區(qū)域，對辦公用品實行封閉保存，防止辦公用品受潮、蟲柱、損壞或丟失，保證辦公用品的功用和性能。盤存頻率為 1 次 /月，辦公室將于每月的 25 號 31 號內抽取時間進行大件管理品的盤存。 第二十五條 已領取電話、計算器、訂書機、打 孔機、筆筒、剪刀等耐用辦公用品的，原則上不再發(fā)放。報廢應當是在對可能維修的 、提交過維修申請、經過維修但無法修好的情況下，或是是對無條件維修的、經過了辦公室的故障認定，方可由該管理品的保管人填寫《辦公用品報廢申請單》，經辦公室簽字確認后報廢事項方為成立。公司所有車輛的證照及稽核等事務統(tǒng)一由辦公室管理。 第五條： 駕駛員日常管理 一、安全管理 1. 公司駕駛員必須遵守《中華人民共和國道路交通管理條例》及有關交通安全管理的規(guī)章規(guī)則，安全駕車。車內客人談話時除非客人主動搭話，不要隨便插嘴。 7. 平時經常注意車輛的保養(yǎng)，經常檢查車輛的主要機件。有事離開時要告知調度去向、時間。 第二章 車 輛 管 理 第六條：車輛購置、調配 一、新車購置 1. 公司購置車輛由辦公 室填寫車輛購置申請表，上報董事長審批后，由辦公室安排購買。 2. 公司車輛調配由辦公室按標準統(tǒng)一安排。 五、轎車 (含面 包車 )大客車的租賃 : 1. 小車長期租賃，按照本規(guī)定第三條執(zhí)行，否則費用不予報銷。 六 . 部門工作人員去機場、長途車站、火車站一般不予派車， 3 人以上、特殊情況何以派車。 三、保險項目： ：車輛損失險、第三者責任險、不計免賠險； ：全車盜搶險、玻璃單獨破碎險、座位險。車輛維修，駕駛員必須先填寫車輛維修申請單，報辦公室車輛負責人審核，經 行政副總 批準后方可安排維修，報銷維修費用時須將維修申請單附后，審核報銷，留檔備查。 二、 車輛維修及保養(yǎng) 1. 發(fā)動機大修： 1) 發(fā)動機第一次大修 20 萬公里左右，應不低于 20 萬公里；第二次大修不低于 10萬公里； 2) 發(fā)動機出現動力不足、竄、燒機油，有冒藍煙、虧機油現象；伴有異響無法檢查可以申請大修，報 行政副總 批準并備案。 3. 交接之日以后發(fā)生的車輛損壞、故障和交通違章均由接車人負責解決。 二、 凡因車輛原因造成的交通違章，由辦公室車輛負責人協調處理，罰金經 行政副總 審批后酌情報銷。 三、 經濟損失在 5000－ 10000 元扣發(fā)全年安全獎。 第十七條：對責任人的處理 一、 造成車輛損壞經濟損失在 500－ 1000元的，扣發(fā) 1個月的安全獎。 4. 費用報銷中所發(fā)生的收據憑證，需 3 人以上證明，并經車輛負責人出具書面情況報告經 行政副總 批準后，用其他發(fā)票替代方可報銷。 第十三條：車輛交接制度 1. 車輛盡可能定車定員，部門車輛需要交換司機，須經 行政副總同意。如有排除不了的49 故障，到另一維修廠再排除，先前的修理廠的維修工時費不予結賬。辦公室將對檔案管理及實際管理進行考核，以決定車輛管理人的績效考核。 第九條：車輛投保標準 一、選擇正規(guī)的保險公司為車輛投保，由行政副總辦理。 四 . 市內交通較為方便的地方，一般不予派車。 46 2. 租賃車輛必須要證照、各項保險齊全的社會合法車輛，車輛大小要符合公司配載利益要求。 5. 在經營活動中廠家贈與的車輛各單位須及時上報公司董事長，由董事長審議是否接受贈與以及接受后的使用安排，由辦公室備案，各單位不得自行處理或私自上牌使用，否則將對負責人進行通報和處罰。 12. 車輛發(fā)生人為損壞（如：缺機油、缺水、發(fā)動機、變速箱等主要部件有異常聲音，未經同意繼續(xù)行駛），造成后果由駕駛員承擔。 44 9. 駕駛員在上班時間內未被派出的，應隨時在本崗待命。嚴格遵守交通安全法規(guī)，避免發(fā)生交通違章及安全事故。 二、駕駛員日常行為規(guī)范 1. 注意個人衛(wèi)生，儀容儀表整齊，態(tài)度熱情、工作認真、服從車輛負責人調度。 三、 辦公室 車輛負責人將車輛統(tǒng)計情況以報表形式于次月三日前通過報行政副總，如有特殊情況逾期上報的，必須事先報行政副總說明情況，否則一律嚴處。 41 第一章 總 則 第一條：適用范圍：公司名下所有車輛。 可維修品出現問題的應當提交《辦公用品維修申請單》至辦公室統(tǒng)一進行處理。 第二十四條 新員工（管理人員）入職每人按標準配備：簽字筆 1 支、記事本 1 本、文件架 1 組、文件夾 2 個。 第十九條 對因個人工作失誤、非正常使用而對辦公用品造成的重大異常損耗，將根據個人責任的程度，由責任人承擔所造成相應損失部分的賠償。 38 第十四條 辦公用品入庫后，辦公室需根據銷 貨清單登記入帳。 第七條 辦公室根據各部門對辦 公用品的實際需求量進行月度計劃編制，于下月 5 號前報主管行政副總經理審核后，形成采購計劃。密級會議原則上禁止撥打手機或錄音。 35 第六章 會議紀律和要求 第五十五條 會議開始前必須由本人簽到，如不能到會應向會議主持人履行請假手續(xù)。 第三節(jié) 會議資料的存檔 第五十條 各類會議資料必須存檔。 第四十八條 會議紀要整理和印發(fā)應在 2個工作日內完成，特殊情況除外；若會議紀要決定、事項涉及保密內容，應派人直接送達簽收。其他日常及業(yè)務會議由會議組織部門安排服務。 （三）做好參會人員的引導和組織。 第三十七條 涉及公司多個部門共同召開并有公司領導參加的會議，由會議主要牽頭部門與辦公室聯系，備案會議情況；需辦公室協調安排的，由辦公室統(tǒng)一安排。 第三十條 部門日常管理例會原則上每周召開一次，由部門負責人主持，必要時邀請分管領導參加。 第六節(jié) 專題會議 第二十三條 公司專題會議是分析、研究近期成本管理、經營管理、預算管理、合同評審等方面存在的突 出問題，提出解決辦法，明確并責成相關部門按照會議要求保質保量完成規(guī)定的任務的會議。會議聽取各部門有關上月工作匯報和總結，由會議主持人對此作出明確的評價，針對存在的問題分析原因，指出計劃完成較差或執(zhí)行不力的責任部門或人員，提出解決辦法，分析、研究和 落實改進方案，明確提出并責成相關部門按照會議要求保質保量完成規(guī)定的任務。 第二節(jié) 中層干部會議 第十二條 中層干部會議是公司圍繞戰(zhàn)略發(fā)展、重大決策和重大事項等工作而適時召開的會議。 第七條 專題會議指公司生產管理、經營管理、安全管理、工程管理、文件名稱 會議管理制度 部 門 發(fā)布日期 文件編號 版本號 0 次 1 編制 : 審核 : 批準： 共 10 頁 27 合同評審等會議。 第七章 變更和注銷 第十三條 工作流程 公司 專業(yè)部門提出，填寫申請表（附表一）→ 公司 分管領導和第一負責人審核→報上一級領導審批后 辦理相關證照的注銷手續(xù) → 注銷完畢需要報 公司 總裁辦備案。 （二）使用貸款卡時，按照資金貸款審批程序一并審核、審批。 第九條 管理要求 （一）專管員建檔登記項目包括證照名稱、頒發(fā)部門、數量、登記日期、啟用時間、有效期限、年審年檢情況等。 （二） 二類證的辦理 辦公室 負責人提出申請 → 公司 （部門）分管領導審核 → 主要負責人審批 → 指定經辦人員按照政府 有關部門要求辦理。 （二） 辦公室 負責人為證照 管理第一責任人， 分管證照工作的 專管員 是管理直接責任人。 (三 ) 凡借閱資料均須填寫資料借閱登記簿。 20 外公司利用檔案，一般不得借出或復制檔案，且只能 在檔案室查閱檔案。 檔案室因工作需要需收回者。 (二 ) 利用范圍 公司保管檔案均為現行檔案，主要供公司和上級公司使用，不屬于開放范圍，一般不對外提供利用。 第二十條 檔案庫房管理 (一 ) 檔案庫房是公司機要部門，一切人員未經許可，不得擅自進入庫房。 凡是向檔案室移交的文件材料，應編制依據目錄一式兩份，移交時雙方應在移交目錄上簽字，各存一份。 會計檔案由財務部門負責整理立卷，暫在本部門保管一年，期滿后向檔案室移交。 (二 ) 需要定期更改的圖紙，應由有關部門每隔一段時間將原底圖復查一次，若有變動及時更改。 (三 ) 按照案卷質量要求整理立卷。 14 (三 ) 接收、移出和銷毀檔案要嚴格履行審批手續(xù)，認真造冊登記。 第九條 歸檔是指辦理完畢且具有保存價值的文件經系統(tǒng)整理、遞交綜合檔案室保存的過程。 12 第一章 目的 第一條 為規(guī)范公司檔案業(yè)務工作，進一步提高檔案標準化、流程化的管理水平，開發(fā)檔案信息化，更好地為公司提高經濟效益服務，根據國家及省、市 檔案管理規(guī)范、細則，結合公司具體情況，特制定本制度。 第十二條 涉及法律等重要事項需使用 印章的，須依有關規(guī)定經法律顧問審核簽字。 第四條 印章必須由各保管人妥善保管，不得轉借他人。經辦部門視實際需要留存復印本。 第五章 文號 第二十四條 行文編號由總經理辦公室統(tǒng)一管理，由總經理辦公室發(fā)放、登記、備案。主題詞先標反映公文內容的詞，后標反映公文文種的詞。 第十三條 主送公司 —— 向上級公司請示只寫一個主送公司，受雙重領導的要同時抄送另一上級公司；向下級公司行文，如果發(fā)送公司在 3 個以內，可將發(fā)送公司名稱全部寫 上，發(fā)送公司多，可采用“各有關部門和公司”等概括。 (二 ) 會議紀要：適用于記載、傳達會議情況和議定事項； (三 ) 信息簡報：適用于公司對內、外的工作交流，反映公司各項工作進展情況、開展的各項活動； (四 ) 規(guī)章制度：公司和所屬職能部門等所制定的、必須遵照執(zhí)行的規(guī)章制度； (五 ) 大事記：適用于記載公司有關重要事項。 第二章 類別 第六條 行文類別指業(yè)務工作上往來的公文、會議紀要、信息簡報、規(guī)章制度、大事記等。 (5) 文件在交相關部、室閱辦時，應辦理簽收手續(xù)，退回文件時應當場注銷，以明確責任者。 (4) 公司內部文件。 4 發(fā)文處理程序 文件的起草與修改 由擬稿人按要求起草文件，必要時按要求進行修改。 傳閱 對非承辦的傳閱文件，辦公室行政秘書應根據文件的輕重緩急組織進行。 (2) 應嚴格遵守拆封權限，所有公司收文均由辦公室負責人或行政秘書開拆，其他人不得開拆。 2 范圍 收進文件，指由外公司發(fā)來的文件。 (4) 應保持原信封的完好，以備處理時需要。避免承辦拖沓、文件積壓。 文件的審批簽發(fā) 文件進行會審、會簽后，應及時遞交給公司領導審批簽發(fā)。 歸檔 (1) 來文應根據輕重緩急抓緊時間處理，原則上應在收到文件后 兩 星期內辦結。 5 第一章 總則 第一條 為提高公司文書質量及效率，行文規(guī)范嚴肅，制訂本辦法。 3． 通知：適用于轉批下級公司的公文，轉發(fā)上級公司和不相隸屬公司的公 文，傳達要求下級公司辦理和需要有關公司周知或執(zhí)行的事項。 第九條 主體 —— 置于間隔線以下，包括標題、 主送公司、正文、附件、7 成文時間、印章、附注。 第十五條 附件 —— 是正文的附屬部分，是補充公文正文內容的其他公文或材料（包括圖表）。 第四章 密級 第二十二條 全部文書歸公司所有并存檔，任何個人不得私自占有。以職能部門名義對外（不含控股公司）行文，由分管副總經理審批。 第三十三條 調閱檔案權限為借閱人經辦業(yè)務，非借閱人經辦業(yè)務，需10 檔案主管部門負責人同意。 第三章 印章的使用 第七條 公司各級人員需使用印章須按要求填寫印章使用單，將其與所需印的文件一并逐級上報，經公司有關人員審核。 第十五條 印章原則上不許帶出公司，確因工作需要將印章帶出使用的，應