【正文】 在以上助記名輸入框中輸入一個(gè)助記名，點(diǎn)擊 “ 下一步 ” 按鈕 進(jìn)行查詢條件設(shè)置 。 在本系統(tǒng)中，可供查詢的檔案類型包括文書檔案、科技檔案、照片檔案、會(huì)計(jì)檔案和實(shí)物檔案 、電子檔案 。 點(diǎn)擊工具條中的 “ 設(shè)置 ” 按鈕，或點(diǎn)擊主菜單項(xiàng) “ 設(shè)置 ” “ 打印條件 ” ，系統(tǒng)彈出組合查詢窗口，您可以通過 組合查詢 來設(shè)置需要打印的目錄報(bào)表，其中查詢字段為要打印的文件 /案卷表中的各列字段名 。 其余制作目錄操作說明可參見上述檔案管理中的 制作目錄 。 您可以在這里對(duì)要打印的數(shù)據(jù)進(jìn)行過濾并進(jìn)行排序，點(diǎn)擊 “ 查詢 ” 按鈕可打開“ 簡(jiǎn)單查詢 ” 窗口，定義要打印的條件，具體操作方法可參照 簡(jiǎn)單 查詢 ；點(diǎn)擊“ 排序 ” 按鈕可設(shè)置排序條件， 詳見檔案錄入中的 排序。窗體上部分為操作區(qū)域，下部分為當(dāng)前記錄信息顯示區(qū)，為非編輯區(qū)。其中 “ 原文瀏覽 ” 是 “ 原文管理 ” 功能的一部分，下面以 “ 看原文 ” 進(jìn)行說明，其界面如下： 在屏幕左邊的原文名列表區(qū)點(diǎn)擊選擇希望操作的原文后，系統(tǒng)就會(huì)以默認(rèn)的格式打開原文或圖片。 系統(tǒng)可以按多個(gè)字段排序，排序時(shí)按列名列表框中從上到下的字段順序排序， 點(diǎn)擊上圖中的 “ 確定 ” 按鈕確定排序條件并退回 檔案錄入 界面，點(diǎn)擊 “ 取消 ”按鈕則取消此次操作。 如果您想自己重新設(shè)置以上每頁裝載的記錄數(shù)，則可點(diǎn)擊菜單 “ 設(shè)置 ” 中的“ 設(shè)置顯示記錄數(shù) ” ，系統(tǒng)打開如下提示框，在輸入框中輸入每頁所包含的記錄數(shù)，點(diǎn)擊 “ 確定 ” 按鈕系統(tǒng)則按以上設(shè)置來顯示數(shù)據(jù)表中的記錄。在分類查詢中選擇要查詢的檔案實(shí)體類型，或者在自定義查詢和多表查詢結(jié)果選擇已定義的數(shù)據(jù)表； “ 記錄 ” “ 查 找 ” 或工具條中的 “ 查詢 ” 按鈕，所查詢的實(shí)體類目如果對(duì)應(yīng)多層數(shù)據(jù)表，系統(tǒng)將打開相應(yīng)的 “ 簡(jiǎn)單查詢 ” 對(duì)話框，如下圖所示。保存時(shí)，若出現(xiàn)警告提示，一般表示輸入不完整，請(qǐng)根據(jù)提示的內(nèi)容修改數(shù)據(jù) 后，再進(jìn)行保存。 刪除： 用簡(jiǎn)單查詢查出需刪除的記錄，選擇菜單項(xiàng) “ 記錄 ” “ 刪除 ” 或者點(diǎn)擊工具條中的 “ 刪除 ” 按鈕，系統(tǒng)給 出一個(gè)提示，點(diǎn)擊 “ 是 ” 按鈕即將當(dāng)前記錄刪除。 在檔案的實(shí)體管理中，不同的實(shí)體往往存在著一定的聯(lián)系，如一份案卷目錄往往包含著多份卷內(nèi)文件目錄，這些在計(jì)算機(jī)整理檔案的過程中應(yīng)如何體現(xiàn)出來？在本系統(tǒng)中是運(yùn)用“關(guān)聯(lián)”這一功能來設(shè)置的。 當(dāng)用鼠標(biāo) 點(diǎn)擊 “ 檔案管理 ” 按鈕時(shí)，其右邊圖中就會(huì)顯示如下： 點(diǎn)擊圖中的相應(yīng)圖標(biāo)就可進(jìn)行相應(yīng)功能的操作。 如果您要對(duì)已設(shè)置好的內(nèi)容進(jìn)行修改，首先用鼠標(biāo)選中要修改的記錄，再點(diǎn)擊“ 修改 ” 按鈕，系統(tǒng)將打開 “ 對(duì)照表維護(hù) ” 窗口，詳細(xì) 操作請(qǐng)參見以上添加操作。 16 下面以設(shè)置 “ 內(nèi)部文件 ” 與 “ 傳統(tǒng)方法整理 ” 之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系為例進(jìn)行說明： 第一，設(shè)置表名之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系； 1. 點(diǎn)擊 “ 源表 ” 后面的 按鈕 ,系統(tǒng)打開一個(gè) “ 選擇表 ” 對(duì)話框 ,對(duì)話框中顯示的是 “ 文件 ” 樹型目錄表，逐級(jí)展開它，選擇 “ 內(nèi)部文件 ” 目錄下的 “ 內(nèi)部文件 ” 表名，點(diǎn)擊 “ 確定 ” 按鈕即可。 興檔檔案管理系統(tǒng) 15 文件歸檔項(xiàng)設(shè)置 在文件管理中點(diǎn)擊 “ 文件 歸檔 ” 圖標(biāo)進(jìn)入 “ 文件歸檔 ” 窗體。文件登記即對(duì)機(jī)關(guān)、企事業(yè)的公文（包括來文、發(fā)文和內(nèi)部文件）摘取其中的相關(guān)信息進(jìn)行逐項(xiàng)錄入的過程。 2． 選擇月份：點(diǎn)擊上面的月份，其旁邊會(huì)出現(xiàn)一個(gè)月份下拉列表，您可以從中選擇；或者點(diǎn)擊表中的左右兩個(gè)按鈕，按月份前移或后移日期列表。 興檔檔案管理系統(tǒng) 11 要對(duì)具體的類目進(jìn)行操作時(shí)，必須在類目列表區(qū)進(jìn)行選擇。雙擊樹根可以展開它，再次雙擊可以關(guān)閉它。這樣，只需稍作修改就可以了。 主題詞 ：主題詞是揭示檔案主題內(nèi)容的規(guī)范詞。 興檔檔案管理系統(tǒng) 9 重要概念和名詞解釋 全宗 ：是一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)、組織或人物在社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案有機(jī)整體。 啟 動(dòng) 方法一， 從 “ 開始 ” 菜單中選擇 “ 興檔 檔案管理系統(tǒng) ” 中的可執(zhí)行文件 “ 興檔檔案管理系統(tǒng) ” ； 方法二， 直接雙擊屏幕上的 “ 興檔 檔案管理系統(tǒng) ” 的圖標(biāo)，啟動(dòng)本系統(tǒng)。興檔檔案管理系統(tǒng)針對(duì)這一情況，特別設(shè)計(jì)了根據(jù)年度設(shè)置分類方案，使其共存管理的功能。 ? 管理對(duì)象可隨意擴(kuò)充，體現(xiàn)系統(tǒng)的可擴(kuò)展性和開放性 系統(tǒng)管理對(duì)象可擴(kuò)充，用戶可以任意增加各門類的文件、檔案及相關(guān)信息，也可按自己需要實(shí)施分類方案，對(duì)管理對(duì)象逐級(jí) 劃分，充分契合用戶業(yè)務(wù)變化的需要 。 總之， 興檔檔案管理系統(tǒng) 符合檔案管理人員使用習(xí)慣， 是 集人性化、智能化和科學(xué)化為一體的綜合性檔案管理軟件。興檔檔案管理系統(tǒng) 1 興檔檔案管理系統(tǒng) 用 戶 手 冊(cè) 咸寧 市檔案局 二 ＯＯ 七 年 五 月 2 目錄 系統(tǒng)特點(diǎn) ......................................................................................................................................... 4 第一章 快速入門 .................................................................................................................................. 7 第一次啟動(dòng)系統(tǒng) ............................................................................................................................... 7 啟 動(dòng) ...................................................................................................................................... 7 登 錄 ...................................................................................................................................... 7 系統(tǒng)概覽 ......................................................................................................................................... 8 重要概念和名詞解釋 ........................................................................................................................ 9 一般操作描述 .................................................................................................................................. 9 系統(tǒng)常用功能描述 ......................................................................................................................... 10 第二章 文件管理 ................................................................................................................................ 13 文件登記 ....................................................................................................................................... 13 文件歸檔 ....................................................................................................................................... 14 第三章 檔案管理 ................................................................................................................................ 19 檔案錄入 ....................................................................................................................................... 19 數(shù)據(jù)著錄 ................................................................................................................................ 21 查詢 .............................................................................................................................................. 22 翻頁瀏覽 ....................................................................................................................................... 23 排序 .............................................................................................................................................. 24 原文管理 ....................................................................................................................................... 25 添加原文 ................................................................................................................................ 26 刪除原文 ................................................................................................................................ 26 瀏覽原文 ................................................................................................................................ 27 調(diào)整原文次序 ......................................................................................................................... 28 批量修改 ....................................................................................................................................... 28 目錄打印 ....................................................................................................................................... 29 第四章 資料管理 ..........................................