【正文】 可用印。 涉及到多中心管理事項(xiàng)的文件，應(yīng)由編制文件的主管中心牽頭，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、確保其內(nèi)容合理、不漏項(xiàng)。文件編制中心依據(jù)審核意見(jiàn)組織修改。 管理文件的發(fā)放流程 6 運(yùn)營(yíng)管理中心為管理文件發(fā)放的責(zé)任部門(mén)。 管理文件的修訂或改版流程 已簽發(fā)實(shí)施的所有規(guī)范管理文件，由運(yùn)營(yíng)管理中心每年定期進(jìn)行評(píng)審。 管理文件的廢止流程 已實(shí)施的管理文件，若在執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)已不適應(yīng)網(wǎng)新機(jī)電或子公司的業(yè)務(wù)發(fā)展，需要廢止，應(yīng)由網(wǎng)新機(jī)電或子公司業(yè)務(wù)中心組織填寫(xiě)管理文件廢止申請(qǐng)表（見(jiàn)附件 7），寫(xiě)清廢止理由，并在廢止理由欄目簽字確認(rèn)。非本公司或子公司員工不得查閱和復(fù)印。 聯(lián)系單管理 內(nèi)部傳送單管理 當(dāng)項(xiàng)目組內(nèi)某部門(mén)由于內(nèi)部或外部原因需變更某合同內(nèi)容時(shí)，填寫(xiě)第一欄意見(jiàn)，并按項(xiàng)目有關(guān)程序、確定需征求意見(jiàn)、協(xié)辦、審核、批準(zhǔn)的后續(xù)各部門(mén)/人員，后續(xù)部門(mén)/人員可以是一個(gè)部門(mén)/人員，也可以是多個(gè)部門(mén)/人員。工作聯(lián)系單收文流程詳見(jiàn)流程 5。《內(nèi)部傳送單》是項(xiàng)目部各業(yè)務(wù)單元之間需相 9 互征求意見(jiàn)、協(xié)辦、審核、批準(zhǔn)的書(shū)面記錄。 收到不屬于自己業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的傳真應(yīng)及時(shí)退還給行政中心。 會(huì)議紀(jì)要屬公司內(nèi)部重要文件，具有一定保密性，未經(jīng)批準(zhǔn)不得外傳。中心秘書(shū)/項(xiàng)目秘書(shū)填寫(xiě)《傳真發(fā)送登記表》（見(jiàn)附件 12）簽字確認(rèn)發(fā)送。登記后的傳真在半小時(shí)內(nèi)通知中心/項(xiàng)目秘書(shū)領(lǐng)取，并在《傳真接收登記表》上簽收，由中心/項(xiàng)目秘書(shū)送達(dá)相關(guān)責(zé)任人。 聯(lián)系單必須由中心／項(xiàng)目秘書(shū)（現(xiàn)場(chǎng)資料員）傳送并辦理簽收手續(xù)。 內(nèi)部聯(lián)系單由項(xiàng)目秘書(shū)按流水號(hào)存檔，并實(shí)時(shí)填寫(xiě)電子目錄進(jìn)行登記。 網(wǎng)新機(jī)電制定的各種規(guī)章制度等管理文件將下發(fā)到各子公司，子公司據(jù)此可結(jié)合本公司的具體情況制定相應(yīng)的管理制度文件或參照?qǐng)?zhí)行。存檔備案的原件不做銷毀處理。 若管理文件經(jīng)多次修改，已影響其識(shí)別、公司管理職能發(fā)生規(guī)模性調(diào)整，現(xiàn)有管理文件已不能通過(guò)局部修改體現(xiàn)管理效能時(shí)，可通過(guò)回收原有管理制度，進(jìn)行改版。根據(jù)抄送機(jī)關(guān)和部門(mén)郵件回執(zhí)情況由行政中心填寫(xiě)管理文件閱讀登記表。 非機(jī)密管理文件應(yīng)以公告板和網(wǎng)上公告的方式發(fā)布，機(jī)密管理文件應(yīng)以書(shū)面方式發(fā)給當(dāng)事人或部門(mén)。 各體系中心負(fù)責(zé)本中心管理文件的編制或修改，本中心總經(jīng)理負(fù)責(zé)審核，審核后的管理文件初稿交由運(yùn)營(yíng)管理中心進(jìn)行賦號(hào),并填寫(xiě)《文件會(huì)簽單》。內(nèi)發(fā)公文應(yīng)按發(fā)放范圍填寫(xiě)《文件發(fā)放回收記錄》，格式見(jiàn)附件 3 分發(fā)至相應(yīng)部門(mén)，并由接收人簽字確認(rèn)。2）發(fā)文涉及兩位及兩位以上分管領(lǐng)導(dǎo)的，應(yīng)送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽。 4 b. 會(huì)簽文件管理辦法發(fā)文凡涉及其他中心業(yè)務(wù)的，應(yīng)事先由相應(yīng)中心負(fù)責(zé)人會(huì)簽，并在公文會(huì)簽單上簽署意見(jiàn)。3）主辦中心收到重要的或領(lǐng)導(dǎo)批示的文電，都要先經(jīng)中心負(fù)責(zé)人閱后簽名以示負(fù)責(zé)，并按分管副總裁批示責(zé)成承辦部門(mén)及承辦人依據(jù)批示辦理。 同級(jí)單位、合作伙伴可以聯(lián)合行文。第六章 管理內(nèi)容和要求 公文管理： 公文處理原則 辦理公文，應(yīng)實(shí)事求是，認(rèn)真負(fù)責(zé)，克服形式主義，講求實(shí)效，行文要少而精，注重效用。 營(yíng)銷中心負(fù)責(zé)組織編制公司合同管理、顧客信息等相關(guān)制度及相關(guān)記錄、報(bào)表。 總工程師負(fù)責(zé)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)類管理文件的批準(zhǔn)。第四章 術(shù)語(yǔ)和定義 公文處理公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。本作業(yè)文件是公司《文件控制程序》的支持性文件，也是進(jìn)行文件管理的具體規(guī)定。關(guān)于文件分類及標(biāo)準(zhǔn)要求，具體參見(jiàn)《文件分類及編號(hào)規(guī)定》。第五章 職責(zé) 公文管理職責(zé)： 總裁辦是公文處理歸口管理部門(mén)，負(fù)責(zé)和督導(dǎo)公司的公文處理。 項(xiàng)目管理中心負(fù)責(zé)組織編制項(xiàng)目管理手冊(cè)、項(xiàng)目管理相關(guān)制度、記錄及報(bào)表。 各中心秘書(shū)、各項(xiàng)目部秘書(shū)負(fù)責(zé)工作聯(lián)系單的編號(hào)、處理工作。 不得越級(jí)行文。a. 分辦1) 公司級(jí)重要文件，由總裁辦填寫(xiě)《公文處理單》（格式見(jiàn)附件 1），送公司總裁閱批后分送承辦部門(mén)閱辦，一般于一個(gè)工作日處理完畢；各所屬單位及部門(mén)的一般業(yè)務(wù)文件，按文件內(nèi)容和性質(zhì)，送相關(guān)部門(mén)于 2 個(gè)工作日內(nèi)閱辦。2) 除行政中心負(fù)責(zé)催辦外，承辦單位的負(fù)責(zé)人要及時(shí)催辦，并將辦理情況向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反饋。② 有關(guān)部門(mén)、單位是否已協(xié)商、會(huì)簽。印章要蓋得清楚端正，印章的位置在成文時(shí)間處，整個(gè)印模應(yīng)當(dāng)壓年壓月，上大下小。 編制的文件必須保證適用性、系統(tǒng)性、協(xié)調(diào)性和完整性。 修改后的管理文件的電子版本和文字版本交由運(yùn)營(yíng)管理中心進(jìn)行文件規(guī)范化審查。文件管理辦法 在管理文件頒布公文簽批單上標(biāo)明的主送機(jī)關(guān)和部門(mén)、抄送機(jī)關(guān)和部門(mén)為管理文件發(fā)送的范圍，應(yīng)具體到部門(mén)和人。若評(píng)審時(shí)發(fā)現(xiàn)在執(zhí)行中存在重復(fù)、遺漏、矛盾處或已不適應(yīng)網(wǎng)新機(jī)電的業(yè)務(wù)發(fā)展，不能全面貫徹管理效能時(shí)，應(yīng)責(zé)成相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)文件進(jìn)行修訂或改版。 7 文件管理辦法 廢止申請(qǐng)表交由行政中心，行政中心負(fù)責(zé)組織總裁班子會(huì)簽，會(huì)簽后報(bào)網(wǎng)新機(jī)電或子公司總裁簽批廢止。 對(duì)絕密級(jí)管理文件，網(wǎng)新機(jī)電或子公司員工須填寫(xiě)管理文件調(diào)閱單，由網(wǎng)新機(jī)電或子公司總裁簽批可以查閱，不得復(fù)印。 8 文件管理辦法 按確定的后續(xù)各部門(mén)/人員的順序，由各部門(mén)/人員填寫(xiě)“意見(jiàn)”并在“準(zhǔn)備者”、“審核者”、“批準(zhǔn)者”欄中簽名。 各中心發(fā)出工作聯(lián)系單，由中心文秘或相關(guān)人起草、簽名，中心負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，中心文秘依據(jù)發(fā)送范圍填制《文件發(fā)放回收記錄》進(jìn)行分發(fā)。文件管理辦法 收到現(xiàn)場(chǎng)施工單位、業(yè)主監(jiān)理等相關(guān)單位發(fā)出的工程聯(lián)系單，應(yīng)由項(xiàng)目秘書(shū)填寫(xiě)文書(shū)處理表，報(bào)項(xiàng)目經(jīng)理批示處理意見(jiàn)后，登記、轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)責(zé)任人后存檔。 傳真接收流程詳見(jiàn)流程 7。第七章 相關(guān)/支持性文件 集團(tuán) ZHJTX10010 《管理文件制定規(guī)范和流程》 10 《文件分類及編號(hào)規(guī)定》 《印章管理辦法》第八章 附件文件管理辦法 附件 1 WXJDMDX1116B1《公文處理單》 附件 2 WXJDMDX1116B2《公文簽批單》 附件 3 WXJDMDX1116B3《文件發(fā)放回收記錄》 附件 4 WXJDMDX1116B4《文件會(huì)簽單》 附件 5 WXJDMDX1116B5《管理文件閱讀登記表》 附件 6 WXJDMDX1116B6《文件變更單》 附件 7 WXJDMDX1116B7《管理文件廢止申請(qǐng)單》 附件 8 WXJDMDX1116B8《文件調(diào)閱申請(qǐng)單》 附件 9 WXJDMDX1116B9《文書(shū)處理表》 附件 10 WXJDMDX1116B10《傳真接收登記表》 附件 11 傳真發(fā)文及審批權(quán)限表 附件 12 WXJDMDX1116B11《傳真發(fā)送登記表》 11 附件 1 XXXX機(jī)電工程有限公司公文處理單編號(hào)：WXJDMDX1116B1 NO：收文日期 文件密級(jí)來(lái)文單位來(lái) 文 標(biāo) 題字 號(hào)待復(fù)期限 承辦人行政□ 財(cái)務(wù)□ 銷售□ 商務(wù)□ 設(shè)計(jì)□文件屬性文件管理辦法領(lǐng)導(dǎo)批示主（會(huì)）辦單位意見(jiàn)催辦記錄抄送備注項(xiàng)目□ 工程□