【正文】 “來訪卡”的使用 業(yè)戶向管理處報(bào)修或預(yù)約修理后，偶爾因有事外出或遺忘而離開單元，維修人員雖按約定時(shí)間上門服務(wù)，但往往不能如約完成任務(wù)，造成業(yè)戶對管理處的誤解。3．大廈工程主管應(yīng)對電梯檢修結(jié)果予以簽字認(rèn)可，必要時(shí)應(yīng)檢查檢修 質(zhì)量。其設(shè)備管理責(zé)任人為樓盤工程主管，由工程主管指派一名電工做日常保養(yǎng)工作。運(yùn)行模式制 暖制 冷環(huán)境溫度10℃以下1018℃2630℃3035℃35℃以上設(shè)定溫度32℃25℃22℃20℃18℃其中，環(huán)境溫度在1826℃范圍內(nèi)，空調(diào)將停止運(yùn)行，并進(jìn)入設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)狀態(tài)。根據(jù)公司以往發(fā)出指引，決定是否于保修范圍內(nèi)問題。 5）管理處上報(bào)前應(yīng)將上述資料整套妥善存檔以便日后跟進(jìn)。三、收樓整改l、如屬收樓整改小修小補(bǔ)，為保證順利收樓，500元內(nèi)費(fèi)用，管 理處應(yīng)立即進(jìn)行修復(fù)，并按公司規(guī)定報(bào)銷。 （2）關(guān)于管理費(fèi)、水電費(fèi)、有償服務(wù)費(fèi)收繳及統(tǒng)計(jì)臺帳的操作說明。9．車庫資料：主要包括以下幾個(gè)方面1）．業(yè)打住戶買斷車位的資料（車主姓名、車位號碼、車輛型號、附件等）；2）．業(yè)主/住戶暫時(shí)租用車位的資料（租用車主姓名、車位號碼、車輛型號、附件、租用日期期限等）；3）．摩托車、助動(dòng)車、自行車停車資料；4）．各種機(jī)動(dòng)車、非機(jī)動(dòng)車的停車收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等。 以上資料根據(jù)日期先后的順序按月裝訂成冊并妥善保存好，以便工作中查閱。第十類 工作計(jì)劃、小結(jié)、會議記錄把物業(yè)管理部的管理處以及所屬各部門的工作計(jì)劃、小結(jié)、會議記錄等資料按部門、按時(shí)間順序分類、整改、存放。6．財(cái)務(wù)部根據(jù)相關(guān)資料做必要財(cái)務(wù)處理的同時(shí)，協(xié)同各大廈文員將上述資料全部輸入電腦，經(jīng)匯總編輯處理后按01344號第二、第三點(diǎn)操作。5．要求業(yè)主填寫“緊急聯(lián)絡(luò)表”與客戶資料，以便日后與業(yè)主取得聯(lián)系。并將下次收樓日期注明， 要求于下次收樓前完成。6．遇重要事項(xiàng)，由物業(yè)經(jīng)理馬上以書面形式向物業(yè)管理部報(bào)告。管理處必須作出積極配合工作。10．向業(yè)主介紹“管理公約”及“業(yè)主守則”內(nèi)容。 2）檢查業(yè)主或被委托人“收樓證明書”是否與來人身分相符。4．管理處在安排抄表的當(dāng)大，應(yīng)要求本大廈保安主管同步提供截止抄表日業(yè)主（或租戶）入住本大廈的入住資料，當(dāng)天完成此工作送交管理處負(fù)責(zé)人。第八類 工程、設(shè)施、設(shè)備驗(yàn)收報(bào)告主要包括以下幾個(gè)方面：1． 大廈內(nèi)所有一切工程設(shè)施及設(shè)備的驗(yàn)收報(bào)告、圖紙；2． 大廈內(nèi)所有公共設(shè)施、樓宇設(shè)備、項(xiàng)目的驗(yàn)收報(bào)告；3． 水泵房、高壓電房、電梯、衛(wèi)星接受、消防（噴淋滅火、防煙排、自動(dòng)報(bào)警、供給水、煙感等）、訪客對講、監(jiān)視設(shè)備、建筑工程的驗(yàn)收、檢驗(yàn)、移交報(bào)告；4． 高層水箱水質(zhì)檢驗(yàn)報(bào)告；5． 高壓電房電試報(bào)告。主要包括以下幾個(gè)方面 （1）物業(yè)主管、助理、工程主管、領(lǐng)班、維修工、保安員、清潔員等各崗位的考核標(biāo)準(zhǔn)； （2）考評記錄，員工離職、辭職、調(diào)崗、轉(zhuǎn)正審批表，犯規(guī)通知書和處理意見書； （3）查崗記錄及處理情況； （4）公司表彰或批評通報(bào)；（5）人事調(diào)動(dòng)通告等：第四類 保安資料保安資料主要分二部分： 1．第一部仍主要包括以下幾個(gè)方面： （1）．有關(guān)保安主管、領(lǐng)班和保安貞的工作職責(zé)； （2）．各崗位具體要求、守則； （3）．大廈各崗位的分布圖； （4）．緊急事件處理程序； （5）．用火管理制度； （6）.車輛管理制度； （7）監(jiān)控管理規(guī)定； （8）國家、上海及高層建筑防火條例和管理規(guī)則； （9）各中與保安有關(guān)的檢查表格樣張等資料； （10）大樓消防設(shè)施分布圖及清單。8．物業(yè)工程維修資料：主要包括以下幾個(gè)方面 1）維修工作單； 2）業(yè)戶報(bào)修日記錄表； 3）各單元的維修檔案。主要包括以下幾個(gè)方面 （1）物業(yè)管理合同； （2）管理處所屬各部門工作人員的職責(zé)； （3）客戶資料匯總表和人員入住表； （4）人員培訓(xùn)；物業(yè)助理巡邏記錄； （5）鎖匙借用保管表； （6）長途電話、傳真登記表； （7）物業(yè)管理部各類表格目錄和使用說明等。10）總經(jīng)理審批后，由工程部請施工隊(duì)施工解決。 3）管理處應(yīng)答應(yīng)客戶會盡快跟辦此事，但不得承諾有關(guān)責(zé)任。 一、有償服務(wù)費(fèi)用全部由業(yè)戶自行承擔(dān)，按以往所制定程序執(zhí)行。若樓盤有空調(diào)工，則由樓盤空調(diào)工直接修理。3．各大廈管理處應(yīng)對節(jié)假日、晚間等時(shí)期的鑰匙管理提出具體方案，做到電梯發(fā)生故障時(shí)能隨時(shí)取用。文號01322號（22）大廈電梯報(bào)修及人員進(jìn)出電梯機(jī)房規(guī)定一、報(bào)修1．凡遇電梯故障，由發(fā)現(xiàn)者報(bào)大廈物業(yè)管理處，再報(bào)管理部及工程部電梯維修組。每月28日 交本月工作小結(jié)，檢查本月計(jì)劃及年度計(jì)劃情況，編制下月工作計(jì)劃。文號01320號（20）工程主管每日工作指引1．檢查前日維修工作記錄及夜間值班記錄，詢問物業(yè)經(jīng)理和保安主管有無事宜交待；9：00～10：30 2．結(jié)合當(dāng)日需完成的工作，聯(lián)系周工作計(jì)劃落實(shí)情況，安排當(dāng)天的工作內(nèi)容：3．巡視大廈外圍及內(nèi)部各設(shè)備運(yùn)行情況或巡視檢查正在施 工的較大工程的質(zhì)量及抽查部分單位維修質(zhì)量。如遇借用后工具損壞的，要負(fù)責(zé)修復(fù)，并必須報(bào)告樓盤 工程主管及倉庫保管員。如有遺失，照 價(jià)賠償。 2．工具到庫后，維修工必須持工具保管手冊及填寫工具領(lǐng)料單 方可領(lǐng)用工具。重大事故應(yīng)及時(shí)通報(bào)管理部。三、對消防、噴淋水泵應(yīng)每隔l～2周進(jìn)行一次運(yùn)行試驗(yàn)（水泵運(yùn)轉(zhuǎn)時(shí) 間不少于5分鐘），對濕式報(bào)警閥每隔一周檢查一次，以確保設(shè) 備一直處于正常工作狀態(tài)。 （3）一、二次母線的接頭是否接觸良好。二、高壓運(yùn)行電工檢修安全規(guī)程： 1．高壓設(shè)備檢修，維護(hù)必須由兩個(gè)人進(jìn)行，停電檢修應(yīng)提前一 天通知所在樓盤物業(yè)管理處，事先作好安排，并掛標(biāo)志牌， 以免發(fā)生危險(xiǎn)。 2．高壓運(yùn)行電工的一切操作，必須由二名值班人員進(jìn)行，其中 一人操作，一人監(jiān)護(hù)，特別是事故處理工作，不允許一人采 取任何處理步驟。一如項(xiàng)目需要工程部協(xié)助，由物業(yè)經(jīng)理上報(bào)公司管理部及工程部。五、Email是公司對外和公司內(nèi)部的重要通信工具，絕對禁止公司員工利用Email作私人用途。三、電腦操作員責(zé)任；1．正確使用和操作電腦。2．采購員將簽收后的收料單附在發(fā)票后，填寫付款賃證，按審批權(quán)限審核簽字后交財(cái)務(wù)部作會計(jì)處理。印刷品的付印、使用應(yīng)按照節(jié)約實(shí)用和內(nèi)外有別的原則。2. 公司部門副經(jīng)理、物業(yè)經(jīng)理、工程師因公配備或私機(jī)公用的手提電話費(fèi)每月在150元以下部分由公司承擔(dān)，150元以上部分由個(gè)人承擔(dān)。 5．財(cái)務(wù)部應(yīng)設(shè)立臺帳，對每一合同的簽定、標(biāo)的、合同款、變更、補(bǔ)充修改、終止時(shí)間等主要條款及履約情況作好記錄。3．財(cái)務(wù)憑發(fā)票、批準(zhǔn)后的《宴請費(fèi)用申請表》給予報(bào)銷。公章、介紹信的使用1．公司印章用于各類業(yè)務(wù)合同、以公司名義的對外聯(lián)系及公事蓋章等。5．所有轉(zhuǎn)移物品必須有總經(jīng)理批準(zhǔn)。每一吊夾內(nèi)都要有一份業(yè)主資料的目錄，資料要用塑料夾片釘好放好，在收樓時(shí)應(yīng)逐一詳細(xì)核對，并記錄在案。 二、文檔資料管理 各物業(yè)管理處的文檔資料框架一般分為：1）業(yè)主／住戶檔案資料；2）物業(yè)管理處日常工作資料；3）行政人事管理資料；4）保安資料；4）清納入此流轉(zhuǎn)程序的文件為編制文號的報(bào)告、請示、通報(bào)以及函件等，而日常的財(cái)務(wù)報(bào)表、票據(jù)以及部門內(nèi)流轉(zhuǎn)文件等不在此“程序”內(nèi)。 各種車輛如在公務(wù)途中遇不可抗拒之車禍發(fā)生，應(yīng)先急救傷患人員，并報(bào)交警，隨后即與行政人事部經(jīng)理聯(lián)絡(luò)協(xié)助處理；如屬小事故，可進(jìn)行處理后向行政人事部經(jīng)理報(bào)告。 乘車人員須愛護(hù)車內(nèi)設(shè)備，保持車內(nèi)清潔，車內(nèi)嚴(yán)禁吸煙。 車輛須由公司專職駕駛員駕駛，公務(wù)車非經(jīng)總經(jīng)理許可，不得借予非本公司人員使用。 公司車輛由行政人事部統(tǒng)一管理調(diào)度，各部門因公需要用車，需填寫《用車申請單》，經(jīng)部門經(jīng)理簽字后，由行政人事部按輕重緩急安排用車。2．頭發(fā)：不得過長，要定期理發(fā)，鬢腳要短。 三、員工著裝1．凡發(fā)給制服員工上下班時(shí)必須穿著匕公司制服，佩帶員工證，不按要求著裝者作曠工處理。5．上述情況除得到物業(yè)經(jīng)理批準(zhǔn)除外。 公司部門經(jīng)理以上員工實(shí)行不定時(shí)工作制，不發(fā)加班工資。人事部填妥“員工離職結(jié)算單”，與員工辦理解除合同手續(xù)，并通知財(cái)務(wù)部結(jié)算工資。3) 本表和上述有關(guān)資料由人事部存檔備查。2） 各管理處考勤員按照人事部統(tǒng)一印制的月度考勤記錄表，逐日準(zhǔn)確填寫每位員工的到崗、離崗時(shí)間，及時(shí)收取各類請假單，并于當(dāng)月二十八日填妥考勤匯總表，由物業(yè)經(jīng)理審核答字后報(bào)公司人事部。匯編之外所定文件繼續(xù)延用。本匯編自 2001年 4月1日起生效。2）弄虛作假或不履行考勤職責(zé)者，扣本人兩天日工資。二、 正式員工離職：1． 由本人提前一個(gè)月向部門經(jīng)理提出辭職請求，并交辭職報(bào)告、填寫“員工離職審批表”至人事部，經(jīng)批準(zhǔn)后方可辦理手續(xù)。2． 員工于下半月被批準(zhǔn)離職的，于下月20日至財(cái)務(wù)部領(lǐng)取結(jié)算工資。 本通知自4月1日起實(shí)施。3．如服裝遺失原則上按原價(jià)賠償，由行政人事部提出賠償金額。3．制明要整潔，燙平和扣緊，領(lǐng)帶要整潔平正，衣袋和褲袋要整潔平正，皮鞋要擦亮。5．褲子：熨燙整齊，平時(shí)不得穿回家中。在車輛調(diào)派不出的情況下，填寫出租車申請單批準(zhǔn)后方可乘座出租車，特殊情況需事后補(bǔ)單，否則一律不得報(bào)銷。 駕駛員須嚴(yán)守交通規(guī)則，違章后果由司機(jī)自行負(fù)責(zé)。 每次出車前，應(yīng)先檢查車況，如車燈、水箱、剎車系統(tǒng)、輪胎、油等情況，如發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)向行政人事部經(jīng)理反映并予處理解決。五、 有關(guān)費(fèi)用的報(bào)銷 出車時(shí)所發(fā)生的汽油費(fèi)、過橋費(fèi)、停車費(fèi)，各駕駛員均需如實(shí)填寫，連同車單一起報(bào)行政人事部經(jīng)理及總經(jīng)理審批報(bào)銷。有的大類包含的內(nèi)容較多，再可細(xì)分幾小類。公司其他部門凡是調(diào)用屬管理部和工程部固定資產(chǎn)時(shí)，應(yīng)先行政人事部批準(zhǔn)以后再執(zhí)行。非特殊情況，不得開具空白介紹信。每次蓋章需登記，嚴(yán)禁在合約、協(xié)議書上使用管理處印章。待總經(jīng)理簽名授權(quán)后，才可蓋章簽訂合同。 7．對生效且履行完畢的合同，有關(guān)經(jīng)辦部門將該合同的有關(guān)往來信函等材料移交行政人事部整理立卷歸檔。5. 另所有辦公室撥打國內(nèi)、國際長途，必須有分管部門經(jīng)理或副經(jīng)理批準(zhǔn)后始能撥打。 2，采購經(jīng)詢價(jià)、比價(jià)后連同小樣及請購單，將比價(jià)情況報(bào)財(cái)務(wù)審核，并經(jīng)總經(jīng)理審批，再實(shí)施付印。 2．除有特別用速印刷品外，其他一般印刷品一律由辦公室保管，分批領(lǐng)用。3．本臺電腦使用的盤片，原則上只能在本臺電腦上使用，不得隨意與其它電腦交換盤片，以防電腦病毒。對收到的重要文件，一定要及時(shí)做好記錄和數(shù)據(jù)備份工作。3．有償服務(wù)必須按規(guī)定價(jià)格收費(fèi)，如服務(wù)項(xiàng)目未有包括價(jià)格必須 由工程主管及物業(yè)經(jīng)理會同認(rèn)可簽名，方為有效。 （2）停電拉閘操作必須按照由低壓到高壓，由分開關(guān)到總開 關(guān)順序進(jìn)行。 4．變壓器停電檢修： （l）要把高壓開關(guān)車?yán)龌蜷_關(guān)分離，在開關(guān)上掛上“禁止合 閘有人工作”警告牌。 3．高壓柜的巡視： （l）注意高壓設(shè)備各機(jī)構(gòu)或儀表，信號等指示是否正常。 二看：水泵出水壓力是否正常，填料室是否有滲漏。電話故障、衛(wèi)生間漏水、熱水器煤氣外逸、電路故障等，維修完畢后原則上須有物業(yè)助理或工程主管上門驗(yàn)收，經(jīng)業(yè)主／住客簽字認(rèn)可后，驗(yàn)收人員在保修單上簽署驗(yàn)收意見。 對每種情況倉庫保管員應(yīng)于工具保管手冊上及工具檔案中做 好記錄。工具借用單需所屬主管簽字方可借用，主管不在時(shí)，由物業(yè)經(jīng)理代簽。6．倉庫保管員應(yīng)保管好庫存工具，不準(zhǔn)有短缺、破損現(xiàn)象，要 經(jīng)常盤點(diǎn)。每周四上午 交本周工作小結(jié)及下周工作計(jì)劃。為避免這種現(xiàn)象，加強(qiáng)相互溝通，提高服務(wù)水平，決定使用“來訪卡”，規(guī)定如下：1．管理處將“來訪卡”發(fā)給本處工程維修人員，各維修人員要妥善保管和愛護(hù)卡片，注意保持卡片平整清潔，不得在卡片上亂寫亂畫，不得隨意送給其他無關(guān)人員。維修人員應(yīng)在得到工程主管認(rèn)可維修結(jié)果后方可離開。 l．每周巡視大樓公用部位空調(diào)一次，檢查室內(nèi)機(jī)出風(fēng)溫度、電源、電流、電壓、電流。四）所有空調(diào)遙控板放在工程主管處，由操作電工負(fù)責(zé)空調(diào)開關(guān)。翻查收樓記錄，如該報(bào)修項(xiàng)目已超出保修期，管理處應(yīng)立即派人到現(xiàn)場，向業(yè)主解釋，并要求業(yè)生自費(fèi)處理。6）管理部于收到有關(guān)投訴及資料后，須立即轉(zhuǎn)工程部踉辦。如超過500元維修費(fèi)，應(yīng)按本規(guī)定第二點(diǎn)執(zhí)行。 （3）管理費(fèi)、水電費(fèi)應(yīng)收帳匯總表； （4）水電費(fèi)、管理費(fèi)的繳費(fèi)通知書； （5）催款通知等有關(guān)的通知、表格。10．請示報(bào)告材料：有關(guān)管理處所處理的各種重大事件上報(bào)管理部、公司的材料、報(bào)告、傳真等重要資料。 第五類 清潔與綠化資料這部分資料分清潔和綠化兩部分：1． 清潔部分：主要包括以下幾個(gè)方面（1） 清潔領(lǐng)班、清潔員的工作職責(zé)；（2） 各物業(yè)管理處的公眾清潔衛(wèi)生管理制度；（3） 大廈小業(yè)主廢棄物處理管理規(guī)定；（4） 有關(guān)清潔的規(guī)章制度；（5） 清潔工具管理，安全操作規(guī)定；（6） 清潔各崗位職責(zé)和工作范圍；（7） 管理部關(guān)于每日、每周、每月、每季清潔范圍及操作要求；（8