【正文】 凡未及時歸檔、未及時備份、擅自修改檔案、擅自借閱檔案以及保管不善造成檔案損壞或丟失，給公司造成影響或損失的，視情節(jié)輕重，追究有關領導和當事人的責任。第五十五條 本規(guī)定由公司辦公室負責解釋與修訂。八、非管理人員不得隨意出入資料室，確需進入資料室的則須由管理人員陪同并相伴始終。，公司人事檔案由人力資源部自管，人力資源部經理指定專人按集中管理、嚴格保密的原則進行管理，檔案室提供存放點。 具體管理： 立卷歸檔： A．流程：各部室資料員在每年年初，根據(jù)以往本部門文件運轉情況，預計當年可能形成的文件，擬制或修訂立卷類目，并將空白的文件清單置于該類目文件的最前面。a）總經理室：會議紀要、董事會文件、訴訟文書、項目策劃與計劃文件、有關公司送交的文件、各部門送交的文件、外來文件、外送文 件、大事記等；b）人力資源部：人事行政發(fā)文、企業(yè)設立與登記材料、員工的人事資料（應聘表、編制表、工資單、培訓記錄等）、內部刊物等；c）工程材料部：前期文件、施工文件、竣工文件、竣工圖和聲像材料（亦即內業(yè)資料、竣工資料、設備說明書等）；其中前期文件由工程部負責收集，竣工圖由施工單位負責編制；文書如外送文件、外來文件、有關人員出差帶回來的文件等；d）財務計統(tǒng)部：財會檔案見第三層次文件《財務檔案管理程序》e）審計核算部：決算資料、簽價單、外送文件、外來文件等；f）經營銷售部：合同評審記錄、售樓合同、協(xié)議、廣告宣傳資料、客戶資料、市場調研資料、外送文件、外來文件等；g）設計研發(fā)部：工程地質勘察報告、方案設計圖紙和說明、擴初設計圖紙和說明、勘察設計報告及招標文件（標書、合同等）、工程設計概算說明、各項目往來文件（傳真、工作聯(lián)系函等）施工設計圖紙和說明、設計變更、設計合同、外送文件、外來文件等。B．開展查借服務： a．借閱：a）公司內部人員借閱檔案的，須填寫《檔案借閱登記表》，閱畢及時歸還；歸還時，管理人員必須當面清點檔案頁數(shù)，之后再入庫；b）非公司人員借閱檔案的，須持有關單位介紹信，并經公司相關部門主管同意后方可借閱；c）借閱者必須愛護所查閱的檔案，不得在檔案上涂改、勾劃、圈點或做其他各種標記；不得撕去檔案內頁；d）借閱者不得在閱覽室吸煙、大聲喧嘩。公司檔案管理流程方法第一條管理部門文書結案后，原稿由各文書管理部門歸檔，經辦部門根據(jù)實際需要留存印本。四、歸檔后須填寫《檔案管理登記表》（附表1）。二、十五年保存：會計憑證；其他經核定須十五年保存的文書。第七節(jié) 檔案移交一、公司各類證照、批文在頒發(fā)之日起移交總經辦。二、行政類檔案、財務類檔案、人事類檔案、業(yè)務類檔案、工程類檔案、拓展類檔案的調閱須部門經理核準，跨部門檔案調閱須總經辦主任核準，但僅僅限于檔案的查閱、復印，使用原件或調閱機要檔案資料須總經理核準。二、需銷毀的檔案由保管部門填報《檔案銷毀申請表》（附表4），經相應核準人核準后方可銷毀。四、本制度附件包括：《機要檔案管理制度》。包括章程、法人營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、稅務登記證、土地證、房產證、商標注冊證書、企業(yè)和產品獲得的各類榮譽牌匾和證書等；各類固定資產資料。使用頻繁的檔案，各使用部門應復印留存自用。七、檔案使用與歸還檔案使用：公司員工需要使用檔案時在《檔案使用登記薄》上登記，檔案管理人員根據(jù)該名員工的工作崗位及使用檔案的必要性核準使用。十、其他說明本規(guī)定由行政辦公室負責解釋。檢查發(fā)現(xiàn)檔案損毀或丟失的，由檔案管理人全額承擔，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應處理。檔案嚴格按照分類、排列、組卷、編目的整理步驟進行系統(tǒng)、全面的整理，并做電子目錄方便日后檢索。三、歸檔時間公司所有原始文件和加蓋公章的文件復印件須于文件產生的24小時之內辦理歸檔手續(xù)；未按要求及時歸檔而造成損失的，由當事人承擔全部責任。包括上級頒發(fā)、需要企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標準、會議記錄、規(guī)章規(guī)定、管理流程等；各類公文。二、所有檔案應有專柜存放、加鎖，定期清理通風，防濕。七、如調檔內容更改、調檔時間延長，應按調檔程序重新辦理。七、《檔案移交清冊》一式三份，移交雙方各一份，總經辦留存一份。三、股東會、董事會、監(jiān)事會資料由董事會秘書保管。二、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況，應先整補，裁切折疊，使其整齊，再裝訂。具體劃分規(guī)則見本制度第三節(jié)第二條。c．檔案銷毀時，須有兩人以上監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字以示負責。：，不允許長時間攤放在桌子上，而應及時放入庫房或專用的柜子中鎖好，更不準擅自帶離規(guī)定的使用場所； ，利用者不得將所借檔案轉借他人，以防泄密；，利用者不得擅自拍照、抄錄、復印； ，以防因檔案外借時間過長而出現(xiàn)的泄密現(xiàn)象。B．要求：。，要注意保持字跡清晰、份數(shù)完整，防止發(fā)生霉變等,復寫件、圓珠筆書寫件或傳真件等均應重新復印存檔。：即公司在項目報批、報建過程中形成的具有保留和存查價值的歷史記錄，如政府和公共事業(yè)單位的批文、文件和專題會議紀要等。2．職責：、分級管理的辦法進行組織管理，即檔案室負責公司檔案的總體管理，部門資料員負責本部門的立卷歸檔工作，檔案室對各部室進行業(yè)務上的指導、監(jiān)督和檢查。六、任何人不得以任何理由指派命令，管理人員離開工作崗位，為其遞送資料，必須按規(guī)定程序申請、登記、查閱。第五十三條 根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展需要，新開辦的業(yè)務品種所需的檔案資料在《公司歸檔文件一覽表》中另行增加。以上核對半年進行一次。第四十二條 公司檔案管理員要對各部室歸檔工作進行監(jiān)督、催辦。第三十六條 各部室檔案柜保管的資料按業(yè)務類別分類，以戶為單位，按時間順序排列，業(yè)務人員負責所經辦業(yè)務檔案資料的更新與保管，部室檔案管理員負責建檔登記，并定期檢查復核檔案目錄與材料是否相符，同時負責對外查閱的登記事宜；部室負責人負責檢查檔案是否完整，監(jiān)督本部室檔案管理工作。鑒定檔案必須在公司負責人的領導下，由辦公室、審計部和相關部室組成鑒定小組共同進行，對確無保存價值的檔案，進行登記造冊，經公司董事長批準后銷毀。理財中心和合規(guī)風控部事后監(jiān)督員保管的資金貸款推介材料和財會檔案在未歸入檔案室之前，也必須建立檔案查閱登記簿，履行登記審批手續(xù)。（二）公司檔案管理員每季對庫藏檔案進行清查核對，保證賬物相符，對破損和載體變質的檔案及時修補或復制。填寫檔案室盒脊內容：包括全宗號、保管期限、起止件號、盒號等。（五）文件編號件號：指室編件號，即歸檔文件在分類方案的最低一級類目中的排列順序號。裝訂：將“件”內的諸頁文件左、下側對齊，選擇裝訂用品和裝訂方式，如：不銹鋼夾、漿糊及膠水粘貼、無酸紙封套等。第十七條 各部室負責人必須認真做好本部室檔案的歸檔、保管等管理工作，保證經營活動檔案資料齊全、歸檔及時、保管有序。第十二條 各部室經營活動形成的檔案資料原件，必須及時移交公司檔案室集中管理，任何人不得據(jù)為己有或長期個人保存，任何部室或個人不得擅自毀損保管的檔案資料。特殊情況不能及時歸檔的，必須提交書面說明（樣表見附件），由經辦人、部室負責人、分管總裁、公司審批人簽字，報給相關考核部門。柜臺存取款憑條隔年于1月31日前移交公司檔案室?！顿Y金貸款分配/兌付項目通知單》、《貸款項目資金運用付款通知單》、貸款項目清算報告復印件作為貸款項目原始憑證，也粘貼在貸款項目記賬憑證后。因合作方的原因，材料不能及時返回，最遲不得超過7個工作日歸檔，最遲時限以公司檔案員工作時間內接收并簽字確認為準。公司設檔案室，配專職檔案管理員；各部室設置檔案柜，配專兼職檔案管理員。檔案借閱辦法按以下制度執(zhí)行：（1）本部門檔案僅限本部門員工借閱；外部門借閱需出示借條，附雙方負責人許可簽字；（2）本部門員工借閱，借期不超過兩天。（1）市場部內部管理檔案：各項管理制度、成交發(fā)放的管理文件、通知；（2）