【正文】 ,電子文件更應(yīng)注意防磁。e) 公司向管理中心發(fā)文：公司發(fā)文部門起草文件 總經(jīng)理審核 行政辦公室簽發(fā)、存檔、記錄 中心文員簽收、記錄、存檔并分發(fā)相關(guān)部門/人員 附則:。f) 公事通知單：公司內(nèi)部同級部門之間發(fā)文時使用。d) 中心文員為管理中心層文書管理的歸口部門,負(fù)責(zé)對往來文件進(jìn)行核稿及收發(fā)、拆封、分文、稽催、校對、監(jiān)印、記錄、檔案管理等事宜。 會議安排為避免會議過多或重復(fù),公司正常性會議一律納入例會制,原則上要按例行規(guī)定的時間、地點、內(nèi)容、組織召開。 6. 行政管理制度為改進(jìn)作風(fēng),減少會議、縮短會議時間,提高會議質(zhì)量,特制訂本制度。 為新員工做好入職培訓(xùn),使全體員工全面了解公司的發(fā)展歷史、規(guī)模、愿景及各項管理制度。 司機(jī)安全行使機(jī)動車,做到不犯交規(guī),按時對車輛進(jìn)行檢修及年檢。光大物業(yè)管理有限公司管理體系文件 GDWYQECBG01 2004 A/04. 行政辦公室工作流程圖行政辦公室工作環(huán)境管理后勤管理工程項目管理采購人力資源管理文件記錄管理QMS/EMS工作環(huán)境控制管理體系策劃環(huán)境因素識別設(shè)備環(huán)境管理工作服管理勞務(wù)人員食堂新項目籌備工程資料管理發(fā)放庫管采購培訓(xùn)勞資人事文件編制、審核、批準(zhǔn)文件記錄管理文件編寫管理體系運行內(nèi)審有效性評價管理評審監(jiān)視和測量監(jiān)督檢查持續(xù)改進(jìn)活動信息交流與溝通記 錄光大物業(yè)管理有限公司管理體系文件 GDWYQECBG01 2004 A/05．工作要求 行政管理工作要求 建立溝通網(wǎng)絡(luò)平臺,保證公司上下、內(nèi)外信息交流通暢。1. 具有大專以上或同等學(xué)歷；2. 具有三年以上人事行政工作經(jīng)驗；3. 具有高度的責(zé)任感和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度；4. 具有較強(qiáng)的溝通協(xié)調(diào)能力和獨立解決問題能力；5. 對物業(yè)經(jīng)營略微了解。b) 負(fù)責(zé)編制公司通用記錄格式。6. 負(fù)責(zé)公司信息交流與溝通的歸口管理工作a) 辦公會b) 文件傳閱c) 信息溝通7. 負(fù)責(zé)人力資源管理的歸口管理和培訓(xùn)工作a) 人事b) 勞資c) 培訓(xùn)需求的調(diào)研，培訓(xùn)工作的組織、實施及有效性評價；d) 人員教育、培訓(xùn)，技能和經(jīng)驗記錄的形成。崗位崗位職責(zé)任職條件行政管理崗a) 負(fù)責(zé)各類公文的起草,指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查各項決議的落實；b) 負(fù)責(zé)會議的安排及記錄；c) 負(fù)責(zé)行政檔案的管理；d) 負(fù)責(zé)公司內(nèi)外部信息收集及信息溝通；e) 負(fù)責(zé)印章及公司證件的管理；f) 負(fù)責(zé)員工餐飲管理；g) 負(fù)責(zé)行政文件的簽收、呈送、分發(fā)；h) 協(xié)助編制行政管理制度并整理公司各部門制度；i) 負(fù)責(zé)重要環(huán)境因素的管理；j).負(fù)責(zé)對機(jī)動車輛使用管理。 加強(qiáng)集中采購,降低物資采購成本。 人力資源管理工作要求 依照國家法律法規(guī)和相關(guān)部門及公司的規(guī)章制度辦理一切事務(wù),做到辦事有依據(jù),不憑個人感情辦事。 為新員工及時作好社保續(xù)接手續(xù)和檔案調(diào)入工作,為離職員工妥善處理其社保檔案和個人檔案。中心主任會。 文件管理規(guī)定 總則:：為使文件管理制度化，增進(jìn)文件處理之品質(zhì)及效率，暢通信息溝通渠道，特制訂本規(guī)定。 工作程序： 行文格式 公司行文主要分為以下幾種格式:a) 公告/通知:主管業(yè)務(wù)向公眾或特定對象宣布時使用。b) 公司《制度/規(guī)定》：字體：標(biāo)題為黑體小二號字，二級標(biāo)題為四號加黑宋體字，正文為小四號宋體字，行距：，間距：標(biāo)準(zhǔn)。結(jié)案后及時交專(兼)文書人員歸檔。必須按時歸還,如因故離職需歸還借出資料。 車輛管理權(quán)限 機(jī)動車輛屬于公司的固定資產(chǎn)，統(tǒng)一由總經(jīng)理辦公室管理。 事故處理凡公司車輛外出，因駕駛員違章造成交通事故并致使車輛損壞，經(jīng)交管部門認(rèn)定是我方駕駛員責(zé)任的，駕駛員（責(zé)任人）須承擔(dān)事故處理費用的20%。 就餐時不要大聲喧嘩、打鬧。 工服的使用： 公司所有員上班時間必須穿工服。中心主任級員工每月150元。 中、大型工程費用報銷填寫《支票申領(lǐng)單》,附上工程維修《內(nèi)部請示》及《工程驗收單》,經(jīng)部門經(jīng)理、中心主任、公司工程部經(jīng)理審核按照工程合同付款方式直報公司財務(wù)部進(jìn)行領(lǐng)款手續(xù)。 制訂各類計劃/總結(jié)的管理規(guī)定 總則 為使各項工作有計劃的順利開展并加強(qiáng)管理控制力度,特制定本規(guī)定。各類采購計劃的物資不得重復(fù)申報（詳見附錄）?！饡r間 年 月 日地點參加人員：○總經(jīng)理 ○副總經(jīng)理 ○管理者代表 ○各部門負(fù)責(zé)人會議主要議程：a）管理者代表向會議作公司管理體系運行報告；b）與會代表發(fā)言，包括： ○ ○ ○ ○ ○ ○c）會議評議e) 總經(jīng)理發(fā)言。 招聘程序 用人部門根據(jù)需要填寫《員工增補(bǔ)申請表》（須注明缺員情況及所需人員的要求、條件、人數(shù)）報管理中心，管理中心根據(jù)公司編制決定是否報人事部，經(jīng)主管副總審批后人事部方可安排招聘事項。 本制度適用于公司各部門、所屬管理中心及部門的所有員工。備注：內(nèi)部審核首(末)次會議記錄CJBG007 編號：時 間 年 月 日地 點　主 持 人　記 錄 人　會議記錄：　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　內(nèi)部審核首（末）次會議簽到表CJBG008編號：會議時間：序號姓名所在部門職務(wù)　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　現(xiàn) 場 審 核 檢 查 表CJBG009 第 頁，共 頁受審核部門：　 審核員： 審核時間：條款號審核過程審核記錄符合性　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　不合格(不符合)報告單CJBG010 編號：受審核部門　審核員　審核準(zhǔn)則□GB/T 190012000 條款__________ □GB/T 240011996要素__________ □管理手冊條款號___________ □程序文件編號、條款號__________□其他文件編號、條款號__________不合格(不符合)事實描述：不合格類型□嚴(yán)重不合格 □一般不合格 審核員(簽字)： 受審部門負(fù)責(zé)人(簽字)： 年 月 日 年 月 日不合格(不符合)原因：責(zé)任部門負(fù)責(zé)人(簽字)： 年 月 日糾正(預(yù)防)措施：　預(yù)定完成日期： 年 月 日　受審部門負(fù)責(zé)人(簽字)： 年 月 日糾正(預(yù)防)措施有效性驗證結(jié)論：　糾正(預(yù)防)措施實際完成日期： 年 月 日　審核員(簽字)： 年 月 日不合格(不符合)分布情況統(tǒng)計表CJBG11 編號:部門要求 小 計備 忘注：*表示嚴(yán)重不合格；表示一般不合格 統(tǒng)計人： 統(tǒng)計時間：審核組內(nèi)部溝通會議備忘錄CJBG012 編號：時 間 年 月 日地 點　主 持 人　記 錄 人　參 加 人　　會議備忘：　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　CJBG013 編號:年度第 次管理體系內(nèi)部審核審 核 報 告總經(jīng)理、管理者代表：為評價公司管理體系是否符合GB/T 19001—2000、GB/T 24001—1996標(biāo)準(zhǔn)要求，是否得到有效實施和保持，審核組于 年 月 日至 月 日對公司各部門實施了第 次內(nèi)部審核，現(xiàn)將情況報告如下：一、 審核綜述：①本次審核由 同志任組長， 同志參加了全部審核過程。（逢節(jié)假日提前進(jìn)行） 月度資金計劃應(yīng)包含本月有關(guān)物耗、領(lǐng)用、人員及辦公等可能發(fā)生的所有費用，有關(guān)工程改造項目在千元以上的應(yīng)附帶改造方案。 采購計劃及月資金計劃 支出計劃分為資金計劃和物資采購計劃。 節(jié)約用電、用水a(chǎn)) 最后離開辦公室或者離開房間人員應(yīng)檢查所有電源開關(guān)、水閘并隨手關(guān)閉房內(nèi)所有閑置電源及未關(guān)或未關(guān)緊的水閘；b) 電腦在未使用情況下應(yīng)關(guān)閉顯示屏或者關(guān)閉主機(jī)；c) 如廁或洗手、洗澡后隨手關(guān)閉水閘,節(jié)約水資源；d) 房間照明燈能正常照明即可；下班后關(guān)閉地下辦公室通道照明燈。 交通費報銷 (乘坐出租車管理規(guī)定) 每月20日將本月出租車費發(fā)票交到中心文員,附上出租車報銷明細(xì)表,經(jīng)中心主任審核并填寫《支出憑單》直報公司財務(wù)部進(jìn)行報銷手續(xù)。 日常報銷主要包括通訊費報銷、交通費報銷、物資采購結(jié)帳、工程結(jié)帳、辦公費報銷。 管理人員自領(lǐng)工服之日起至離職時不足使用年限的，需按下列公式退還公司的工服制作費用。 員工集中在餐廳用餐,不得在辦公室用餐。 車輛管理 安排車輛首先保證領(lǐng)導(dǎo)和各部門公務(wù)用車，遇有車輛周轉(zhuǎn)不開情況時，辦公室根據(jù)輕重緩急、路程遠(yuǎn)近與實際情況妥善安排； 車輛由當(dāng)職司機(jī)駕駛并保管、維護(hù)，除司機(jī)因事、因病不能出車外，任何人不得將車開回家中； 逢周末或法定節(jié)假日，司機(jī)必須在放假前將車輛放回公司，鑰匙交值班人員保存。 刻制印章后及時到行政辦公室備案。對存檔文件按照時間或者性質(zhì)等進(jìn)行歸類,以便隨時便捷的翻閱。b