【正文】 X X X省人民政府關于開展X X活動的通知各市縣、自治縣人民政府：（正文）附：《宣傳提綱》3份（一份） （一份）（一份）X X X省人民政府年 月 日（公章）（此件發(fā)至XX級）主題詞：抄報：抄送：X X X 省政府辦公廳年 月 日印發(fā) 發(fā)文字號文件標題主送單位正文附件標注落款印章發(fā)文范圍主題詞抄報機關抄送機關印發(fā)單位和時間公文格式，一般由公文的文面格式、用紙格式和排印裝訂格式3部分組成。黨的機關用特定版頭制發(fā)的公文，；行政機關的公文用一條長159mm、中間沒有五角星；用電報傳送的公文，眉首部分與主體部分用兩條平行的黑色橫線（密碼電報為紅色）隔開。在聯(lián)合行文單位較多的情況下，版頭所占的位置要求不超過本頁圖文區(qū)的2/3。這是由黨的機關的領導地位決定的。公文中的密級分為絕密、機密、秘密3個等級。用特定版頭印制的公文辦理時間要求叫緊急程度，用電傳方式發(fā)布的公文辦理時間的要求叫等級。其中，發(fā)文機關代字由發(fā)文機關所在行政區(qū)（管轄地）地方代字、發(fā)文機關代字和公文類別代字3部分組成，有的可省略發(fā)文機關代字或公文類別代字，但發(fā)文機關所在行政區(qū)地方代字不能省略。使用發(fā)文字號，應注意3個問題：一是發(fā)文字號一經確定，應長期。發(fā)文字號用四號字體[加粗]，標注在發(fā)文單位以下，橫線以上的適中位置。比如：“機密★3年”。凡是秘密公文，一定要做好保密工作，防止失泄密事件發(fā)生。版頭一經確定，必須長期固定使用，一般情況下不作變動，更不得隨意變動。以公司名義發(fā)出的公文，其樣式已經同意印刷，公司系統(tǒng)其他各級公文根據公司提供的模版樣式執(zhí)行。這21個要素按其所在的位置，又可分成眉首（文頭）部分（前9個要素）、主體部分（中間9個要素）、版記（文尾）部分（最后3個要素）。主要是修改不通順的語句，不規(guī)范的字及標點符號?？粗黝}是否明確，主題論述是否集中，主題挖掘是否深刻。有些文件，只講觀點沒有實際材料，就會使人感到抽象空洞、缺乏依據，不易信服。擬寫提綱是一個很重要的構思過程，文件的基本觀點，可以召集相關人員進行集體討論研究和修改，使提綱日益完善。 總之，收集材料及調查研究，是一個醞釀的過程，是為了掌握全面的、大量的素材了解問題的各個方面，然后經過分析思考產生一個認識的飛躍。明確發(fā)文的具體要求。 （三）從文件的來源劃分 兩大類：一類是由外機關發(fā)送到本機關的文件，叫收文。是指上級機關向下級所屬機關發(fā)送的各種公文。對于重大問題，重要事項作出決斷性的結論和安排，下級機關受文后必須嚴格遵守和執(zhí)行。主要文種有：命令、指令、指令性的通知、通告等。 參考模板附件：l 傳真和郵件（詳細處理流程見前）l 業(yè)務類文檔（正式文件、報告、總結、PPT制作等） l 一般信件、感謝信、邀請函等 第五部分 會議支持1. 例會、業(yè)務會議l 根據議題充分了解情況、搜集整理資料，明確要解決的問題，及時將信息提供給總經理l 確定需參加的人員、時間、地點。 日期應當寫具體的年、月、日。l 撰擬文稿216。 確定主題。l 時限性強——文字工作是解決隨時發(fā)生的問題或將要出現(xiàn)的問題。 衣著儀表是個性的表征，反映一個人的文化修養(yǎng)和格調，顯示自己的職業(yè)和職位。秘書經常與總經理出現(xiàn)于各種場合，更應注意禮節(jié)。謙虛而恭敬的態(tài)度往往是一個人的神態(tài)、語言、動作和行為的綜合表現(xiàn)。在處事中，不能感情用事，要以是非標準而不能以職務的高低論曲直，提批評、建議要出于“公心”，幫助他人要出于“誠心”。4． 協(xié)助總經理樹立行為感化形象。 秘書和秘書部門是為總經理服務的，領導對外形象的好壞在很大程度上反映了秘書和秘書部門的服務水準。第二， 要站在領導工作的角度思考問題，才有一定的高度、廣度和深度。一個好的秘書既是領導的助手又是領導的參謀，秘書在日常工作中既要輔助領導進行決策，同時還要輔助領導樹立良好的公眾形象。二、外部溝通 外部溝通會大量使用電話、電子設備、書信等媒介，因此要特別注重在這些方面的商務禮儀。（二）參與支持的大型活動： 部門時序總經理秘書總經理征求總經理意見總經理審閱Y活動后活動當天活動前三星期接受活動邀請根據總經理授意跟進工作結束根據錄音整理講話稿整理業(yè)務資料和名片配合演示PPT，做好錄音帶好活動議程、名片等資料參加分工演練N修改協(xié)助總經理準備發(fā)言稿、PPT、主持詞等安排日程NY了解活動議程開始參與支持的大型活動流程說明： 接受活動邀請l 得到活動議程，判斷重要程度，征詢總經理的意見；l 如果總經理同意參加活動，安排好日程； 活動前三星期l 參加分工會，明確總經理和自己的職責，了解其他人職責，將總經理日程細化落實； 如果講話稿、PPT是由秘書準備的，要給自己留出修改時間；l 幫助總經理準備PPT、發(fā)言稿、主持詞等，經總經理審閱后修改定稿；定稿的PPT和發(fā)言稿要交給會議組織者；l 參加彩排；對重大活動中需要配合演示的PPT一定要反復演練； 活動當天l 參加外部活動時，秘書應著端莊大方的職業(yè)裝，化淡妝，發(fā)型整齊，工作時間要佩帶胸卡；l 帶好如下物品：拷好資料的筆記本電腦和兩張備份軟盤、名片、激光筆、激光筆電池、簽字筆、錄音機、磁帶、麥克風、紙巾、潤喉片等；l 活動中配合演示PPT，做好錄音；l 活動中配合接待公司或外部領導，活動期間要保持在總經理的視線之內，在關注自己總經理需求的同時也關注其他總經理的需求；l 在突發(fā)緊急情況下不要慌亂，首先要關注自己總經理的需求或部署，可能情況下主動分擔會務人員的工作； 活動后l 整理業(yè)務資料和名片；l 根據錄音整理講話稿；l 總經理在活動中往往會遇到很多人，引發(fā)很多工作管理上的想法，需要秘書參會后跟進落實。15:0515:10 AMD Introduction (Mr. Perry Chan) 216。會中協(xié)助放映PPT，并時刻關注會場內情況，隨機應變；216。組織會議和處理與會議有關的事務幾乎成為秘書的經常工作，其重要性不言而喻。及時提醒并事先落實各項安排；216。確認對方還是我方提供翻譯服務；216。各種差旅費用報銷；216。根據總經理日程安排，隨時通報公司及GM關心的業(yè)務進展情況；216。完善細致周到的日程表（時間、地點、對方參會人、議程等）（見范例）。也可按照總經理習慣，自行制作日程表；二、出差日程安排 做為秘書，安排總經理出差是經常的一項工作，同時也是需要更加細致的一項工作。周一日程、出差前后一個工作日不要安排過多的事務；216。一、 總體日程安排領導的日常工作分為日常性工作，即事先有計劃的相對固定的工作（如會議、出差、接待等）和突發(fā)性工作（臨時安排的事情）兩類?！叭粘贪才拧笔侵笗r間排定的領導工作計劃，是領導工作量、工作效率、工作成果的一種反映，是時間管理藝術的集中體現(xiàn)。l 以總經理名義回復時，要在語氣上予以注意，并從總經理信箱發(fā)出；l 以秘書名義發(fā)送時，要說明郵件內容為總經理授意。l 在對方不肯告知身份及事由的情況下，經反復詢問后未果，可委婉結束通話。重要但不緊密問清概要，向總經理說明后，依總經理指示轉入或不轉入記錄留言，向總經理匯報。l 查閱對方電話號碼，確認無誤，開始撥打。為聯(lián)想,為我們的事業(yè)未來的發(fā)展進行一番奮斗后,，希望它能為同行們的工作中提供方便快捷的參考之用，同時我們非常愿意將這些經驗和技巧共享出來和大家一起探討，也希望能利用這樣一個機會使我們的工作得到領導和專家的指點，以發(fā)現(xiàn)問題，補已之短。在聯(lián)想，秘書及行政助理、部門文員是一只龐大的隊伍，在聯(lián)想的大環(huán)境下，大家各就各位地支撐著許多日常繁雜事項的處理。然而,秘書的工作到包括哪些，在秘書的工作背后還有些什么，這是被很多人忽略的。我們相信，在我們自己的不懈努力和對秘書工作的熱愛之下。l 準備好通話時需要的文件資料。普通員工問清事由，如需要，轉告總經理；其他可視情況處理外部重要且緊密問清概要，向總經理說明后，然后轉入記錄留言如事務緊急，記錄上級電話，速聯(lián)系總經理回電。l 在知道身份但不告知事由的情況下，如方便可詢問總經理后決定是否轉接；也可詢問對方是公事還是私事，如是公事可讓對方知曉，將事由告知自己也可達到目的。 將收件箱中的郵件過濾，刪除不必要的郵件，然后分如下：1） 需要總經理本人審閱的，存入相應文件夾，部分根據總經理授意回復郵件，或督促、協(xié)助總經理在規(guī)定時間內處理相關事宜。第二部分 日程安排 控制日程，意味著你與總經理一起有序工作。此外，勤于思考，多做總結對于秘書日常工作效率的提高是十分必要的，把看得出的經驗、教訓、小技巧等做一備忘錄，時常翻看，補己之短，揚己所長這不僅提高了自己的工作水準，同時也對領導的工作效率起到了間接地促進作用。注意日程安排的時間松緊，適當安排；（二）經驗與技巧216?？墒褂肗OTES日歷功能，填入相關安排，打印即可；216。確定行程，預定機票（注意選擇好航空公司、機型及班次）、酒店（選擇總經理習慣的酒 店、熟悉酒店的電話、傳真等）、接/送機人員（明確接送機人的聯(lián)系方式）；216。216。216。準備當地的地圖及國家風情資料；216。根據當天的日程安排落實車輛；216。 特此通知 附件三：國內出差日程范例劉軍總經理出差深圳日程安排（4月2527日）時間日程地點備注 4月25日17：25北京—深圳CA1305機場接機人： 1360――― 入住新世紀酒店該車在深圳期間隨行21：30夜宵自行安排4月26日11：30嘉利會面及午餐新世紀酒店上海餐廳寧波廳嘉利參加人：何焯輝、譚永雄、 鄧秉覺聯(lián)想：、議題：嘉利最新情況通報對方聯(lián)系人：鄧秉覺 1390299751413：20出發(fā)前往EMC office、陪同前往 14：00EMC會面深圳沙頭角保稅區(qū)2123棟北座聯(lián)想參加人：、 、EMC參加人： 總經理 余昭信 副總經理 陸楊 業(yè)管處經理 張界楊 技術處協(xié)理 郭宗欽 研發(fā)部經理 張濱 會面安排：14:00~ 15:00 雙方公司介紹交流15:00~16:00 參觀工廠16:00~17:00 產品研討（顯示器/電腦相關產品）及未來業(yè)務合作磋商 17：20返回新世紀，梁青陪同18：00晚餐新世紀酒店餐廳美國國家半導體：李彬及隨行人員聯(lián)想：、4月27日14：00東莞金和涂料有限公司會面深圳長安鎮(zhèn)沙頭南區(qū)（地圖附后）金和參加人：總經理 董合枝 生產經理 董博霖嘉利廠參加人：采購部主管 黃寶球 工程總監(jiān) 鄧秉覺 聯(lián)想參加人：、議程安排：14：0014：05雙方介紹14：0514：25金和介紹（工廠歷史、油漆種類、生產工藝及相關噴漆關鍵技術、發(fā)展趨勢等）14：2514：55雙方討論14：5515：25參觀金和新廠15：35瑞和塑膠五金電子廠深圳長安鎮(zhèn)沙頭南區(qū)15：3515：40聯(lián)想與瑞和人員互相介紹15：4016：10參觀瑞和工廠16：1016：25機動16：25前往機場，車程約30分鐘17：40 CA1303 深圳—北京安排接機隨行及重要聯(lián)系電話： 附件四：國外出差日程安排表執(zhí)行副總經理訪問漢城行程表（99年7月14日至17日）訪問時間主要活動地點備注 7月14日 17：50——20：40 21：00——21：30北京——漢城到達酒店辦理入?。ㄒ蛲ㄓ嵅槐悖琇G商事提供一部手機在漢城期間使用，號碼為：0192335098KIMPO AirportHoliday inn Seoul在機場左邊出口舉牌接 (Tel: 0193367896)下榻處: Holiday in Seoul(佳樂) Tel: 82—02—7179441 Fax:82—02—7159441 7月15日 8：00——9：00 9：00——12：30 12：30——13：20 1