【正文】 出現(xiàn)。正文內(nèi)容的輔助部分。除有特定版頭的普發(fā)性文件外，正式行文都應(yīng)加蓋機關(guān)印章。（17）抄送單位。3．1 收文處理文秘人員收到文書以后，必須按照一定的程序?qū)λ瘴臅M行處理，這些程序包括：（1）簽收和拆封。收文登記的形式分為簿冊式、聯(lián)單式和卡片式三種。（6）批辦。對公文的辦理，可以由受文單位或個人承擔(dān)，也可以由其他單位或個人承擔(dān)。其一系列程序即為發(fā)文處理過程。查涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)范圍的問題是否協(xié)商一致并經(jīng)過會簽。聯(lián)合發(fā)文或內(nèi)容涉及到其他部門的公文，要實行會簽。（6）校對，指將文件的謄寫稿、打印稿或清樣按定稿核對校正。要核實份數(shù)，超過份數(shù)的不能蓋印。郵政編碼、地址、名稱要在發(fā)送文件的信封上寫準(zhǔn)確。4．2 文書的保密管理文書保密管理的內(nèi)容包括：確定密級和保密期限。不需要收集和歸檔的材料有以下幾類：重份文件（特別重要文件保留二、三份，其他只需一份，但同一文件的草稿、定稿不算重份）；無查考價值的事務(wù)性、臨時性文件（如一般會議的臨時通知、洽談工作的介紹信、節(jié)假日的放假通知等）； 未經(jīng)簽發(fā)的文電草稿、一般文件的歷次修改稿、鉛印文件中除主要領(lǐng)導(dǎo)人親筆修改稿和負責(zé)人簽字的最后定稿之外的各次核對稿；無特殊保存價值的信封，一般性表態(tài)、詢問、建議的群眾來信； 單位內(nèi)部互相抄送的文件材料；本單位負責(zé)人兼任外單位職務(wù)所形成的文件材料； 不需貫徹執(zhí)行和無查考價值的會議文件材料； 下級單位任免、獎懲非本單位員工的材料； 越級和非隸屬單位抄送的不需辦理的文件材料； 外單位征求意見的文件未定稿。包括三方面：（1）歸檔范圍。如“關(guān)于某型號產(chǎn)品”可以將開發(fā)設(shè)計、工藝安排、加工制造、商標(biāo)包裝、產(chǎn)品銷售、附加情況等方面資料組合在一起立卷。以文書形成或文書內(nèi)容的時間為標(biāo)準(zhǔn)組合立卷。（6）按通訊者特征立卷。立卷類目主要由類名和條款兩部分組成：（1）類名。要做到：（1）注意做好文件材料的收集工作；（2）對已經(jīng)歸卷的文件材料，要進行定期檢查和調(diào)整；（3）事先預(yù)編的立卷類目，要注意調(diào)整修改；（4）可以確定組卷的，也可以提前進行編目裝訂；（5）一些文件不便歸卷，可單獨設(shè)立一個卷夾，注明“待歸文件”。（3）擬寫案卷標(biāo)題。標(biāo)明卷內(nèi)文件通訊者。（2）案卷的裝訂與裝盒。案卷的排列。二是由機關(guān)檔案室通盤組織，指導(dǎo)各部門的文書立卷人員統(tǒng)一分類，編排卷號，直接編制案卷目錄。案卷的歸檔（3）文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”。為了完好、長久保存檔案，需要采取一些保護措施，進行妥善管理。（5）以檔案為依據(jù)，文秘和檔案人員對查詢者的有關(guān)問題進行專業(yè)性的解答，提供咨詢服務(wù)。自訴人：年月日附：一、本訴狀副本份二、證據(jù)材料份三、行政起訴狀167。五、刑事上訴狀167。上訴人：年月日附：本上訴狀副本份。請求事項：事實與理由：此致人民法院167。此致人民法院申訴人：年月日附：一、原審判決(或裁定)份二、證據(jù)材料份。 民事申訴狀167。 上訴人(原審原告或被告)：被上訴人(原審被告或原告)：上訴人因一案，不服人民法院年月日()字號民事判決(或判定)，現(xiàn)提出上訴。 反訴人(本訴被告)：被反訴人(本訴原告)：反訴人就一案，對被反訴人提起反訴。 刑事自訴狀 具狀人：年月日167。（3）根據(jù)檔案原件制發(fā)各種復(fù)制本，實行檔案的有償交流，提供檔案利用率。移交目錄一式二至三份，一份經(jīng)簽字后留公文處理部門使用，另外一至二份交機關(guān)檔案室保存。設(shè)置的項目一般有：類別、順序號、文件作者（加標(biāo)題）、文號、文件日期、卷頁號，并加封面和底頁。案卷目錄的項目有“案卷號、立卷類目號、案卷題名、卷內(nèi)文件起止日期、卷內(nèi)文件份數(shù)、頁數(shù)、保管期限、備注”等等。（3）案卷排列與編號。（1）案卷的編目。標(biāo)明卷內(nèi)文件時間。卷內(nèi)文件的編號。立卷類目的類別和條款的排列呈表格式，是平時文件歸卷的“索引表”，指導(dǎo)文件“對號入座”、“定點歸宿”。因此在運用六個特征立卷時，需要運用兩個或兩個以上的特征組合每一個案卷。其作者往往是領(lǐng)導(dǎo)一個區(qū)域的單位，對下屬機構(gòu)來文的組卷。不同的文種具有不同的適用范圍和作用，立卷可反映單位的不同活動方式，但有時單獨以這種標(biāo)準(zhǔn)分成“會議紀(jì)要卷”、“通知卷”等無實際意義，應(yīng)與其他形式的立卷標(biāo)準(zhǔn)組合使用，如“某某公司的經(jīng)濟合同卷”、“某某公司的銷售網(wǎng)點報告卷”等等，才會具有實際使用價值和便于查找。將反映同一問題的文書組成案卷。文秘人員和檔案人員要掌握好收文過程中的閱辦環(huán)節(jié)，及時收回文件；在發(fā)文過程中，注意收全文件的定稿、存本和附件；專人負責(zé)收集外出帶回的文書；仔細收集本單位的各種行政和業(yè)務(wù)文書。文秘人員及檔案部門人員通過一定的途徑，將分散在單位各處的已經(jīng)辦理完畢的，但有保存、查考價值的文書、聲像等資料集中起來即為檔案收集。文書的質(zhì)量管理要求保證文書在內(nèi)容上正確、可靠，符合政策和事實；在文字上、格式上準(zhǔn)確、規(guī)范，不出差錯。應(yīng)注意：分裝之前先要看發(fā)文稿紙注明的發(fā)送單位、密級、有無附件等。文件用印要端正、清晰，要端正地蓋在成文日期上方，上不壓正文，下要騎年蓋月。（5）繕印，指對已經(jīng)簽發(fā)的文件定稿進行謄清、復(fù)印或排版印制。指機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對文稿的最后審定、簽字發(fā)出。查文稿內(nèi)容與法律、法規(guī)和政策以及上級政府的有關(guān)規(guī)定是否一致，與平行機關(guān)和本部門已有的規(guī)定是否矛盾。文秘人員在《文件處理單》上或文尾的下角注明公文辦理的結(jié)果，內(nèi)容有承辦單位、時間、結(jié)果、承辦人、回復(fù)的方法、日期等項。（6）承辦。文件的擬辦是指文秘人員對來文的處理提出初步意見或建議，供領(lǐng)導(dǎo)人批辦時參考。（2）登記。（3）管理：平時管理、發(fā)揮公文的效用，公文保密的一系列管理環(huán)節(jié)。（16）主題詞。（13）機關(guān)印章。公文的主體部分，寫文章的具體內(nèi)容。（6）簽發(fā)人姓名。由機關(guān)代字、發(fā)文、發(fā)文順序號組成，發(fā)文加括號。公務(wù)文書在制作上應(yīng)該按常規(guī)的格式和各種類的結(jié)構(gòu)寫作，在處理上有一定的程序和制度。公文是公務(wù)文書的總稱。平級機關(guān)或沒有隸屬關(guān)系的機關(guān)來文，凡有重要參考價值的也需歸檔。第三篇：文書檔案一、文書檔案 1）上級來文。比如紙張大小、文體格式要做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，不能五花八門；嚴禁用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復(fù)寫紙等起草、修改、批閱文件資料等等。（二）調(diào)動檔案管理人員工作積極性檔案界長期單調(diào)而枯燥的工作方式，傳統(tǒng)而落后的工作方法，談不上檔案工作如何主動、超前服務(wù)于市場，服務(wù)于社會和企業(yè)，而服務(wù)的落伍，必將使檔案工作失去生存的活力和市場。高校從事檔案管理工作人員多數(shù)不是檔案專業(yè)畢業(yè)，計算機應(yīng)用水平也有限，也有的將年齡偏大人員安置在檔案室，即便有些年輕的 檔案專業(yè)畢業(yè)的學(xué)生，由于檔案管理工作效益滯后、默默無聞容易被忽視，數(shù)年很難在考核、評優(yōu)等方面得不到惠顧，很難安心本職工作，找機會調(diào)離的不在少數(shù)。目前，我們雖然有了一支穩(wěn)定而發(fā)展的檔案干部隊伍，但這個隊伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時期開展檔案工作的需要，特別是進入21世紀(jì)，熟悉檔案內(nèi)容，能進行檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。（二）檔案材料歸檔措施不到位。做好學(xué)校文書檔案管理也越發(fā)顯得至關(guān)重要。 要強根基，進一步夯實檔案工作發(fā)展的基礎(chǔ) 216。情節(jié)嚴重的，給予開除處分: 17(一)未配備安全保管檔案的必要設(shè)施、設(shè)備的。 檔案庫房安全管理216。涉密的檔案信息系統(tǒng)符合分級保護要求； 216。 及時移交 252。歸檔文件按年度—保管期限—機構(gòu)（問題）分類的，庫房排架時，每年形成的檔案按保管期限依次上架，便于檔案移交進館。備考表置于盒內(nèi)文件之后，項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期（見附錄E）。文件材料已印制成冊并編有頁碼的；擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變。不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進行裝訂。歸檔文件應(yīng)按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。3）歸檔文件目錄推薦由系統(tǒng)生成或使用電子表格進行編制。e）題名：文件標(biāo)題。b）檔號：檔號的結(jié)構(gòu)宜為：全宗號檔案門類代碼歸檔文件未按照機構(gòu)（問題）分類的，應(yīng)省略機構(gòu)（問題）代碼。文書檔案管理歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。在同一保管期限內(nèi)，把同一機構(gòu)（或問題、文號）有內(nèi)在聯(lián)系（如同一次活動、同一項工作，同一個會議）的文件排在一起，即同一事由的相關(guān)文件應(yīng)當(dāng)排列在一起。文書處理制度要求以年度為單位對文件進行整理，從而使文件一年一歸檔，一年一個類，類目設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)清楚、明確； 3）便于按時間查找利用檔案?！?號令》把保管期限劃分為永久、定期兩種，在具體劃分文書檔案保管期限時，突出以本機關(guān)文件為主（即以我為主），在操作時，實現(xiàn)對每級文件（上級、本級、同級、下級）文件進行兩分制：上級機關(guān)文件：針對本機關(guān)的文件或?qū)儆诒緳C關(guān)主管業(yè)務(wù)的永久保存。如：大事記、組織改革、機構(gòu)設(shè)置、人員編制等文件材料。因文件沒有標(biāo)注日期，形成年度無法考證時，需要分析該文件內(nèi)容，制成材料、格式、字體以及各種標(biāo)識，通過對照等手段來考證和推斷文件的準(zhǔn)確日期或近似日期，并據(jù)此按年度合理歸類，并在附注項加以說明。對于計劃、總結(jié)、預(yù)算、統(tǒng)計報表、表彰先進以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期判定所屬年度。正文、附件為一件；文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改 稿）為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；原件與復(fù)制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（作為文件附件時除外）；簡報、周報等材料一期為一件；會議紀(jì)要、會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件；來文與復(fù)文（請示與批復(fù)、報告與批示、函與復(fù)函等）一般獨立成件，也可為一件。三、檔案的整理整理：就是建立有保存價值的文件材料進行有序化、條理化、系統(tǒng)化的過程。條款的排列應(yīng)體系完整，合乎邏輯，便于查找。軍隊系統(tǒng)、民主黨派、企業(yè)事業(yè)單位可參照執(zhí)行。一般重視對文書檔案、科技檔案的收集，忽略了業(yè)務(wù)文件的收集，重視對紙質(zhì)文件的收集，忽略了音、影像資料等其他載體文件的收集，進而直接影響到檔案收藏結(jié)構(gòu)。檔案得而檢索工具必須是在整理工作結(jié)束后才能進行的。檔案的保管：由于自然界的各種原因，檔案總是處于漸進的自毀狀態(tài)過程，甚至可能遭到突變性的破壞，因為有利用的需要，則檔案要求長久地保證檔案的完整與安全，為了解決檔案的易損性與保管的長遠和利用檔案的矛盾，從而形成了檔案的保管工作。第一篇：文書檔案實務(wù)操作文書檔案實務(wù)操作一、檔案工作基本內(nèi)容：檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、利用、編研等八個環(huán)節(jié)。隨著時間的推移，庫存檔案的數(shù)量會越來越多，其保存的價值也會發(fā)生變化，為了使最有價值的檔案更充分地發(fā)揮作用，需要對檔案區(qū)分不同的保存價值，從而形成了檔案的鑒定工作。比如：檔案的價值鑒定是與檔案的收集、整理工作結(jié)合進行的；對文件的分類又是結(jié)合檔案價值的初步鑒定。③專門文件的收集，專門文件是指在各項專業(yè)活動中形成的文件和特殊載體得而文件材料。歸檔制度1）確定本單位的歸檔范圍各立檔單位應(yīng)根據(jù)《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定 》（2006年12月18日 國家檔案局8號令）及時制定或修訂本單位各類文件材料的歸檔范圍、歸檔內(nèi)容和保管期限第十四條 本規(guī)定適用于各級黨政機關(guān)和人民團體。在條款設(shè)置上，原則上應(yīng)做到能涵蓋本單位所有歸檔文件，使單位的歸檔文件的保管期限簡潔明了，便于比照執(zhí)行。歸檔手續(xù)移交清單，履行簽字手續(xù)，各留一份以備查考。歸檔文件一般以每份文件為一件?？缒甓纫话銘?yīng)以文件簽發(fā)日期為準(zhǔn)。會議記錄本以該本最后一次會議記錄時間為準(zhǔn)?？梢愿爬橐韵滤膫€方面：①反映機關(guān)主要歷史面貌的文件材料。準(zhǔn)確理解保管期價值的鑒定是文書檔案管理歸檔文件整理工作的難點。立檔單位在一個年度內(nèi)形成的文件之間有著密切的聯(lián)系，通過年度分類，將全宗內(nèi)的檔案按期形成的自然年度區(qū)分，使每一年都的檔案相對集中，可以反映出一個單位每年的工作特點和逐年發(fā)展變化的情況； 2）與現(xiàn)行單位文書