【正文】 General manager） 的工作布置，及時溝通和協(xié)調(diào)好各部門之間的工作。 八、業(yè)務報表 編號： 1 名稱：電話記錄單 填表人：接聽電話的秘書或值班人員 用途：記錄和處理來電交辦的 聯(lián)數(shù)：一式一聯(lián) 事項時使用 **酒店 電 話 記 錄 單 來 電 人 姓名 來電時間 年 月 日 時 分 工作單位 電 話 被尋人 接聽人 留言內(nèi)容 處理意見 編號： 2 名稱：訪客來訪記錄單 填表人：秘書 用途：記錄和處理來訪事項時使用 聯(lián)數(shù)：一式一聯(lián) **酒店 訪客來訪記錄單 訪客姓名 來訪時間 年 月 日 時 分 工作單位 身 份 被 訪 人 接 待 人 留言內(nèi)容 處理意見 編號： 3 名稱：收文登記簿 填表人：文員 用途：記錄收文情況 **酒店 訪客來訪記錄單 收文 收文號 來文字號 來文單位 事由 密級 承辦單位 運轉(zhuǎn)簽收 歸入卷號 月 日 1 2 3 4 編號： 4 名稱：收文四聯(lián)單 填表人：文員 用途：按四聯(lián)分別使用：第一聯(lián)收文處理單； 第二聯(lián)收文登記單；第三聯(lián)收文分送 單； 第四聯(lián)收文催辦單 第一聯(lián) 附公文之前 **酒店 收 文 四 聯(lián) 單 收文處理單 收文（ ）第 號 收文日期 年 月 日 來文單位： 來 文 編 號 ： 號 來文日期： 年 月 日 擬辦意見： 領導批示： 辦理結(jié)果： 歸檔： 年 月 日 文書處理號： 第二聯(lián) 順號裝訂為總收文簿 **酒店 收 文 四 聯(lián) 單 收文登記單 收文（ ）第 號 收文日期 年 月 日 來文單位： 來文編號： 號 來文日期： 年 月 日 來文標題： 收 到份數(shù)： 已送： 主辦： 備注： 運轉(zhuǎn)過程： 送文 受文者 簽收 退文 歸檔： 年 月 日 文書處理號 第三聯(lián) 由經(jīng)辦部門保存?zhèn)洳? **酒店 收 文 四 聯(lián) 單 收文分送單 收文（ ）第 號 收文日期 年 月 日 來文單位： 來文編號： 號 來文日期： 年 月 日 來文標題： 收到份數(shù)： 已送： 主辦： 備注： 運轉(zhuǎn)過程： 送文 受文者 簽收 退文 歸檔： 年 月 日 文書處理號 第四聯(lián) （ 作催辦單，辦畢作分戶卡） 第四聯(lián) 用作收文催辦 **酒店 收 文 四 聯(lián) 單 收文催辦單 收文（ ）第 號 收文日期 年 月 日 來文單位： 來文編號： 號 來 文 日 期 ： 年 月 日 來文標題： 收到份數(shù)： 已送： 主辦： 催辦情況： 歸檔： 年 月 日 文書自理號 編號： 5 名稱：公文處理單 填表人：秘書或秘書 用途：辦文時使用 聯(lián)數(shù)：一式一聯(lián) **酒店 公 文 處 理 單 編 號 收文日期 年 月 日 來文機關 文件編號 來文份數(shù) 文件名稱 擬 辦 意 見 領 導 批 示 辦 文 情 況 部門負責人簽字 退 文 時 間 備 注 月 日 月 日 月 日 月 日 月 日 月 日 編號： 6 名稱：傳閱文件處理單 填表人：秘書或文員 用途：傳閱文件時使用 聯(lián)數(shù)：一式一聯(lián) **酒店 傳閱文件處理單 來文機關 來文時間 來文字號 文件名稱 份 數(shù) 登記編號 呈辦 意見 閱文人簽字 閱文時間 送文時間 退文時間 領導 批示 意見 處理 結(jié)果 編號： 7 名稱：發(fā)文登記簿 填表人：文員 用途：發(fā)文登記、記錄 **酒店 發(fā) 文 登 記 簿 序號 日期 發(fā)文 文件標題 附件 份數(shù) 送達單位 簽收人 歸入卷號 備注 月 日 字 號 。 及時準確地向各有關部門傳達 總經(jīng)理（ General manager）的指令、指示和決定，并將落實情況反饋給 總經(jīng)理（ General manager） 。工作檔案記錄員工在為酒店服務 和工作中各個階段的個人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、業(yè)務技術培訓和獎懲等 情況，辦公室秘書應做好材料搜集和登記工作，保證員工工作檔案 的完整和準確。 為了保證預算目標的實現(xiàn)，辦公室對每月的成本費用進行分析、研究和提出加強管理的改進措施和方法，探索降低費用的途徑，并按酒店規(guī)定按月、季、年度及時寫出預算執(zhí)行情況的分析報告，報店領導審閱。如有遺失，應報告保衛(wèi)部作出處理。 辦公室人員因私請假（含婚、喪和探親假等）和休工假，均需事先提出申請，并經(jīng)領導同意。 （十）辦公室人員考勤制度 辦公室人員必須按時上下班，嚴格執(zhí)行酒店員工考勤管理制度和規(guī)定。 （ 3） 各 種 財 產(chǎn) 設 備 的 調(diào) 撥 、 出 借 必 須 經(jīng) 財 務 部 或 總經(jīng)理（ General manager） 審核，按批準文件填寫財務部統(tǒng)一印制的“固定資產(chǎn)調(diào)撥單”；在酒店內(nèi)部各部門之間的轉(zhuǎn)移，應填寫“固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移單”，并辦理財產(chǎn)變動登帳手續(xù)。常規(guī)用印由辦公室秘書批準。 調(diào)研和信息工作要求客觀、全面、深入，堅持實事求是，防止片面性和表面化。 （ 2）酒店經(jīng)營管理的經(jīng)驗和教訓。 值班員要堅守崗位，遵守紀律。 會議出席人員：酒店副 總經(jīng)理（ General manager） 及各部門主要負 責人，如主要負責人因事不能出席，應指定副職或代理人參加。 （ 6） 討論酒店員工的工資、福利及涉及員工切身利益的有關問題。 （ 6）檔案柜應加鎖，專人保管鑰匙。保管電子文件檔案必須做到防高溫、防磁、防潮、防硬物摩擦。 嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，密級文稿嚴格保密，校對稿應及時銷毀。 會場布置整潔，符合要求，無差錯。 文件使用是否準確，公文格式是否規(guī)范。 根據(jù)公文內(nèi)容和行文規(guī)則，準確把握發(fā)文規(guī)格，正確使用文種。 （二）文件草擬質(zhì)量標準 符合國家法律、法規(guī)和上級單位及本酒店的有關規(guī)定，所提措施和辦法切實可行。 護送客人應盡可能從酒店職工通道出入。 盜竊案件 的處理 率領保衛(wèi)部值班人員和巡邏人員迅速趕赴現(xiàn)場。