秘書之檔案與資訊處理技巧-免費(fèi)閱讀
【正文】 ? 建立儲存檢索系統(tǒng)。 – 建立查閱制度，主要有查閱手續(xù)、摘抄、復(fù)印范圍及清點(diǎn)、核對手續(xù)、查閱注意事項等 ? 提供利用的方式 – 設(shè)立閱覽室，開展閱覽工作。就是把全部案卷先按年度分開，再在年度內(nèi)按部門分類。案卷目錄是最基本的檢索工具 歸檔 ? 完成了全部立卷工作，編好案卷目錄后，按照檔案管理的規(guī)定，將全部案卷和案卷目錄移歸檔案室。 卷內(nèi)目錄一般可填寫相同的兩份 ， 其中一份附在卷首 ， 不編張?zhí)?， 另一份留以備查 。 – 卷內(nèi)的小冊子與其他文件合在一起編張?zhí)?。對每一個問題所要表達(dá)的思想，所用的材料，怎樣鋪擺，都要仔細(xì)構(gòu)思，但它是粗線的、設(shè)想性的，至于如何準(zhǔn)確地表達(dá)觀點(diǎn)，材料與觀點(diǎn)如何統(tǒng)一，留待具體擬寫時解決。如果對某個文件的處理有兩種以上的意見，可一并提出，但應(yīng)寫明傾向意見及理由。 ? 對于不需要進(jìn)行處理，只是閱知性的文件，如對本公司邀請函、商洽工作的復(fù)函，以及其他內(nèi)部資料、刊物，參閱材料、工作簡報、情況反映、信息等等，應(yīng)分別歸入傳閱文件夾，按傳閱方法送上司及有關(guān)負(fù)責(zé)人閱知。反之，過于簡單，缺少某些必要的內(nèi)容，則說不明問題，起不到登記應(yīng)有的作用 特別提醒 : 收文登記的方式 簿式登記 日期 編號 來文企業(yè) 緩急 份數(shù) 文件標(biāo)題 處理情況 備注 卡片式登記 來文企業(yè) 緩急 份數(shù) 文件名稱 處理情況 備注 聯(lián)單式登記 來文部門 收文編號 文件標(biāo)題 分送情況 負(fù)責(zé)人 處理情況 備注 ? 對秘書來說，無論采取哪一種登記方式，都應(yīng)力求達(dá)到及時、準(zhǔn)確、手續(xù)簡便、易于查找及有利于統(tǒng)計文件等要求。檔案和信息管理的技巧 課程提綱 ? 檔案管理 – 收文處理程序 – 發(fā)文處理程序 – 文書的立卷歸檔 – 檔案的收集整理 – 檔案的保管和利用 ?信息管理 信息的收集 信息的整理 信息的傳遞 信息的利用和儲存 第一單元 檔 案 管 理 收文處理程序 ? 總的任務(wù)： 組織文件按程序運(yùn)轉(zhuǎn)，達(dá)到查閱處理目的。 特別提醒： 登記工作注意事項 ： ? 登記字跡要工整清楚，不僅自己能辨認(rèn)，別人也能看懂，便于查找。 做好分文工作應(yīng)注意幾點(diǎn)： ? 要認(rèn)真閱文，弄懂來文的意圖和要求，準(zhǔn)確地劃分類型 ? 要熟悉掌握公司工作職責(zé)分工情況，尤其是業(yè)務(wù)部門的分工與職責(zé) ? 要建立科學(xué)的工作程序，盡量減少不必要的周轉(zhuǎn)環(huán)節(jié) ? 把握文件的輕重緩急 ? 要做好分送文件的登記工作 文件的傳閱 ? 主要方法是逐人送閱，即由秘書人員統(tǒng)一管理，各傳閱對象在收退文件時，都直接與秘書人員發(fā)生聯(lián)系。 特別提醒 ： 文件的批示 ? 要表明是否同意及有無補(bǔ)充和糾正意見。 ? 要注意各部分之間的界限劃分。 – 折疊的文件兩頁編一個張?zhí)枴? – 永久、長期保存的案卷還要填寫備考表，主要是為說明卷內(nèi)文件的某些缺點(diǎn)或問題，并注明立卷人姓名，以備查考。歸檔時，檔案室就根據(jù)案卷目錄逐卷進(jìn)行檢查接收。這種分類方法簡便易行、普遍采用。 – 將檔案材料借出，供利用者暫時使用。將源源而來的信息資料根據(jù)這個系統(tǒng)歸類存放，需要時按類查找。對具體信息資料如實記錄，一般按照一定格式，制成分類卡片，用精簡的語言填寫。 – 有計劃 、 有重點(diǎn)地編制必要的檢索工具和參考資料 。通過檔案整理，進(jìn)一步了解和檢
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