【正文】 或蓋條戳。(七)副本之蓋印與正本同，抄本(件)及譯本不必蓋印，但應分別標示「抄本(件)」或「譯本」。(三)發(fā)文代字應冠以承辦單位之代字，承辦單位如為不固定機關(guān)或軍事機構(gòu)，得另以代字編定統(tǒng)一代號使用，此項代字均以於每年開始預為編定為原則，以便統(tǒng)一使用。(三)機密件、最速件或開會通知應於封套上加蓋戳記；機密件應另加外封套，以重保密。(六)人事命令、證件、有價證券、訴願文件及機密件等均應以掛號郵件寄發(fā)。(四)前述收文、發(fā)文、簽稿及電子文件等歸檔時，應依檔案法及相關(guān)規(guī)定辦理。(八)機關(guān)團體首長到任就職，地址、電話變動、年度發(fā)文代字號，或其他一般性通報週知事項，應登載電子公布欄。受文機關(guān)應指定人員予以記錄，作為正式公文處理。(八)各機關(guān)交辦文件，宜指示原則，附式舉例說明；審核下級機關(guān)陳送報表或附件時，除重大錯誤發(fā)還更正外，應即就原案改正並告知，以免公文往返。(四)文稿核會之簡化：?。?、上一層級已於擬辦時核可者，其文稿內(nèi)容如無變更，應由次一層級代判，不必再送上級判行，較急要者，得先行判發(fā)再補陳核閱。８、會議紀錄及交代案等類似案件，其內(nèi)容廣泛，須送會三個以上單位者，得影印若干份，同時分送各有關(guān)單位，以免依次會簽，稽延時日。(三)副本除知會外，尚須收受副本機關(guān)處理者，得於文內(nèi)加敘請就某一事項予以處理之字樣。五十、應以機密文書處理之國家機密事項如下：　(一)軍事計畫、武器系統(tǒng)或軍事行動。五十二、各機關(guān)應就其主管業(yè)務，依第四十八點第二項各法規(guī)所定事項，於必要之最小範圍內(nèi)，分別詳定應保密事項之具體範圍。五十八、一般公務機密文書之知悉、持有、使用或複製，除辦理該機密業(yè)務者外，以經(jīng)單位主管以上人員同意者為限。屬「密」者之用印，得由繕校人員持往辦理。　(四)附件抽存後解密(適用於附件已完成機密等級及解密條件標示者)?！该堋沟燃壵?，須切實密封後按一般人工傳遞方式辦理。六十六、機密文書如非必要，應儘量免用或減少副本。(三)一般公務機密文書，由原核定主管核定之?！?七)機密案件經(jīng)解密後應照普通案件放置保管?！?四)文書之核判、會簽、會稿時，不得假手本機關(guān)以外之人員，更不得交與本案有關(guān)之當事人?！?十一)承辦機密文書人員，發(fā)現(xiàn)承辦或保管之機密文件已洩漏、遺失或判斷可能洩漏、遺失時，應即報告所屬主管查明處理。(２)來文訂有期限者，如受文機關(guān)收文時已逾文中所訂期限者，該文得以普通件處理時限辦理。前項第一款處理速別之擬定，發(fā)文機關(guān)承辦人員應確實區(qū)分，各級人員應詳加審核；來文之處理速別與公文性質(zhì)不符者，得經(jīng)由收文單位之主管或指定之授權(quán)人員核定後，調(diào)整來文處理速別。５、限期公文：依下列方式，自收文之次日起，計算發(fā)文使用日數(shù)：(１)未逾來文所訂期限，而實際處理日數(shù)超過六日者，以六日計算；未超過六日者，以實際處理日數(shù)計算。３、人民陳情案件因須等待其他機關(guān)資料或因適用法令疑義而層轉(zhuǎn)核釋者，自其層轉(zhuǎn)之日起，至函復、釋復之日止，所經(jīng)過之期間得予扣除。(四)文書單位或單位收發(fā)人員，應依業(yè)務單位填註之核準展延辦畢日期辦理稽催，如有積壓延誤情事者，應按情節(jié)輕重，簽報議處。(四)學術(shù)研究之創(chuàng)造發(fā)明，確具價值足資示範者。(二)組織較大之機關(guān)，由各單位分別就其主管事項辦理公務登錄者，應指定一彙總之單位，由各主辦登錄人員依限將登錄情形，送由彙辦單位彙總。(四)校對章：用篆字、隸書或正楷刻製，由左至右，刻機關(guān)全銜或簡稱，並加「校對章」字樣，於文書改正時用之。九十四、各機關(guān)公文用紙之質(zhì)料、尺度及格式，除下列原則外，並應依附件所列規(guī)定辦理：(一)質(zhì)料：七十磅以上米色( 白色)模造紙或再生紙。(三) 在國家標準交換碼範圍外，新增機關(guān)中文自用字碼之申請?zhí)幚?。九十二、機關(guān)印信章戳，除印信應由首長指定監(jiān)印人員負責保管外，章戳亦應指定專人負責保管，如有遺失或冒用情事，應由保管人員負完全責任。(二)簽字章：木質(zhì)或用橡皮刻製，依機關(guān)首長、副首長及幕僚長等之，由左至右親筆簽名刻製，對外行文時用之。前項各款公務登錄，得以電子方式處理。(二)本機關(guān)業(yè)務計畫中之中心工作，其推行進展確有具體事實或正確數(shù)字可資查考者。(二)經(jīng)簽擬核定之公文，應於發(fā)文或辦結(jié)後予以銷號；惟應繼續(xù)辦理或尚未結(jié)案者，仍應繼續(xù)管制。２、人民申請案件因不合法定程式或手續(xù)時，主辦單位應詳細說明，一次通知補正。(２)先簽後稿案件，自首次簽辦之日起，至發(fā)文之日止，所需日數(shù)扣除假日，為其發(fā)文使用日數(shù)。(四)人民陳情案件：依據(jù)「行政程序法」第七章及「行政院暨所屬各機關(guān)處理人民陳情案件要點」之規(guī)定辦理。３、普通件：六日。　(九)私人日記、通信、撰文及著作，其內(nèi)容不得涉及機密及依法應保密事項?！?三)各級人員經(jīng)辦案件，無論何時，不得以職務上之秘密作私人談話資料。(五)建議其他機關(guān)變更機密等級或解密者，於獲得答復同意後，參照(一)至(四)之程序辦理。七十二、處理文書機密等級之變更或解密，其權(quán)責劃分如下：(一)機密等級變更或解密，由承辦人員於區(qū)分密等時預為註明或主動檢討辦理。不能即時銷毀時，應視同複製品，依「國家機密保護法」第十八條規(guī)定保護之。(二)在機關(guān)外傳遞，屬於國家機密之「絕對機密」或「極機密」者，由承辦人員或指定人員傳遞，必要時得派武裝人員或便衣人員護送?！?二)本件至某年某月某日解密?！?三)機密文書用印時，屬「絕對機密」、「極機密」、「機密」者，由承辦人員持往辦理。五十六、機密文書之簽擬、陳核(判)，應由業(yè)務主管或其指定之人員處理，並應儘量減少處理人員層級及程序?！?七)其他為確保國家安全或利益而有保密之必要者。四十九、國家機密文書區(qū)分為「絕對機密」、「極機密」、「機密」；一般公務機密文書列為「密」等級。使用副本應注意事項如下：(一)受理之案件，主體機關(guān)或通案分行之機關(guān)用正本，其餘有關(guān)聯(lián)或預計將有同樣詢問之機關(guān)用副本。７、案件如屬本單位主辦，但有會知其他單位之必要者，應於辦稿後送會，或如係其他機關(guān)則以副本抄送。４、收發(fā)文編號使用之代字，應以適用為度，勿疊床架屋，徒增累贅。(六)借支、請假、出差、請購等例行事項，得 用表格填報，或利用機關(guān)內(nèi)部網(wǎng)路，不另用簽。如須行文催辦，祇錄該案所登公報或通訊之期數(shù)、頁數(shù)、發(fā)文日期、字號及主旨，以便檢查。(六)接到之副本，如僅為通知性質(zhì)，不須辦理，亦無其他意見者，不必行文答復。(二)發(fā)文後之原稿件，除承辦單位註明發(fā)後補判、發(fā)後補會者應退承辦單位自行辦理後送檔案管理單位點收歸檔外，其餘稿件應隨同總發(fā)文登記表送檔案管理單位簽收歸檔。(四)傳送之公文，應填具送文簿或公文傳遞清單書明送出時間，派專差送達。四十一、封發(fā)應注意事項如下：(一)經(jīng)編號待發(fā)之公文，應由專人負責複檢附件是否齊全，文與封是否相符後再封固，並標明速別，登錄後送外收發(fā)人員遞送。四十、編號、登錄應注意事項如下：(一)總發(fā)文人員對待發(fā)之公文，應詳加檢查核對，如有漏蓋印信、附件不全或受文單位不符者應分別退還補辦。(五)公文及原稿用紙在兩頁以上者，其騎縫處均應蓋(印)騎縫章。下行文蓋職銜簽字章?！?六)電子交換發(fā)文人員於傳送後，至遲應於次日在電腦系統(tǒng)檢視發(fā)送結(jié)果，並為必要之處理。(七)公文以電子文件行之者，校對人員除須核對內(nèi)容完全一致外，並應注意其橫行格式是否相符，附件是否齊全。(三) 各機關(guān)繕印人員每日之工作量，參照行政院所屬各機關(guān)秘書（總務）人員員額設(shè)置標準有關(guān)規(guī)定辦理。(三)凡機密性及重要性之文稿，應指定專人負責繕印。２、 速件用藍色。三十四、回稿、清稿應注意事預如下：　(一)稿件於送會或陳判過程中，如改動較多或較為重大，或有其他原因者，會核或核決人員宜回稿，將稿件退回原承辦人員閱後，再行送繕。(六) 措詞是否恰當。(二)各單位於其他單位送會之簽稿，如有意見應即提出，如未提出意見，一經(jīng)會簽，即認為同意，應共同負責。５、登載於電子公布欄之資訊，如對某些特定對象有所影響，或需其有所作為者，可另以書函或結(jié)合電子目錄服務之電子郵遞方式，告知前述訊息，以利其配合辦理。６、發(fā)文附件宜儘量用電子文件。８、指定公文收受人員或拆封之人員。９、「檔號之分類號」及「保存年限」：於稿面適當位置列明，「保存年限」則參照檔案保存年限之規(guī)定填列。３、「密等及解密條件或保密期限」：填「絕對機密」、「極機密」、「機密」、「密」，解密條件或保密期限於其後以括弧註記。(十二)文稿中多個機關(guān)名稱同時出現(xiàn)時，按照既定機關(guān)順序，由左至右依序排列。(四)文稿表示意見，請以負責態(tài)度，或提出具體意見供受文者抉擇，不得僅作層轉(zhuǎn)手續(xù)，或用「可否照準」、「究應如何辦理」等空言敷衍?！　。?、覆核者係承辦人員直接主管之上級核稿者。 ３、提例會討論。(十)承辦人員擬辦案件，應依輕重緩急，急要者提前擬辦，其他亦應依序辦理，並均於規(guī)定時限完成，不得積壓。法令已有明文規(guī)定者，依規(guī)定擬稿送核，無法令規(guī)定而有慣例者依慣例。(三)承辦單位收受之文件，認為非屬本單位承辦者，應敘明理由經(jīng)單位主管核閱後，即時由單位收發(fā)退回分文人員改分，或逕行移送其他單位承辦並通知分文人員；受移單位如有意見，應即簽明理由陳請首長裁定，不得再行移還，以免輾轉(zhuǎn)延誤?！?二)內(nèi)部傳遞文件以下列各種為限：１、各機關(guān)本於職權(quán)所訂定之內(nèi)部文件。二十三、編號、登錄應注意事項如下：(一)來文完成分文手續(xù)後即在來文正面適當位置加蓋收文日期編號戳，依序編號並將來文機關(guān)、文號、附件及案由摘要登錄於總收文登記表，分送承辦單位；急要公文應提前編號登錄分送。(八)機密文件經(jīng)機關(guān)首長指定之處理人員拆封後，如須送總收文登錄掛號者，應在原文加註「本件陳奉親拆」或「本件由○○○單位拆封」，以資識別。(九)收文方對發(fā)文方告知登載電子公布欄之訊息，應依其訊息擷取相關(guān)資料，並為妥適處理。(二)外收發(fā)人員收到之文件應登錄於外收文簿，其係急要文件、機密件、電報或附有現(xiàn)金、票據(jù)等者，應隨收隨送總收文人員，其餘普通文件應依性質(zhì)定時彙送。文書之陳核採線上簽核者，應採用電子認證、權(quán)限控管或其他安全管制措施，以確保電子文件之可認證性。４、登載電子公布欄之公文應註明登載期限，超過期限者，應自電子公布欄專區(qū)移除。機關(guān)公文電子交換機制分為三類：(１)第一類：屬經(jīng)由第三者(公文電子交換服務中心)集中處理，具有電子認證、收方自動回復、加密(電子數(shù)位信封)等功能，並提供交換紀錄儲存、正副本分送及怠慢處理等加值服務者。(五)任何文書均須記載年、月、日、時；文書中記載年份，一律以中華民國紀元為準，惟外文或譯件，得採用西元紀年。戊、文末首長簽署、敘稿時，為簡化起見，首長職銜之後可僅書「姓」，名字則以「○○」表示。(三)稿之撰擬：１、草擬公文按文別應採之結(jié)構(gòu)撰擬。(２)簽稿併陳：視情形使用「簽」，如案情簡單，可使用便條紙，不分段，以條列式簽擬。(２)清晰：文義清楚、肯定。戊、重要人事案件。　?。?、對個人一律稱「先生」「女士」或「君」。(二)準駁性、建議性、採擇性、判斷性之公文用語，必須明確肯定。７、一般工程招標或標購物品等公告，得用定型化格式處理，免用三段式。５、公告分段要領(lǐng)：(１)「主旨」應扼要敘述，公告之目的和要求，其文字緊接段名冒號之下書寫。丙、「說明」「辦法」如無項次，文字緊接段名冒號之下書寫；如分項條列，應另列縮格書寫。(６)函的結(jié)構(gòu)，採用「主旨」、「說明」、「辦法」三段式，案情簡單可用「主旨」一段完成者，勿硬性分割為二段、三段；「說明」、「辦法」兩段段名，均可因事、因案加以活用。(３)公、發(fā)布應以刊登政府公報或新聞紙方式為之，並得於機關(guān)電子公布欄公布；必要時，並以公文分行各機關(guān)。起首用「敬陳者」，末署「職稱、姓名」。(７)箋函或便箋：以個人或單位名義於洽商或回復公務時使用（箋函作法舉例見附錄五）。如需他機關(guān)處理者，得另行檢送。２、呈：對總統(tǒng)有所呈請或報告時使用。分層負責明細表之規(guī)定，並應根據(jù)實際情況檢討修正。各機關(guān)如有其他特殊需求，得依需要自行訂定相關(guān)規(guī)範。修正「事務管理手冊」文書處理部分規(guī)定壹、總述一、本手冊所稱文書，係指處理公務或與公務有關(guān)，不論其形式或性質(zhì)如何之一切紀錄資料。六、機關(guān)公文以電子文件處理者，其資訊安全管理措施，應依「行政院及所屬各機關(guān)資訊安全管理要點」及「行政院及所屬各機關(guān)資訊安全管理規(guī)範」辦理。十、各機關(guān)實施分層負責，視其組織大小及業(yè)務繁簡，以劃分三層為原則，不得少於二層或超過四層。貳、公文製作十四、公文程式之類別說明如下：(一)公文分為「令」、「呈」、「咨」、「函」、「公告」、「其他公文」六種：１、令：公布法律、發(fā)布法規(guī)命令及人事命令時使用。其方式得張貼於機關(guān)之公布欄、電子公布欄，或利用報刊等大眾傳播工具廣為宣布。(６)報告：公務用報告如調(diào)查報告、研究報告、評估報告等；或機關(guān)所屬人員就個人事務有所陳請時使用。(１４)節(jié)略：對上級人員略述事情之大要，亦稱綱要。(２)多種法律之制定或廢止，同時公布時，可併入同一令文處理；法規(guī)命令之發(fā)布，亦同。(５)應採用語氣肯定、用詞堅定、互相尊重之語詞。乙、「主旨」一段不分項，文字緊接段名冒號之下書寫。４、公告之結(jié)構(gòu)分為「主旨」、「依據(jù)」、「公告事項」(或說明)三段，段名之上不冠數(shù)字，分段數(shù)應加以活用，可用「主旨」一段完成者，不必勉強湊成兩段、三段。６、公告登載時，得用較大字體簡明標示公告之目的，不署機關(guān)首長職稱、姓名。十六、公文用語規(guī)定如下：(一)期望及目的用語，得視需要酌用「請」、「?！?、「查照」、「鑒核」或「核示」、「備查」、「照辦」、「辦理見復」、「轉(zhuǎn)行照辦」等。　(四)間接稱謂用語：　?。?、對機關(guān)、團體稱「全銜」或「簡銜」，如一再提及，必要時得稱「該」；對職員稱「職稱」。丁、擬提決策會議討論案件。切忌主觀、偏見。(二)簽之撰擬：１、款式：(１)先簽後稿：簽應按「主旨」、「說明」、「擬辦」三段式辦理。３、本手冊所訂「簽」之作法舉例，下級機關(guān)首長對直屬上級機關(guān)首長行文時應一致採用，至各機關(guān)內(nèi)部單位簽辦案件得參照自行規(guī)定。丁、「說明」、「辦法」分項條列時，每項表達一意