【正文】 、照明設(shè)施1住宿設(shè)施1音像輔助設(shè)備1休閑設(shè)施1其他設(shè)施與服務(wù)以上項(xiàng)目最好能列個(gè)表，逐項(xiàng)按好、中、差打分。正餐正餐分為午餐、晚餐、早餐。在準(zhǔn)備計(jì)算機(jī)及投影儀的時(shí)候，一定要準(zhǔn)備好相應(yīng)的電源設(shè)備，并為突然停電的意外事故做好準(zhǔn)備。為保證安排好接待人員的工作，會議籌備的時(shí)候要準(zhǔn)備一個(gè)接待人員排班表，把各個(gè)時(shí)段的接待人員都妥當(dāng)?shù)匕才藕谩龅貢h場地可能會出現(xiàn)的意外情況有：因其他緊急安排，使預(yù)定的會議室無法按時(shí)提供；為參會人員預(yù)訂的客房不足；會議場地的設(shè)備突然出現(xiàn)故障，如空調(diào)系統(tǒng)故障、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)故障等；停車場不足，等等。第四章會議總結(jié)會議記錄與會議紀(jì)要，同樣作為會議情況的記錄方式，會議紀(jì)要與會議記錄有什么不同呢？一、會議記錄格式的2個(gè)部分會議記錄對于會議來說，是會議最重要的成果之一，甚至在某種意義上是具有法律效力的文本。二、會議紀(jì)要與會議記錄的區(qū)別會議紀(jì)要對于會議來說，是會議最重要的成果之一，甚至在某種意義上是具有法律效力的文本。2：會議資料（主辦單位提供）3：領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿（主辦單位提供）4：《報(bào)到冊》、《會議指南》、《會議日程》、參會者到達(dá)消息。現(xiàn)代科技的發(fā)展帶來了投影儀、幻燈機(jī)、錄像機(jī)、鐳射指示筆或指示棒等視聽設(shè)備，給人們提供了極大的方便。3會前準(zhǔn)備工作1：根據(jù)會務(wù)組要求，代表報(bào)到前兩天，會議室會場布置（會標(biāo)、廣告牌、燈光、音響、多媒體、投影儀、電源、桌椅、茶杯及服務(wù)員安排）按部落實(shí)到位。及時(shí)聯(lián)系就醫(yī)。7會議報(bào)到1：在酒店大堂設(shè)“報(bào)到處”、“收費(fèi)處”、“考察咨詢處”、“票務(wù)處”“簽到處”2：報(bào)到登記時(shí)，填寫姓名、單位、職務(wù)、身份證號碼、通訊地址、電話、收費(fèi)金額、入住金額、入住天數(shù)、房間號、考察線路等。臺下就坐安排。（６）桌椅及室內(nèi)衛(wèi)生：會場桌椅要擺放整齊，衛(wèi)生要打掃干凈。對于領(lǐng)導(dǎo)講話、會議議程等相關(guān)材料務(wù)必于會議召開前一天打印、分裝完畢。（４）提出會議紀(jì)律要求（5）會議記錄。當(dāng)發(fā)現(xiàn)有不妥，要向總負(fù)責(zé)人二次表達(dá)不同意見。為以后電話聯(lián)系和拜訪做準(zhǔn)備。5）、送客客戶起身時(shí)，恭迎客戶下次到現(xiàn)場做指導(dǎo)，并送客戶到門外，目送遠(yuǎn)去。招商人員應(yīng)揚(yáng)長避短，在回答時(shí)應(yīng)將產(chǎn)品的亮點(diǎn)巧妙地溶入。（2）電話接聽時(shí)，盡量由被回答轉(zhuǎn)為主動介紹，主動詢問。（3）若不是真正客戶，應(yīng)照樣提供一份資料，作簡潔而又熱情的招待。（四）意向洽談基本動作（1）倒茶寒暄，引導(dǎo)客戶在招商桌前入座。（3）了解客戶的真正需求，了解客戶的主要問題點(diǎn)。（3）盡量多說，讓客戶紿終為你所吸引。（2）及時(shí)分析暫未成交或未成交的真正原因，記錄在案。（2）客戶資料表是招商人員的聚寶盆，應(yīng)妥善保存。（2）追蹤客戶要注意時(shí)間的間隔，一般以二、三天為宜（視具體的情況，由招商人員自定。（4）從柜臺領(lǐng)取租賃協(xié)議書，詳細(xì)解釋租賃協(xié)議書填寫的各項(xiàng)條款和內(nèi)容。（2）正式定單的格式一般一式三聯(lián):客戶聯(lián)、公司聯(lián)、財(cái)務(wù)聯(lián)。原則上定金金額多多益善，以確?？蛻糇罱K簽約成交。（3）若重新開定單，大定單依據(jù)小定單的內(nèi)容來填寫。（身分證、營業(yè)執(zhí)照、法人證明書、法人證明委托書等）（3）領(lǐng)取檔案袋,填寫簽約小貼士(客戶姓名、身份證號、地址、郵政編碼、聯(lián)系電話、房號、付款方式及金額)（4）出示租賃合同示范合同文本，逐條解釋合同的主要條款。注意事項(xiàng)（1）示范合同文本應(yīng)事先準(zhǔn)備好。（9）及時(shí)檢討簽約情況，若有問題，應(yīng)采取相應(yīng)的應(yīng)對措施。會前將會議議事日程和整理好的文件在與會人中間傳閱。控制討論過程。三、會后工作在與會和未與會的人中間傳閱會議記錄。與會議主辦者確認(rèn)會議接待方案。1會議秘書協(xié)助會場布置及會場的會務(wù)服務(wù)。1協(xié)調(diào)會議期間的交通工具的安排。1確認(rèn)并保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財(cái)、物等安全工作。）會中工作：機(jī)場、碼頭、車站：專人、專車分批分時(shí)段按要求接站。向會議主辦方提供會議接待策劃方案和報(bào)價(jià)。如確有必要進(jìn)一步討論，可以推遲到下一次會議。根據(jù)議事日程順序提出每個(gè)項(xiàng)目，然后進(jìn)行討論，征求有關(guān)與會者的意見。收集所有與會議所議項(xiàng)目有關(guān)的信息。（7）簽約后的合同，應(yīng)迅速房屋租賃管理所登記備案。后續(xù)我司相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字或法人簽字。（十一）簽訂合約基本動作（1）恭喜客戶選擇我們的大廈。（十）定金補(bǔ)足基本動作（1）定金欄內(nèi)填寫實(shí)收補(bǔ)足金額。（7）定金（大定金）為合約的一部分，若雙方任一方無故毀約，都將按合同約定承擔(dān)違約責(zé)任。（9）送客戶至大門外或電梯間。（2）恭喜客戶。（4）無論最后是否成交，都要婉轉(zhuǎn)要求客戶幫忙介紹客戶。（價(jià)格或是結(jié)構(gòu)不適合客戶）（2）根據(jù)客戶成交的可能性，將其分類為：A、很有希望，B、有希望，C、一般這三個(gè)等級，以便日后有重點(diǎn)的追蹤訪詢。（4）送客至大門或電梯間。（五）帶看現(xiàn)場基本動作（1）結(jié)合工地現(xiàn)況和周邊特征，邊走邊介紹。注意事項(xiàng)（1）入座時(shí)，注意將客戶安置在一個(gè)視野愉悅的便于控制的空間范圍內(nèi)。（3）通過交談?wù)_把握客戶的真實(shí)需求，并據(jù)此迅速制定應(yīng)對策略。注意事項(xiàng)（1）招商人員應(yīng)儀表端正，態(tài)度親切。（5）馬上將資訊記錄來電登記表上。一般先主動問候“您好！松日高科，請問有什么可以幫到您”，而后開始交談。3）、參觀樣板房、示范單位（可以帶客戶參觀高科辦公室以顯示我司實(shí)力重點(diǎn)突出“示范”性，指引客戶如何二次裝修，辦公家私如何布局，間隔開間如何改動等等。如筆不可隨意放在衣襟處，可卡在資料夾封面或放于衣袋內(nèi)，計(jì)算器、名片及派發(fā)給客戶的租賃資料（招商手冊，建筑物樓層平面圖）放于資料夾內(nèi)。（2）迎接人、車輛安排（3）住宿規(guī)格安排（4）支付講課費(fèi)、交通費(fèi)（5）交通安排（包括機(jī)票訂購、幾點(diǎn)送往）（6）活動安排（非報(bào)告期間）（7）專家就餐安排、專桌、環(huán)境安靜（8）送行人、車輛安排二、流程安排前期：各負(fù)責(zé)任人分頭準(zhǔn)備各自工作，及時(shí)向總負(fù)責(zé)人匯報(bào)進(jìn)程，完畢后制作會議指南。（３）空調(diào)。（４）其他參會人員發(fā)言材料。投影儀和電腦務(wù)必調(diào)試好。字體規(guī)范、排列整齊、粘貼結(jié)實(shí)、懸掛端正。6會議接站會議報(bào)到當(dāng)天，安排全天候接站，機(jī)場設(shè)立兩塊醒目接站牌，一塊設(shè)在正門出站口，一塊設(shè)在提取行李出口處。提前購買常備藥品，種類包括：感冒、消炎、暈車、嘔吐、腹瀉、創(chuàng)傷、止痛、解暑、酒精、碘酒、氧氣袋等。為強(qiáng)化會議效果，許多會議將會標(biāo)美化、渲染為會議背景板（采用噴繪畫面），特別是一些特殊的如黨代會等，采用噴繪背景板，可將黨徽、旗幟等噴繪在畫面上，從而節(jié)約會議成本和準(zhǔn)備時(shí)間。、白板、筆在有的場合，與會人員需要在黑板或者白板上寫字或畫圖，從而說明問題，而且在黑板或白板上表述具有即興、方便的特點(diǎn)。功能不同：會議記錄一般不公開，無須傳達(dá)或傳閱，只作資料存檔，而會議紀(jì)要通常要在一定范圍內(nèi)傳達(dá)或傳閱，要求貫徹執(zhí)行。除發(fā)言外，會議記錄還應(yīng)忠實(shí)記錄會議上的有關(guān)動態(tài)，如發(fā)言中插話、笑聲、掌聲，臨時(shí)加入的環(huán)節(jié)、會議的中斷、休息以及別的重要的會場情況等，也應(yīng)予以記錄。處理預(yù)案：要事先了解會議場地附近能夠提供資料打印、復(fù)印的場所；會議組織者確保自己攜帶有原始稿件；如資料短缺一時(shí)無法解決，要及時(shí)向參會人員進(jìn)行解釋，并說明能夠提供資料的時(shí)間或備選方法。意外事件易發(fā)生在哪些地方呢？怎么有針對性地制定意外事件處理預(yù)案呢？會議前詳細(xì)的籌備，可使意外事件的出現(xiàn)降低到最小程度，緊急事件、意外事件還是有可能會發(fā)生，以下幾個(gè)方面最有可能出現(xiàn)問題：人員會議的重要嘉賓、主持人、演講人、發(fā)言人缺席，他們可能會因?yàn)樯?、其他重要事?xiàng)而無法出席會議，或者因?yàn)榻煌▎栴}，而無法準(zhǔn)時(shí)到達(dá)會議現(xiàn)場。第三章會議過程控制一、會議接待的2點(diǎn)注意事項(xiàng)會議接待是參會人員對會議評估的重要要點(diǎn)之一，會議接待是整個(gè)會議過程中重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，會議接待方案準(zhǔn)備、會議接待禮儀、會議接待注意事項(xiàng)，也是學(xué)習(xí)組織、籌備一個(gè)會議的重要內(nèi)容，對于大型招商會議，應(yīng)該準(zhǔn)備專門的會議接待方案。所以，計(jì)算機(jī)也是會議室常備的音像輔助設(shè)備之一。茶點(diǎn)的種類可分為西式與中式2種：西式基本上以咖啡、紅茶、西式點(diǎn)心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點(diǎn)心為主。請柬與邀請函具備的7項(xiàng)信息：活動類型活動日期、時(shí)間 與會期會議邀請者與被邀請者會議地點(diǎn)是否需要回復(fù)提供的餐飲其他信息，如著裝要求、地圖、旅行安排等請柬與邀請函要提前發(fā)出，以便參考者提前安排時(shí)間；請柬與邀請函的樣式、紙張取決于會議與活動的類型，可以是卡片，也可以是信函的形式，越是重要的會議，請柬與邀請函的預(yù)算越高；對有回復(fù)要求的請柬與邀請函要做好跟蹤，對回復(fù)要及時(shí)登記，以便統(tǒng)計(jì)精確的人數(shù)，人數(shù)在預(yù)定餐飲、住宿等項(xiàng)時(shí)，非常重要，也與會議的預(yù)算密切相關(guān)。如果由于各種原因無法親自去踩點(diǎn)，也就由熟悉會議需求的人，幫助觀察，或了解熟悉場地的其他用戶對場地的評價(jià)，了解場地的設(shè)施等級。會議場所的費(fèi)用，通常在整個(gè)預(yù)算中占比較大，同時(shí)，場地對參會人員的感受影響也較大，因此，對于籌辦人員來講，場地選擇是個(gè)重要的事情。會議籌辦者應(yīng)明確酒店應(yīng)當(dāng)關(guān)閉或者開放的服務(wù)項(xiàng)目及范圍。③歡送交通及返程交通：包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機(jī)場、車站、港口交通費(fèi)用。在來賓抵達(dá)時(shí)，將乘車表格發(fā)至每一位來賓手中，使之明確自己所乘的車號。（2）、用車接客時(shí)，應(yīng)主動打開（右側(cè)）車門，以手示意請客人上車（小車后排右側(cè)為主，后排左側(cè)為次，司機(jī)右側(cè)由隨從人員乘坐）下車時(shí)，接待人應(yīng)先下車由車后繞過為客人開門，有隨同人員時(shí)，由隨同人員開門并站在車門后側(cè)以手遮在車門上框處，提示客人勿碰撞。（5）、根據(jù)來賓的生活習(xí)慣、飲食愛好、民族特點(diǎn)，結(jié)合本地飲食特色定餐。（2）、熟知房間數(shù)量及類型（標(biāo)準(zhǔn)間、商務(wù)房、工作人員房間）及同行卡。制定接待程序，落實(shí)各項(xiàng)細(xì)節(jié)：在確定了參加人員名單后，要明確參加人員中，誰坐主席臺；誰是會議的主持人；誰要在會議過程中發(fā)言或演講；誰是嘉賓；誰是參與討論的人；誰要代理等等，要針對不同參會人員的需求，給予不同的事先準(zhǔn)備和制定接待計(jì)劃。在接待過程中，要嚴(yán)格按照方案進(jìn)行程序化運(yùn)作，使接待工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)有序銜接、首尾相連。這就要求我們接待人員必須具備較高素質(zhì)，樹立強(qiáng)烈的責(zé)任意識，作為一項(xiàng)政治任務(wù)來完成；要樹立“每一個(gè)人都代表企業(yè)形象，每一個(gè)人的一言一行都是企業(yè)文化的折射”的思想意識，保證高質(zhì)量地完成每一次接待任務(wù)。二、大型招商會議議程的安排大型招商會議議程是會議要討論的項(xiàng)目列表，大型招商會議的目的就是在對這些項(xiàng)目進(jìn)行溝通，因此議程是整個(gè)會議方案的靈魂，是大型招商會議是否能夠成功的關(guān)鍵。