【正文】 如屬于來訪人員拍照或是攝像 如屬于供應(yīng)商代表需要在本店照相時，須手持采購部開據(jù)的照相協(xié)議書，到防損部登記領(lǐng)取 “照相 /攝影許可證 ”。 任何人任何時間不得使用公司辦公電腦進(jìn)行游戲。 上網(wǎng)時，禁止瀏覽色情、反動的網(wǎng)頁。 電腦運行時不要搬動、搖晃、敲打主機(jī)。 2． 0適用范圍 本規(guī)定 適用于辦公電腦使用及管理工作。一般文件的打印、復(fù)印、傳真，須經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽 字同意后才予辦理；部門負(fù)責(zé)人不在時，可經(jīng)行政部經(jīng)理同意后辦理 4. 3 私人資料，不得在公司打印、復(fù)印或用公司傳真機(jī)遞送，以免影響公司的正常工作。 工作人員調(diào)離工作崗位時，應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。翻印時，應(yīng)當(dāng)注明翻印的部門、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。 承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時辦理，不得延誤、推諉。 公文正式印制前，文秘部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核，重點是：審批、簽北京東方國泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 35 / 60 發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。 結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為 “一 ”、 “第二層為 “（一） ”，第三層為 “1.”，第四層為 “（ 1） ”。 北京東方國泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 34 / 60 草擬公文應(yīng)當(dāng)做到： 符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報告。 公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。 會議紀(jì)要 適用于記載、傳達(dá)會議情況 和議定事項。 4． 0工作程序 4. 1 公 文種類 決定 適用于對重要事項或者重大行動作出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級部門不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。如在借用中造成損壞，則由借用單位負(fù)責(zé)賠償。 對庫存的照片檔案，要兩年檢查一次。 案卷要求 1）將具有共同主題內(nèi)容的若干份聲像資料組成案卷，集中編放。 文字說明的編寫 、時間、地點、人物、背景、作者 (攝制者 )等。同屬一類的照片按時間順序編號，同時填寫其底片號。 6）其它具有保存價值的聲像資料。 非檔案工作人員一律不得進(jìn)入檔案室，如因工作需要必須進(jìn)入者，應(yīng)由檔案人員陪同入內(nèi)。還卷時，應(yīng)逐件檢查，經(jīng)核對無誤歸還入庫。 ，要嚴(yán)格辦理移交手續(xù)。 檔案管理員應(yīng)主動收集、接收公司系統(tǒng)的檔案。 3． 0職責(zé) ，其職責(zé)是： 檔案 ,切實 保證檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。嚴(yán)禁將車輛交給無證人員駕駛。 門店車輛原則上由門店自行調(diào)配，公司總部如有特殊需要的，有義務(wù)在不影響正常運營的前提下服從統(tǒng)一調(diào)配。 3． 0職責(zé) 3. 1 公司行政部負(fù)責(zé)車輛的調(diào)度、清洗、保養(yǎng)、維修，完成車輛的年檢、養(yǎng)路費、保險費等費用的交付工作。 、法定代表人章的使用： 。 、合同章、法定代表人章、總經(jīng)理章的使用：凡需蓋 公司印鑒的須填寫用印單。 開具的介紹信應(yīng)妥善保管，不得丟失。除購銷合同由采購部自行存檔，均應(yīng)交辦公室存檔。 對方要求變更、解除經(jīng)濟(jì)合同，我方對此有異議的，必須在十五天內(nèi)予以答復(fù)。公司法定代表人有代表公司對外簽訂合同的權(quán)利。 若行政部購買的辦公用品規(guī)格、品種不符合使用部門要求時，使用部門可提出建議，若所需費用低于部門費用標(biāo)準(zhǔn)，行政部將予以采納。 憑審批后的辦公耗品領(lǐng)取表到行政部領(lǐng)取。 3. 2 財務(wù)耗品包括辦照、換照、零售發(fā)票、增值稅和 其他專用發(fā)票、支票、憑證、會計專用辦公性用品。 4. 7 費用管控： 員工不經(jīng)同意即私掛國內(nèi)長途電話，或以公事為由騙掛國內(nèi)人長途電話的，每次罰款 50元；私掛 香港或澳門的，每次罰款 100元；私掛國外長途電話的，每次罰款 500 元。 ，可使用：麻煩您了，謝謝您，再見等文明用語，并等對方收線后再掛斷電話。 如果投訴電話需 部門配合，可處理解決請回答： “請您稍等我?guī)湍夷芴幚淼牟块T，以盡快為您解決 ”并立即找人以解決此事直到對方滿意。 ，不應(yīng)隨意打斷對方的詢問和問題，待對方講完后再回答。 下班前檢查物品是否收存，復(fù)印機(jī)電話機(jī)等辦公設(shè)備是否放置妥當(dāng)，與值班保安員辦好工作交接。 ，主動問詢，介紹程序，發(fā)給登記表，做好相關(guān)記錄。 。 北京東方國泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 12 / 60 第四章 前臺接待作業(yè)管理規(guī)定 1． 0目的 為明確來訪接待作業(yè)規(guī)范，樹立良好的公司形象，特制定本規(guī)定 。 3. 4 衛(wèi)生管理工作要求和有關(guān)獎懲規(guī)定 行政部應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)衛(wèi)生管理工作，應(yīng)按本規(guī)定要求負(fù)責(zé)公司范圍 內(nèi)的所有環(huán)境衛(wèi)生清潔維護(hù)的指導(dǎo)和檢查工作，并有責(zé)任和權(quán)利要求 公司各部門、各員 工遵循本規(guī)定的執(zhí)行。嚴(yán)禁往水池、抽水馬桶內(nèi)亂扔垃 圾。 公司各部門 以辦公區(qū)域劃分衛(wèi)生責(zé)任區(qū)，按本規(guī)定有關(guān)衛(wèi)生維護(hù)要求負(fù)責(zé)本部門辦公區(qū)域范圍內(nèi)環(huán)境衛(wèi)生的日常維護(hù)工作。 職員應(yīng)在每天的工作時間開始前和工作時間結(jié)束后做好個人工作區(qū)內(nèi)的衛(wèi)生保潔工作，保持物品整齊，桌面清潔。 2． 0適用 范圍 適用于公司辦公室環(huán)境秩序及員工行為管理。 落實總部布置的其它財務(wù)工作。 執(zhí)行公司電腦系統(tǒng)密碼管理規(guī)定，履行系統(tǒng)維護(hù)職責(zé)，保證系統(tǒng)使用安全。 處 理企劃部其它日常事務(wù)。 負(fù)責(zé)店內(nèi)用品的管理，發(fā)放工作； 根據(jù)工作需要制定各部門用車計劃，及時通知駕駛員。 行政工作的核心是 “服務(wù) ”和 “管 理 ”，只有把 “管理 ”理解為標(biāo)準(zhǔn)化的服務(wù)、科學(xué)化的服務(wù)，而不是 “關(guān)卡 ”，才能做好后勤保障工作。 行政管理包括的內(nèi)容多、范圍廣，涉及到許多方面的業(yè)務(wù)知識。 2． 0適用范圍 適用于公司行政部員工作業(yè)。 負(fù)責(zé)門店促銷氛圍的布置。 為其他部門提供相關(guān)各種報表。 按照國家財務(wù)法律法規(guī)以及公司相關(guān)制度規(guī)范操作 。 負(fù)責(zé)電梯等配套服務(wù)設(shè)施的清潔。 電話接聽：接聽電話應(yīng)及時，一般鈴響不應(yīng)超過三聲，如受話人不能接聽，離之最近的職員應(yīng)主 動接聽，重要電話作好接聽記錄，嚴(yán)禁占用公司電話時間太長。 北京東方國泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 9 / 60 第三章 辦公環(huán)境及衛(wèi)生管理規(guī)定 1． 0目的 為了建立公司辦公環(huán)境衛(wèi)生管理制度，明確衛(wèi)生清潔工作和維護(hù)工作的責(zé)任和標(biāo)準(zhǔn) ，使公司辦公的環(huán)境衛(wèi)生保持優(yōu)美舒適、整潔有序，特制定本規(guī)定 。 3. 3 衛(wèi)生維護(hù)要求 員工個人辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)要求 員工應(yīng)注意保持所在工作區(qū)域衛(wèi)生環(huán)境的整潔、有序和完好無損，具 體要求為： 愛護(hù)公司財產(chǎn)，辦公家具、辦公設(shè)備使用時不允許亂寫亂劃。 本部門共用的各種書籍、資料、工具、文件、配件等均應(yīng)放置 整齊美 觀，不隨意堆放物品。 2） 衛(wèi)生檢查為 較差 和 很差 的部門或個人，衛(wèi)生管理員當(dāng)面 指出不足之處并立即進(jìn)行改正，不聽從指正者將于本月衛(wèi)生通 報中提出批評。 。 。 ，耐心解答廠商或顧客關(guān)心的問題 。 3. 2 行政部負(fù)責(zé)每月對電話費用的產(chǎn)生進(jìn)行檢查。 北京東方國泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 14 / 60 ，若無法當(dāng)面通知則請他人轉(zhuǎn)告。 4. 4 撥打電話服務(wù)規(guī)范 。北京東方國泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 15 / 60 負(fù)責(zé)人不在的，應(yīng)由主 管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意，部門負(fù)責(zé)人及主管領(lǐng)導(dǎo)均不在，又確因業(yè)務(wù)需要掛長途電話的，通過行政部同意可先行掛撥，但事后通話一定要三日內(nèi)補(bǔ)辦審批手續(xù)，逾期不補(bǔ)辦者視為掛私人電話，電話費由其本人雙倍負(fù)責(zé)。 北京東方國泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 16 / 60 第六章 辦公耗材管理規(guī)定 1． 0目的 為使辦公室物資管理合理化，滿足工作 需要，合理節(jié)約開支，特制訂本規(guī)定，此規(guī)定的執(zhí)行部門為辦公室。 申購程序 每月第四周的周一，行政部將下月的《辦公耗品申購單》報給各部門經(jīng)理或部門負(fù)責(zé)領(lǐng)取辦公用品的人員，各部門根據(jù)下月辦公用品的實際需求填寫，并于周五前將部門經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)簽 字后的申購單交行政部。 聯(lián)營廠商或其他非自營部門領(lǐng)取包裝耗材需登記并于月底由財務(wù)部門根據(jù)行政部核算報表統(tǒng)一收取費用。 5． 0工作程序 5. 1 合同條款 ，并應(yīng)具備以下主要條款： (指貨款、勞務(wù)、工程項目等 )； ； ； 、地點和方式； 。 5. 4 合同的變更和解除 合同需要變更或解除，應(yīng)在雙方協(xié)商一致的基礎(chǔ)上書面變更合同內(nèi)容或解除合同。 合同履行中發(fā)生爭議應(yīng)首先通過協(xié)商解決，協(xié)商不成時，可以根據(jù)雙方協(xié)議向經(jīng)濟(jì)合同仲裁委員會申請仲裁，或者向人民法院起訴。 4． 0工作程序 4. 1 介紹信管理 公司介紹信由公司行政部統(tǒng)一管理，公司各部門對外聯(lián)系工作需要 開具行政介紹信，必須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)同意，并在介紹信的存根上簽字。印章刻制后應(yīng)由 行政部預(yù)留印鑒，使用部門簽字領(lǐng)用。 b. 采購部購銷合同由分管副總經(jīng)理簽字后用印。行 政部收回并銷毀印章，應(yīng)由行政部負(fù)責(zé)人和經(jīng)辦人在原預(yù)留印鑒 處簽字并注明注銷日期。各部門因工作特殊需要用車的，可以照顧安排使用。我方駕駛員在 事故中負(fù)有責(zé)任的，應(yīng)按責(zé)任大小處以適當(dāng)罰款。 北京東方國泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 24 / 60 第十章 檔案管理制度 1． 0目的 為規(guī)范檔案管理工作，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》，結(jié)合公司具體情況，制訂本制度。 公司經(jīng)營及外事工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，均由各線條文書人員匯總立卷，定期向檔案室移交。 檔案以案 卷為單位進(jìn)行分類排列，重要檔案要單獨保管。 3) 調(diào)閱檔案一般限于在檔案室內(nèi)查閱，如確因工作需要外借，應(yīng)寫明借閱目的，期限，并經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。銷毀時應(yīng)指派兩名工作人員負(fù)責(zé)監(jiān)銷，禁止擅自銷毀。 4. 2 聲像檔案的管理制度 收集范圍 1）反映本公司主要職能活動工作成果和存在問題的聲像資料； 2）各級領(lǐng)導(dǎo)人和著 名人物參加的與本公司有關(guān)的重大活動的聲 像資料； 3）本公司有關(guān)人員組織或參加的重要會議，會見以及外事活動 的聲像資料。 聲像檔案資料的征集 1）檔案部門有責(zé)任隨時征集重要聲像資料； 聲像檔案費用的報銷 1）本公司各部或個人凡按本辦法第四條形成聲像檔案的費用， 北京東方國泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 28 / 60 只要將檔案資料按要求向檔案歸檔，經(jīng)檔案室簽字認(rèn)可，財 務(wù)部門應(yīng)給予核報費用。 編注與其他載體檔案相聯(lián)系的參照號。其格式為照片 /底片號 文字說明 參見號 攝制時間 攝制者。 保管條件 1) 底片、膠片庫溫度應(yīng)保持在 1315℃ 之間，相對濕度應(yīng)保持35%45%； 2) 照片庫溫應(yīng)保持 1424℃ ，相對濕度應(yīng)保持 %%；錄音、錄像帶庫溫應(yīng)保持 1824℃ ，相對濕度應(yīng)保持 40%60%。 聲像檔案原版一般不得借出檔案室之外。 3. 3 公文處理必須嚴(yán)執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，確保國家秘密安全。 批復(fù) 適用于答復(fù)下級部門的請示事項。 上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會簽人姓名。 成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)單位負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。 公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn) A4 型（ 210mmⅹ 294mm），左側(cè)裝訂。 “報告 ”不得夾帶請示事項。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。 ，應(yīng)當(dāng)由行政部進(jìn)行審核。 經(jīng)審核，對符合本辦法規(guī)定的公文，文秘部門應(yīng)當(dāng)及時提出擬辦意見送負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理，需要兩個以上部門辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。 審批公文 時，對有具體請示事項的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。 4. 4 公文管理 公文由行政部專職人員統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。其中，銷毀絕密公文（含密碼電報）應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記。 4． 0工作程序 4. 1 公司的文件，有打印必要時方予打印。屬業(yè)務(wù)部門的，由各部門承擔(dān)費用；屬行政、管理部門