文件控制與管理tcl小家電質(zhì)量體系培訓(xùn)教材全套(32頁(yè))01a文件控制程序-質(zhì)量工具(存儲(chǔ)版)
【正文】 記錄序號(hào)（ 01~99） 部門(mén)代號(hào)（ 01~99） 記錄代號(hào)（ JL） 公司代號(hào) (TCL) 5） 外來(lái)文件編號(hào)規(guī)則 □□ /□□ □□□ 流水號(hào)（ 001 ~999） 部門(mén)代號(hào) (01~99) 外來(lái)文件代號(hào)（ WL） 部門(mén)代號(hào)與文件發(fā)放編號(hào)： 部門(mén)名稱(chēng) 部門(mén) 代號(hào) 文件發(fā) 放編號(hào) 部門(mén)名稱(chēng) 部門(mén) 代號(hào) 文件發(fā) 放編號(hào) 總經(jīng)理 01 01 海外銷(xiāo)售中心 28 28 副總經(jīng)理 02 02 研發(fā)中心 30 30 總經(jīng)辦 11 11 產(chǎn)品一部（電磁爐部） 32 32 財(cái)務(wù)部 12 12 產(chǎn)品二部（電飯煲部） 31 31 品質(zhì)管理部 13 13 產(chǎn)品三部（飲水機(jī)部） 33 33 人力資源部 15 15 制造中心 40 40 銷(xiāo)售中心 18 18 工業(yè)設(shè)計(jì)中心 50 50 技術(shù)服務(wù)部 20 20 市場(chǎng)推廣部 21 21 計(jì)劃物流部 22 22 直營(yíng)部 23 23 管理部 25 25 文件編寫(xiě)內(nèi)容與格式規(guī)定 1） 程序文件的編寫(xiě)內(nèi)容與格式見(jiàn)附件 1； 2） 管理制度的編寫(xiě)內(nèi)容與格式見(jiàn)附件 2； 3） 操作規(guī)程的編寫(xiě)內(nèi)容與格式見(jiàn)附件 3； 4） 作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的封面格式見(jiàn)附件 4，內(nèi)容在滿(mǎn)足指導(dǎo)操作要求的前提下可自定； 編號(hào)： TCL/QP01－ 20xx 小 家 電 事 業(yè) 部 修訂 /版本： 00/A 第 4 頁(yè) 共 10頁(yè) 5） 檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)的封面格式見(jiàn)附件 5，內(nèi)容在滿(mǎn)足檢驗(yàn)要求的前提下可自定； 6） 事業(yè)部標(biāo)準(zhǔn)編寫(xiě)內(nèi)容與格式見(jiàn)附件 6。 3. 職責(zé) 品質(zhì)管理部負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊(cè)、程序文件的歸口管理； 制造中心負(fù)責(zé)成熟產(chǎn)品設(shè)計(jì)文件資料以及相關(guān)公文的管理； 研發(fā)中心辦公室負(fù)責(zé)未移交技術(shù)文件管理； 研發(fā)中心辦公室負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)化庫(kù)相關(guān)資料以及產(chǎn)品認(rèn)證、專(zhuān)利申請(qǐng)資料的管理； 總經(jīng)辦負(fù)責(zé)公文（經(jīng)營(yíng) 管理性）的管理； 各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)公文及質(zhì)量記錄的歸口管理。重要文件（如：質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、管理制度類(lèi)等）發(fā)放，電子版本隨同紙質(zhì)文件一同發(fā)至各文件管理員（遠(yuǎn)距離發(fā)文時(shí)，可以只發(fā)電子版本）；接收文件均由 部門(mén)文件管理員統(tǒng)一保管，部門(mén)內(nèi)部建立傳閱制度，并將傳閱情況記錄于《文件呈批傳閱箋》；電子文件的轉(zhuǎn)發(fā)范圍可由各部門(mén)負(fù)責(zé)人自行確定； 3） 文件發(fā)放前，發(fā)文部門(mén)必須確認(rèn)所發(fā)文件的有效性，發(fā)放范圍及數(shù)量，由文件的批準(zhǔn)簽發(fā)人（或授權(quán)人）確定，部門(mén)文員建立《歸口部門(mén)管理文件清單》以監(jiān)控本部文件發(fā)放情況； 4） 文件發(fā)放人按照發(fā)放范圍進(jìn)行發(fā)放，并將發(fā)放情況記錄于《文件發(fā)放登記表》，文件接收 編號(hào)： TCL/QP01－ 20xx 小 家 電 事 業(yè) 部 修訂 /版本： 00/A 第 6 頁(yè) 共 10頁(yè) 人簽名后方可領(lǐng)取相關(guān)文件；電子發(fā)文，收文方應(yīng)向發(fā)文方發(fā)送收文回執(zhí)，以作為文件的收發(fā)記錄； 5） 空白表格作為規(guī)范填寫(xiě)方式的文件，可隨文件一起發(fā)放，發(fā)放 時(shí)需加蓋“受控文件”章，但作為質(zhì)量記錄使用時(shí)，則不需加蓋“受控文件”章； 6） 未經(jīng)文件發(fā)出部門(mén)負(fù)責(zé)人允許，任何人不得復(fù)印蓋有紅色“公司公章”、“受控文件”和“技術(shù)審查章”章的文件和資料，并不得向其它未經(jīng)許可的部門(mén)或人員提供任何資料； 7） 收文部門(mén)，應(yīng)將所接收的文件進(jìn)行妥善保管，防潮、防火，分類(lèi)進(jìn)行歸檔保存，并對(duì)接收的文件建立《收文登記表》作為歸檔
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