【正文】 簽名： 日期：文件保管部門(mén)意見(jiàn)： 簽名： 日期：管理者代表意見(jiàn)： 簽名： 日期：編制：集團(tuán)辦公室北京郵電大學(xué)后勤服務(wù)產(chǎn)業(yè)集團(tuán)質(zhì)量管理體系文件記錄控制程序編號(hào)：編制：鄭永信 2002年11月 8日審核：崔秀玲 2002年11月14日批準(zhǔn)：汪明福 2002年11月18日2002年11月19日頒布 2002年11月25日實(shí)施 文件修訂狀態(tài)記錄文件名稱：編號(hào)：序號(hào)修改日期修改通知單號(hào)修改章節(jié)修改人審核人批準(zhǔn)人12345678910111213141516171819202122編制：集團(tuán)辦公室記錄控制程序編號(hào)：1 目的為了提供符合要求和質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)，建立和保持記錄，并予以控制，特編制本控制程序。 記錄的貯存、保護(hù)、借閱與檢索 各中心必須把所有記錄分類(lèi)，存放于通風(fēng)、干燥的地方，所有記錄保持清潔，字跡清晰；各中心按規(guī)定的期限保存記錄，對(duì)于保存一年以上的記錄，交集團(tuán)辦公室保存. 貯存環(huán)境適宜，防止丟失或損壞，應(yīng)防盜、防火、防腐蝕、防蟲(chóng)蛀、防潮。 記錄的銷(xiāo)毀處理記錄如超過(guò)保存期或因其他特殊原因需要銷(xiāo)毀時(shí)，由集團(tuán)辦公室主管填寫(xiě)《文件銷(xiāo)毀申請(qǐng)》交管理者代表審核、批準(zhǔn)，由授權(quán)人執(zhí)行銷(xiāo)毀。 集團(tuán)辦公室制定管理評(píng)審計(jì)劃，收集并提供管理評(píng)審所需的資料，對(duì)評(píng)審后的糾正，預(yù)防措施進(jìn)行跟蹤驗(yàn)證。 集團(tuán)辦公室根據(jù)評(píng)審輸入的要求，組織評(píng)審所需資料的收集，準(zhǔn)備必要的文件，管理評(píng)審資料由管理者代表確認(rèn)。 管理評(píng)審產(chǎn)生的相關(guān)記錄應(yīng)由集團(tuán)辦公室按《記錄控制程序》進(jìn)行管理，包括管理評(píng)審計(jì)劃，評(píng)審前各部門(mén)準(zhǔn)備的評(píng)審資料、評(píng)審會(huì)議記錄及管理評(píng)審報(bào)告等。 培訓(xùn)、意識(shí)和能力 應(yīng)識(shí)別從事影響質(zhì)量活動(dòng)的員工的能力需求，針對(duì)崗位技能培訓(xùn)、外出取證培訓(xùn)、學(xué)歷教育、在崗員工、內(nèi)審員等不同需求，分別制定并實(shí)施培訓(xùn)計(jì)劃； 集團(tuán)通過(guò)對(duì)員工的教育和培訓(xùn)，力爭(zhēng)使大家都能增強(qiáng)以下幾方面認(rèn)知：a 滿足顧客和法律、法規(guī)要求的重要性；b 違反這些要求所造成的不良后果；c 自己從事的活動(dòng)與集團(tuán)發(fā)展的相關(guān)性。 人力資源部做好每次培訓(xùn)的培訓(xùn)記錄，并填寫(xiě)《培訓(xùn)記錄表》、培訓(xùn)后將有關(guān)記錄試卷或考核的記錄存檔。4 程序 設(shè)施識(shí)別為實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品符合性活動(dòng)所需的基礎(chǔ)設(shè)施包括：a 工作場(chǎng)所(施工工地、工作室、辦公場(chǎng)所、公用場(chǎng)所)；b 設(shè)備和工具(機(jī)械設(shè)備、電力設(shè)備、家具；)；軟件(計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò))；c 支持性服務(wù)(水、電、暖供應(yīng)、房產(chǎn)資源設(shè)施)；d 通訊設(shè)備；(手機(jī)、計(jì)算機(jī)等)e 運(yùn)輸設(shè)備與設(shè)施；f 綠化設(shè)施； 設(shè)施的采購(gòu)各中心根據(jù)需要填寫(xiě)《設(shè)施配置申請(qǐng)單》，注明設(shè)施名稱、用途、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)及數(shù)量等，報(bào)主管副總經(jīng)理審核，批準(zhǔn)后，具體實(shí)施采購(gòu)，執(zhí)行《采購(gòu)控制程序》。 各中心對(duì)設(shè)施進(jìn)行日常維護(hù)保養(yǎng)，保持設(shè)施完好，填寫(xiě)《設(shè)施日常保養(yǎng)項(xiàng)目表》。 設(shè)施安全作業(yè) 操作人員要嚴(yán)格遵守作業(yè)操作規(guī)程。 與服務(wù)有關(guān)要求的評(píng)審 評(píng)審時(shí)機(jī)接受合同之前，集團(tuán)辦公室或相關(guān)中心應(yīng)對(duì)已確定的服務(wù)要求進(jìn)行評(píng)審并與顧客溝通。3 主要職責(zé) 集團(tuán)辦公室是《與顧客有關(guān)的過(guò)程控制程序》的主管部門(mén)，各中心對(duì)本中心的相關(guān)過(guò)程進(jìn)行有效控制。由各單位填寫(xiě)《設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表》，上報(bào)批準(zhǔn)后，按有關(guān)規(guī)定做報(bào)廢處理。 對(duì)設(shè)施進(jìn)行標(biāo)識(shí)，包括設(shè)備標(biāo)簽，標(biāo)簽由集團(tuán)辦公室統(tǒng)一編號(hào)。3 職責(zé) 集團(tuán)辦公室、財(cái)務(wù)部及各中心固定資產(chǎn)管理員負(fù)責(zé)《基礎(chǔ)設(shè)施控制程序》的監(jiān)督檢查與控制。 培訓(xùn)計(jì)劃與實(shí)施 每年11月各部門(mén)以書(shū)面形式向人力資源部提出培訓(xùn)需求，并填寫(xiě)《培訓(xùn)申請(qǐng)表》。 各部門(mén)負(fù)責(zé)編制本部門(mén)員工《培訓(xùn)申請(qǐng)》、《崗位工作人員任職要求》。 改進(jìn)，糾正、預(yù)防措施的實(shí)施和驗(yàn)證集團(tuán)辦公室根據(jù)《糾正和預(yù)防措施控制程序》的規(guī)定，對(duì)改進(jìn)、糾正和預(yù)防措施實(shí)施的效果，進(jìn)行跟蹤驗(yàn)證。 管理評(píng)審輸入管理評(píng)審輸入應(yīng)包括以下方面有關(guān)信息：a 審核結(jié)果(包括內(nèi)部、顧客，認(rèn)證機(jī)構(gòu)的審核報(bào)告)；b 顧客的反饋，包括滿意程度的測(cè)量結(jié)果、與顧客溝通的結(jié)果等；c 過(guò)程的業(yè)績(jī)和產(chǎn)品的符合性，包括過(guò)程、產(chǎn)品測(cè)量和監(jiān)視的結(jié)果；d 糾正和預(yù)防措施的狀況，包括對(duì)內(nèi)部審核和日常發(fā)現(xiàn)的不合格項(xiàng)，采取的糾正和預(yù)防措施的實(shí)施及其有效性的監(jiān)控結(jié)果；e 以往管理評(píng)審跟蹤措施的實(shí)施及有效性；f 可能影響質(zhì)量管理體系的各種變化，包括內(nèi)、外部環(huán)境的變化，如法律、法規(guī)的變化，新技術(shù)，新工藝的使用，集團(tuán)的組織結(jié)構(gòu)、資源發(fā)生重大改變與調(diào)整等；g 質(zhì)量管理體系運(yùn)行狀況和改進(jìn)的建議，包括質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)的適宜性和有效性、體系改進(jìn)的機(jī)會(huì)和變更需要。3 職責(zé) 總經(jīng)理主持管理評(píng)審活動(dòng)，批準(zhǔn)管理評(píng)審報(bào)告。各中心的其他記錄格式，由各中心辦公室組織編制，中心主任審批，在各中心編制的作業(yè)指導(dǎo)書(shū)中列出備案。 記錄的填寫(xiě) 記錄填寫(xiě)要及時(shí)、真實(shí)、完整清晰，不得隨意涂改、偽造；如因某種原因不能填寫(xiě)的項(xiàng)目，應(yīng)能說(shuō)明理由，并將該項(xiàng)目用單杠劃去；各相關(guān)欄目負(fù)責(zé)人簽名不允許空白。 對(duì)非紙張承載媒體的文件控制，也應(yīng)按照以上規(guī)定執(zhí)行。確保文件清晰、易于識(shí)別和檢索。 其他文件的更改由各主管部門(mén)填寫(xiě)《文件更改申請(qǐng)》，經(jīng)原審批部門(mén)批準(zhǔn)，再由各相應(yīng)部門(mén)指定人員進(jìn)行更改、發(fā)放、處理。 文件的批準(zhǔn)所有文件發(fā)布前，須由授權(quán)人審批，確保其內(nèi)容的準(zhǔn)確性和適用性，內(nèi)容應(yīng)正確，清晰、完整，且易于理解。部分文件復(fù)印件交集團(tuán)辦公室保管。2 適用范圍適用于本集團(tuán)所有與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件控制。 副總經(jīng)理負(fù)責(zé)相關(guān)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的文件審批、會(huì)簽。例如：HJZSA表示后勤集團(tuán)質(zhì)量手冊(cè)第1版。 文件的收發(fā)《質(zhì)量手冊(cè)》和《程序文件》及與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件由集團(tuán)辦公室負(fù)責(zé)登記發(fā)放，填寫(xiě)《發(fā)文記錄》，各中心領(lǐng)取標(biāo)有不同分發(fā)號(hào)或編號(hào)的文件，填寫(xiě)《收文記錄》。所有受控文件應(yīng)在該文件封面右上角加蓋受控狀態(tài)印章，并注明分發(fā)號(hào)。c 對(duì)要銷(xiāo)毀的作廢文件，由集團(tuán)辦公室會(huì)同相關(guān)部門(mén)填寫(xiě)《文件銷(xiāo)毀申請(qǐng)》，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后，由集團(tuán)辦公室銷(xiāo)毀。2 適用范圍適用于各中心為證明產(chǎn)品符合要求和質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行的記錄。 記錄需借閱或復(fù)制要經(jīng)本中心負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并填寫(xiě)《文件借閱、復(fù)制記錄》，由記錄管理人員登記備案。 記錄的保存期限記錄的保存期限為三年。 各部門(mén)負(fù)責(zé)準(zhǔn)備、提供與本部門(mén)工作有關(guān)的評(píng)審所需資料，并實(shí)施管理評(píng)審中提出的相關(guān)糾正、預(yù)防措施。 集團(tuán)辦公室向參加管理評(píng)審的人員發(fā)放《管理評(píng)審?fù)ㄖ獑巍?，及本次管理評(píng)審計(jì)劃和有關(guān)資料。5 相關(guān)文件 《內(nèi)部審核控制程序》 《糾正措施控制程序》 《預(yù)防措施控制程序》 《文件控制程序》 《記錄控制程序》6 記錄 《管理評(píng)審計(jì)劃》 《管理評(píng)審會(huì)議通知》 《管理評(píng)審報(bào)告》 《年度管理評(píng)審計(jì)劃》管理評(píng)審計(jì)劃編號(hào)：部門(mén)：評(píng)審目的：評(píng)審參加部門(mén)：人員：評(píng)審內(nèi)容：（范圍及重點(diǎn)）各部門(mén)評(píng)審準(zhǔn)備工作要求：各部門(mén)評(píng)審依據(jù)：計(jì)劃的評(píng)審時(shí)間：編制： 審核： 批準(zhǔn)： 日期：管理評(píng)審會(huì)議通知單編號(hào)：部門(mén)：評(píng)審會(huì)議時(shí)間：評(píng)審會(huì)議地點(diǎn)：參加人員：應(yīng)提交的報(bào)告：評(píng)審內(nèi)容要點(diǎn)：編制： 審核： 批準(zhǔn)： 日期：管理評(píng)審報(bào)告編號(hào)：部門(mén)：評(píng)審會(huì)議時(shí)間：評(píng)審會(huì)議地點(diǎn)：評(píng)審目的：參加評(píng)審部門(mén)、人員：評(píng)審內(nèi)容摘要：評(píng)審結(jié)論：改進(jìn)、糾正和預(yù)防措施摘要及責(zé)任部門(mén)：編制： 審核： 批準(zhǔn)： 日期：年度管理評(píng)審計(jì)劃編號(hào)：部門(mén)：評(píng)審目的：評(píng)審參加部門(mén)、人員：評(píng)審依據(jù)：計(jì)劃的評(píng)審時(shí)間：