【正文】 料、審批原由），便于領(lǐng)導(dǎo)工作安排。對(duì)計(jì)劃內(nèi)事情預(yù)先寫入日程；及時(shí)整理日程表，以免安排沖突；216。不要代替領(lǐng)導(dǎo)做決定，在領(lǐng)導(dǎo)的同意下針對(duì)其工作習(xí)慣和時(shí)間對(duì)各種預(yù)約酌情處理；216。）216。在第一時(shí)間掌握總經(jīng)理到達(dá)后的聯(lián)系方式，必要時(shí)通知授權(quán)人及其它相關(guān)人員。216?；貒?guó)后向邀請(qǐng)方致謝。攜帶領(lǐng)導(dǎo)名片、必要的會(huì)議資料（報(bào)告稿件、會(huì)面?zhèn)渫?、采訪提綱）；216。下發(fā)會(huì)議通知后，確認(rèn)參會(huì)人是否已收到通知，對(duì)特別重要的參會(huì)人，可通過電話確認(rèn)；216。如果對(duì)方愿意，可以推薦對(duì)方與部門其他負(fù)責(zé)人聯(lián)系，同時(shí)告訴對(duì)方可以先把想法以寫信或寄的方式告訴領(lǐng)導(dǎo)； 在領(lǐng)導(dǎo)方便時(shí)告知來訪情況，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)授意進(jìn)行后續(xù)安排。l 尊重合作伙伴和供應(yīng)商，要注意多方了解與業(yè)務(wù)相關(guān)的事務(wù)，以做到準(zhǔn)確理解對(duì)方的意圖、幫助進(jìn)行有效的溝通與傳達(dá)。秘書要做好決策參謀，就要積極參與決策的調(diào)查研究。 參與實(shí)踐，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)推進(jìn)工作。 2．協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)樹立行為合作形象。四、 秘書禮儀素質(zhì)的要求（一） 培養(yǎng)良好的道德修養(yǎng)禮儀是道德的一種外在表現(xiàn)形式，良好的道德會(huì)令人自然展示優(yōu)雅得體的舉止儀態(tài)，表現(xiàn)謙虛恭敬的態(tài)度。（二） 培養(yǎng)謙虛而恭敬落落大方的態(tài)度 謙虛是指正確地看待自己，也正確地看待別人。同樣微笑能使生疏變?yōu)橛H密，真誠的微笑能造成互相信任和親切友好的氣氛。即使忘記了對(duì)方的姓名，也要委婉地“套”出或不動(dòng)聲色地處理。l 具體真實(shí)——具體是指收文人看了文檔后知道該怎樣去做，真實(shí)是指實(shí)事求是。216。在接受領(lǐng)導(dǎo)授意后，秘書應(yīng)進(jìn)行深入的調(diào)查研究，收集標(biāo)志著材料。216。審核修改的步驟是，首先由秘書自己反復(fù)推敲修改，對(duì)于重要的文檔還要組織討論，最后提交主管的領(lǐng)導(dǎo)人審核批準(zhǔn)、發(fā)布。 文內(nèi)使用簡(jiǎn)稱時(shí)，一般應(yīng)當(dāng)先用全稱，再注明簡(jiǎn)稱。結(jié)尾通常采用下述形式：（1） 使用文件詞語，強(qiáng)調(diào)行文目的，如“特此報(bào)告”（2） 概括與深化主題，幫助收文人進(jìn)一步理解全文（3） 陳述具體要求，如“上述要求，請(qǐng)予批準(zhǔn)”（4） 發(fā)出號(hào)召，提出希望與要求（5） 說明文件生效、施行時(shí)間216。216。 明確行文要求。在擬制中，要針對(duì)一件事寫一件事，不能把規(guī)定以外的東西寫進(jìn)去。 牢記別人的姓名，稱呼恰當(dāng)親切。它們可以表現(xiàn)出對(duì)對(duì)方的欣賞、理解和歡迎。 擺正站位。（2） 對(duì)外交往要真誠情切，秘書要很好地領(lǐng)會(huì)和把握總經(jīng)理的處事原則，并在對(duì)外交往中很好地運(yùn)用，必要時(shí)提醒總經(jīng)理率先垂范，以身作則。1． 語言形象 領(lǐng)導(dǎo)在正式場(chǎng)合發(fā)表講話，秘書要事先準(zhǔn)備好文字材料、發(fā)言提綱，必要時(shí)做好語言標(biāo)識(shí)。第二、 要站在領(lǐng)導(dǎo)工作的角度思考問題，才有一定的高度、廣度和深度。一個(gè)好的秘書既是領(lǐng)導(dǎo)的助手又是領(lǐng)導(dǎo)的參謀，秘書在日常工作中既要輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策，同時(shí)還要輔助領(lǐng)導(dǎo)樹立良好的公眾形象。二、外部溝通 外部溝通會(huì)大量使用電話、電子設(shè)備、書信等媒介，因此要特別注重在這些方面的商務(wù)禮儀。（二）參與支持的大型活動(dòng)： 部門時(shí)序秘書領(lǐng)導(dǎo)征求領(lǐng)導(dǎo)理意見總經(jīng)理審閱Y活動(dòng)后活動(dòng)當(dāng)天活動(dòng)前三星期接受活動(dòng)邀請(qǐng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)授意跟進(jìn)工作結(jié)束根據(jù)錄音整理講話稿整理業(yè)務(wù)資料和名片配合演示PPT，做好錄音帶好活動(dòng)議程、名片等資料參加分工演練N修改協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備發(fā)言稿、PPT、主持詞等安排日程N(yùn)Y了解活動(dòng)議程開始參與支持的大型活動(dòng)流程說明： 接受活動(dòng)邀請(qǐng)l 得到活動(dòng)議程，判斷重要程度，征詢領(lǐng)導(dǎo)的意見；l 如果領(lǐng)導(dǎo)同意參加活動(dòng)，安排好日程； 活動(dòng)前三星期l 參加分工會(huì)，明確總經(jīng)理和自己的職責(zé)，了解其他人職責(zé)，將總經(jīng)理日程細(xì)化落實(shí)； 如果講話稿、PPT是由秘書準(zhǔn)備的，要給自己留出修改時(shí)間；l 幫助領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備PPT、發(fā)言稿、主持詞等，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱后修改定稿；定稿的PPT和發(fā)言稿要交給會(huì)議組織者；l 參加彩排；對(duì)重大活動(dòng)中需要配合演示的PPT一定要反復(fù)演練； 活動(dòng)當(dāng)天l 參加外部活動(dòng)時(shí)，秘書應(yīng)著端莊大方的職業(yè)裝，化淡妝，發(fā)型整齊，工作時(shí)間要佩帶胸卡；l 帶好如下物品：拷好資料的筆記本電腦和兩張備份軟盤、名片、激光筆、激光筆電池、簽字筆、錄音機(jī)、磁帶、麥克風(fēng)、紙巾、潤(rùn)喉片等；l 活動(dòng)中配合演示PPT，做好錄音；l 活動(dòng)中配合接待公司或外部領(lǐng)導(dǎo)，活動(dòng)期間要保持在領(lǐng)導(dǎo)的視線之內(nèi)，在關(guān)注自己領(lǐng)導(dǎo)需求的同時(shí)也關(guān)注其他領(lǐng)導(dǎo)的需求；l 在突發(fā)緊急情況下不要慌亂，首先要關(guān)注自己領(lǐng)導(dǎo)的需求或部署，可能情況下主動(dòng)分擔(dān)會(huì)務(wù)人員的工作； 活動(dòng)后l 整理業(yè)務(wù)資料和名片；l 根據(jù)錄音整理講話稿；l 領(lǐng)導(dǎo)在活動(dòng)中往往會(huì)遇到很多人，引發(fā)很多工作管理上的想法，需要秘書參會(huì)后跟進(jìn)落實(shí)。會(huì)前與領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人明確會(huì)議內(nèi)容、議程和參加人；216。根據(jù)當(dāng)天的日程安排落實(shí)車輛；216。準(zhǔn)備當(dāng)?shù)氐膰?guó)家風(fēng)情資料；216。出差資料整理（包括資料、名片、會(huì)談備忘），根據(jù)需要轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)人員或存檔；216。擬寫授權(quán)書并于領(lǐng)導(dǎo)出差前一天向各相關(guān)部門及相關(guān)人員發(fā)出郵件和復(fù)印件（財(cái)務(wù)部等）。確認(rèn)領(lǐng)導(dǎo)出差陪同人216。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)習(xí)慣留出適當(dāng)固定時(shí)間閱讀報(bào)刊資料及其他信息；216。（一）總體原則：216。 B、由秘書本人回復(fù) 如發(fā)出的郵件需要追蹤結(jié)果或確認(rèn)對(duì)方是否收到，需要設(shè)置回執(zhí)，如對(duì)方未能及時(shí)查看，需電話說明。l 如一個(gè)未完又來一個(gè)，應(yīng)視電話內(nèi)容和對(duì)方身份，讓緊急的、重要的人員先講，同時(shí)禮貌的告訴另一方稍候片刻，或記錄對(duì)方電話，稍侯打過去。l 通話結(jié)束后，確認(rèn)對(duì)方已放下話筒，然后放電話。l 查閱對(duì)方電話號(hào)碼，確認(rèn)無誤，開始撥打?？雌饋聿黄鹧?，但做不好卻會(huì)誤大事。接聽電話l 3聲鈴響內(nèi)將電話接起，平和有禮貌的：“你好！董事會(huì)秘書室 l 判斷WHO，分以下幾種情況：來電人員處理標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)部直接上級(jí)及平級(jí)記錄留言如事務(wù)緊急，記錄上級(jí)電話，速聯(lián)系有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)回電。l 如不能把握領(lǐng)導(dǎo)是否要和對(duì)方通話的情況下，不能隨便回答領(lǐng)導(dǎo)“在”或“不在”，可說“請(qǐng)您稍等一下，我去看看**領(lǐng)導(dǎo)是否在？”，然后請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)是否轉(zhuǎn)接。l 需請(qǐng)對(duì)方協(xié)助抄送時(shí)，務(wù)必在文件正文前加以說明，列明抄送范圍l 務(wù)必在傳真件首頁上標(biāo)明總頁碼，并在每一頁文件上標(biāo)注頁碼。 按領(lǐng)導(dǎo)批改意見復(fù)印后轉(zhuǎn)發(fā)、呈送（可參照文件管理規(guī)定）登記存檔，必要的事情進(jìn)行追蹤，反饋結(jié)果。明確事情的優(yōu)先級(jí)，在處理事務(wù)時(shí)注意理順和排序，分清輕重緩急，酌情安排處理；216?？刂萍s會(huì)時(shí)間，適時(shí)打斷，防止拖延，以免影響下面的日程；216。確定行程，預(yù)定機(jī)票（注意選擇好航空公司、機(jī)型及班次）、酒店（選擇領(lǐng)導(dǎo)習(xí)慣的酒店、熟悉酒店的電話、傳真等）、接/送機(jī)人員（明確接送機(jī)人的聯(lián)系方式）；216。216。各種差旅費(fèi)用報(bào)銷；216。（三）陪同出差 在出差前除了前面介紹的注意事項(xiàng)外，在出差過程中，要求秘書注意以下事項(xiàng)：216。注意建立各種客戶關(guān)系（包括政府領(lǐng)導(dǎo)、合作伙伴、媒體記者）216。會(huì)中協(xié)助