【正文】 凡未及時歸檔、未及時備份、擅自修改檔案、擅自借閱檔案以及保管不善造成檔案損壞或丟失，給公司造成影響或損失的，視情節(jié)輕重，追究有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人的責(zé)任。第五十五條 本規(guī)定由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋與修訂。八、非管理人員不得隨意出入資料室，確需進入資料室的則須由管理人員陪同并相伴始終。，公司人事檔案由人力資源部自管，人力資源部經(jīng)理指定專人按集中管理、嚴(yán)格保密的原則進行管理，檔案室提供存放點。 具體管理： 立卷歸檔： A．流程：各部室資料員在每年年初，根據(jù)以往本部門文件運轉(zhuǎn)情況，預(yù)計當(dāng)年可能形成的文件，擬制或修訂立卷類目，并將空白的文件清單置于該類目文件的最前面。a）總經(jīng)理室：會議紀(jì)要、董事會文件、訴訟文書、項目策劃與計劃文件、有關(guān)公司送交的文件、各部門送交的文件、外來文件、外送文 件、大事記等；b）人力資源部：人事行政發(fā)文、企業(yè)設(shè)立與登記材料、員工的人事資料（應(yīng)聘表、編制表、工資單、培訓(xùn)記錄等）、內(nèi)部刊物等；c）工程材料部：前期文件、施工文件、竣工文件、竣工圖和聲像材料（亦即內(nèi)業(yè)資料、竣工資料、設(shè)備說明書等）；其中前期文件由工程部負(fù)責(zé)收集，竣工圖由施工單位負(fù)責(zé)編制；文書如外送文件、外來文件、有關(guān)人員出差帶回來的文件等；d）財務(wù)計統(tǒng)部：財會檔案見第三層次文件《財務(wù)檔案管理程序》e）審計核算部：決算資料、簽價單、外送文件、外來文件等；f）經(jīng)營銷售部：合同評審記錄、售樓合同、協(xié)議、廣告宣傳資料、客戶資料、市場調(diào)研資料、外送文件、外來文件等；g）設(shè)計研發(fā)部：工程地質(zhì)勘察報告、方案設(shè)計圖紙和說明、擴初設(shè)計圖紙和說明、勘察設(shè)計報告及招標(biāo)文件（標(biāo)書、合同等）、工程設(shè)計概算說明、各項目往來文件（傳真、工作聯(lián)系函等）施工設(shè)計圖紙和說明、設(shè)計變更、設(shè)計合同、外送文件、外來文件等。B．開展查借服務(wù)： a．借閱：a）公司內(nèi)部人員借閱檔案的，須填寫《檔案借閱登記表》，閱畢及時歸還；歸還時，管理人員必須當(dāng)面清點檔案頁數(shù)，之后再入庫；b）非公司人員借閱檔案的，須持有關(guān)單位介紹信，并經(jīng)公司相關(guān)部門主管同意后方可借閱；c）借閱者必須愛護所查閱的檔案，不得在檔案上涂改、勾劃、圈點或做其他各種標(biāo)記；不得撕去檔案內(nèi)頁；d）借閱者不得在閱覽室吸煙、大聲喧嘩。公司檔案管理流程方法第一條管理部門文書結(jié)案后，原稿由各文書管理部門歸檔，經(jīng)辦部門根據(jù)實際需要留存印本。四、歸檔后須填寫《檔案管理登記表》（附表1）。二、十五年保存：會計憑證；其他經(jīng)核定須十五年保存的文書。第七節(jié) 檔案移交一、公司各類證照、批文在頒發(fā)之日起移交總經(jīng)辦。二、行政類檔案、財務(wù)類檔案、人事類檔案、業(yè)務(wù)類檔案、工程類檔案、拓展類檔案的調(diào)閱須部門經(jīng)理核準(zhǔn)，跨部門檔案調(diào)閱須總經(jīng)辦主任核準(zhǔn)，但僅僅限于檔案的查閱、復(fù)印，使用原件或調(diào)閱機要檔案資料須總經(jīng)理核準(zhǔn)。二、需銷毀的檔案由保管部門填報《檔案銷毀申請表》（附表4），經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可銷毀。四、本制度附件包括：《機要檔案管理制度》。包括章程、法人營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、土地證、房產(chǎn)證、商標(biāo)注冊證書、企業(yè)和產(chǎn)品獲得的各類榮譽牌匾和證書等；各類固定資產(chǎn)資料。使用頻繁的檔案，各使用部門應(yīng)復(fù)印留存自用。七、檔案使用與歸還檔案使用：公司員工需要使用檔案時在《檔案使用登記薄》上登記，檔案管理人員根據(jù)該名員工的工作崗位及使用檔案的必要性核準(zhǔn)使用。十、其他說明本規(guī)定由行政辦公室負(fù)責(zé)解釋。檢查發(fā)現(xiàn)檔案損毀或丟失的，由檔案管理人全額承擔(dān)，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。檔案嚴(yán)格按照分類、排列、組卷、編目的整理步驟進行系統(tǒng)、全面的整理，并做電子目錄方便日后檢索。三、歸檔時間公司所有原始文件和加蓋公章的文件復(fù)印件須于文件產(chǎn)生的24小時之內(nèi)辦理歸檔手續(xù)；未按要求及時歸檔而造成損失的，由當(dāng)事人承擔(dān)全部責(zé)任。包括上級頒發(fā)、需要企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、會議記錄、規(guī)章規(guī)定、管理流程等；各類公文。二、所有檔案應(yīng)有專柜存放、加鎖，定期清理通風(fēng)，防濕。七、如調(diào)檔內(nèi)容更改、調(diào)檔時間延長，應(yīng)按調(diào)檔程序重新辦理。七、《檔案移交清冊》一式三份，移交雙方各一份，總經(jīng)辦留存一份。三、股東會、董事會、監(jiān)事會資料由董事會秘書保管。二、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況，應(yīng)先整補，裁切折疊，使其整齊，再裝訂。具體劃分規(guī)則見本制度第三節(jié)第二條。c．檔案銷毀時，須有兩人以上監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字以示負(fù)責(zé)。：，不允許長時間攤放在桌子上，而應(yīng)及時放入庫房或?qū)Ｓ玫墓褡又墟i好，更不準(zhǔn)擅自帶離規(guī)定的使用場所； ，利用者不得將所借檔案轉(zhuǎn)借他人，以防泄密；，利用者不得擅自拍照、抄錄、復(fù)印； ，以防因檔案外借時間過長而出現(xiàn)的泄密現(xiàn)象。B．要求：。，要注意保持字跡清晰、份數(shù)完整，防止發(fā)生霉變等,復(fù)寫件、圓珠筆書寫件或傳真件等均應(yīng)重新復(fù)印存檔。：即公司在項目報批、報建過程中形成的具有保留和存查價值的歷史記錄，如政府和公共事業(yè)單位的批文、文件和專題會議紀(jì)要等。2．職責(zé)：、分級管理的辦法進行組織管理，即檔案室負(fù)責(zé)公司檔案的總體管理，部門資料員負(fù)責(zé)本部門的立卷歸檔工作，檔案室對各部室進行業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。六、任何人不得以任何理由指派命令，管理人員離開工作崗位，為其遞送資料，必須按規(guī)定程序申請、登記、查閱。第五十三條 根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，新開辦的業(yè)務(wù)品種所需的檔案資料在《公司歸檔文件一覽表》中另行增加。以上核對半年進行一次。第四十二條 公司檔案管理員要對各部室歸檔工作進行監(jiān)督、催辦。第三十六條 各部室檔案柜保管的資料按業(yè)務(wù)類別分類，以戶為單位，按時間順序排列，業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)所經(jīng)辦業(yè)務(wù)檔案資料的更新與保管，部室檔案管理員負(fù)責(zé)建檔登記，并定期檢查復(fù)核檔案目錄與材料是否相符，同時負(fù)責(zé)對外查閱的登記事宜；部室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)檢查檔案是否完整，監(jiān)督本部室檔案管理工作。鑒定檔案必須在公司負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，由辦公室、審計部和相關(guān)部室組成鑒定小組共同進行，對確無保存價值的檔案，進行登記造冊，經(jīng)公司董事長批準(zhǔn)后銷毀。理財中心和合規(guī)風(fēng)控部事后監(jiān)督員保管的資金貸款推介材料和財會檔案在未歸入檔案室之前，也必須建立檔案查閱登記簿，履行登記審批手續(xù)。（二）公司檔案管理員每季對庫藏檔案進行清查核對，保證賬物相符，對破損和載體變質(zhì)的檔案及時修補或復(fù)制。填寫檔案室盒脊內(nèi)容：包括全宗號、保管期限、起止件號、盒號等。（五）文件編號件號：指室編件號，即歸檔文件在分類方案的最低一級類目中的排列順序號。裝訂：將“件”內(nèi)的諸頁文件左、下側(cè)對齊，選擇裝訂用品和裝訂方式，如：不銹鋼夾、漿糊及膠水粘貼、無酸紙封套等。第十七條 各部室負(fù)責(zé)人必須認(rèn)真做好本部室檔案的歸檔、保管等管理工作，保證經(jīng)營活動檔案資料齊全、歸檔及時、保管有序。第十二條 各部室經(jīng)營活動形成的檔案資料原件，必須及時移交公司檔案室集中管理，任何人不得據(jù)為己有或長期個人保存，任何部室或個人不得擅自毀損保管的檔案資料。特殊情況不能及時歸檔的，必須提交書面說明（樣表見附件），由經(jīng)辦人、部室負(fù)責(zé)人、分管總裁、公司審批人簽字，報給相關(guān)考核部門。柜臺存取款憑條隔年于1月31日前移交公司檔案室?！顿Y金貸款分配/兌付項目通知單》、《貸款項目資金運用付款通知單》、貸款項目清算報告復(fù)印件作為貸款項目原始憑證，也粘貼在貸款項目記賬憑證后。因合作方的原因，材料不能及時返回，最遲不得超過7個工作日歸檔，最遲時限以公司檔案員工作時間內(nèi)接收并簽字確認(rèn)為準(zhǔn)。公司設(shè)檔案室，配專職檔案管理員；各部室設(shè)置檔案柜，配專兼職檔案管理員。檔案借閱辦法按以下制度執(zhí)行：（1）本部門檔案僅限本部門員工借閱；外部門借閱需出示借條，附雙方負(fù)責(zé)人許可簽字；（2）本部門員工借閱，借期不超過兩天。（1）市場部內(nèi)部管理檔案：各項管理制度、成交發(fā)放的管理文件、通知；（2）