【正文】 （ 4）結(jié)算 26 供應商結(jié)算統(tǒng)一由總部配送中心進行處理。包括運輸安排、車輛調(diào)度等內(nèi)容。 1）采購管理 采購是系統(tǒng)中物流的入口，對系統(tǒng)中物資的質(zhì)量，價格等起著決定性的作用，其功能包括，請購檢驗，采購訂單簽批，收貨質(zhì)檢，退貨，實收入庫，供貨商信息管理，經(jīng)營產(chǎn)品信息管理，網(wǎng)上采購管理（網(wǎng)上采購信息發(fā)布，供應商篩選等）。 采購管理 其功能包括，請購檢驗，采購訂單簽批，收貨質(zhì)檢，退貨，實收入庫，供貨商信息管理，經(jīng)營產(chǎn)品信息管理，網(wǎng)上采購 管理（網(wǎng)上采購信息發(fā)布，供應商篩選等）。兩張單據(jù)生成之前，先輸入進價調(diào)整單，然后自動生成以上兩種入庫單，同時修改相關(guān)的庫存帳和應付帳款。另外，采購與對方確認已收到貨款后，在付款清單上確認。柜組組長憑此“零售單”查找歷史銷售記錄，確認貨物是本店售出的，并對晶進行質(zhì)量檢查。 （四）分部直配貨業(yè)務流程 對于跨省市區(qū)域的直營連鎖店及其他批發(fā)客戶網(wǎng)上傳輸請貨單至總部配送中心調(diào)配處→ →總部配送中心調(diào)配處將網(wǎng)上傳輸?shù)恼堌泦无D(zhuǎn)傳離連鎖店最近的直屬區(qū)域分部配送中心→ →直屬區(qū)域分部配送中心調(diào)配處調(diào)配員按請貨單內(nèi)容根據(jù)實際庫存開調(diào)撥單，標出已開品種 (一張出庫票不允許出現(xiàn)不同稅率、不同類別商品，出庫票必須顯示出庫商品的零 售總金額 )，將未開品種網(wǎng)上傳輸至總部配送中心采購處→ →直屬區(qū)域分部配送中心調(diào)配處調(diào)配員根據(jù)實際庫存開票內(nèi)容審核確認出庫，打印出正式發(fā)貨憑證 (一式五聯(lián) )并轉(zhuǎn)入分部配送中心庫房處備貨員→ →分部配送中心庫房處備貨員與分部配送中心調(diào)配處送貨員按止式發(fā)貨憑證驗貨、裝車，確認無誤后，分部配送中心調(diào)配處送貨員在正式發(fā)貨憑證上簽章并送貨→ →分部配送中心調(diào)配處送貨員與連鎖店接貨員照止式發(fā)貨憑證驗貨，驗收結(jié)果分兩種情況： 1）發(fā)貨憑證與貨相符，連鎖店接貨員必須在正式發(fā)貨憑證上簽收； 2）發(fā)貨憑證與貨不符，發(fā)貨憑證與不符的貨拉 回，追糾當事人的相關(guān)責任→ 18 →分部配送中心調(diào)配處送貨員送貨后，無誤票據(jù)在分部配送中心由調(diào)配處調(diào)配員計算機錄入登記確認，對于問題票據(jù)，分情況處理→ l）有貨未送的作補貨處理，程序同上： 2）有正式發(fā)貨憑證無貨的，分部配送中心調(diào)配處調(diào)配員寫明情況，調(diào)配處調(diào)配員開票沖紅票據(jù)，并保留一式五聯(lián)票據(jù)，上報總部配送中心調(diào)配處→ →分部配送中心財務處核算員備案，以備核查→ →網(wǎng)上傳輸至總部配送中心財務處核算員備案，以備核查→ →來貨票轉(zhuǎn)給總部財務部統(tǒng)計員（應收帳款核算），按直營連鎖店、加盟連鎖店、自由連鎖店、其他批發(fā)客戶分類， 由總部財務部會計作賬務處理。 儲存保管功能 配送中心除了對一些品種多、一次采購批量較小，各節(jié)點需求不同的商品集中儲存外，對于長年銷售、采購數(shù)量人的商品，配送中心應保持一定的庫存儲備，隨時滿足各節(jié)點要求。 （三）配送中心 為了實現(xiàn)農(nóng)資營銷網(wǎng)絡企業(yè)的高效管理和運轉(zhuǎn)，配送中心發(fā)揮了重要的作用，主要體現(xiàn)在如下幾個方面： 采購功能 流通企業(yè)配送中心匯集各節(jié)點的要貨計劃后，結(jié)合配送中心庫存和市場供應情況，制定采購計劃，統(tǒng)一向供應商采購商品。配送中心的基本功能是采購、質(zhì)檢、配組、分裝、儲存、調(diào)運和信息采集等，它強調(diào)的是各種功能的協(xié)調(diào)和一體化作業(yè)。從系統(tǒng)的應用結(jié)構(gòu) 上采用集中結(jié)構(gòu)。組織應該從 TCO 的角度來考慮整個信息系統(tǒng)的費用而不只是停留在直接可見的因素上。網(wǎng)絡必須具有升級能力，能夠適應網(wǎng)絡新技術(shù)發(fā)展的要求。對軟件的生命周期的關(guān)注和對軟件產(chǎn)品的適應能力的提供是選擇軟件公司的主要條件之一。企業(yè)管理軟件系統(tǒng)具有雙重核心：管理思想和軟件技術(shù)，軟件技術(shù)是 管理思想和管理模式的最好載體。 系統(tǒng)符合國家相關(guān)的法律、法規(guī)及行業(yè)政策 農(nóng)資產(chǎn)品流通是特殊行業(yè)，國家相關(guān)的法律、法規(guī)及行業(yè)政策對農(nóng)資營銷網(wǎng)絡運營是強制性的，對農(nóng)資營銷網(wǎng) 絡管理系統(tǒng)同樣具有強制性。 ●基于 B/S 結(jié)構(gòu)，可以構(gòu)成大型流通管理系統(tǒng)并能夠保障快速擴張的需求； ●完全面向?qū)ο蟮脑O計。 易用性 考慮到信息系統(tǒng)使用人員的實際情況，本信息系統(tǒng)應該保證使用上的方便與直觀，盡量減少信息系統(tǒng)的復雜程度，使操作信息盡量包含在應用系統(tǒng)程序的設計中，降低對信息系統(tǒng)使用培訓及后期維護支持的需求?？偛繉Ω鞯赇亴嵤┤恕⒇?、物及商流、物流、信息流等方面的統(tǒng)一管理。從具有合法生產(chǎn)、經(jīng)營資格的主渠道進貨，索取相關(guān)資證復印件，報送質(zhì)量管理部門備審和備案。 門店 門店是流通企業(yè)的基礎，它主要是承擔日常零售業(yè)務，同時也是總部職能功效的重要對象。這樣，配送中心根據(jù)各節(jié)點銷售的要求，必須對這些商品進行分裝，縮小包裝以滿足各分店要求。 （二）總部調(diào)價流程 總部調(diào)價單據(jù)流程描述： 總部物價部門將售價調(diào)整單通知至連鎖店，連鎖店調(diào)整零售原價、調(diào)整進貨原價，改價簽，生成變價單報財務部?！傲闶蹍R總單”審核后，將正式增加或減少商品的賬面庫存數(shù)量。 注：直屬區(qū)域分部配送中心配合總部 配送中心做好臼營連鎖店退貨管理工作。 根據(jù)企業(yè)具體情況定義好帳齡區(qū)間，具有對應權(quán)限的人員進入系統(tǒng)時，系統(tǒng)自動提示己超過帳齡區(qū)間的應收款，批發(fā)部應盡快安排對應的外勤業(yè)22 務員收款。主要有以下幾部分： OA 管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、財務管理系統(tǒng)、物流配送管理系統(tǒng)、決策分析系統(tǒng)、超市管理系統(tǒng)、客戶關(guān)系管理系統(tǒng)等。 配貨管理 配貨管理是對各經(jīng)銷分公司及分配送中心的訂單進行系統(tǒng)處理，是介于訂單管理和庫存管理之間的一個處理系統(tǒng)。 4）配貨管理 配貨管理是對各經(jīng)銷分公司及分配送中心的訂單進行系統(tǒng)處理，是介于訂單管理和庫存管理之間的一個處理系統(tǒng)。 （ 2）集中注冊檔案 在總部統(tǒng)一集中注冊各檔案，比如供應商、次分類品牌和單品注冊檔案。 （ 6）總 部配送機制 總部配送中心根據(jù)各超市門店的請貨申請對各超市門店進行商品配27 送； 商品配送過程經(jīng)過嚴格的單據(jù)審核、生效控制。這些檔案是企業(yè)管理信息系統(tǒng)的基礎和標準。 3）訂單管理 訂單管理是進行訂單接收、檢查、處理、反饋等業(yè)務活動的軟件系統(tǒng)。 訂單管理 訂單管理是進行訂單接收、檢查、處理、反饋等業(yè)務活動的軟件系統(tǒng)。兩張單據(jù)生成之前，先輸入銷價調(diào)整單，然后自動生成以上兩張銷貨單，同時修改應收帳款。 總部財務部與供應商結(jié)款業(yè)務 1）與供應商結(jié)款業(yè)務流程描述 總部業(yè)務部統(tǒng)一管理處經(jīng)理按總部配送中心采購處實際采購額每日、周、月、季、十年、全年上報結(jié)款計劃由總部業(yè)務部總監(jiān)或一總部總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理核批后，總部業(yè)務部統(tǒng)一管理處把結(jié)款計劃轉(zhuǎn)總部財務部財務管理處→ →總部財務部財務管理處綜合調(diào)度資金與總部配送中心財務處核對結(jié)款金額無誤→ →總部財務部財務管理處按總部總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準的額度與供應商結(jié)款。 （六）退貨業(yè)務 總部退貨管理流程 總部業(yè)務部統(tǒng)一管理處、總部配送中心調(diào)配處將退貨計劃網(wǎng)上傳輸至連鎖管理總部，經(jīng)總監(jiān)或分管副總監(jiān)審核，上報總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理同意→ →總部配送中心調(diào)配處開出退貨單給供應商→ →供應商到總部配送中心庫房處拉回商品時在退貨單上簽字，并開回退貨票，時間不得超過一周→ →總部配送中心調(diào)配處核對退貨單后，轉(zhuǎn)入總部配送中心財務處核算員→ 20 →退貨單轉(zhuǎn)入總部財務部財務管理處，作帳務處理。 如果柜臺上的同一商品具有兩個不同的批號，營業(yè)員在售貨是應該嚴19 格按照批次在先的兩品先銷售的原則。 三、流程描述 （一）總部采購進貨業(yè)務流程 13 各連鎖店上報要貨計 劃采購、驗貨流程圖總部采購處匯總?cè)瓴少徲媱?，總部?zhí)行總經(jīng)理審批總部配送中心采購處采 購供 應 商 供 貨總部質(zhì)檢處、庫房庫房管理員驗收總部財務部結(jié)算總部配送中心庫房管 理采購訂單采購訂單 采購取消單采購訂單采購訂單采購驗收單采購入庫單采購結(jié)算單采購取消單采購退貨單采購退貨出庫單總部業(yè)務部備案采購入庫單 采購退貨單采購退貨出庫單采購合同入庫商品增加入庫商品減少應付款增 加采購退貨單應付款減 少采購預付款減少14 流程描述如下： 直營連鎖店、特許加盟連鎖店、自由連鎖店、其他批發(fā)客戶網(wǎng)上傳輸每日、周、月、季、半年、全年要貨計劃→ →總部配送中心采購處生成每日、周、月、季、半年、全年采購計劃，采購計劃經(jīng)總部配送中心總監(jiān)或分管副總監(jiān)同意，由配送中心采購處上報總部業(yè)務部統(tǒng)一管理處備案，經(jīng)連鎖管理總部總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理審批后執(zhí)行→ →總部配送中 心采購處采購員選擇供應商→ →總部業(yè)務部與供應商簽訂采購合同→ →供應商帶貨及貨票送到總部配送中心庫房處→ →總部配送中心庫房處驗收員、質(zhì)檢處質(zhì)檢員點數(shù)、質(zhì)檢，將批號、效期在來貨票標明，票貨核對無誤后，質(zhì)檢員、收貨員在來貨票上簽全名，商品入庫上卡→ →總部配送中心庫房處驗收員將來貨票轉(zhuǎn)入庫房處保管員作進貨記錄登記，來貨票按要求登錄完畢→ →總部配送中心財務處核算員，進行購入商品明細帳登記→ →總部業(yè)務部統(tǒng)一管理處管理員將來貨票 (每日 1次 )確認→ →轉(zhuǎn)給總部業(yè)務部統(tǒng)一管理處管理員作進貨錄入商品相關(guān)信息后，并簽 字蓋名章，以備核查→ →來貨票轉(zhuǎn)給總部財務部統(tǒng)計員 (應付賬款核算 )按供應商分類，把來15 貨票內(nèi)容與總部業(yè)務部統(tǒng)一管理處管理員進貨錄入信息、總部配送中心庫房保管員作進貨記錄登記雙方入庫核對無誤后，由總部財務部會計作帳務處理。由于各節(jié)點在同一時間提 出的要貨在品種上不完全相同，要貨數(shù)量也11 不等，同時供應商提供商品的時間也不會一致，這就要求配送中心將供應商提供的商品進行匯集后，根據(jù)各分店的要貨進行配組，然后進行分送。 10 營銷部 營銷部是流通企業(yè)的重要組成部分，它主要承擔流通企業(yè)的批發(fā)銷售業(yè)務，營銷計劃的制定與實施，對資金回籠的掌控，銷售業(yè)績的增長是其主要的職責。 財務部 負責與銀行對帳； 負責對供貨商付款； 負責對加盟店和批發(fā)客戶收款； 負責總公司的利潤再分配的核算工作； 定期核對庫存帳貨。 組織管理機構(gòu)圖 從系統(tǒng)的應用角度秦豐農(nóng)業(yè)銷售服務網(wǎng)絡屬于典型的“直營連鎖”模式。網(wǎng)絡的安全性尤其重要，確保系統(tǒng)的動作正常、用戶信息的保密。 （二）系統(tǒng)設計原則 ●穩(wěn)定、易用。 農(nóng)資營銷網(wǎng)絡管理系統(tǒng)的設計應參照國際規(guī)范、遵循國家標準，農(nóng)資營銷網(wǎng)絡企業(yè)的發(fā)展趨勢是規(guī)范化、標準化，國際規(guī)范必然是流通企業(yè)逐步努力的目標。這是選擇軟件公司的主要條件之一。 系統(tǒng)所采用的軟件技術(shù)必需滿足流通管理系統(tǒng)的發(fā)展。 可靠性和安全性 要求整個系統(tǒng)采用具有高可靠性的總體設計，采用的技術(shù)應當是相對成熟的技術(shù)；設計中所選用的設備本身應具有較高的可靠性；在對后期培6 訓工作的安排中，加強對有關(guān)工作人員系統(tǒng)安全知識培訓及處理突發(fā)故障能力的培訓。建成一個集物流供應、辦公自動化、財務管理、人事管理、決策支持、客戶關(guān)系管理于一體的信息網(wǎng)絡，實現(xiàn)秦豐農(nóng)業(yè)銷售服務網(wǎng)絡公司的物流、信息流、資金流的統(tǒng)一管理。 （一）總部 信息中心 保證整個計算機系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性； 保證硬件設備的正常運行和網(wǎng)絡設備的暢通； 負責系統(tǒng)的維護與修改； 記錄系統(tǒng)的運行情況； 負責公司各部門的操作培訓： 負責設備安裝、更新和新操作員的開戶； 劃分各部門及各操作員的操作權(quán)限。二級管理中心可以在總部授權(quán)的情況下，對所屬門店進行管理。 配送、配組功能 根據(jù)各節(jié)點的訂貨單、按照貨主的要求、合理拼配商品并及時送貨上門。 信息采集、傳輸功能 12 配送中心同 時也是流通企業(yè)的信息中心，它一頭連著采購，一頭連著銷售，各方面在實際經(jīng)營中所取得的經(jīng)驗和暴露的問題均可以在配送中心得到全面反映。 （五）零售業(yè)務流程描述 顧客購貨 顧客選中所要購買的商品后，各柜組的營業(yè)員開出零售小票，顧客持零售小票到款臺，計算機系統(tǒng)根據(jù)零售小票填“零售單”，記錄下次銷售信息，并向客戶收款，顧客憑 POS 機上打印出的“零售單”到柜臺 取貨。對退回來的貨，無論其質(zhì)量情況如何，均按負出庫處理，有質(zhì)量問題的再作報廢或退貨處理。根據(jù)不同具體情況定義帳齡區(qū)間，系統(tǒng)自動提示己超過帳齡區(qū)間的應收款。調(diào)整的方法是：與客戶先協(xié)商奸調(diào)價品的數(shù)量，按此數(shù)量和原價格生成紅字銷貨單，再按調(diào)整后的價格生成新的銷貨單。包括商品管理、入庫管理、出庫管理、庫存盤點、條碼管理、過期商品預警等功能。包 括商品管理、入庫管理、出庫管理、庫存盤點、條碼管理、過期商品預警等功能。 （二）進銷存子系統(tǒng) 1）總部進銷存管理 （ 1）字典檔案管理 系統(tǒng)對總部及各超市門店的字典檔案進行統(tǒng)一管理和統(tǒng)一規(guī)劃，制定出一套切實可行的、完整的、標準的集團字典檔案，包括計量單位、稅率、帳期、部門、分類、次分類、產(chǎn)地、等三十多種字典檔案。 提供庫存盤點功能。 各超市門店增加的供應商、次分類品牌和單品必須在總部系統(tǒng)中先進行檔案注冊。系統(tǒng)根據(jù)客戶訂單的情況進行相應的處理，然后對每一種處理結(jié)果相應的傳遞。 物流配送是秦豐農(nóng)業(yè)服務網(wǎng)絡的 血脈，擔負著整個銷售網(wǎng)絡中物資的調(diào)配，系統(tǒng)中物流信息的管理