【正文】 文件柜面不許放置非經(jīng)同意的任何物品。 中國(guó)地產(chǎn)商域網(wǎng) 中國(guó)地產(chǎn)商域網(wǎng) 使用二次用紙 傳真用紙，一律使用二次用紙，此項(xiàng)工作主要由行政人員負(fù)責(zé)。 管理處電話一律取消長(zhǎng)話功能。謝謝！”接聽(tīng)內(nèi)線電話的用語(yǔ)為“您好，前臺(tái)！”其他內(nèi)容視情況回答，要求規(guī)范、簡(jiǎn)潔、禮貌。不設(shè)分機(jī)或分機(jī)號(hào)碼不能使用三位數(shù)的管理處，由公司根據(jù)實(shí)際情況另行審核批示。 19 電話管理制度 為規(guī)范公司及所轄各管理處電話的使用和管理， 特制定本制度。 拿起電 話，應(yīng)清晰報(bào)到：“您好， XX 管理處，有什么可以幫到您？” 認(rèn)真傾聽(tīng)對(duì)方的電話事由，若需傳呼他人，應(yīng)請(qǐng)對(duì)方稍候，然后輕輕擱下電話，去傳呼他人；如對(duì)方有公事相告或相求時(shí)，應(yīng)將對(duì)方要求逐條記錄在《工作日記》內(nèi)，并盡量詳細(xì)回答。 ． 12 用車人違反交通規(guī)則或發(fā)生交通事故責(zé)任和費(fèi)用由當(dāng)事人承擔(dān)。 ． 5 車輛加油統(tǒng)一由司機(jī)經(jīng)辦，司機(jī)在每個(gè)工作日結(jié)束前檢查油箱油量，保證緊急任務(wù)和特殊情況用車時(shí)的需求。 ． 2 需用車人員根據(jù)行程表做出外出辦事安排，用車部門需提前一天填寫(xiě)“公司車輛使用申請(qǐng)表”，由部門經(jīng)理批準(zhǔn)后交資源部。 15. 3 折舊標(biāo)準(zhǔn) 男、女西裝之折舊 按兩年時(shí)間折舊，即每年的折舊率為 50%； 男、女襯衫、西褲、西裙之折舊 按兩年時(shí)間折舊，即每年的折舊率為 50%； 保安服、帽之折舊 按兩年時(shí)間折舊，即 每年的折舊率為 50%； 工程服之折舊 由于工程部技工所穿著之工程衣磨損較大，且一年四季只有兩套服裝，所以按一年時(shí)間折舊。 圖書(shū)歸還 借閱人歸還圖書(shū)時(shí)，須經(jīng)圖書(shū)管理員檢查所歸還之圖書(shū)是否整潔、完整、并簽名確認(rèn)。 如客服部在回訪業(yè)主及在檢查時(shí)發(fā)現(xiàn)已完成《工作任務(wù)單》有謊報(bào)的情況，客服前臺(tái)書(shū)面將單號(hào)給予工程部主管核查情況后，由工程部主管書(shū)面回復(fù)前臺(tái)處理結(jié)果，并抄送管理處主任和行政部。 前臺(tái)在接到回單后，先檢查回單上有否維修人員完成工作后的簽名，再收集三聯(lián)《工作任務(wù)單》一同簽名。嚴(yán)禁用對(duì)講機(jī)講粗言爛語(yǔ)。 收對(duì)講機(jī)發(fā)現(xiàn)有損壞或故障，必須立即通知行政助理處理。 如手機(jī)存在質(zhì)量問(wèn)題或者通訊故障時(shí)，可向公司資源部報(bào)告，或直接致電中國(guó)聯(lián)通廣州分公司服務(wù)經(jīng)理，以盡快解決。 內(nèi)部手機(jī)管 理協(xié)議 為便于與新世界公司的溝通，提高工作效率，新世界物業(yè)管理有限公司決定對(duì)主管級(jí)以上員工統(tǒng)一配發(fā)手機(jī)及對(duì)應(yīng)的號(hào)碼。 CDMA 手機(jī)話費(fèi)每月由使用者自行到營(yíng)業(yè)廳繳費(fèi)，索取話費(fèi)發(fā)票交行政核準(zhǔn)，在限額標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)實(shí)報(bào)實(shí)銷，超過(guò)報(bào)銷限額的話費(fèi)由持機(jī)人自行承擔(dān)。 10． 4 每月 25 日工程部各班組須將剩余和回收材料填寫(xiě)退料單、領(lǐng)料單，交倉(cāng)管員入賬，工程部、管理處行政人員每月不定期抽查并核實(shí)用料。 物品供應(yīng)商評(píng)審管理 評(píng)審范圍 /委托方； /委托方 中國(guó)地產(chǎn)商域網(wǎng) 中國(guó)地產(chǎn)商域網(wǎng) 行政助理應(yīng)當(dāng)對(duì)合格供應(yīng)商及時(shí)建檔，包括以下內(nèi)容： 供應(yīng)商 /委托方的名稱、注冊(cè)地址 營(yíng)業(yè)執(zhí)照 復(fù)印件 資質(zhì)等級(jí)證書(shū) 評(píng)審結(jié)果和記錄 其他證明材料 物管公司資源部每半年至少應(yīng)當(dāng)對(duì)各管理處所管理的合格供應(yīng)商狀況全面組織跟蹤、評(píng)審一次，并編制成一覽表報(bào)總經(jīng)理閱示。 《工作任務(wù)單》向行政助理辦理材料出倉(cāng)手續(xù)。 驗(yàn)收 驗(yàn)收原則上應(yīng)有行政助理和倉(cāng)管員會(huì)同使用部門人員共同檢驗(yàn)，專業(yè)產(chǎn)品還需要專業(yè)人員陪同驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后驗(yàn)貨人需在《送貨單》上簽名確認(rèn)收貨，如不合格，由驗(yàn)貨人填寫(xiě)《不合格產(chǎn)品驗(yàn)收表》要求供貨商簽名，交人事資源部存檔備案，月底總結(jié)，如《不合格產(chǎn)品驗(yàn)收單》超過(guò)一定數(shù)量，取消供貨資格，另?yè)Q其它供貨商。 （ 1000元以上）采購(gòu)需填寫(xiě)《固定資產(chǎn)采購(gòu)申請(qǐng)表》。 其他采購(gòu)要求 : 盡量要求按時(shí)送貨，如需外出采購(gòu)，行政助理應(yīng)安排集中物品采購(gòu)。 采購(gòu)行為分類 中國(guó)地產(chǎn)商域網(wǎng) 中國(guó)地產(chǎn)商域網(wǎng) 指單位價(jià)值在 1000 元以上（含 1000 元）且使用期不少于 2 年的、在廣州新世界物業(yè)管理有限公司及轄下各管理處內(nèi)使用的資產(chǎn)。 各管理處主任負(fù)責(zé)審核本管理處的月資金使用計(jì)劃及采購(gòu)清單。 由于遺失（或被盜）而處理的，在歸檔時(shí)必須附有遺失（或被盜）報(bào)告。 注：如發(fā)生物品與要求不符或質(zhì)量不合格，該接收人或資產(chǎn)管理的部門 /管理處責(zé)任人必須通知資源部，并作有關(guān) 的協(xié)調(diào)，保證對(duì)資產(chǎn)情況的及時(shí)了解。 資產(chǎn)使用部門責(zé)任 資產(chǎn)作用部門應(yīng)清楚本部門所屬下的資產(chǎn)所處的位置，并確保該固定資產(chǎn)處于正常的使用中； 中國(guó)地產(chǎn)商域網(wǎng) 中國(guó)地產(chǎn)商域網(wǎng) 如發(fā)現(xiàn)使用人變更、 或使用地點(diǎn)變更、或損壞、或遺失等，應(yīng)及時(shí)通知該資產(chǎn)管理部門，以便于更改資產(chǎn)的登記資料和作相應(yīng)的處理； 資產(chǎn)管理部門已對(duì)管理處所有資產(chǎn)及其使用人進(jìn)行了編號(hào)并登記，各資產(chǎn)使用部門及資產(chǎn)的具體使用權(quán)人須對(duì)應(yīng)使用，并妥善保管、愛(ài)惜使用。 資產(chǎn)的分類 所有的資產(chǎn)是根據(jù)與財(cái)務(wù)賬相一致的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類的，具體為： 辦公設(shè)備類（包括家私、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、空調(diào)、碎紙機(jī)、繪圖儀、音像器材、電器、廚具、電話等）； 電腦網(wǎng)絡(luò)類（包括服務(wù)器、 PC、外設(shè)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備 、電腦軟件等）； ..3 交通設(shè)備類（包括汽車、摩托車、電池車等）； . 4 房屋類； 資產(chǎn)管理和主管部門 管理處行政部為管理處的資產(chǎn)管理部門。 工作程序：見(jiàn)《印章申請(qǐng)使用流程》 使用規(guī)定： 管理處印章只限于發(fā)布管理處內(nèi)部文件、對(duì)業(yè)主的通告、管理處內(nèi)部制度及與物管公司各管理處之間文件往來(lái)；不得用于發(fā)往外部單 位、政府部門及個(gè)人等的對(duì)外發(fā)文，及有關(guān)合同、協(xié)議、擔(dān)保、證明等事項(xiàng)。 . 公司標(biāo)志 公司標(biāo)志在文件上端的最左邊，具體如下： 廣 州 新 世 界 物 業(yè) 管 理 有 限 公 司 車輛使用申請(qǐng)表 中國(guó)地產(chǎn)商域網(wǎng) 中國(guó)地產(chǎn)商域網(wǎng) 文件編號(hào)的規(guī)則： 1） 文件編號(hào)由：物管公司 /項(xiàng)目物管處 /發(fā)文部門 /文件種類 /檔號(hào) 組成 例如： G80 /RMS/CW /M1/ 0001 檔號(hào) 文件種類 發(fā)文部門 項(xiàng)目物管處 物管公司 詮釋： 物管公司 G80 文件類型 內(nèi)部工作聯(lián)系單 W 項(xiàng)目物管處 時(shí)代 RMA 備忘錄 M 嶺南 RMS 會(huì)議紀(jì)要 MU 逸彩 RMY 電子郵件 E 發(fā)文部門 資源部 ZY 傳真 F 財(cái)務(wù)部 CW 物管公司 0 工程部 GC 項(xiàng)目管理中心 1 客服部 KF 合作公司 2 保安部 BA 往來(lái)公司 3 檔號(hào) `0001 始 日期的格式統(tǒng)一有以下兩種 中文式 XXX年 X月 X日，例如：二零零五年一月三十一日（以下簡(jiǎn)稱為中文 文字日期）、或 2021 年 1月 31 日（簡(jiǎn)稱為中文式數(shù)字日期）。 3） 頁(yè)號(hào)數(shù)的位置：在表尾的中間。 不包括只在部門內(nèi)部使用的表格。如因工作需要未能及時(shí)歸還的，須將其原因和檔案的存放地點(diǎn)知會(huì)項(xiàng)目中心檔案管理員，并由檔案管理員作出追蹤。 ，可按工作進(jìn)度作階段性定期移交。 歸檔 具有保存價(jià)值的文件物管公司秘書(shū)應(yīng)及時(shí)移交給項(xiàng)目中心資源部檔案室；其他文件由物管公司秘書(shū)和各管理處行政人員 負(fù)責(zé)保管和處理，做好文件類別、保存份數(shù)、存放方式和存放地址等情況的登記。 編號(hào)：對(duì)外公文由物管公司秘書(shū)上公司網(wǎng)登記索取編號(hào)。 公司正式文件不可以電子郵件方式傳遞 ，即收到和發(fā)出的電子郵件不具有法律效力。 對(duì)于泄露公司 /管理處資料，無(wú)論員工是否有意，公司 /管理處同樣會(huì)對(duì)員工做出紀(jì)律處分或保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。 員工在使用保密范圍內(nèi)的信息時(shí)，應(yīng)當(dāng)取得公司 /管理處的許可，并應(yīng)妥善保存有關(guān)資料，以保證不被外泄。 對(duì)于需分別簽署審批的保密文件資料，經(jīng)辦人可按簽署的先后順序在同一份文件中傳簽，無(wú)須復(fù)印多份，以減低密件外泄的風(fēng)險(xiǎn)。 商業(yè)秘密是指不為公 眾所知悉、能為權(quán)利人帶來(lái)經(jīng)濟(jì)利益，具有實(shí)用性的技術(shù)信息和經(jīng)營(yíng)信息；或者是因被泄露而引致公司 /管理處權(quán)益受損的內(nèi)容。 對(duì)資產(chǎn)管理過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題的及時(shí) 中國(guó)地產(chǎn)商域網(wǎng) 中國(guó)地產(chǎn)商域網(wǎng) 資產(chǎn)轉(zhuǎn)移工作； 制定資產(chǎn)采購(gòu)流程及相關(guān)應(yīng)用表格； 按照行政采購(gòu)審批權(quán)限實(shí)施物管公司的資產(chǎn)采購(gòu)工作； 公司本部資產(chǎn)的日常維護(hù)管理。 預(yù)算管理 編制公司行政預(yù)算的費(fèi)用指標(biāo)； 編制公司本部的行政預(yù)算； 協(xié)助管理處完成行政預(yù)算； 執(zhí)行公司的行政預(yù)算，對(duì)預(yù)算目標(biāo)負(fù)責(zé)； 監(jiān)督管理處執(zhí)行行政預(yù)算； 對(duì)公司及管理處的行政預(yù)算執(zhí)行情況做定期檢討。 3）管理處合同、協(xié)議、評(píng)審記錄、業(yè)務(wù)信息等其它文件的整理。 資源部 二零零五年七月 中國(guó)地產(chǎn)商域網(wǎng) 中國(guó)地產(chǎn)商域網(wǎng) 管理處行政的工作職責(zé) 貫徹落實(shí)物管公司制定 的行政管理制度，在做好管理處行政后勤支持的同時(shí)，控制及節(jié)約行政成本； 組織和監(jiān)督辦公行為規(guī)范的執(zhí)行，維護(hù)辦公環(huán)境的整潔、衛(wèi)生及安全； 負(fù)責(zé)管理處的各類物品采購(gòu)和固定資產(chǎn)管理； 嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，負(fù)責(zé)管理處文件、資料、檔案、圖書(shū)等管理。 執(zhí)行公司的行政管理制度，按照公司的指引編制管理處行政預(yù)算，認(rèn)真執(zhí)行公司行政預(yù)算，并及時(shí)提出優(yōu)化成本的好建議； 嚴(yán)格執(zhí)行各行政和后勤管理制度、工作流程，確保公司行政后勤管理的順利進(jìn)行；接受公司行政的監(jiān)督； 組織協(xié)調(diào)管理處各類活動(dòng)及會(huì)議，并配合實(shí)施公司各類活動(dòng)； 按照《檔案管理規(guī)定》管理管理處檔案工作；接受公司檔案管理的監(jiān)督 和業(yè)務(wù)指導(dǎo)； 管理處日常行政事務(wù)的具體實(shí)施； 具體負(fù)責(zé)管理處的日常資產(chǎn)管理工作，包括申購(gòu)、采購(gòu)、轉(zhuǎn)移、維護(hù)、維修、錄入資產(chǎn)卡片、費(fèi)用報(bào)銷； 收集、提供管理處日常運(yùn)行情況資料； 負(fù)責(zé)管理處與物管公司、所在項(xiàng)目的項(xiàng)目部、銷售部及外部單位的文件收發(fā)、流轉(zhuǎn)及管理工作； 配合物管公司及管理處其他部門的工作。 按公司文檔管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的細(xì)則，實(shí)施文檔管理工作； 正確使用公司文本和表格模式。 1報(bào)告關(guān)系 /類別： 行政月報(bào)匯總： 半年度行政工作報(bào)告； 年度工作報(bào)告； 各類會(huì)議紀(jì)要； 審核管理處年度行政預(yù)算。任何人如復(fù)印或抄錄保密文件，公司有權(quán)根據(jù)本規(guī)定追究其泄密責(zé)任。 ，加具的密碼應(yīng)避免告知其他無(wú)關(guān)人員。 員工泄密的后果與處理 若因員工泄密而造成公司 /管理處損失的，該員工須承擔(dān)連帶責(zé)任，公司 /管理處同時(shí)有權(quán)追繳其違法所得。 公司設(shè)立總經(jīng)理信箱，接受員工及業(yè)務(wù)單位的，對(duì)在廉潔紀(jì)律執(zhí)行時(shí)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，若金額或物品價(jià)值較大的，將移交司法機(jī)關(guān)處理。 文件執(zhí)行或處理完畢后，由收件物 管公司秘書(shū) /管理處行政人員存檔，重要的文件正文（如有）物管公司秘書(shū)須定期交到檔案室歸檔。 發(fā)出：由發(fā)件部門 /管理處負(fù)責(zé)，并作出發(fā)文、簽收登記。 文件必須存放在文件柜等安全的地方，不得隨意或 雜亂地堆放。如所復(fù)印的文件屬公司證照類，由物管公司秘書(shū)統(tǒng)一向項(xiàng)目中心行政及信息管理部辦理。 4 月報(bào)制度 月報(bào)制度：每月 25 日前，各管理處以規(guī)定書(shū)面格式上報(bào)該管理處各部門工作情況至物管公司秘書(shū)。 3） 表格編號(hào)的位置 ：在表尾的左邊。 所有表格均由資源部統(tǒng)一公布適用。 使用范圍： 新世界物業(yè)管理有限公司下屬各管理處印章管理。 8 資產(chǎn)管理規(guī)定 本文件的適用范圍 適用于對(duì)公司及公司轄下各管理處之全部相關(guān)資產(chǎn)的管理。 資產(chǎn)所有權(quán)及相關(guān)責(zé)任 資產(chǎn)所有權(quán) 資產(chǎn)所有權(quán)歸屬于負(fù)擔(dān)其成本費(fèi)用的物管公司或管理處。 當(dāng)物品送到時(shí)，申請(qǐng)人或接收人應(yīng)檢查該物品以確保以下幾點(diǎn)： 。 資產(chǎn)購(gòu)買款的支付 由資源部負(fù)責(zé)辦理資產(chǎn)購(gòu)買款的支付手續(xù)，并將已填寫(xiě)“取得登記欄”的申請(qǐng)表原件、資產(chǎn)卡片、發(fā)票等資料交財(cái)務(wù)部。 9 采購(gòu)管理規(guī)定 目的 規(guī)范物管公司各管理處物品采購(gòu)，物品入倉(cāng)、出倉(cāng)的程序，確保采購(gòu)物品符合規(guī)定要求。 采購(gòu)制度要點(diǎn) 維修物料的采購(gòu)原則：實(shí)行補(bǔ)倉(cāng)制，由各管理處行政助理與倉(cāng)管員核準(zhǔn)倉(cāng)庫(kù)最高庫(kù)存量及最低庫(kù)存量。 ：