【正文】 Mr. Thomson ChanMarketing Director of Asia General Manager of Desktop business Division General Manager of Material Management Division of DTB Introduction15:0515:10 216。 將整理好的采訪提綱和背景資料呈送總經(jīng)理審閱，征求總經(jīng)理意見；l 如果采訪在公司外應該及時提醒總經(jīng)理出發(fā)；l 安排停當后請總經(jīng)理出面接受采訪；送記者離開，并了解播出或見報時間；采訪結束l 接受活動邀請l 參加分工會，明確總經(jīng)理和自己的職責，了解其他人職責，將總經(jīng)理日程細化落實；二、外部溝通（二）禮尚往來：l 答謝（節(jié)日禮品、賀卡等）在重要的節(jié)日（如圣誕節(jié)、新年、春節(jié)、或重要合作廠商的公司紀念日等）秘書應在征求總經(jīng)理意見之后，以禮品或賀信及時致意，維護與合作廠商的友好關系。再次是和領導同步思維，多提供有份量的文稿。 總經(jīng)理在正式場合發(fā)表講話，秘書要事先準備好文字材料、發(fā)言提綱，必要時做好語言標識。 協(xié)助總經(jīng)理樹立行為激勵形象。秘書一定要擺正自己的位置，在與不同身份的人交往處事中，要正確履行自己的職責，而不能超越權限，既要積極地配合工作，又不能干預領導的決策和下屬或其它部門的工作。特別在與人交談時，眼神要能顯示你在傾聽對方的談話，因為每個人都喜歡用 語言表達自己，喜歡別人聽自己講話，如果你用眼神告訴對方“你是一個值得我傾聽的人”無形中會提高對方的自尊心和信心，使對方感到你能理解他、尊重他，才 能贏得對方的信任，從而產(chǎn)生愿意同你交往。一般人對于自己的姓名特別在意，如果記得對方的姓名，會使對方對你產(chǎn)生莫大的好感。在擬制中，要針對一件事寫一件事，不能把規(guī)定以外的東西寫進去。秘書應事先了解行文目的、收文對象、主要內(nèi)容，在與總經(jīng)理相互溝通中，準確領會領導意圖，并據(jù)此進行寫作。l 撰擬文稿216。216。 用詞用字應準確、規(guī)范，應正確標明標點符號。 業(yè)務類文檔（正式文件、報告、總結、PPT制作等） 參考模板附件：l 日期應當寫具體的年、月、日。216。在接受總經(jīng)理授意后，秘書應進行深入的調(diào)查研究，收集標志著材料。 有固定的格式——格式為內(nèi)容服務，要有相對的穩(wěn)定性。l 衣著儀表是個性的表征，反映一個人的文化修養(yǎng)和格調(diào)，顯示自己的職業(yè)和職位。讓對方盡快了解自己，言談中注意語言的文雅與委婉，說話方式輕松自如，語速不急不徐，落落大方。表情中最主要的因素是眼神和微笑。 培養(yǎng)謙虛而恭敬落落大方的態(tài)度要忠誠老實，辦事恪守原則，忠于承諾，能辦的事要千方百計辦，不能辦的事要向對方說明情由以得到他人的諒解。 秘書禮儀素質的培養(yǎng)以感化、教育和鼓舞他人。要在事務安排中，尤其是公司內(nèi)部活動中，使領導多接觸普通員工，了解情況，融于員工之中，才能使領導的形象得以升華。（二）輔助總經(jīng)理塑造良好的形象。（1）首先是廣泛收集信息，多提供真實情況。一個好的秘書既是領導的助手又是領導的參謀，秘書在日常工作中既要輔助領導進行決策，同時還要輔助領導樹立良好的公眾形象。 尊重合作伙伴和供應商，要注意多方了解與業(yè)務相關的事務，以做到準確理解對方的意圖、幫助進行有效的溝通與傳達。l 作為秘書，在日常的工作中，注意與其它部門和同事的協(xié)作，要把對方看作是自己的資源，通過一點一滴的交往，協(xié)調(diào)與各部門之間的關系，對任何部門、任何一位同事都應有極強的客戶意識，尊敬對方、尊重對方，注意及時向那些給予你支持的部門和人員表達謝意。 秘書應以主動謙虛的態(tài)度與總經(jīng)理所領導的部門人員充分溝通，盡可能及時了解各項業(yè)務的進展情況，并將信息及時整理反饋給總經(jīng)理，有效地協(xié)助總經(jīng)理推進工作ll 活動前三星期l（二）參與支持的大型活動：參與支持的大型活動流程說明：注意事項： 如果是電話采訪需要檢查會議設備；到采訪時間后接入記者打來的電話或幫助總經(jīng)理撥通記者電話；l 從品推得到采訪提綱；l媒體采訪流程說明： 216。 InterpreterAppointed Time Period: 15:00 pm16:00 pm, June 2, 2000Venue : Phoenix hall at Erbiao building of Legend Computer Systems LimitedMeeting Agenda:Mr. ――― Vice President of Legend Computer system Marketing N 會前準備工作 地點、人員、議程，并落實我方人員、地點擬定meeting agenda, ppt 免對方誤解 NO是否參加 N 對會中達成的決議及時跟蹤，并反饋給GM；審批這就需要秘書是八面玲瓏的天才，同時善用平時培養(yǎng)出的細心與責任心，沉著應 對，以不變應萬變！以下分內(nèi)部會議與外部會議分別介紹。 漢城——北京 14：30——17：00七星（Kiheung） 9：30——10：00月 16：40——18：00與LG 、 共進早餐及會談 8：00——9：00 (Tel: 0193367896)下榻處: Holiday in Seoul(佳樂) 21：00——21：30北京——漢城附件四：國外出差日程安排表執(zhí)行副總經(jīng)理訪問漢城行程表（99年7月14日至17日）訪問時間主要活動地點備注 安排接機隨行及重要聯(lián)系電話：黃寶球 陸楊 余昭信 OTHERS//頁附件二：授權書模版文件編號OUR REF.：LCSDTB筆記本電腦和ppt（保存在桌面）、ppt備份軟盤根據(jù)當天的日程安排落實車輛；216。（三）陪同出差216。及時向總經(jīng)理匯報出差期間公司內(nèi)部事務及業(yè)務進展；216。配合總經(jīng)理授權人的工作，及時掌握公司及業(yè)務相關信息。J 出差中）216。 做為秘書，安排總經(jīng)理出差是經(jīng)常的一項工作，同時也是需要更加細致的一項工作。控制約會時間，適時打斷，防止拖延，以免影響下面的日程；216。定期與總經(jīng)理溝通，將雙方的要求、需求和可能會遇到情況的處理原則達成共識，以利工作開展；216。（一）總體原則：216。本文將從總體日程安排、出差日程安排、會議安排、媒體采訪、大型活動和突發(fā)來訪六部分加以詳細說明并提供文字模 版，希望能給大家的工作提供參考。 需要總經(jīng)理本人審閱的，存入相應文件夾，部分根據(jù)總經(jīng)理授意回復郵件，或督促、協(xié)助總經(jīng)理在規(guī)定時間內(nèi)處理相關事宜。 保密文件需要傳真時，應先與對方聯(lián)系，發(fā)送到指定傳真機上，發(fā)送后再與對方確認。 使用電腦公司標準CI格式l 需要總經(jīng)理本人審閱的，根據(jù)總經(jīng)理授意處理2） 在知道身份但不告知事由的情況下，如方便可詢問總經(jīng)理后決定是否轉接；也可詢問對方是公事還是私事，如是公事可讓對方知曉，將事由告知自己也可達到目的。l 通話結束后，確認對方已放下話筒，然后放電話。l普通員工問清事由，如需要，轉告總經(jīng)理；其他可視情況處理 查閱對方電話號碼，確認無誤，開始撥打。lG 可靠按約定完成工作，保質、保量、及時G 對待意見與批評 我們作 為企劃部秘書處的秘書，在長期的工作之中，在領導日常所給的幫助中以及自身在各項工作中的鍛練使得我們?yōu)樽陨韺ふ业搅艘恍┻m用的工作方法，積累了一些工作 經(jīng)驗和技巧，在處理許多類似情況時形成了一些慣用做法和約定俗成的規(guī)定，我們將這些點滴一一收集，在經(jīng)過了反復總結和提練、否定和借鑒的過程后，已將其做 成了本部門工作的一種標準，達成了在方法和流程上的統(tǒng)一。在領導處理每一項工作的時侯，我們會隨時身處其中，自然而然成為此件事情的某一環(huán)節(jié)，而不可或缺，有時我們需要扮演 更多角色，以適應工作安排和領導需要。 秘書應具備的禮儀…………………………… 25 總體日程安排………………………………… 7 電話、傳真、郵件、文件管理、名片 5 5 目 4第二章 13 媒體采訪………………………………………前言 在許多人眼里，秘書仍是一種即讓人熟悉又不被人了解的職業(yè)。無論什么時候，謹慎認真的工作態(tài)度是秘書們不遺不棄的職業(yè)操守，而現(xiàn)代秘書的職業(yè)要求在尊奉這一理念的基 礎上更要加強這一能力的綜合運用和發(fā)揮。秘 書手冊適用于公司各部秘書及行政人員，致力于給予任何一個聯(lián)想人關于行政方面的指導。 G 正直公平，堅持既定政策和原則G 表率作用 G 大局觀 Interdependence)G 溫柔的心和自省第二章”l 如需與有關人員通話，應有禮貌地請對方傳呼或轉達。l 如一個未完又來一個，應視電話內(nèi)容和對方身份，讓緊急的、重要的人員先講，同時禮貌的告訴另一方稍候片刻，或記錄對方電話，稍侯打過去。 A、轉給其他相關負責人B、 必要的傳真分類存檔 以總經(jīng)理名義回復時，要在語氣上予以注意，并從總經(jīng)理信箱發(fā)出；l四、文件管理（參看集團《秘書手冊》第3336頁）（附文件處理流程）注：傳真、郵件、信函等內(nèi)容為外文的，應及時譯出作為秘書一定要細心觀察領導的工作習慣和做事風格，調(diào)整自己的工作方法，主動適應領導的工作節(jié)拍。 優(yōu)化工作方法，細心觀察總經(jīng)理的工作習慣與做事風格，主動適應其工作節(jié)拍；周一日程、出差前后一個工作日不要安排過多的事務；216?？墒褂肗OTES日歷功能，填入相關安排，打印即可