【正文】 始文件的版次方式，若外部原始文件無版次時，則依該文件發(fā)行日期作為版次。 2． 2 質(zhì)量記錄的識別、儲存、防護、取用保存期限等。 外來文件：指取自外部的法規(guī)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、或客戶提供的圖面、規(guī)定等，被本公司用來作為質(zhì)量管理體系流程中引用的標(biāo)準(zhǔn)。 審核過程中，權(quán)責(zé)人員若對文件有疑義時，應(yīng)與制訂部門／或人員溝通了解，必要時對文件內(nèi)容進行適當(dāng)修正 ，以符合本公司質(zhì)量管理體系運作的需要。 與質(zhì)量體系有關(guān)的質(zhì)量記錄或表單一般用如下格式進行編號： (1) 質(zhì)量記錄或表單編號為三段 (2) FR 為質(zhì)量記錄或表單代號 (3) 該質(zhì)量記錄或表單所隸屬的程序文件順序號 (4) 質(zhì)量記錄或表單編號也取兩位數(shù)，如 0199。 文件控制人員將修訂頁打字完成后，送回原修訂部門校稿，再依版次編訂原則賦予新版次，用新頁內(nèi)容直接抽換原頁內(nèi)容后呈管理者代表及總經(jīng)理審查核準(zhǔn)。 如因特殊需要擬送外部機構(gòu)時，應(yīng)由需求單位填寫「文件申請單」向管理者代表提出申請，經(jīng)核準(zhǔn)后向文件控制人員申請復(fù)印需求文件份數(shù)，對外發(fā)行，若有修訂時不做換版及回收控制。應(yīng)有專人負責(zé)收集最新版本的外來文件。 控制文件受領(lǐng)部門人員調(diào)任、離職時，應(yīng)將保管的文件列入移交或繳回文件控制人員。 （ 2）記錄如屬較不常使用或需長期保存者，得于相當(dāng)數(shù)量后統(tǒng)一收存于紙箱中保護，儲存時應(yīng)避免 記錄受潮致使記錄毀損。 （ 2）記錄上若未注明保存期限者，依下列規(guī)定保存： a、一般性記錄： ① 與產(chǎn)品質(zhì)量無關(guān)，屬行政或事務(wù)性的記錄者，應(yīng)保存至少三個月以上。 （ 2）管理者代表認為尚有保存必要時，應(yīng)再將記錄保存期限延長至少三CDJJ 晉杰企業(yè)管理顧問（成都 ） 有 限 公 司 文件和質(zhì)量記錄控制程序 QP01 2021/06/25 A0 9/13 〔控制文件〕 個月。 ③ 如因客戶要求者，應(yīng)依客戶要求予以維持。 CDJJ 晉杰企業(yè)管理顧問（成都 ） 有 限 公 司 文件和質(zhì)量記錄控制程序 QP01 2021/06/25 A0 8/13 〔控制文件〕 記錄的取用： （ 1）記錄歸檔后，需閱讀或使用時應(yīng)避免將記錄攜離卷宗夾中，如有必要時，應(yīng)能于使用后立即放回原位歸檔。 記 錄的識別： （ 1）記錄應(yīng)有個別的記錄名稱（不同的記錄表單應(yīng)有不同的記錄有不同的編號和名稱），如適用時，記錄應(yīng)包含日期、編號、權(quán)責(zé)人員等必要的信息。 復(fù)印分發(fā)的無效／作廢文件，回收后不再保存，畫『』后當(dāng)作廢紙再利用或直接銷毀。 無效的文件原稿應(yīng)于文件上加蓋 [作廢 ]章，并與正確版本文件區(qū)分隔離保存。 記錄控制： 文件控制人員應(yīng)編制「質(zhì)量管理體系文件總覽表」，將所有文件記錄表中管理，注明文件編碼、文件名稱、文件版次及發(fā)行日期或相關(guān)使用部門。 分發(fā)編號 :為了管理按規(guī)范規(guī)定如下：發(fā)給總經(jīng)理分發(fā)號應(yīng)為“ 01”、管理者代表為“ 02”、技術(shù)部為“ JS1”、辦公室為“ BG” 3。 CDYL QM／ QP ／ QC） XX 文件順序號 規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)等代號 程序文件代號 質(zhì)量手冊代號 公司標(biāo)志代號 CDJJ 晉杰企業(yè)管理顧問（成都 ） 有 限 公 司 文件和質(zhì)量記錄控制程序 QP01 2021/06/25 A0 4/13 〔控制文件〕 （ 2） 文件順序號按公司策劃的文件數(shù)依次往下編號碼。版本號、版次號和修改頁次在封面頁上注明。 2 范圍 2． 1 凡本公司質(zhì)量管理體系相關(guān)的文件，包含外來文件。 文件定義的質(zhì)量記錄：屬質(zhì)量活動的記錄，但被用來作為其它相關(guān)活動的標(biāo)準(zhǔn)時，該項質(zhì)量記錄應(yīng)被視為文件，依記錄控制過程控制。 審查核準(zhǔn)后管理者代表及總經(jīng)理于文件封面頁上簽章，即可依規(guī)定頒布發(fā)行。 (5) （對于同一類型的質(zhì)量記錄，有多個不同格式的 記錄，可加第四段序號），文件序號可根據(jù)需要確定位數(shù)，最少兩位數(shù)，做到一個文件有一個唯一的編號。 核準(zhǔn)后的文件由文件控制人員依規(guī)定重