【正文】 報關后，錄入采購訂單的價格為手工計算的含關稅、運保費等的價格，數(shù)額的準確性同樣影響財務記帳3. 由于關稅按照報關單匯率計算，需要在錄入采購訂單時輸入用戶匯率 4. 采購訂單無法全額匹配，只能手工關閉5. 采購訂單制定時間滯后，審批沒有實際意義經(jīng)過討論確定，運用第一種解決方案，即業(yè)務員在拿到報關單后，在系統(tǒng)中進行接收入庫，平均成本更新的操作。采購訂單號以銷售合同號為前綴，進口合同號在采購訂單界面的說明字段中錄入，然后進行采購接收入庫等操作。該種業(yè)務是以出口為導向的，所以在系統(tǒng)中也以出口銷售合同號為基準建立銷售與采購的關聯(lián)。注：如果不能獲得明晰的代理進口業(yè)務的供應商信息，那么可以根據(jù)委托方選擇虛擬供應商“代理供應商——委托加工方名稱”。具體流程如下圖：產生的會計分錄如下：生產基地：借：主營業(yè)務成本 借：應收帳款（公司間） 貸：存貨 貸：主營業(yè)務收入北方光電：借：應收帳款 借：主營業(yè)務成本 應交增值稅－進項稅貸：主營業(yè)務收入應交增值稅－銷項稅 貸：應付帳款（公司間）方案二：由于生產基地生產的物品大多需要入北方光電的自備庫，并且開出發(fā)票要求北方光電付款。采用系統(tǒng)的標準流程進行，即創(chuàng)建采購訂單/采購發(fā)放、接收、入庫。采購業(yè)務類型的編號:編號類型描 述訂單編號規(guī)則1自營出口業(yè)務處理自營出口業(yè)務的國內采購業(yè)務引入的出口合同編號＋序號（－1）3自營進口業(yè)務處理自營進口業(yè)務 自營進口合同號4進料加工不作價業(yè)務處理不作價的進料加工業(yè)務引入的出口合同編號M（1，2…）4進料加工作價業(yè)務處理作價的進料加工業(yè)務的原料采購和成品采購業(yè)務原料采購：引入的出口合同編號M(1,2…)成品采購：引入的出口合同編號I(1,2…)5代理進口業(yè)務處理代理進口業(yè)務進口合同號6內貿業(yè)務類型處理內貿采購業(yè)務實際的內貿合同編號2. 為生產基地制定的長期框架合同編碼：由于長期框架協(xié)議無須跟任何銷售訂單關聯(lián)，建議一攬子采購協(xié)議編碼為采購員負責的產品代碼（2位）＋年月日（6位）＋兩位流水號。訂單生成后，系統(tǒng)可以將訂單數(shù)據(jù)導出，OFFICE支持導出的TXT格式文件，然后可以粘貼在WORD或EXCEL模板上編輯，操作比較簡便。解決方案系統(tǒng)通過安全層次與訪問層次決定誰對訂單可以進行什么樣的操作。采購品沒有質量代碼，不允許替代品接收。檢驗結果在入庫單上進行記錄。對于物品質量的現(xiàn)場檢驗則在系統(tǒng)外進行。 采購退貨業(yè)務需求北方光電貿易一部、貿易二部的采購退貨很少發(fā)生。首先做一筆標準的采購退貨，再重新做一筆標準的采購訂單和接收。北方光電的采購審批層次：一攬子采購協(xié)議審批層次：生產基地的請購審批層次：生產基地的采購訂單、采購發(fā)放審批層次: 審批樹針對具體的審批權限大小建立不同的審批組：1) 對每一審批組，根據(jù)以下類型對審批組進行限定：單據(jù)總額：請購單或采購單的單據(jù)總額；物品分類：可以審批的物品分類；帳戶范圍：可以審批的賬戶范圍?？赡芤粡埌l(fā)票匹配多張入庫單，或多張發(fā)票匹配一張入庫單。設置為發(fā)票而關閉采購單的容限，保證當財務為供應商發(fā)票付款至容限范圍時，自動關閉采購單。解決方案采購與應付模塊接口財務部應付會計確認應付發(fā)票時采用三維匹配（采購訂單、接收單、發(fā)票），匹配選項為接收收據(jù)。建議由部門經(jīng)理判斷后，選擇是否交財務經(jīng)理審核。8 審批管理 審批流程業(yè)務需求北方光電北方光電不存在請購流程采購訂單審批流程一攬子采購協(xié)議審批流程生產基地請購審批流程采購訂單與一攬子協(xié)議發(fā)放的審批流程解決方案系統(tǒng)通過審批層次樹實現(xiàn)審批單據(jù)的流轉，并對審批權限按照審批組進行劃分，確定單據(jù)流轉的終點。不在銷售模塊和采購模塊做任何記錄。對于超量接收、提前或延遲交貨等，在系統(tǒng)中定義容限為0，超出容限系統(tǒng)活動為“警告”。解決方案北方光電考慮總部貿易類企業(yè)物料監(jiān)控的特殊性，建議采用“直接入庫”的接收路徑。由客戶將物品發(fā)回至本公司倉庫，或直接退回至供應商，在下筆業(yè)務中進行沖減。采購部為光電部進行的采購區(qū)別供應商的合作情況，如果是長期供應商則不進行檢驗。部門經(jīng)理和公司經(jīng)理可以更改、取消采購訂單。2. 標準合同文本的打印 建議方案如下：系統(tǒng)可以打印采購訂單，但內容僅限于供應商、采購物品編碼、單位、數(shù)量、單價、到貨日期、收貨地點等主要條款，而且格式較為較亂。采購價格是含稅價，并且可以部分或全部退稅。待生產基地需要該物品時在系統(tǒng)中對訂單進行發(fā)放。系統(tǒng)將自動按照轉移價格生成總部與生產基地之間的應收應付發(fā)票。但是出于風險控制的考慮，建議代理進口業(yè)務需要在系統(tǒng)中錄入計劃采購訂單，并在訂單題頭彈性域中記錄委托方的名稱。 為了便于查詢，在參考字段錄入“銷售合同號IN”。 雜項出庫：為了便于查詢，在參考字段錄入“銷售合同號OUT”。接下來的操作同自營出口業(yè)務的處理。自營進口業(yè)務的處理自營進口業(yè)務中，進口合同占據(jù)主導地位，同事自營進口的業(yè)務量不大，可以不對銷售合同與采購合同建立掛接關系，即分別在系統(tǒng)中錄入采購訂單與銷售訂單。3. 在供應商將物品發(fā)運至客戶時，采購員根據(jù)收到供應商傳來的單據(jù)在系統(tǒng)中進行物品接收入庫的操作，并在貨物發(fā)運出口后在系統(tǒng)中進行發(fā)運的動作。1. 總部貿易類采購業(yè)務類型:編號類型描 述1自營出口業(yè)務處理出口業(yè)務的國內采購，在采購模塊管理2自營進口業(yè)務處理自營進口采購業(yè)務，在采購模塊管理3進料加工不作價業(yè)務包括進料加工的原料采購和加工費用的處理，在采購模塊管理4進料加工作價業(yè)務處理進料加工的原料采購與成品采購業(yè)務，在采購模塊管理5來料加工業(yè)務收取加工費用的業(yè)務類型，在財務模塊管理6代理進口業(yè)務收取代理費的業(yè)務類型，在財務模塊與采購模塊管理7內貿業(yè)務處理內貿采購業(yè)務，在采購模塊管理注：1. 這里所指的代理進口業(yè)務是指純代理的情況，區(qū)別于北方光電以往的代理業(yè)務的范疇，這里的代理業(yè)務在財務上反映的不是結轉收入和成本，而是代理費的收入。鑒于系統(tǒng)中沒有報價審批的工作流，所有具有該界面操作權限的員工都可以進行報價審批的操作，控制意義不大，建議將通過審批生效的報價錄入系統(tǒng)，為以后的業(yè)務提供參考。生產基地供應商報價主要是針對價格合同，報價方式主要有電話、傳真。2. 對外詢價：采用系統(tǒng)標準的詢價單功能，記錄對外詢價情況。沒有固定的書面形式的詢價單。業(yè)務員將無法提交不合格供應商的采購訂單。6供應商過期發(fā)貨報表按供應商查看根據(jù)需求日期，過期未到的采購訂單及物品明細情況。供應商分類：系統(tǒng)可以記錄供應商分類信息，在采購快查碼中定義供應商類別，錄入供應商時就可以選擇所屬的相應類別。公司僅與通過考核的供應商簽訂采購合同。供應商沒有編碼。生產基地：設立多個子庫存，對物品進行分類管理與控制。光電部采購的物品基本都先入北方光電自備庫，因此光電部銷售訂單將采用開發(fā)的流程，將采購物品接收入庫后，再進行挑庫發(fā)運的操作（具體參見銷售訂單管理模塊）。生產基地：遠達光學: 目前有光學完工庫、光學毛坯庫、工具工裝庫、輔料工具庫、金工庫（橡膠件、結構件、金工件）、光學棱鏡庫、易燃易爆庫、包裝材料庫、成品庫等。存在計量單位之間的轉換情況。采購部為光電部采購的成品包括：望遠鏡、顯微鏡、天體望遠鏡、搶瞄、光學材料（其中顯微鏡分為生物和體視），其他產品的分類依據(jù)《海關編碼》；生產基地采購的原材料包括：遠達光學生產基地: 原材料分：包裝材料， 橡膠件， 光學件， 結構件結構件分：金工，機加，塑料件，金飾件奧德光電生產基地： 開發(fā)中心按照物品的不同用途有分類，物品分類可以按照大、中、小類，并體現(xiàn)在物品的編碼中。目前存在的問題：公司內部不同部門各自的文件中不統(tǒng)一， 存在同一件號， 不同編碼。具體如下：北方光電：根據(jù)BPR設計的崗位職責，與采購相關的職位如下：采購部經(jīng)理采購部業(yè)務員光電部經(jīng)理光電部業(yè)務員貿易一部經(jīng)理貿易一部銷售業(yè)務員貿易一部采購業(yè)務員貿易二部經(jīng)理貿易二部銷售業(yè)務員貿易二部采購業(yè)務員財務部經(jīng)理副總總經(jīng)理生產基地：以下是部分采購業(yè)務相關職位列表：生產部經(jīng)理生產部采購經(jīng)辦生產部計劃員生產部倉庫管理經(jīng)辦2. 采購員設定在采購員定義窗口中定義采購員。采購部設有采購經(jīng)理，下屬采購人員負責為光電部簽訂采購訂單、為