文件和記錄控制程序-康華(存儲(chǔ)版)
【正文】 的型號(hào)KH/XRQ202BF，則產(chǎn)品代碼：202BF。 程序文件（二級(jí)文件） 圖示KH QP XX X X X d) 流水號(hào)(001999) c) 部門代號(hào)()b) 二級(jí)文件代碼QPa) 公司代碼KH 圖解a) 公司代碼：KHb) 二級(jí)文件代碼：QP（程序文件）c) 部門代碼：()d) 流水號(hào)：001999。 工程技術(shù)圖紙（三級(jí)文件） 圖示QE X X X X X X X X Xd) 流水號(hào)(001999) c) 零件圖類別代碼 b) 產(chǎn)品代碼a) 工程技術(shù)圖紙文件代碼QE 圖解a) 工程技術(shù)圖紙文件代碼：QEb) 產(chǎn)品代碼 c) 零件圖類別代碼： E—電子料 N—塑膠料 M—五金料 P—包裝料 T—磨具 d) 流水號(hào)：001999。b) 公歷年月代碼：YYMM 例如公歷2014年5月：代碼為“1405”。d) 版本號(hào)： 規(guī)章制度 圖示ZD X X X X X XX c) 流水號(hào)(001999) b) 公歷年月代碼YYMMa) 規(guī)則制度代碼 圖解a) 規(guī)則制度代碼：ZDb) 公歷年月代碼：YYMMc) 流水號(hào)代碼：001999 會(huì)議記錄/會(huì)議總結(jié)報(bào)告 圖示RC X X X X X XX c) 流水號(hào)(001999) b) 公歷年月代碼YYMMa) 會(huì)議記錄代碼 圖解a) 會(huì)議記錄代碼：ZDb) 公歷年月代碼：YYMMc) 流水號(hào)代碼：001999 文件的修訂a) 文件的修訂必須由原編制部門進(jìn)行；b) 文件修訂前由相關(guān)部門向綜合辦公室部提出《文件申請(qǐng)單》由管理代表確認(rèn)后方可進(jìn)行修訂。 g) 修訂后的文件的審核、批準(zhǔn)、受控、發(fā)行、—。 文件的借閱：借閱人對(duì)所借的文件應(yīng)負(fù)保管責(zé)任，不可拆卷、涂改、損壞。比如操作作業(yè)指導(dǎo)書(shū)格式應(yīng)統(tǒng)一、工藝流程書(shū)的格式應(yīng)統(tǒng)一、檢驗(yàn)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)格式應(yīng)統(tǒng)一。沒(méi)有審核和批準(zhǔn)的記錄是無(wú)效記錄。 記錄的檢索、借閱a) 各部門保管的記錄應(yīng)進(jìn)行編目，以便于檢索；b) 需借閱或復(fù)制記錄需由記錄管理人登記備案。 記錄存檔期限法規(guī)和顧客有要求的按相應(yīng)法規(guī)和顧客要求執(zhí)行。c) 正式的記錄不可用鉛筆填寫(xiě)，原則上使用黑色/藍(lán)色筆芯的筆填寫(xiě)，審查前可使用修正液涂改或劃線表示，但修改重要數(shù)字，例如：數(shù)量，金額，日期，判定等，應(yīng)由責(zé)任者簽名或蓋章方可生效。 記錄/表單格式更改a) 技術(shù)性文件、崗位操作文件、記錄/表單的格式按相關(guān)程序文件后面附的樣板格式執(zhí)行。 綜合辦公室應(yīng)每三個(gè)月或視實(shí)際需要（至少不得超過(guò)半年）發(fā)出《受控文件一覽表》以供各使用部門核對(duì)文件的最新版本與持有份數(shù)。f) 如果因?yàn)橄嚓P(guān)標(biāo)準(zhǔn)升級(jí)（假如ISO134852008版升級(jí)為ISO134852016版等），新標(biāo)準(zhǔn)所涉及的體系文件版本從A/0開(kāi)始使用。而且其他類型的外來(lái)文件則根據(jù)實(shí)際情況，決定是否保留、是否受控。 外來(lái)文件 圖示W(wǎng)X X X X X X XX c) 流水號(hào)(001999) b) 公歷年月代碼YYMMa) 外來(lái)文件代碼 圖解a) 外來(lái)文件代碼：WL 法律法規(guī)文件； WF 傳真文件；WG 安規(guī)文件； WE 電子郵件；WS 國(guó)際/國(guó)家/企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)； WZ 其他外來(lái)文件。該流水號(hào)按生產(chǎn)加工工序的順序依次編號(hào)，而且保持序號(hào)的連續(xù)性。 當(dāng)文件類別、文件等級(jí)、文件使用部門完全相同，但文件內(nèi)容相對(duì)獨(dú)立時(shí)，用流水號(hào)來(lái)區(qū)分識(shí)別。 文件名稱代碼文件名稱代碼是文件分類的子分類。 文件的發(fā)行a) 質(zhì)量手冊(cè)、質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)由總經(jīng)理發(fā)布；b) 質(zhì)量管理體系下的第二級(jí)、第三級(jí)文件由職能部門制定完成后，經(jīng)審核批準(zhǔn)，交綜合辦公室蓋紅色“受控文件”章統(tǒng)一發(fā)行；c) 綜合辦公室對(duì)發(fā)行的受控文件應(yīng)分類登記，文件分發(fā)時(shí)要求各接收部門負(fù)責(zé)人于《文件分發(fā)回收—覽表》上簽收；d) 記錄/表單由職能部門完成后，經(jīng)審核批準(zhǔn)即可生效并分發(fā)到相應(yīng)責(zé)任部門，責(zé)任部門應(yīng)在記錄/表單相應(yīng)欄目簽收。但是，如果程序文件附有記錄/表單樣板，應(yīng)遵循此樣板格式執(zhí)行，任何部門或個(gè)人不得擅自另做一種格式。3. 職責(zé)：是指本程序/規(guī)范涉及到的職能部門或人員。d) 第四級(jí)：記錄/表單它是闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動(dòng)的證據(jù)的文件。 加強(qiáng)公司文件和記錄的標(biāo)準(zhǔn)化管理，便于文件和記錄的識(shí)別、追溯和控制，規(guī)范存檔，對(duì)公司體系文件實(shí)行統(tǒng)一格式、統(tǒng)一編
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