【正文】 室就可以成為營銷部門的左膀右臂，幫助他們向客戶作出更加切合實(shí)際的承諾，并協(xié)助獲得更多的銷售額。培訓(xùn)機(jī)構(gòu)自始至終沒有與提出培訓(xùn)要求的部門進(jìn)行直接聯(lián)系，而僅僅圍繞培訓(xùn)部提供的信息進(jìn)行課程設(shè)計(jì)。項(xiàng)目管理如果執(zhí)行成功的話，會(huì)對(duì)企業(yè)的利潤率產(chǎn)生積極的影響。有些人可能會(huì)擔(dān)心項(xiàng)目辦公室將成為負(fù)責(zé)所有干系人的最終發(fā)起人。隨著一個(gè)企業(yè)內(nèi)項(xiàng)目管理逐漸走向成熟，到最后，可能并不是每個(gè)項(xiàng)目都需要高層領(lǐng)導(dǎo)層作為項(xiàng)目發(fā)起人。必須與關(guān)鍵干系人建立和培養(yǎng)合作伙伴關(guān)系，這需要時(shí)間。高層經(jīng)理為履行作為公司戰(zhàn)略規(guī)劃策劃師的職責(zé)，必須掌握公司可以承擔(dān)多少額外工作量（何時(shí)承擔(dān)、哪兒承擔(dān)），而又不會(huì)給現(xiàn)有勞動(dòng)力增加過度負(fù)擔(dān)。高層管理層可以按照實(shí)際需要瀏覽公司局域網(wǎng)，了解每個(gè)項(xiàng)目的狀態(tài)，而無需與團(tuán)隊(duì)進(jìn)行親身接觸。風(fēng)險(xiǎn)和收益并存。雖然，在一些情況下這種思維方式是正確的，但是，更常見的結(jié)果是增加人數(shù)只會(huì)造成收益減少。許多管理層面臨的一個(gè)關(guān)鍵問題是：“如何衡量執(zhí)行項(xiàng)目辦公室概念所帶來的投資收益？”在衡量時(shí)，可以從定量和定性兩個(gè)角度進(jìn)行。有了項(xiàng)目辦公室和相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)化工作，審查工作會(huì)更加迅速，并且將更加有意義。在Becker的內(nèi)飾塑料部件能力和ASG座位產(chǎn)品能力的基礎(chǔ)上，增加Prince門板、儀表盤能力，使ASG立即成為內(nèi)飾部件供應(yīng)商。平臺(tái)團(tuán)隊(duì)（項(xiàng)目辦公室）成為真正的團(tuán)隊(duì)，他們以整個(gè)車輛內(nèi)飾部件為基礎(chǔ)（而不是車門、車座或駕駛艙）體會(huì)到了一種歸屬的感覺。經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)? 從一個(gè)清晰的組織模型開始。組織員工必須從團(tuán)結(jié)一致的領(lǐng)導(dǎo)層那里感覺到持之以恒的目標(biāo)和決心；? 必須制定項(xiàng)目辦公室內(nèi)部職位描述文件。Kumar的職責(zé)包括：? 咨詢／指導(dǎo)／培訓(xùn)；? 項(xiàng)目網(wǎng)站；? 項(xiàng)目管理戰(zhàn)略規(guī)劃的實(shí)施；? 項(xiàng)目管理組織結(jié)構(gòu)／職位描述；? 為企業(yè)合作伙伴（長期供應(yīng)商）效力的項(xiàng)目經(jīng)理的培訓(xùn)和發(fā)展。例如：標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目管理程序是公司程序的一部分，一些工程衡量指標(biāo)由工程設(shè)計(jì)部門牽頭制定。JCI的項(xiàng)目管理舉措中，最新增加了兩項(xiàng)非常值得注意的內(nèi)容，它們是：項(xiàng)目管理中的六西格瑪?shù)倪\(yùn)用以及項(xiàng)目管理網(wǎng)站（以網(wǎng)絡(luò)為依托，在全球?qū)崿F(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目文件的讀?。?。當(dāng)前的版本在ASG內(nèi)部得到了好評(píng)。在任何一個(gè)時(shí)點(diǎn)，ASG正在執(zhí)行的項(xiàng)目數(shù)量可高達(dá)250個(gè)，如果能夠從統(tǒng)計(jì)角度考慮項(xiàng)目績效，則存在很多好的機(jī)會(huì)，對(duì)整個(gè)系統(tǒng)的運(yùn)作情況進(jìn)行評(píng)價(jià)。集中項(xiàng)目辦公室必須對(duì)此予以關(guān)注和培養(yǎng)。參考書目： Allen, C. (2001)。KERZNER博士曾經(jīng)出版或提交過250多份學(xué)術(shù)報(bào)告和21本教科書。 Rollins, S. (2002)。項(xiàng)目辦公室也在幫助進(jìn)行人員配置，并作為人員的個(gè)人發(fā)展機(jī)會(huì)，將項(xiàng)目經(jīng)理轉(zhuǎn)移到黑帶的位置（執(zhí)行六西格瑪項(xiàng)目）、優(yōu)質(zhì)的工程設(shè)計(jì)、采購和其它部門。項(xiàng)目辦公室面臨的障礙這種改進(jìn)的結(jié)果之一包括最近簽發(fā)了經(jīng)大篇幅精簡之后的新版PLUS（因?yàn)榫啠愿佑行В?。以前存在的?xiàng)目經(jīng)理派別，現(xiàn)在因?yàn)轫?xiàng)目辦公室成為“最終決策者”而不復(fù)存在，項(xiàng)目辦公室可以確定適當(dāng)?shù)钠髽I(yè)組織結(jié)構(gòu)形式并進(jìn)行組織精簡。集中化的結(jié)果項(xiàng)目辦公室管理只是其中一部分職責(zé)。ASG設(shè)立了向項(xiàng)目管理副總裁匯報(bào)的集中項(xiàng)目辦公室?，F(xiàn)在，在報(bào)價(jià)時(shí)，報(bào)出的價(jià)格以車輛內(nèi)飾部件為基礎(chǔ)，而不是一系列單個(gè)的部件和報(bào)價(jià)。ASG收購了兩個(gè)公司，Becker和Prince。JCI就是這樣一個(gè)例子。項(xiàng)目辦公室使有意義的決策成為可能。為使工作高效，則需要具有以信任、團(tuán)隊(duì)協(xié)作、合作和有效溝通為基礎(chǔ)的企業(yè)文化；使用輪職或只工作部分時(shí)間的方法可以最大程度降低該風(fēng)險(xiǎn)。因?yàn)橛行┤丝赡軙?huì)認(rèn)為項(xiàng)目辦公室侵占自己的地盤，因此，執(zhí)行這項(xiàng)活動(dòng)的總體風(fēng)險(xiǎn)可能是中等風(fēng)險(xiǎn)水平。項(xiàng)目辦公室是建立和維持與關(guān)鍵干系人合作關(guān)系的“出發(fā)點(diǎn)”。項(xiàng)目辦公室關(guān)注的是內(nèi)部（組織）干系人。圖4展示了干系人的一個(gè)寬泛的范圍。項(xiàng)目辦公室在制定項(xiàng)目管理培訓(xùn)課程內(nèi)容方面具有專長。? 培訓(xùn)機(jī)構(gòu)提出應(yīng)該增加額外內(nèi)容，并刪除不合適的內(nèi)容。 ? 培訓(xùn)部（提出培訓(xùn)需求的部門）從未意識(shí)到培訓(xùn)機(jī)構(gòu)與提出培訓(xùn)要求的部門直接接觸的必要性；培訓(xùn)部通過競標(biāo)程序選擇了一個(gè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)。項(xiàng)目辦公室必須形成在可行性研究和成本效益分析方面的特長。項(xiàng)目管理知識(shí)體系指南（PMBOK）“范圍管理”這一章中說明范圍啟動(dòng)程序的一項(xiàng)輸出是識(shí)別／任命項(xiàng)目經(jīng)理。? 我們現(xiàn)在做的就很好，因此不需要。? 基準(zhǔn)設(shè)定不適用于本企業(yè)或行業(yè)；在90年代初期，該公司進(jìn)行過參照基準(zhǔn)研究工作，但當(dāng)時(shí)只是與航空行業(yè)的其它公司進(jìn)行比較。負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作的人必須知道應(yīng)該尋找什么內(nèi)容、提問什么問題、如何評(píng)估獲得的數(shù)據(jù)以及提出什么建議（而且需要具有識(shí)別與公司匹配與否的能力）。應(yīng)該量體裁衣，針對(duì)具體組織訂制模板文件，而不要拷貝其它組織的模板，因?yàn)槠渌M織可能并不具有類似的文化或執(zhí)行類似的項(xiàng)目。標(biāo)準(zhǔn)制定后，可以成為通用語言而能夠促進(jìn)團(tuán)隊(duì)協(xié)作。指導(dǎo)參與項(xiàng)目的幾名員工針對(duì)這些信息的披露向高層管理層提出了投訴。另外一個(gè)公司也采用了必須準(zhǔn)備經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)案例分析的方法。當(dāng)時(shí)決定解散項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)并將人員重新分配到組織的各個(gè)部門。在此可以舉例說明。許多公司都面臨的一個(gè)普遍問題是如何確保關(guān)鍵信息（例如：KPI和CSF）在公司內(nèi)部為人所知。項(xiàng)目辦公室的戰(zhàn)略規(guī)劃(連載五)與成功項(xiàng)目相比，企業(yè)也可以從失敗項(xiàng)目上學(xué)到同樣多的東西，甚至更多。經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的記錄項(xiàng)目辦公室的職責(zé)是制定維護(hù)該系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)，而不是對(duì)失敗進(jìn)行驗(yàn)證。項(xiàng)目辦公室可能肩負(fù)著維護(hù)執(zhí)行失敗信息系統(tǒng)（PFIS）的職責(zé)。圖2 項(xiàng)目辦公室的戰(zhàn)略規(guī)劃(連載四)第二個(gè)信息系統(tǒng)為風(fēng)險(xiǎn)管理提供數(shù)據(jù)。每個(gè)信息系統(tǒng)都可以通過公司的局域網(wǎng)進(jìn)行更新和管理。項(xiàng)目辦公室：2000至今圖1說明了項(xiàng)目辦公室特定職責(zé)的典型風(fēng)險(xiǎn)水平。? 高風(fēng)險(xiǎn)：存在強(qiáng)大的抵制，一些權(quán)力關(guān)系肯定會(huì)發(fā)生變化。 90年代伊始的經(jīng)濟(jì)蕭條對(duì)白領(lǐng)階層造成嚴(yán)重的影響。項(xiàng)目辦公室的戰(zhàn)略規(guī)劃(連載二)在整個(gè)組織內(nèi)部，項(xiàng)目辦公室橫向運(yùn)作，被視為是利潤中心，而傳統(tǒng)的職能部門被視為是成本中心。隨后，本篇文章將著重介紹企業(yè)項(xiàng)目辦公室。企業(yè)內(nèi)通常使用的項(xiàng)目辦公室包括三種類型：? 確定每項(xiàng)活動(dòng)的相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)；本篇文章將介紹項(xiàng)目辦公室戰(zhàn)略規(guī)劃中的三項(xiàng)活動(dòng)：項(xiàng)目辦公室可能負(fù)責(zé)的其它方面包括參照基準(zhǔn)的設(shè)定、工具的管理以及對(duì)項(xiàng)目管理系統(tǒng)方法的遵守等。僅僅通過在很長的時(shí)間階段內(nèi)進(jìn)行項(xiàng)目管理并不能夠換取成熟、卓越的項(xiàng)目管理，而實(shí)際上，這需要通過項(xiàng)目管理和項(xiàng)目辦公室的戰(zhàn)略規(guī)劃實(shí)現(xiàn)。因?yàn)?，?duì)于每項(xiàng)劃歸項(xiàng)目辦公室管理的活動(dòng)，都會(huì)存在一簇抵制力量，他們最初會(huì)認(rèn)為將這項(xiàng)活動(dòng)從自己負(fù)責(zé)的職能部門拿走會(huì)危及自己的權(quán)利和授權(quán)。? 客戶群項(xiàng)目辦公室：該種類型項(xiàng)目辦公室的作用是為了實(shí)現(xiàn)更好的客戶管理和客戶溝通。? 企業(yè)項(xiàng)目辦公室：該種類型的項(xiàng)目辦公室服務(wù)于整個(gè)企業(yè)，并強(qiáng)調(diào)企業(yè)和戰(zhàn)略問題，而不是職能問題。因?yàn)橥ǔ？蛻糁Ц端匈M(fèi)用，所以當(dāng)時(shí)項(xiàng)目辦公室的人數(shù)并不十分重要。項(xiàng)目管理所創(chuàng)造的價(jià)值曾經(jīng)被視為僅適用于航空、國防和重型施工行業(yè)?？梢栽诮谕ㄟ^較少的努力克服抵制。圖1內(nèi)列出的低風(fēng)險(xiǎn)活動(dòng)都是支持項(xiàng)目管理近期工作的運(yùn)作層面上的活動(dòng)，而高風(fēng)險(xiǎn)活動(dòng)與戰(zhàn)略規(guī)劃職責(zé)關(guān)系更加密切。項(xiàng)目辦公室搖身一變，變?yōu)樨?fù)責(zé)控制項(xiàng)目管理知識(shí)產(chǎn)權(quán)的企業(yè)控制中心。為保存項(xiàng)目管理知識(shí)產(chǎn)權(quán)，項(xiàng)目辦公室必須維持一些工具，用以收集信息和向各個(gè)干系人分發(fā)信息。該系統(tǒng)可以獲取或計(jì)算工作活動(dòng)的計(jì)劃值和實(shí)際值、實(shí)際成本、成本和進(jìn)度偏差（以小時(shí)或美元，和百分比表示）、竣工估算成本、估算竣工時(shí)間以及完工百分比和趨勢(shì)。其中存放的信息包括風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別文件（通過使用模板文件）、風(fēng)險(xiǎn)定性和定量評(píng)估文件、合同可交付成果（如果適用）以及其它風(fēng)險(xiǎn)報(bào)告。失敗可能完全是由于組織內(nèi)部的問題或由于與分包商的交互作用問題造成的。首先，人們擔(dān)心報(bào)告失敗情況可能會(huì)對(duì)與失敗相關(guān)的人員的形象造成不利影響，因此，會(huì)存在阻力。失敗報(bào)告必須說明失敗的項(xiàng)目、征兆、失敗時(shí)的條件、以及采取糾正性措